Zamanınızı yönetirken aynanın hangi tarafına bakıyorsunuz?

Bu cümleler size de tanıdık geliyor mu? Evet, profesyoneller için çalışma saati tanımlaması yapabilmek belki gerçekten de çok zor ama yine de (şu anda yaşamakta olduğumuz gibi kriz dönemlerini bir yana bırakırsak) çalıştığımız süreyi daha etkili bir şekilde yönetebilmenin inceliklerini öğrenmek hepimiz için hem iş hem de özel hayat açısından çok yararlı olacaktır.

Zamanınızı etkili olarak yönetmek; sadece gerçekleştirmek zorunda olduğunuz değil gerçekleştirmek istediğiniz şeyler konusunda başarılı olabilmenin de sırrıdır. Yapmanız gerekenleri hayata geçiremediğinizde endişeli ve gergin olursunuz. Ve ardından sorular zihninizde dönüp durmaya başlar: Nerede hata yaptım? Bu işi neden planladığım sürede bitiremedim?” Pek çok kişi bu soruların yanıtını ararken klasik zaman yönetimi tekniklerine yönelir; oysa asıl önemli olan bu tekniklerin altında yatan davranışsal prensipleri göz ardı etmemektir.
 
Etkili zaman yönetimi konusunda bazı öneri ve tekniklere geçmeden önce, önünde engel teşkil eden bazı davranış kalıplarına göz atmakta yarar var:

Davranış kalıbı: Yaşamım, dış etkenler tarafından kontrol ediliyor.
İşin gerçeği: Yaşamınızın pek çok alanında kontrol sahibi olabilirsiniz; önemli olan bu kontrolün sorumluluğunu üstlenmektir. Yaşamlarını kendilerinin kontrol ettiğine inanmayan kişiler genellikle motive edici sinyaller arar. (Deadline’lar ya da kendilerinden ne beklendiğinin başkaları tarafından aktarılması gibi…) Zaman yönetimi sürecinin ilk adımı ise; sahip olduğunuz seçeneklere bağlı olarak neleri kontrol edebileceğinizi öğrenmektir. Geleceği yorumlayarak ve dış talepleri netleştirerek başlangıç için bir temel oluşturabilirsiniz.
 
Davranış kalıbı: Herkesin beklentilerini karşılamalıyım.
İşin gerçeği: Diğerlerinin ihtiyaç ve beklentileri size ve yaşam tarzınıza uygun olmayabilir. Bu nedenle, başkalarının sizden ne beklediğini dikkate almadan önce kendi ihtiyaçlarınızı belirlemeniz gerekir.
 
Davranış kalıbı: Sınırım olmamalı.
İşin gerçeği: Hepimizin sınırları vardır. Bunun farkında olmamak sizi beklentileriniz konusunda mükemmeliyetçi hale getirir. Mükemmeliyetçilerin beklentileri çoğunlukla karşılanması mümkün olmayan taleplerden oluşur. Bu standartları karşılamak asla mümkün olmadığı için de bireyler asla bir başarı duygusu yaşayamadığı gibi kendilerini de hiçbir zaman iyi hissedemezler. Anlamlı beklentilere sahip olmak zaman yönetimi ile ilgili hedefler koymanızı ve başarı duygusunu yaşayabilmenizi sağlar.

Olumlu davranışlara katkısı olabilecek diğer faktörleri bilmek de etkili zaman yönetiminin yolunu açabilir:
 
Biyolojik ritminizin farkında olun ve bunun avantajlarından yararlanın. Örneğin en iyi sabah saatlerinde çalışıyorsanız, tüm çalışmalarınızı akşama ertelemeyin. Enerji seviyelerinizin en yüksek olduğu zamanların avantajını yaşayın ve en talepkar işlerinizi bu süre içinde yapın.

Gösterdiğiniz gelişmeye karşılık kendinizi ödüllendirmenin öneminin farkında olun. Tüm görevler; gerçekleştirildiği zaman ödüllendirilmek üzere küçük parçalara bölünebilir. Ancak, unutmayın: Niyeti değil gerçekleştirmeyi ödüllendirmeniz gerekir. Raporu yarın yazmaya karar verdim; bu nedenle bu akşam sinemaya gitmeyi hak ediyorum” demek, sadece iyi niyeti ödüllendirmektir. Niyeti ödüllendirmek motivasyonunuzu ortadan kaldırabilir.

İş ortamınızın fiziksel özelliklerinin başarınıza yardımcı ya da engel olabileceğini unutmayın. İhtiyaç duyduklarınızı çalışma alanınızda tutun ve fiziksel ortamın rahat” değil ama konsantre olunabilecek” özellikte olduğundan emin olun.
 
Teknik ipuçları

Zaman ve işinizi yönetirken kendi tarzınızı geliştirmeniz elbette önemlidir ama yine de aşağıdaki tekniklerin de işinize yarayabileceğini dikkate almalısınız:
 
•    Başarmak istediğiniz her şeyin bir özetini hazırlayın. Bu adıma sadece iş yaşamınız değil kişisel ve sosyal etkinlikler ile ilgili de hedeflerinizi eklemelisiniz.
•    Ardından, yaşam alanlarınızda önemli olarak tanımladığınız hedefleri tespit edin. Bunların hangisinin hemen dikkat gerektirdiğine, hangilerinin ertelenebileceğine karar verin. Zaman konusunda gerçekçi olun.
•    Deadline’ları ve öngörülebilir krizleri belirleyin ve bunları rutininizin bir parçası haline getirin. Mantıklı bir zaman çizelgesi oluşturarak bu sorumluluklar için uygun zamanlar tespit edin.
•    Şimdi zaman çizelgesinde geri giderek daha esnek olarak planlanabilecek aktiviteleri de ekleyin. (aile toplantıları, hobiler, spor gibi..)
•    Zaman çizelgesini yeniden gözden geçirirken; her bir haftayı ve haftanın her bir gününü, büyük bir resmin alt kategorileri olarak düzenleyin. Her hafta için spesifik hedefler belirleyin ve her bir hedefi A, B, C” şeklinde kategorize edin. En önemli olan hedefleri A, orta önemdekileri B, en az önemli olanları C kategorisine alın.
•    Şimdi B olarak belirlenen hedefleri yeniden gözden geçirerek bunların aslında birer A mı yoksa C mi olduğuna karar verin. Bu önem derecelerini belirlemek; önemli önceliklerin yerine gereksiz bölünmelerle karşı karşıya kalmanıza engel olacaktır.
•    C hedeflerini kimi zaman göz ardı ya da delege etmekten çekinmeyin.
    Son olarak A kategorisindeki hedefleri gözden geçirerek her birine ulaşmak için izlemeniz gereken adımları belirleyin.
 
Planlama ve organizasyona zaman ayırın: Zamanı planlamak için düşünmeye vakit ayırmak önemlidir. Aslında eğer planlamaya zaman ayırmıyorsanız başarısızlık planı yapıyorsunuz demektir.
 
Hedef Belirleyin: Hedefler yaşamınıza ve zaman harcama şeklinize yön verir. Spesifik, ölçülebilir, gerçekçi ve başarılabilir hedefler belirleyin.
 
Önceliklendirin: Pareto’nun 80’e 20 kuralını asla unutmayın. Ödüllerinizin yüzde 80’i çabalarınızın yüzde 20’sinden kaynaklanır. Bu nedenle önemli olan o kıymetli yüzde 20’yi tespit edip diğerlerinden ayırmaktır.
 
Yapılacaklar listesi kullanın: Bazı kişiler "günlük  yapılacak işler” listesi tutarken, bazıları ajanda kullanmayı tercih eder. Kimilerinin tercihi ise her ikisini de beraber götürmektir. Siz kendinize en uygun olan yöntemi seçin. Bu arada yeni bir sistem denemekten de korkmayın; belki şimdikinden daha fazla işe yarayabilir.
 
Esnek Olun: Dikkat dağılmalarına ve kesintilere izin verin. Zaman yönetimi uzmanları genellikle kişinin zamanının sadece yüzde 50’sini planlamasını öneriyor. Zamanınızın sadece yüzde 50’sini planlayarak planlanmamış acil durumlar” karşısında esnek olabilirsiniz.
 
Doğru işi yapın: Uzmanlar; doğru işi yapmak, işleri daha iyi yapmaktan daha önemlidir” diyor. Önce yapılacak doğru şeye odaklanın, ardından onu doğru yapmaya konsantre olun.
 
Acil işleri azaltın: Önemli görevlerin uzun vadeli, hedefle ilişkili; acil işlerin ise kısa vadeli sonuçları vardır. Acil işleri azaltmak için çaba harcarsanız önemli olan önceliklere daha fazla zaman ayırabilirsiniz.
 
Hayır demeyi öğrenin: Ne kadar küçük; ama söylenmesi ne zor bir sözcük değil mi? Bu nedenle hedeflere odaklanmak yararlı olacaktır. Önemli ama planlanmayan önceliklere (aile ya da arkadaşlar gibi) zaman ayırmak da bu konuda yardımcı olabilir. Ancak bunun için öncelikle kendiniz ve önceliklerinizin önemli olduğuna ikna olmanız gerekir. Bunların önemi konusunda ikna olduğunuzda hayatınızda önemli olmayan konularda hayır” diyebilmek daha kolay olacaktır.
 
(Bu çalışmanın hazırlanmasında Peter Drucker’ın The Effective Executive” (New York: Harper & Row, 1966) kitabından ve Thirteen Timely Tips for More Effective Personel Time Management (Kathy Prochaska – Cue) adlı makaleden yararlanılmıştır.) Paylaş: