İş hayatında ‘hayat kurtaran’ öneriler: Düzenli olmak ve zamanınızı doğru yönetebilmek için…

Çoğu insan gibi siz de muhtemelen yaşamınızın yakın geleceğine bakıyorsunuz. İstediğiniz yalnızca işlerinizi tamamlamak, eve gitmek ve hoşunuza giden şeyleri yapmak olabilir. Ancak daha uzak geleceğe bakmadıkça ve nereye gitmek istediğinizi bilmedikçe oraya ulaşma planı yapamazsınız. Muhtemelen her gün bir koşturmacanın içindesiniz. İşinize ulaşmak ya da biriken işlerinizi tamamlamak için acele edersiniz ve asla her şeyi yetiştirecek zamana sahip değilmişsiniz gibi gelir.

Gün içinde yapmak zorunda olduğunuz işlerin çokluğu bazen sizi bunaltır. Kendinizi başka insanların taleplerine tepki gösterirken bulursunuz. İşlerinizi istediğiniz gibi yönlendiremez, dışarıdan müdahaleler ve telefon görüşmeleriyle boğuşursunuz. Bu kendinizi stresli, yorgun ve sıkıntılı hissetmenize neden olur.

Bizden belli bir katılım bekleyen birçok şey söz konusu olduğu için yaşantımızı düzenlerken çoğumuz sorun yaşarız. İş yaşamı veya okul hayatı gibi tanımlı işlerden artakalan zamanlarda çok şey yapmayı ümit eder ve genelde hayal kırıklığına uğrarız.

İhtiyacımız olan veya yapmak istediğimiz şeyler için yeterli zaman asla olmaz. Bu durum hayatımızda strese ve kaosa yol açar.

İş ve ev yaşantılarımız zedelenir, zamanın avucumuzdan kayıp gittiğini hissederiz. Bu sıkıntının çaresi zaman yönetimidir. Yani neyi ne zaman yapmak istediğinize karar vermekse zamana hakim olmanın ilk adımı. Katı bir yaşam tarzından uzak durarak önemsediğiniz konularla ilgilenme özgürlüğü kazanacaksınız..

Zaman yönetimi sayesinde neyi ne zaman yapacağınızı belirleyebilecek ve daha üretken biri haline geleceksiniz. Dinlenmek, eğlenmek ve yaşamın sunduğu güzellikleri tatmak için daha fazla vaktiniz olacak. Zaman yönetimi vaktinizi nasıl geçirdiğinizi kaydetmeyi, izlemeyi ve iyileştirmeyi içerir. Vaktinizi nasıl geçirdiğinizi anladığınızda onu nasıl daha iyi kullanabileceğinize dair akıllıca kararlar alabilirsiniz.

Ancak ne kadar iyi planlama yaparsanız yapın, zamanı boşa harcayan etkinliklerden uzaklaşmadıkça bu konuda başarılı olamazsınız. Gereksiz ve verimsiz etkinliklere bir son vererek evde ve işyerinde önceliklerinize daha fazla vakit
ayırabilirsiniz.

Zamanınızı etkin bir şekilde düzenlemek daha başarılı olmanızı sağlar. İşe vaktinizi nerede ve nasıl boşa harcadığınızı bularak başlayın. Ardından, işyeri ve evde geçirdiğiniz süreyi gözden geçirin. Masanızı ve dosyalarınızı boşaltın, gerek siz olanları atın, belgeleri düzenleyin. Ofisinizi düzenlemek için rafları ve saklama kutularını kullanın.

Şimdi yaşamınızın her alanında en önemli amaçlarınızın ne olduğunu saptayın. Fikirlerinizi düzene sokmak için liste yapın, örümcek diyagramları kullanın. İşte ve özel yaşamda nereye ulaşmak istediğinizi belirlediğinizde amaçlarınızı birkaç hedefe indirgeyin ve ardından daha küçük adımlara bölün. Günlüğünüze veya ajandanıza bu adımları yazın. En önemli amaçlarınıza yoğunlaşın ve her gün hedeflerinizin her birine doğru bir adım attığınızdan emin olun. İhtiyaç duyduğunuz şey hayatınızı düzene sokmak. Telefonu etkin bir şekilde kullanın ve önemli konuşmalarda not alın. Telefon görüşmelerini mümkün olduğunca aktarın.

• Bilgisayardaki dosyalarınızı düzene sokun ve e-postalarınıza günde yalnızca iki kez bakın. Alfabetik bir dosyalama sistemi oluşturun ve dosyalarınıza kullanımı kolay isimler verin. Veri saklama sistemlerinizi de alfabetik sıraya koyun.

• Toplantılara özetleri okuyarak önceden hazırlanın. Eğer toplantıya siz başkanlık yapıyorsanız başlangıç ve bitişin tam zamanında olmasına özen gösterin.

• Günlük yaşamın büyük bir kısmı kısa bekleme dönemleri veya daha uzun süreli işler arasındaki ara boşluklarla geçer. Bu boşlukları kısa süreli işleri yaparak değerlendirin.

• Büyük bir zaman yönetimi aracı olarak hayır demeyi öğrenin. Öncesinde herhangi bir nazik mazeret sunmaksızın hayır sözcüğünü kullanın. Israrlı davrananlar için bir mazeret öne sürün ve reddinizi farklı şekillerde tekrarlayın.

• İşyerinde vaktinizi artırmak için görev devredin ve personelinize yetki verin. Beklentilerinizi açıkça ifade ederek personelinizi işe hazırlayın.

• Konferanslara önceden ilgili belgeleri okuyarak hazırlanın ve ayrıntılı notlar alın. Toplantı kayıtlarını mümkün olduğunca hızlı tutun.

• Şirketiniz zaman yönetimi konusunda ekstra eğitim imkânı sağlıyorsa bunu kullanın. Ayrıca kişisel gelişim ve zaman yönetimi ile ilgili kitaplar okuyarak, CD’ler dinleyerek veya kişisel zaman yönetimi eğitmenlerine kulak vererek bu konuda uzmanlaşın.