Zaman ve meşguliyetle başa çıkabiliriz...

 
Sizi, ekibinizi ve organizasyonunuzu vizyonunuz doğrultusunda harekete geçirecek önemli etkinlikler üzerinde mi çalışıyorsunuz? Yoksa, sadece meşgul müsünüz? İnsanlar meşgul olmayı, aşırı çalışmayı bekliyor. Bu, günümüz toplumunda bir statü sembolü haline geldi. Eğer meşgulseniz önemlisiniz; eğer meşgul değilseniz neredeyse bunu itiraf etmekten utanıyorsunuz. Meşguliyet sayesinde güvenlik kazanıyoruz. Bu; onaylayıcı, popüler ve mutlu edici bir durum... Ayrıca, kendi yaşamımızdaki öncelikli konularla ilgilenmemek için de iyi bir gerekçe…

Meşguliyetinizin ne kadar verimli olduğunu anlamaya çalışmak için, bir zaman günlüğü tutun. Bu, gerçek bir disiplin gerektirir ama karşılığında kazanacağınız eğitim ve kişisel verimlilik ölçülemez bile. Birkaç hafta boyunca (ideal olarak bir ay) gününüzün her bir 15 dakikalık bölümünü nasıl geçirdiğinizi içeren bir günlük tutun. Uyandığınız andan yatana kadar…

Günlük tutmaya başlamadan önce kategoriler geliştirin; okuma, eğitim, toplantılar, aileye ait zaman, rahatlama, seyahat, telefon görüşmeleri, ziyaretler, hazırlanma, planlama gibi… Günlük tutmaya başlamadan önce bu etkinliklerin her birine ne zaman harcadığınızı tahmin etmeye çalışın.

Günlüğünüz tamamlanınca tahminlerinizi, gerçekten zamanı nasıl kullandığınızla kıyaslayın. Ardından bunu; vizyonunuz ve değerlerinizle karşılaştırın. Kilit gelişim alanlarınızı belirleyin.

Zaman organizasyon sistemi ya da diz üstü bilgisayar kullanın. Gittiğiniz her yere bunları da götürün. Vizyonunuza, değerlerinize ve amacınıza uyan haftalık ve aylık etkinlik listeleri geliştirin, bu sayede her zaman en önemli şeyleri yaptığınızdan emin olabilirsiniz.

Hafta sonunda ya da Pazartesi sabahı ilk iş olarak, haftanızın taslağını yapın. Her sabah, o günün etkinlik ve planlarını yeniden önceliklendirin. Size arayanlara ve mesajlara yanıt vermeyi günlük öncelik listenizin tepesine yerleştirin.

Bu sayede o günün işlerinden kaynaklanan dehşet ve oyalanma faktörlerini ortadan kaldırabilirsiniz. Ayrıca bu işin sizi yiyip bitirmeyeceğinden de emin olabilirsiniz. Hoşlanmadığınız iş bittiği anda, her şey çok daha kolay olacaktır.

Yolculuk ve bekleme zamanlarınızı etkili kullanın. Sessiz ve kesintiye uğramayan uçak yolculukları sırasındaki zamanlarını film izlemek, uyumak, gereksiz dokümanları okumak ya da aylak sohbetler yapmak için harcayan sayısız yöneticiyi gördüğümde dehşete düşerim. Ben bugüne kadar uçaklarda sayısız kitap ve makale okudum, mesajlarımı yanıtladım, köşe yazısı, kitap bölümü ve makale yazdım ya da sunum hazırladım.

Eğer bu rahatlama zamanını siz de değerlendirmek isterseniz, zaman günlüğünüzü kontrol edin. Eminim bu çok verimli zaman zarfında yapmadığınız işleriniz hafta sonunuzu ya da ailenizle geçireceğiniz huzurlu akşam saatlerini kesintiye uğratıyordur.

Trafiğin tıkanacağını ya da aradığınız yeri bulamayabileceğinizi düşünerek yola biraz daha erken çıkın. Eğer erken gider ve beklemeye devam ederseniz yanınızda getirdiklerinizi okuyun (ya da birkaç telefon görüşmesi yapın).

Son on yıldır trafikte sıkışıp kaldığım saatlerde sayısız konferans dinledim (çoğu konferans sunumu artık kaydediliyor), sayısız kitap okudum ve uzmanların yorumlarına kulak verdim. Ayrıca daha sonra gözden geçirmek için aklınıza gelen fikirleri kaydetmek amacıyla yanınızda portatif bir ses kayıt cihazı taşıyın.

Kullandığınız tüm teknolojilerin sunduğu zaman kazandıran yöntemleri öğrenmek için kurslara kaydolun.

“Hedefim nedir?” ya da “Hangi sonucu bekliyorum?”

Ben, kitaplarımın bölümlerini ya da sunumlarımı gözden geçirmek ve ayrıntılı bir özet hazırlamak için yaptığım yatırımı son derece yararlı bulurum. Sürekli başa dönerek “Burada ne söylemeye çalışıyorum?” ya da “Temel noktalarım neler?” diye sorarım. Kimi zaman, yazmakla geçirdiğim kadar zamanı yazdıklarımı gözden geçirmeye ayırırım. Ama bunun sonucunda her zaman; sonuç olarak yaptığım işi bu yatırım sayesinde çok daha net ve yüksek kaliteli bulurum.

Zayıf yönetilen toplantılar sizin ve toplantıdaki herkes için kıymetli zaman kaybı anlamına gelir. Zamanında başlayıp bitirmemek, net toplantı sonuçları ve gündemine sahip olmamak, tartışmaları belli bir odak noktasında toplayamamak, kesintilerin önüne geçememek ya da çatışmaları etkin olarak yönetememek konusunda her zaman geçerli olan sayısız gerekçe bulunabilir. Bu bir beceri meselesidir. Kendinizi bu konuda geliştirirseniz herkes için iyi olacaktır.

Evime yarım saat uzaklıktaki bir ofiste çalışırken, 9.30’a kadar evde çalışır, ardından yola koyulurdum. Bu sayede hem trafik sıkışıklığından uzak durur, hem de sakince evden telefonla birkaç iş görüşmesi yapabilirdim.

En talepkar, zihinsel olarak yaratıcılık gerektiren işlerinizi performansınızın zirvede olduğu dönemde yapın.

Eğer bir sabah insanıysanız bu işleri sabahları, eğer gece kuşuysanız geceleri yapın. Ekibinizdeki kişilerin size “delege” etmesine izin vermeyin. Onları geliştirin, onlara rehberlik edin, onları güçlendirerek enerji verin. Ama asla onların işini siz yapmayın. Büyük işleri küçük parçalara bölün. Küçük, ardışık hedefler belirleyin.

Terry Fox, kanser nedeniyle bir bacağını (ve doğal olarak yaşamını) yitirmiş olan esinlendirici genç bir Kanadalıydı. Fox, kanser araştırmalarına para toplayabilmek için yapay bacağıyla 3 bin milden fazla yürüdü. Günde bir maraton (yaklaşık 26 mil) yürüyordu. Yürürken, kısa vadeli hedefi “bir sonraki hidro kutbuna ulaşmaktı.”

Aşırı planlama yapmayın ve zamanını önceliklendirin. Günlük işlerinizde stratejik bir olumluluk kullanın. Kimi zaman; beklenmeyen ziyaretler ya da planlanmamış telefon görüşmeleri vizyonunuza bir adım daha fazla yaklaşmanızı sağlayacak fırsatlar sunabilir. Bu olayların çoğu planlanamaz. Eğer önemli konuları içeriyorlarsa onlarla ilgilenin. Değilse, yolunuza devam edin.

Ancak çok katı bir plan ya da ajandanın sizi çok sıkı sıkıya bağlamasına izin vermeyin. Eğer o günün “Yapılacaklar” listesindeki iki şeyi yapmışsanız, bunların en önemli iki şey olduğundan emin olun.

Gerçekçi olun. Mevcut karakterinizin, becerilerinizin ve alışkanlıklarınızın çok dışında olan kişisel hedefler sizi başarısızlığa sürükler. Hızlı diyetler ve Yeni Yıl kararları da bu nedenle başarısız olur zaten. Küçük kazanım ve yeni alışkanlıklardan oluşan bir dizi özellik belirleyerek devinim kazanın. Bu sayede ilerlemek için güven kazanmış olursunuz.

Hedef ve öncelik belirlemek, organize olmak ve zaman yönetmek; denge ile ilgilidir. Kişisel etkinlik yazarı Og Mandino, A Better Way to Life kitabında tüm bunları tek bir perspektifle sunuyor: “Sizi çok çabalamaya zorlayan herhangi bir hedef, günden güne yıldan yıla; kendinize ve sevdiklerine ayıracağınız zamandan uzaklaştırıyorsa yaşam boyu süren bir mahkûmiyettir… Ne kadar başarı ve servet elde ederseniz edin…”