0
Sanal İnsan Kaynaklarına Bir Bakış: Ben Çağın Ne Kadar Gerisindeyim?
Bu kadar reklam sonucunda da artık tüm dünyanın on line olduğu fikrine kapılabilirsiniz. Eğer henüz on line olmayan bir organizasyonu yönetiyorsanız, “Ben çağın ne kadar gerisindeyim?” diye düşünüyor olabilirsiniz.
Rahatlamanız gerekiyor; çünkü eğer organizasyonunuz İnsan Kaynakları uygulamaları için Web’i kullanmıyorsa, bilin ki siz tek değilsiniz. Uzmanlar Web’in kullanılışının on line politika el kitap ları ve diğer bazı basit bilgilendirme yayınlarıyla kısıtlı kaldığı konusunda hemfikirler. İnsan kaynaklarının yönetimi ve uygulamaları açısından bu aşamaya gelen çok az şirket mevcut. Merkezi Baltimore’da olan The Hunter Group’tan David Link’e göre: “İnsan kaynakları çevreleri, konferans lar ve pazarlama programları aracılığı ile herkesin bu uygulamaları gerçekleştirdiği yönünde yanıl tılıyorlar. Öte yandan bu konferanslara katıldığım zaman veya konuşmacı olduğumda, şirket uygulamaları açısından ne kadar az şey gerçekleştirildiğini görüp çok şaşırıyorum.”
Diğer yandan, Web üzerinde gerçekleştirebileceğiniz en azından birkaç İnsan Kaynakları selfservis uygulamasına yönelik bir strateji geliştirmediyseniz, hızla yaklaşan internet devrimi karşısında tek başınıza kalma tehlikesiyle karşı karşıyasınız.
Sanal İnsan Kaynakları Henüz Bebeklik Günlerinde
Büyük şirketlerin kendi Web sayfaları olmasına ve örneğin sipariş girişi gibi birtakım ticari faali yetler için internet üzerinden işlem yapabilmelerine rağmen, çok az şirket Web’i kendi iç uygulamaları için kullanmaktadır. Bilinen iş alanları dışında kalan işlemler için interneti veya şirket int ranetini kullanan firmalar çok daha azdır. Dolayısıyla İnsan Kaynakları bölümlerinin bu teknolojiyi yaygın olarak kullanmamaları çok şaşırtıcı değildir.
North Fallmouth, Massachusetts’teki ESS Strateji ve Araştırma Merkezi’nin kurucusu ve çalışana selfservis kavramını başlatan Joel Lapointe, Web’i kullanan çok az şirket olduğu fikrine katılıyor ama bu durumun kısa süre içerisinde değişeceğini de düşünüyor. Lapointe, Web’in selfservis için bir katalizör olacağı düşüncesinde. Web’ten önce şirketler client / server yapıları içeren bağlantı larla ve interaktif sesle cevap (IVR) sistemlerinin kısıtlarıyla uğraşmak istemiyorlardı. Web’in ev rensel dağıtım kapasitesi artık selfservis işlemlerini eskiye oranla çok daha fazla olanaklı kılıyor.
Chicago’daki Andersen Consulting’de yönetici olan Rik Frost da aynı düşünceleri paylaşıyor: “Üze rinde çeşitli denemeler yapılan Sanal İnsan Kaynakları daha henüz emekleme dönemini yaşıyor.” Frost’a göre “sanal insan kaynakları uygulamaları şirketin politika ve prosedürlerinin intranet üzerinde yer almasından, şirketin stratejik önem taşıyan becerilerinin geliştirilmesine kadar deği şik fonksiyonlar içerecektir.”
Pekçok organizasyonun İnsan Kaynakları ile ilgili birtakım faaliyetleri Web üzerinde gerçekleştiri liyor olmasına rağmen, Link’e göre “Daha çok ihtiyaç duyulan, kaç organizasyonun bu şekilde katmadeğer sağladığı ve İnsan Kaynakları bölümlerinin iş yapma şeklini network teknolojilerini kullanarak ne ölçüde değiştirdikleri ile ilgili istatistiksel verilerdir. Bana göre bu sayı tahminen 50’yi geçmez.” Ancak yakın zamanlarda Hunter Group’un gerçekleştirmiş olduğu Web tabanlı İnsan Kaynak ları selfservis uygulamaları ile ilgili bir araştırma için Web’i belirli bir süredir kullanan 25 şirket bile bulmakta zorlanmışlardır. Bilgi yayınlamak ile so fistike İnsan Kaynakları işlemleri arasındaki farkın anlaşılmasına yardımcı olmak için Web’in kullanı şının 5 aşamasını daha detaylı inceleyelim:
TALX Corporation’daki Web Strateji takımı tara fından tanımlanan bu aşamalar, organizasyonunuzun diğer organizasyonlarla kıyaslanması için iyi bir ana çatı oluşturacaktır. Örneğin; İnsan Kaynak ları ile ilgili uygulamaları gerçekleştirmek, sadece bilgi yayınlama aşamasında olmalarına rağmen şir ketlerinin Web’ten tam anlamıyla faydalandığını iddia eden meslektaşlarınızdan bir adım öne geçmenizi sağlayacaktır. Bazı organizasyonlar birinci ve ikinci aşamaya aynı anda geçerken, kimileri birinci aşamada yer almak için bile fazlasıyla heyecanlanmaktadırlar. Öte yandan birbirini takip eden her bir aşama, uygulamaları biraz daha karmaşık hale geti recektir. Bu da genellikle daha fazla maliyet, daha fazla zaman ve kullanıcılar için daha fazla sorumluluk ama kesinlikle daha fazla fayda anlamına gel mektedir.
• Bilgi Yayınlamak
Birinci aşamada yer alan uygulamalar çalışanlara genel şirket bilgilerini içeren tek yönlü bir iletişim olanağı sağlar. Bu kategorideki tipik örnekler, politika ve prosedürleri, sosyal imkanlarla ilgili açıklamaları, şirket tarihçesini, yöneticilerle ilgili bilgile ri, hizmet konularını ve güncel gelişmelerle ilgili ilanları içermektedir. Bu uygulamalar genellikle bilgilerin kişiselleştirilmesi ve daha kolay anlaşılması için resim ve grafikleri içerebilir. Yayınlanan bilgi çalışanın şahsına özel değildir, çünkü kullanıcının geçerli bir çalışan olup olmadığı dışında bir veri ta banı kontrolü gerçekleştirilmemektedir.
Bu uygulamalar şirketle ilgili bilgilerin baskı ve da ğıtım masrafı olmadan çalışanlara günü gününe ulaştırılması imkanı sağlamaktadır.
• Veritabanı Uygulaması
Birinci aşamada olduğu gibi, ikinci aşama uygulamalar da çalışana tek yönlü bir iletişim imkanı su nar. Çalışan, bir veritabanına girerek kullanıcı sor gulamasını gerçekleştirdikten sonra çalışana özel birtakım bilgilere ulaşabilir. Bu uygulamalar genellikle güvenlik gereksinimlerini arttırmaktadır. Çünkü kullanıcı kişiye özel bilgileri çağırmaktadır. İkinci seviye uygulamalara ücretli izin tahakkukla rı, bilançolarla ilgili bilgiler, sosyal haklarla ilgili kapsamlar, kişisel demografik bilgiler, çalışma prog ramları, vardiya bilgileri, emeklilik planları ödentilerinin sorgulanması verilebilir. İnsan kaynakları bölümlerinde sosyal haklar ve bordro ile ilgili çalı şanlara gelecek telefonları ve e mailleri oldukça azaltacak olan bu uygulamalar yeni personel ihtiya cını da önemli şekilde etkileyecektir. Bu nedenle ikinci aşama uygulamalar, iş yapma yönteminizi de ğiştirmeye başlayacaktır denilebilir.
• Basit İnsan Kaynakları İşlemleri
Üçüncü aşama uygulamalarda, kağıt ve kırtasiye iş leri elektronik girdi kullanılarak ortadan kaldırıla caktır. İkinci aşamadaki sorgulama fonksiyonları ile İnsan Kaynakları veritabanlarındaki kişisel bilgile rin güncelleştirilmesi işlemleri, bu aşamada birleşti rilmiştir. Bu iletişim İnsan Kaynakları ile ilgili iş lemlerin gerçekleştirilmesinde iki yönlü iletişimin ilk adımıdır ve İnsan Kaynakları bölümlerinin çalış ma biçimine büyük bir değişim getirmiştir. İşlemle rin bu şekilde gerçekleştirilmesi, kağıtların ortalık ta dolaşmasını ve çalışanların bilgi formlarıyla ilgili geleneksel veri girme süreçlerini ortadan kaldır maktadır. Üçüncü aşama uygulamalara örnek ola rak kişisel bilgilerin güncellenmesi, hesap bilgileri nin girilmesi ve vekil tayinleri verilebilir.
• Karmaşık İnsan Kaynakları İşlemleri
Dördüncü aşama uygulamalar, üçüncü aşamadan kullanıcı ve İnsan Kaynakları işlemleri arasındaki etkileşimin karmaşıklığı açısından farklıdır. Veri tabanı güncellemelerine ek olarak, dördüncü aşama uygulamalar kullanıcı tarafından sağlanan girdile re, çalışan dosyasında yer alan bilgilere, hesaplama lara, diğer işlenmiş verilere ve çoklu işlemlere dayanarak sınıflamayı içermektedir.
Örneğin; sosyal imkanlardan faydalanmak için geliştirilmiş seçenekli bir uygulamada, ekran sadece o çalışanın hak edebileceği sosyal imkan seçeneklerini getirecektir. Çalışan seçimini yaptığında, sistem toplam maliyeti hesaplayıp, şirketin katkı payını çı karttıktan sonra çalışana aylık ödeme maliyetinin ne kadar olacağını gösterecektir.
Çalışan seçimini onayladıktan sonra bir konfirmasyon mesajı gönderebilir, sosyal imkanlar sistemini güncelleyebilir ve ilgili kişilere gerekli uyarıları ya pabilir. Dördüncü aşama diğer uygulamalara zaman ve çalışma raporları, faaliyet çizelgeleri ve 401k ka yıtları da örnek teşkil edebilir. Bu tip uygulamala rın kağıt ve kırtasiye işlemlerini ortadan kaldırma sının yanı sıra, İnsan Kaynakları uzmanlarını bilgi toplama ve bu bilgileri sürekli gözden geçirme yü künden de kurtaracak ve stratejik analiz ve planlama için daha çok vakit ayırabilmelerini sağlayacak tır. Andersen Consulting’in üst düzey yöneticilerinden Elisabeth Abbattista’ya göre Web; “İnsan Kaynaklarının kağıt yönetiminden kurtulup, temel sermaye olan insan kaynağının transformasyonu için yoğunlaşmasına yönelik bir davetiye”dir.
• Web Üzerinde İnsan Kaynakları İş Akışı
Bu belki de İnsan Kaynakları yöneticileri için müj deli bir haberdir, çünkü çalışanlara ve yöneticilere kendi insan kaynakları verilerini ve süreçlerini kağıt kullanmadan veya idari desteğe ihtiyaç duymadan yönetebilme imkanı sağlamaktadır. Beşinci aşama uygulamalar bazı işlemleri gerçekleştirmektense, tüm süreci kendi başlarına tamamlayabilmesi için çalışana yardımcı olur. Örneğin; yeni evlenen bir çalışan ismini, adresini, acil durumlarda bağ lantı kurulacak kişilerin isimlerini, bakmakla yü kümlü olduğu kişilerle ilgili bilgileri değiştirme ih tiyacı duyabilir. Aynı zamanda sosyal imkanlarla il gili daha önce yapmış olduğu seçimleri de değiştir mek isteyebilir. Geleneksel olarak tüm bunlar için İnsan Kaynakları ve personel bölümleri arasında birçok formun dolaşması gerekmektedir. İş akışı uy gulamaları çalışanların bu bürokrasiden kurtula rak, tüm verilerin girilmesini kesinleştiriyor ve ilgili sistemlerin güncellenmesini sağlıyor. Tüm bunlara İnsan Kaynakları bölümü çalışanları dahil olmak zorunda değildir. Yine çalışan dilerse Web üzerin den sigorta şirketlerinin sitelerine ulaşarak, kendi sosyal imkan paketlerini düzenleyebilir.
Lapointe bu fonksiyonları, çalışanların selfservis uygulamalarında temel eğilimler olarak değerlen diriyor. Gelecekteki ESS uygulamalarının bilgi ya yını, İnsan Kaynakları işlemleri ve servis sağlayan diğer organizasyonlara doğrudan erişimin bir karı şımı olarak çalışanlara destek sağlayacağını da ek liyor. Hunter Group’tan David Link ve Bill Minne man da bu konuda aynı fikirdeler. Onlara göre hızla gelişen internetin en önemli faydalarından bir tanesi, dış kaynak sağlayan firmalara kolay bir erişim sağlamasıdır. Bu İnsan Kaynakları bölümlerinin dış kaynak kullanırken bile kendi verisine sahip olma sına olanak sağlıyor.
Ben nereden başlamalıyım?
Frost’a göre “şirketlerin çoğu basit bilgilerin yayın lanmasıyla işe başlayıp daha sonra selfservis uygulamalar gerçekleştirebilirler. Ancak hedefiniz birinci aşamadan, Web geliştirme yatırımını tamamiyle karşılayabilecek olan daha üst aşamalara geçmek olmalıdır. Bunun içinde konusuna hakim satıcılara ve danışmanlara ihtiyacınız olacaktır.”
Yeniden yapılanma çalışmaları ve ihtiyaç analizleri hedeflerinizin netleştirilmesi için mükemmel bir yöntem olabilir. İyileştirilmiş hizmet, daha iyi ileti şim ve maliyet eksiltme gibi şirket ve bölüm hedef lerinizi desteklemenin yanı sıra Web’in kullanımı çevrenizle ve teknik becerilerinizle uyumlu olmalı dır. Örneğin; bazı şirketler Web’in kullanılması için çalışmalara başladıktan bir süre sonra, çalışanları nın yakın bir zaman içerisinde internet erişimine sahip olamayacağını farketmişlerdir. Lapointe’nin fikrine göre selfservis uygulamalar gelecekte de multimedya erişimini gerektirecek ve IVR (İnteraktif Sesle Cevaplama) sistemleri de Web’e erişimi ola mayanlarla birlikte uzakta veya seyahat eden çalı şanlar için varlığını devam ettirmeyi sürdürecektir. Bir başka potansiyel sorun ise gerekli araçlarla ilgili kısıtlı bilgiye sahip olma ihtimallerine karşılık Web uygulamalarının geliştirilmesi için sık sık Bilgi Tek nolojileri bölümlerine başvurulmasıdır. Web tabanlı İnsan Kaynakları uygulamaları konusunda uzmanlaşmış danışmanlarla çalışarak projenizin başarısı nı garanti altına almanız daha kolay olacaktır. Uz manlar size internetin mi yoksa intranetin mi daha iyi olacağı, uygulamanın şirket içerisinde mi yoksa dış kaynak aracılığıyla mı daha verimli olacağı ve hangi ara yüzün kullanılması gerektiği konularında yardımcı olacaklardır.
Web Üzerinde İnsan Kaynakları İle İlgili Gele cekte Neler Olacak?
Üç endüstri uzmanının konuyla ilgili tahminleri şu yöndedir:
•ERP çözümleri konusunda uzmanlaşmış bir firma olan CSC Pinnacle of Athens danışmanlık firması nın başkanı Alston Noah’a göre “İnsan Kaynakları uygulamalarında Web’in yer aldığı pazar patlamak üzere. Bu uygulamaları desteklemek için çağrı mer kezleri geliştikçe şirketler Web tabanlı teknoloji kullanmanın değerini anlamaya başladılar.”
• Hunter Group’tan Minneman ise şöyle demektedir: “Bu uygulamaların henüz çok fazla sayıda kullanılmadığını biliyoruz ama ilgi ortada ve Web ta banlı erişimi kolaylaştıracak araçlarda giderek daha kullanışlı hale geliyorlar. Bu yıl içerisinde ar tan denemeler ve pilot uygulamalar görmeyi bekli yoruz. 18 ile 24 ay içerisinde ise yeni ve eskiden ka lan uygulamalarda kullanıcı ara yüzü olarak tara yıcı temelli erişimin baskın olacağı kanatindeyim.”
• “ESS uygulamaları cazibesinin yanı sıra İnsan Kaynakları süreçlerinde iş akışı uygulamalarıyla yöneticiler ve müdürler için selfservis uygulamala rının entegrasyonu daha fazla ticari yarar sağla maktadır” diye açıklıyor Andersen Consulting’ten Frost. “Sanal İnsan Kaynakları uygulamaları küresel olarak işlev görmeye başladığı zaman doğru yer deki, doğru becerilerin, doğru zamanda kullanıldığı küresel bir iş gücü yaratma kapasitesinin arttığını birlikte göreceğiz.”
Eğer hala online İnsan Kaynaklarının Web dünyası na adım atmadıysanız, çoğunluk arasında yer alı yorsunuz demektir. Ama eğer geleceğe yönelik ha zırlık yapmak istiyorsanız, stratejinizi şimdiden belirlerseniz iyi olur. İnsan Kaynakları yöneticileri için artık workshoplara katılma ve doğru danışmanları bulma zamanı.
Hazırlayan: Esra EFEOĞLU
Kaynak: James F. LeTart
HR Magazine, June 1998
