Görev ve sorumluluk delegasyonları yöneticiler için önemli bir sınavdır

 Görev delegasyonu, operasyonel ya da yönetsel karakterde bir ya da birkaç anlamlı görev ya da sorumluluğun bir ya da birkaç asta verilmesidir. Yetki ve görev delegasyonu, bütün sorumlulukların önceden belirlenmiş olduğu, bütünsel olarak planlanmış görevlerin delegasyonu değildir. Etkili karar alma başarılı yönetimin özüdür.

Yetki ve görev devredip etmeme, ne zaman delege etme, neyi delege etme ve kime delege etme gibi sorular, yöneticilerin aldığı en kritik kararlar arasında yer alır. Bazı belirgin eğilimleri dikkate almak, günümüz yönetim kademelerinde bulunan ve yarın bu eğilimlerle başa çıkmak durumunda kalacak olanlara yararlı bir çerçeve sağlar.

Yetki ve görev delegasyonun öneminin artmasında rekabet ve üretkenlik, ekonomik değişiklikler, demografik değişiklikler ve değişim hızı sayılabilir. Bir organizasyonun ortamı iş görenlerin örgüte karşı tutumunu, rol benimsemelerini sorumluluk üstlenme ve inisiyatif kullanma istekliliklerini ve bir dizi başka davranışı önemli ölçüde etkiler.

Görev delegasyonu etkisel organizasyonlarda muhtemelen daha çok ve daha etkili olur.

Tepkisel örgütlerde yetki ve sorumluluk delegasyonu yöneticilerin üstlenmeye istekli olduğundan daha büyük risklerle bağlı olabilir. Burada kesinlik ve güvenlik, görev delegasyonun bütün potansiyel yaralardan daha güçlü ve özendiricidir.Kendinden emin yöneticiler görev delegasyonuna bağlı riskleri üstlenmeye daha isteklidir. Bunlar yetkinlik sayesinde kazanılan öz güvene sahiptirler. Başkalarına davranışlarıyla güven verirler. Astlarına yönetme özgürlüğü verirler. Organizasyona katılımı yüreklendirirler.

İyi devrediciler süreçten daha çok sonuçlarla ilgilenir. Başarının burada ölçüleceğini bilir. Hedeflere göre yönetim sergilerler. Hedeflerin kalitesini belirlerler. Öncelikle hedefler anlaşılır olmalı ve her iki tarafta aynı anlamalı. Ulaşılabilir hedefler seçilmeli. Hedefler ulaşılabilir olmanın yanı sıra kabul edilebilir olmalıdır.

Çalışan kaynaklı delegasyon engellerinin başında çalışanın verilen görevi yapacak bilgi, beceri ve kapasiteye sahip olmaması geliyor. Ayrıca verilen görev karşı ilgisizlik önemli bir faktördür. Etkili devredici olabilmek için yöneticilerin belirli becerilere sahip olması gerekir. Bunların içinde en önemlileri analitik yetenek, iyi gelişmiş insanlar arası ilişki ve iletişim becerileridir.

Görev delegasyonu problemlerinin birçoğu iletişim probleminden kaynaklanır. Etkisiz bir iletişimci iyi bir delegasyon yapamaz.
İletişim önündeki aşılması en zor engeller algılama farklılarıdır. İnsanlar hakkında sınırlı bir bilgi temelinde aceleci genellemeler yapma eğilimindeyiz. Bu bilgiler ilk izlenim olur. Çoğu kez ilk izlenim son izlenim olur. Diğer bir engelde yöneticilerin seçtikleri çalışanın bilgi ve becerilerini olduğundan fazla saymasıdır.

Kimi bireyler anlamada hızlıdır, yeni yaklaşımları sezgisel olarak kavrar ve ayrıntılı açıklamalara fazla ihtiyaç göstermezler. Başkaları yeni yaklaşımları kavramada o kadar hızlı değildir, ya da doğaları gereği ince eler sık dokurlar.

Etki iletişim planlaması zamanı ve zamanlamayı da dikkate almayı gerektirir. Bir mesajın ne zaman ve nasıl iletileceği, çoğu kez neyin iletileceğinden daha önemlidir.

Abraham Maslow insan motivasyonuna ilişkin bir teori geliştirmiştir. Bu teorinin özü insanlar çok çeşitli ve değişik ihtiyaçlarını tatmin etmek için motive olduğu ve bu ihtiyaçların önermelerine göre bir hiyerarşi oluşturma eğiliminde olduğudur. Maslow’un alt düzey ihtiyaçlar dediği (güvenlik, fizyolojik) bazı ihtiyaçlar, tatmin oluncaya kadar öteki ihtiyaçları bastırır. Bunlar tatmin olduktan sonra üst düzey ihtiyaçlar(kendini geliştirme, saygınlık, toplumsal ihtiyaçlar) önem kazanır.

Otokratik yönetim teorisine göre örgütsel hedeflere katkılarını sağlamak için, insanları kandırmak, yönlendirmek, tehdit etmek, zorlamak ya da başka bir şekilde kontrol etmek gerekir. Otokratik yönetim teorisi ayrıca insanların fazla inisiyatif ve hırs sahibi olmadığını, öz yönetimden çok yönelmeyi ve en başta güvenliği tercih ettiğini kabul eder. Hümanistik yönetim teorisi ise, insan doğasına çok daha geniş ve olumlu bir yaklaşım temsil eder. Hümanistik yönetim teorisi insanların yanlış fizyolojik ve güvenlik ihtiyaçları değil, aynı zamanda başarı, kabul görme, çalışma zevki katkı duygusu, yeni meydan okumalarla başa çıkma gibi ihtiyaçlar tarafından motive olduğunu varsayar.

• Etkili denetim alanını azamiye çıkarma ve örgütü ayakta tutmak için gerekli yönetici sayısını en aza indirmede yetki ve görev delegasyonu esastır.
• Bir organizasyonun uzun vadeli başarısı artan ölçüde geniş rol ve sorumluluklar üstlenmeye yetenekli yöneticiler geliştirme kapasitesine bağlıdır.
• Alınan kararların ve atılan adımların ne kadar etki olduğu aynı zamanda pratik bir sorundur. Çoğu kez alt çalışanlar durumun daha iyi farkındadır ve daha iyi karar alabilme olanaklarına sahiptir. Bunun geçerli olduğu durumda etkili yetki ve görev delegasyonu daha etkili kararlar getirecektir.

İşgücü planlaması yönetimin personel kaynakları üzerinde sahip olabileceği denetimi de arttırabilir.

Organizasyonu uygun yetenekli insanlara sahip olmasını güvence altına alır. Personel planlaması yetki delegasyonu sürecine, daha da önemlisi organizasyonun uzun vadeli başarısına büyük katkılarda bulunur.

Her türlü devşirme çabasının amacı organizasyonun doldurmak istediği konumları doldurabilecek kadar kalifiye adayı mantıklı bir sayıda üretmek olmalıdır. Bu içeriden veya dışarıdan devşirme şeklinde olabilir.

Seçme iki şekilde yapılır. İç adayları ve dış adayların seçimi… İçeriden terfi ettirme birçok organizasyonda neredeyse kutsal bir uygulama olagelmiştir. İç adayların seçiminin en önemli avantajı; organizasyonu, bölümün ve yöneticinin zaten tanıdığı çalışanları kullanmanın sağladığı operasyonel avantajdır. Ayrıca terfi olanaklarının birçok çalışanın gözünde motivasyonu artırıcı rol oynamasıdır.

Eğer bir örgüt sürekli içeriden terfi ettirme yoluna gidiyorsa bu durgunluğa yol açabilir. Yönetimin çok fazla iç kaynaklı olduğunda, değişim ihtiyacının bilincine varılması da zorlaşır. Yönlendirme, organizasyonun bireylerden ne beklediği ve buna karşılık onların neler bekleyebileceği konusunda net bir fikir vermesidir. Eğitimin önemi açıktır. İş görenleri düzgün bir şekilde eğitmek, yönetici ve nezaretçilerin en temel görevleri arasında yer alır, almalı ve eğitimde amaç her çalışanı iş ile ilgili bir uzman haline getirebilmektir.

Çalışanların performansının önünde engel oluşturabilecek birçok sorun ve uygulama vardır. Bunların ortadan kaldırılması görevlendirmeyi olanaklı kılan diğer bir faktördür.

• Mevcut iş gerekleri altında ezildiği bir sırada bir çalışana ek bir sorumluluk delege etmek bir performans engeli olarak işlev görecektir.
• Gerekli rehberlik ve yol göstericiliği yapamamakta bir performans engeli oluşturur.
• Koşula bağlı yada iyi düşünülmemiş yöneticilik uygulamaları sık sık yanlış davranışı ödüllendirerek performansın önüne engel diker.
• Performansı etkileyen sıkça rastlanan bir uygulamada görevlerin tekrar tekrar seçilmiş bir iki kişiye devredilmesidir.
Yönetim desteği sağlamanın doğası görevin delegasyonuna bağlıdır.

Önemli bir sorumluluk yüklenmiş bir çalışanın bazı rutin sorumluluklardan kurtarmak kadar basit olabilir.

Yeni birini bulamamak

Görev delege etmemenin en geçerli nedenlerinden biri budur. Yetişmiş çalışan azlığıdır. Ne var ki çoğu kez çalışan vardır. Ama görevle başa çıkabilmek için gerekli bilgi ve becerisi yoktur.

Bazen de çalışanlara yol göstermek ve onları hazırlamak, onlara ne yapılması gerektiğini ve bunun nasıl yapılacağını açıklamak için gerekli zaman yetki ve görev delegasyonun önündeki potansiyel engeldir. Ayrıca yöneticiler yetki ve sorumlulukların kapsamı ve üstlerinin kendilerinden beklentileri konusunda emin değillerse, görev delege etmeğe çekingen yaklaşırlar.

Yönetimsel ikilemler

• Belirsizlik karşısında görece daha yüksek hoşgörü düzeyine sahip yöneticiler, muhtemelen daha başarılı devredici olurlar.
• Organizasyonun bütün düzeylerindeki çalışanlara ne kadar daha iyi rehberlik, eğitim ve yönlendirme sağlanırsa, yöneticiler görev delege etme sürecinde o kadar az çekingen davranacaktır.
• Görev delegasyonunda önemli bir etkendir. Yöneticinin en önemli vazifesi, işin mevcut yetenekli çalışanlar tarafından güvence altına almaktır.
• Rahat bir şekilde görev devredecek güvene sahip olmayan yöneticiler vardır. Bunlar kendi bilgi, yetenek ve konumuna güvenmezler.
• Görev delegasyonun en önemli yararlarından biri de yöneticiyi rutin işlerden kurtaracak daha önemli işler için zaman kazandırılmasıdır.