0
Değişimden Beklentiler
Günümüz iş hayatında genç ve yetenekli insanların beklentilerinin en başında, çalıştıkları organizasyonların kendilerine güvenmeleri ve bireysel gelişim için fırsat yaratılması geliyor.
JTI’da bu beklentileri karşılamak için uyguladığımız kilit süreçleri sizinle paylaşmak istiyoruz:
• Ücret Yönetimi,
• Eleman Seçme ve Yerleştirme,
• Eğitim ve Geliştirme,
• Performans Yönetimi,
• Kariyer Planlama ve Yedekleme.
Tüm bu kilit süreçlerin de ilişkilendirilmeleri ve bir bütünlük içermeleri gerekiyor.
Şirketimizde hemen her süreçte değerlendirilen iki tip yetkinlik mevcut. Bunlar; teknik yetkinlikler (işte ne yapıldığı ile ilgili) ve performans yetkinlikleridir (işin nasıl yapıldığı ile ilgili). Performans yetkinlikleri organizasyondaki seviyeye göre belirleniyor. Direktör, müdür, şef bazında olması gereken performans yetkinlikleri mevcut. Teknik yetkinlikler ise tamamen fonksiyon bazında belirleniyor.
Ücret Yönetimi için öncelikle her işin tanımı ve o işle ilgili yetkinlikler belirlenir. Buna göre de işin değerlendirmesi yapılarak ortaya o işin ağırlığı çıkar. Biz JTI’da Hay puan sistemini uygulamaktayız. İşe alacağımız veya o pozisyona içeriden atayacağımız kişiye ne kadar ücret vereceğimizi ve sosyal haklarının ne olacağını Hay puanına göre belirleriz. Dolayısıyla biz işe aldığımız kişiden ziyade pozisyonu ücretlendiriyoruz. Çalışanların performanslarının etkisini ise yılda bir kez liyakat zammı ile ücretlere yansıtıyoruz.
Eleman Seçme ve Yerleştirme; eleman talep formunun ilgili departmandan İnsan Kaynakları’na gelmesiyle başlayan bir süreçtir. Buradaki rolümüz ilgili departmanı yönlerdirmektir. Öncelikle boş pozisyonu doldurmaya gerek var mı yoksa departman içinde yeniden yapılandırma yapılabilir mi’yi tartışmaya açıyoruz. Eğer boş pozisyonu doldurmak gerekiyorsa ilk önce şirket içinde boş pozisyon duyurusu yapıyoruz. İçeriden yapılan başvurular ve kariyer planlaması doğrultusunda o pozisyona aday olan kişiler mülakat sürecinden geçiriliyor. Ancak içeriden aday olmadığı durumlarda dış kaynaklara başvuruyoruz. Eleman seçme ve yerleştirmede panel mülakat tekniğini uyguluyoruz yani ilgili müdür ve İnsan Kaynakları Müdürü birlikte mülakat yapıyorlar. Burada amacımız daha önceden belirlenen teknik ve performans yetkinliklerini en doğru şekilde ölçebilmektir. Performans becerileri için geçmiş deneyimlerinden sorular sorarak bilgi toplamaya çalışıyoruz. Teknik becerileri ölçebilmek için ise her pozisyon için hazırladığımız vaka çalışmasını uyguluyoruz. Bu süreçte, analiz becerilerini, teknik açıdan sorunlara yaklaşımlarını ve tüm bunları nasıl sunduklarını ölçebiliyoruz. Üst yönetici pozisyonları için ise bunlara ek olarak Değerlendirme Merkezlerinden faydalanıyoruz. Değerlendirme Merkezi, JTI’ın bünyesi dışında merkezi Avrupa’da olan bağımsız bir şirkettir. Bu merkezi kullanmamızın amacını; bizim için kritik pozisyonlara eleman seçerken, JTI tarafından belirlenen yetkinliklerin, bu işte uzman olan danışmanlar tarafından da değerlendirilmesi, çokuluslu firma yöneticileri bazında kıyaslama yapılması ve adayın güçlü ve gelişmesi gereken yönleri hakkında detaylı bir rapor vermesi olarak sıralayabiliriz. Her iki durumda da adayın işe alınmasıyla ilgili kararı, ilgili müdür ve İnsan Kaynakları birlikte almaktadır.
Bireysel gelişimin kişilerin kendi sorumlulukları olduğuna inanıyoruz. Buradaki rolümüz aslında onlara yol gösterici olmaktır. Yıl sonunda yapılan performans değerlendirmelerinde kişilerin gelişmesi gereken yönleri ortaya çıkıyor. Bu hem teknik hem de performans yetkinlikleri yönünde olabiliyor. Yeni yılın hedefleri de belirlendikten sonra, Genel Müdür’den başlayarak organizasyonda en alt seviyeye kadar inen, birebir “Eğitim İhtiyaç Analizi” toplantıları düzenliyoruz. Buradaki amacımız kişilerle tek tek görüşerek bireysel gelişimlerinden onların sorumlu olduklarını hissettirmektir. Birçok organizasyonda gözlemlediğimiz kişilerin gelişimlerinin sadece amirleri tarafından belirlenmesi günleri bizde çok gerilerde kaldı. Bunun yanı sıra yedekleme sistemi içindeki elemanlarımızın bireysel gelişim ihtiyaçlarını daha objektif olarak belirleyebilmek için daha önce bahsettiğimiz Gelişim Merkezinden de faydalanıyoruz. Bu, üç günlük bir iş simülasyonu programıdır ve her katılımcıyla bir danışman birebir çalışarak JTI tarafından belirlenmiş yetkinlikler bazında sizi değerlendirip, sonunda detaylı bir gelişim planı ortaya çıkartıyorlar. Bütün bu görüşmelerin sonunda yıllık bireysel eğitim ve gelişim planı ortaya çıkıyor. İhtiyaçların karşılanmasında ağırlıklı olarak iç kaynaklarımızı kullanmakla beraber, dış kaynaklardan da faydalanıyoruz. Uygulamaların sonunda da birkaç seviyede eğitimin işe katkısını ölçümlüyoruz. İnancımız odur ki ölçülmeyen hiçbir şey bitmiş sayılmaz.
Performans Değerlendirmede herşey hedeflerin belirlenmesi ile başlıyor. Hedeflerde hem “Ne” yapılacağı hem de “Nasıl” yapılacağı bizim için çok büyük önem taşıyor. Hedefler belirlenirken “Özel” olması gerekiyor. Yani ölçülebilir, zorlayıcı, erişilebilir ve limitli (Zaman). Çalışanlarımız, yukarıda da bahsettiğimiz gibi iş tanımlarına göre baz ücretlerini alıyorlar. Dolayısıyla, yıllık hedefler tamamiyle iş tanımlarından farklı, şirket hedefleriyle paralel olarak belirlenmeli ilkesinden hareket ediyoruz. Sene başında hedefler belirlendikten sonra minimum bir kere ara değerlendirme ve gerekli ise hedef revizasyonu öneriyoruz. Aksi takdirde, yıl sonu performans değerlendirmesi sırasında genelde son dönem hatırlandığı için objektif olmayan değerlendirmeler yapılabiliyor. Performans değerlendirmesi yapılırken “Ne Nasıl” değerlendirildiği gibi aynı zamanda bireyin kariyer beklentileri ve bireysel gelişim planı da aynı görüşme içerisinde gerçekleştiriliyor. Bu doküman bize hem yıllık eğitim planında hem de kariyer planlaması, yedekleme sürecinde yardımcı oluyor.
Bizce kariyer planlamanın tanımı; şirketin tüm elemanlarını kapsayan, şirketin ihtiyaçlarına paralel olarak çalışanları beceri ve yeteneklerine göre yönlendiren ve aynı zamanda beklentilerini de karşılamayı amaçlayan karşılıklı mutabakata dayanan bir İnsan Kaynakları politikasıdır. Bu tanımdan hareketle şu ana kadar bahsetmiş olduğumuz tüm süreçleri işin içine entegre ederek kariyer planlama toplantıları gerçekleştiriyoruz. Bu toplantılarda bireylerin kariyer beklentileri ki bu hem yatay hem de dikey olabiliyor, şu andaki performans ve teknik becerileri ve hedefledikleri pozisyonun performans ve teknik becerileri amirinin de olduğu bir ortamda bireyle paylaşılıyor. Bu toplantıların sonunda da bireyin gitmek istediği doğrultuya odaklanan gelişim planları oluşturulup, uygulamaya geçiriliyor. Özellikle bu süreçte 360 derece geriye bildirim mekanizmasını oldukça yoğun kullanıyoruz. Her bir eleman için elimizde bir 360 derece raporu bulunuyor. Burada amacımız çalışanın gelişimi ile ilgili sadece amirinin görüşüyle yetinmeyip, organizasyon içinde birlikte iş yaptığı tüm gruplardan da (kendisi, amiri, kendine bağlı çalışanlar ve diğer departmanlardaki iş arkadaşları) kişinin yetkinlikleriyle ilgili geriyebildirim almaktır. Düzgün işleyen kariyer planlama sistemi bizi etkin yedekleme sürecine götürüyor. Böylece kişiler üst pozisyona atandıklarında o pozisyona hazır olarak gelebiliyorlar.
Bunlara ek olarak, yüksek potansiyelli ve mobil elemanlar için, JTI’da bir de Uluslararası Yönetici Geliştirme Programı mevcuttur. Bu üç yıllık bir program olup, her katılımcıya bir mentör tahsis ediliyor. Her yıl yönetim becerilerini geliştirme yönünde iki haftalık sınıf eğitimi alan katılımcılar ayrıca seçtikleri konularda da çeşitli projelerde görev alıyorlar. Dört yıl önce başlayan bu programın faydalarını uluslararası bazda şimdiden görmeye başladık.
Son olarak da, elemanlarımıza iki yılda bir uyguladığımız Müşteri Memnuniyeti anketinden bahsetmek istiyoruz. Tüm çalışanlarımız yukarıda bahsettiğimiz süreçleri, şirket kültür değerlerimizi ve çalışma koşullarımızı değerlendiriyorlar. İsimsiz olarak doldurulan anketin sonuçları tüm organizasyonla paylaşıldıktan sonra, gelişmesi gereken konularda öneriler ve aksiyon planları da yine çalışanlar tarafından ortaya konuyor. Çoğu zaman da bu öneriler doğrultusunda karma proje grupları oluşturarak, hem sinerji hem de sahiplenme duygusu yaratmış oluyoruz. Örneğin; şirketimizde uygulanmakta olan Kariyer Planlaması Sistemi böyle bir proje grubunun çalışması sonucunda hayata geçirilmiştir.
Başta da anlatmaya çalıştığımız gibi sürekli değişen beklentileri karşılayabilmek için bizler de süreçlerimizi sürekli gözden geçirerek, pro aktif bir şekilde yeniliğin öncüleri olmak durumundayız. Bu yazıyı 2001 yılının sonunda yazıyor olsaydım, yukarıda bahsettiğim tüm süreçler eminim daha farklı olurdu.
Bütün bu süreçleri yap bozun parçaları olarak görürsek bir parçası eksik kaldığında resim hiçbir şey ifade etmiyor ve uzun vadede ele manlarda demotivasyon yaratıyor. Yetenekli elemanın demotivasyonunu dikkate almazsak da elemanı kaybediyoruz, yeni eleman alıyoruz ve bu kısır döngü sürekli devam ediyor.
SONUÇ
İki seçenek bulunuyor:
Seçenek 1: Farkında olarak ya da olmayarak kısır döngünün içinde bulunmak.
Seçenek 2: Kilit süreçlerde sürekli ev ödevi yaparak, değişen beklentileri karşılayacak bir ortam yaratmak.
Hangi seçeneğin işe yarayacağı çok net ortada ama gerekli gayret gösterilmezse kendinizi birinci seçeneğin ortasında bulmanız çok kolay. Bizlerin temel amacı bu gayretin gösterilmesi olmalı.
Çünkü Herşey İnsan İçin.
Sibel AKALTUN
JTI Tütün Ürünleri Pazarlama A.Ş.
İnsan Kaynakları Direktörü
