Zamanı Kullanma Teknikleri

Hayatımızda yaptıklarımızı etkileyecek tek şey, bizim zamanımızı iyi kullanabilme becerimizde yatıyor. Yaşımız ilerledikçe geçmişe dönük yaşantımızdaki zamanımız için “keşke”lerle dolu cümleler kurmaya başlayacağız.

Bu konuda uzmanlar öncelikle hayatımızda neler yapmak istediğimizi araştırmamızı öneriyorlar. Daha sonra da bunları yavaş yavaş sıralamamızı tavsiye ediyorlar.

Zamanı kullanma becerisi insan hayatının hem özel hem de iş hayatında önemli bir yer tutmaktadır. Uzmanların verdiği bir örnekle yola çıkacak olursak; insanların hayatlarını planlamak için harcadıkları zamanın iki haftalık bir tatil planını programlamaktan çok daha az olduğunu görürüz. Halbuki bunların hangisinin bizi uzun dönemde daha çok motive edip, tatmin edeceğini düşünün. Hayatımızı planlamak bize yılın sadece iki haftasını planlamaktan çok daha fazla keyif verecektir.

Bu konuda yaptığımız plan ve programla gerekli zamanın ne kadar çok olduğunu göreceğiz ve önümüze çıkan fırsatların çokluğuna şaşıracağız.

Zamanı Doğru ve Planlı Kullanmak Neden Önemli Olmalı?

Hayatımızda bir denge sağlamamıza ya da dengesizliğin kaynağını bulmamıza yardımcı olacaktır. Zamanı iyi kullanma bütün dikkatimizi yapılması gereken işler üzerinde yoğunlaştırır. Kafamızda sürekli dolaşan yapılmamış işlerin stresini önler, böylelikle enerjimizi sadece elimizdeki işe yönlendirmemize yardımcı olur. Yapılması gereken bir işde tutulan notların önemine herkes tanık olmuştur. Zamanı iyi kullanabilme herkesin hayatının içinde edinebilmek istediği ve ihtiyaç duyduğu bir beceridir. Ama bu demek değil ki herkes bu beceriye sahip olacak, hayır maalesef bazıları bu beceriye sahip olamayacaklar ve hayatı boyunca yapacaklarının en azıyla yetinmeye çalışacaklar.

Zaman değerlidir. Ancak para da değerlidir. Zamanı bir daha geri getiremeyiz. Parayı kazanabiliriz. şimdi “parayı da kazanamayabilirim” diyebilirsiniz fakat unutulmaması gereken bir şey var ki o da; dünü bir daha geri getiremeyeceğimiz ama dünden daha zengin olabileceğimiz gerçeğidir. Bu yüzden galiba zaman zenginliği yaşamak daha iyi olacaktır ne dersiniz? Zamanı iyi kullanmak adına bunun önemini anlatan bir söz: “Zaman uçup gidiyor, siz pilot musunuz yoksa yolcu mu?” diyor.
Kendimize hedefler belirlediğimiz zaman daha dengeli yaşayacağımız söyleniyor. Bunların sadece iş ya da meslek yaşantımıza değil, tüm hayatımızı etkileyecek hedefler olmaları gerekiyor. Gözümüzün önünde olan hedeflerimize yaklaşabilmek için atmamız gereken adıma daha kolay karar verecek ve bunu yaparken de zamanımızı öncelik sırasına göre bölme imkanına sahip olacağız.

Hedeflerin düşünceler için bir odak oluşturduğu, düşüncelerimizin de bu odağa saplandığında çıkacak sonuçlara kendimizin bile şaşıracağı söyleniyor. Belirlediğimiz hedeflerin sonrasında karşımıza çıkan fırsatlara şaşıracağımız söylenmektedir. Hedeflerimizi belirlemek zaman kullanma ve amaçlarımız adına yapılacak iyi bir başlangıç olacaktır.

Hedef belirlemeden yaşamak bizi tatminsizliğe ve moral bozukluğuna düşürebilir. Belki beklediklerimizin gerçekleşmemesinin sebeplerini biraz da bunda aramak gerekiyor ne dersiniz? Görülüyor ki zamanı iyi kullanabilme tüm hayatımızda önemli ve büyük bir role sahiptir.

Aile, arkadaş, iş çevremizden çıkacak tüm olumsuzlukların çaresi zamanımızı iyi değerlendirmekte yatmaktadır. İnsanların yaşamlarındaki herşeyi hızla yapmak zorunluluklarını da göz önüne alırsak bazen uyuyacak zamanlarının bile kalmadığını düşünebilirsiniz. Haklısınız ama yine unutulmaması gereken bir şey de bunun hayattaki tercihlerinize bağlı olduğudur. Yani daha öncede söylediğimiz gibi bu uçuşta sizin pilot mu yolcu mu olmak istediğinize bağlıdır.

Kendimize hedefler belirlemenin bizi hayata karşı daha fazla motive ettiğini göreceğiz. Hedefler ile yaptığımız işten daha fazla zevk alacak, yapmak istediklerimize gün geçtikçe daha çok yaklaşmak motivasyon ve enerjimizi arttıracaktır. Bu da bizim her zaman mutlu olmamamızı sağlayacaktır. Başardıklarımızın sonucunda kazanacağımız “başarabiliyorum” hissi, daha düzenli yaşayacağımızı ve daha önemli şeyler başarabileceğimizi bize gösterecektir.

Zamanı iyi kullanma stresi azaltma yöntemlerinin en etkilisi olarak kanıtlanmıştır. Böylece zamansızlıklarla yarattığımız tüm stresler hayatımızda olmayacaktır. Zamanı iyi kullanabilme bizi düzenli ve dikkatli yaşamaya yönelttiği için hayatımızda stresi yaratacak hiçbir olay kalmayacaktır. Yoğun stres sağlığınızın da bozulmasına sebep olabilir. Stresten şikayet ediyorsanız, çevrenizdeki virüs ve mikroplara daha duyarlısınız demektir. Bütün bunlar zamanınızı kullanma becerinizi geliştirmeniz için yeni ve önemli nedenlerdir.

Herhangi bir beceri gibi, zaman yönetimi de alışkanlık haline gelmeden önce uzun araştırmalar gerektiren bir beceridir. Yeni bir alışkanlık edinmek için 21 ya da 30 gün gibi bir süreye ihtiyaç vardır.

Zamanı iyi kullanma çeşitli nedenler yüzünden başarısızlığa uğrayabilir. Bu nedenlerin içinde dikkati en çok çekenin, yaşam standartlarımıza yapabileceği katkıların yanlış anlaşılmasından kaynaklandığı söylenmektedir.

Birçok işyeri, çalışanlarını ve yöneticilerini zaman zaman başarı ve verimliliğinin daha büyük olması, farklı bir sistemin oluşmasını istedikleri için eğitim ve seminerlere gönderirler. Eğitimlere giden kişiler eğitim ve seminerlerde verilen tüm bilgi ve yeni becerileri kazanarak işyerlerine geri dönerler. Fakat bu uygulanması gereken eğitim konularını bir süre uyguladıktan sonra yine eski alışkanlıklarını sürdürmeye devam ederek, eski düzenlerini bozmamaya çalışırlar. Bundan çıkartılacak sonuç ise bu kişilerin hayatlarında değişiklik yapacak cesaretlerinin olmaması ya da bu fırsatları değerlendirmemeleridir.

Uzmanlara göre insanların kendilerini bilmeleri ve yeteneklerinin farkında olmaları, kendilerini geliştirebilmeleri için ellerindeki en değerli niteliklerden ikisidir.

Zamanı iyi kullanmayı tanımlarken bunun “etkili” olmaktan (işleri iyi yapmak) çok, “verimli” (doğru işleri doğru zamanda yapmak) olmak olduğunun söylenmesi gerekmektedir. İnsanlar iş hayatlarında farklı sorunlarla karşılaşıyormuş gibi gözükse de sonuçta karşılaşılan sorunların birçoğu ortaktır. Bu sorunların genellikle planlama, iş tamamlama ve başkalarına iletme aşamalarında görüldüğü söylenmektedir.

Bu konuda verilen birkaç örnek:

• Normal çalışma saatlerinin ötesinde çalışmanın gerekmesi.
• Memurların yeterince eğitilmemiş olmaları.
• İş baskısının özel ve sosyal hayata yansıması.
• Yapılacak işin çok olması; bu kadar işi tamamlayacak zamanın ise hiç olmaması.
• Toplantı ve görüşmelere gitmek için yolda çok zamanın harcanması.
• Yeni teknolojilere uyum sağlamak için eğitim eksikliği.

Dengeli bir hayat sürdüğümüzü ve kendi yaşantımızı denetleyebildiğimizi söyleyebilmemiz için bazı noktaları başarmamız gerekmektedir. Bunlar:

• Yapılması gereken işlerin günlük çizelgesinin hazırlanması.
• Yapılacak işlerin öncelik sırasına göre belirlenmesi.
• Kişisel yetenekler sınırında hedefler koyulması ve bunların başarılması.
• Zamanı nasıl kullanacağınızın bilincinde olunması.
• Seçilen iletişim yöntemlerinin yapılması gereken işlerle sıkı sıkıya bağlı olduğunun unutulmaması ve bunların sizlerin gündelik yaşantılarını birebir etkilediği gerçeğinin unutulmaması.

Günlük ve iş hayatımızda tüm yaşamımız boyunca çoğumuz zamanımızı kötü kullanırız. Uzmanlara göre önemli olan zamanın ne kadarının boşa harcandığıdır. İşyerinde ve gündelik yaşamda olaylara kapılmak olağandır. Hergün yapılması gereken bir sürü işle boğuşuruz fakat sonunda ortaya çıkanın fazla bir ilerleme kaydettirmediğini görmek bizi üzer. Çalışma biçiminizi geliştirmek için geriye bir bakarak şuan ne yaptığınızı gözden geçirerek, daha verimli olabilmek için neler yapabileceğinize karar vermek gerekir. Ama unutulmaması gereken bir şey vardır ki bu da değişiklik için değişiklik yapmanın anlamlı olmadığıdır. Buradaki asıl amacımız hayatımız için yapacağımız değişikliğin yararını görmek, stres seviyesini düşürmek ve kendimiz için daha dengeli bir hayat kurmamızdır.

Zaman kullanma ilkelerine bakacak olursak:

• İşimdeki amacım nedir?
• Hedeflerim neler?
• Nasıl bir eylem planı?
• Nasıl bir zaman çizelgesi?
• Öncelik hangi görevlerde?
• Evrak yönetimi,
• Telefon kullanımı,
• Toplantılara katılıp yönetmek,
• Başkalarına yetki vermek,
• Fikir ve bilgi toplama yöntemleri,
• Kendi kendini disipline sokmak gibi sınıflara ayrıldığını görürüz.

Zamanımızı iyi kullanmak adına amaç ve hedef belirlemenin önemli olduğu artık apaçık ortadadır. Amaç ve hedef belirlemenin iş stratejisinin en önemli parçası olduğu söylenmektedir.

Başarılı her kuruluşun ardında kuruluşun kağıt üzerine yazılmış eylem planını gösteren bir belgesi vardır. Kuruluşun tüm çalışanlarının planların hazırlanmasında katkısının olması ve hedefe doğru ilerlerken kişisel çalışmalarının etkilerini göstermesi başarının anahtarı olacaktır. Ama günümüzdeki çoğu kuruluş böyle bir katılımcı çalışmanın gerekliliğine inanmamaktadır. Kuruluşlarında neler yapıldığından haberdar olan çalışanlar, neler yapıldığından habersiz olanlara oranla hiç şüphesiz kendi kuruluşlarının başarılarına çok daha fazla katkıda bulunacaklardır.

Hedef/amaç belirlerken göz önünde bulundurmamız gereken kıstaslar:

• Belirlenmiş,
• Ölçülebilir,
• Yapılabilir,
• Gerçekçi,
• Zaman içinde sınırlanmış olmasıdır.

Bu kıstasların açıklamaları şöyledir:

Belirlenmiş olmak: Hedeflerinizin mümkün olan en açık ve kesin şekilde belirlenmiş olması gereklidir.

Ölçülebilir olmak: Hedef ve amaçlarınızı belirledikten sonra yapılacak şey hedefinizi ya da amacınızı nasıl ölçeceğinizi kararlaştırmaktır.

Yapılabilir olmak: Gerekli kaynaklara sahip olmadığınız sürece, hedefinizin gerçekleştirilebilir bir hedef olduğunu söylemek imkansızdır.

Gerçekçi olmak: Belirleyeceğiniz hedefin gerçekçi olması şarttır. Kolayca gerçekleştirilebilir amaçlar motivasyon sağlayamadığından, amaçlarınızın sizi bir ölçüde zorlaması uygun olacaktır.

Zaman içinde sınırlanmış olmak: Amaçlarınıza zaman kısıtlaması koymakla, faaliyete geçmek konusunda kendi kendinizi zorlamış olursunuz. Zaman kısıtlamalarını yerine getireceğiniz diğer görevlerle belirlemeli ve esnek davranmaya özen göstermelisiniz.

Hayatınızda zamanınızı her zaman iyi kullanabilmeniz ve hiç “keşke...”yle başlayan cümleler kurmamamız dileğiyle.

İyi zamanlar...

Hazırlayan: Sevda AKAÇ

Kaynak

Katie Jones
Türkçe Çeviri: Ali Cevat Akkoyunlu
Yayın: Doğan Kitap
Paylaş: