0
Bilgi Çalışanlarının Yönetilmesi ve Değerlendirilmesi
Bilgi çalışanın işi ve kendisi ile ilgili fark yaratan özellikleri ana hatlarıyla şöyle özetlenebilir:
• Bilgi çalışanları genellikle tekrarlanmayan özgün görevler yerine getirirler, amaç ve yön değişiklikleri ile çok sık karşılaşırlar. Örnek alabilecekleri bir deneyim daha önce yaşanmamıştır. Benzer bir durumun tekrarlanması olasılığı da son derece düşüktür. İşlerin gelişmesini ve geleceğini tahmin etme konusunda da güvenilir bir yöntem bulunmamaktadır.
• Bilgi çalışanları, bireysel çalışma yöntemlerini karşılaştıkları değişen iş görevlerine uyarlama konusunda büyük bir özgürlüğe ve karar yetkisine sahip bulunmaktadırlar.
• Bilgi çalışanlarının ortaya koyduğu ürünleri sayısal olarak ölçmek çok güçtür.
• Bilgi çalışanlarının “üretim hızı”, zeka, yaratıcılık ve çevresel faktörler arasındaki karmaşık etkileşime bağlıdır.
• Diğer çalışanların işlerini yapmaları ile performans geribildirimlerini almaları arasında göreceli olarak kısa bir süre geçmektedir. Oysa, bilgi çalışanlarının bir tasarımı ya da fikri ortaya koyması ile bunun uygulanması arasında bazen aylar, hatta yıllar geçmektedir.
• Süreçlerinin dikkatli tasarımı ile diğer çalışanların işlerinin etkinliği belirlenebilir. Ancak, tekrarlanmayan işler yapan bir bilgi çalışanının etkinliğini kendisi belirler. Bilgi çalışanının bir işi ne kadar iyi yaptığı, genellikle, yeni bilgileri ve teknolojileri ne kadar beceriyle kullandığına bağlı olarak değişir.
• Bilgi çalışanları, işlerinin etkinliği ile çok sayıda insanı ve birimi doğrudan etkilerler.
• Bilgi çalışanlarının ürettiklerini sayısallaştırmak zor olduğu için performanslarını bilinen yöntemlerle ölçmek ve değerlendirmek de çok zor olur.
Bilgi Takımlarını Yönetirken
Bilgi çalışanlarının bireysel olarak iş yaptıkları durumlar çok enderdir. Gerçekte, birçok bilgi çalışanının başkalarıyla çalıştıklarında daha yüksek performans sergiledikleri görülmektedir. Bu birliktelik, organizasyon içindeki iş arkadaşlarıyla yoğun etkileşimden tedarikçi, müşteri ve danışman gibi dış kaynaklarla işbirlikçi ilişkilere kadar uzanmaktadır. Bilgi çalışanları takım oluşturduklarında bireysel özelliklerinin yanısıra bazı grup özellikleri de gösterirler:
• Bilgi çalışanlarının çoğunluğu, grup ortamlarına kolaylıkla uyum sağlar ve grup içinde iyi çalışırlar. Eğitim ve farkındalık düzeylerinin yüksek olması ve verilen görevleri yerine getirebilmeleri için başkalarıyla işbirliği yapma ihtiyaçlarının yoğunluğu, takım çalışmasının gerektirdiği yeteneklerin de yüksek olmasını sağlar.
• Daha iyi eğitim almış olmaları ve sorun çözme becerilerini geliştirme fırsatlarıyla daha fazla karşılaşmış bulunmaları, bilgi çalışanlarının çoğunun diğer çalışanlardan daha yaratıcı olmasını sağlamaktadır. Bu da üretken grup çalışmalarını kolaylaştırır.
• Bulundukları ortamların çoğunda, bilgi işlemden, mühendisliğe, tasarımdan stratejik planlamaya bilgi çalışanları sorunları çözme yeteneklerine göre değerlendirilirler. Ek olarak, aldıkları biçimsel ve biçimsel olmayan eğitimler de genellikle sorunları belirlemeye ve çözmeye yönelik eğitimlerdir. Bu nedenle, bilgi çalışanlarının grup sorun çözme aktivitelerine başarılı bir şekilde katkıda bulunmaları olasılığı yüksektir.
• Bilgi çalışanlarının oluşturduğu gruplar, yüksek motivasyon, heves ve heyecan içinde çalışırlar. Bu nedenle, kendi kendini motive etme ve grup amaçlarına katkıda bulunma fırsatlarını destekleyen grup ortamları bilgi çalışanları tarafından daha fazla benimsenir.
• Bilgi çalışanlarının çoğunluğu, görevlerinde etkili olabilmek için çalışacakları ortamları ve çalışma yöntemlerini seçme konusunda bir dereceye kadar özgür olma ihtiyacını duyarlar. Bu özgürlüğü, bireysel olarak değil grup olarak daha kolay sağlayabilirler.
Bilgi Yönetiminde Etkinlik
Ve Verimliliğin Artırılması
Bilgi yönetiminde önemli bir sorun, bilgi profesyonellerinin çalışmaya özendirilmesi ve genel anlamda bilgi yoğun organizasyonun etkinlik ve verimliliğinin artırılmasıdır.
Bilgi çalışmalarının temel amacı yenilik ve dönüşüm fikirlerinin doğuşunu ve geliştirilmesini hızlandıracak bir ortam yaratmaktır. Bunun için öncelikle bilgi yaratma ve geliştirme için gerekli kaynaklar olabildiğince bir araya getirilir. Bilgi profesyonellerine en iyi araç ve gereçler, maddi koşullar ve en iyi ortam sağlanmaya çalışılır. Daha sonra farklı düşünce ve davranışlara sahip çalışanlar arasında bir uyum ve işbirliği sağlanır. Son olarak organizasyon açısından en yararlı olabilecek bilgi ve yenilik türleri konusunda yol gösterilmeye çalışılır.
Bu aşamalardan ilkinin gerçekleştirilmesi oldukça kolay olabilir. Ancak diğer iki aşamada işin ve bilgi profesyonellerinin nitelikleri nedeniyle önemli güçlüklerle karşılaşılır, yenilik ve yaratıcılık için en uygun ortamın sağlanması gerçek bir yönetim mücadelesini gerektirir.
Bilgiyi ve yeniliği yukardan yönetme eğiliminin yaygın olduğu geleneksel endüstri işletmeleri bilgi çalışmaları için son derece elverişsiz ortamlardır. Bilgi geliştirme ve yenilik için en uygun olabilecek ortama bir zarar vermeden çalışanları yönetme ve faaliyetleri düzenleştirme, bilgi yöneticilerinin önemli bir sorunudur.
Başarılı bir bilgi yönetimi, bilgi profesyonellerini birlikte çalışmaya özendirerek, tek tek çalışan düşünsel güçlerin elde edebileceklerinin daha fazlasını ve daha iyisini bir arada uyum içinde elde etme girişimidir. Hemen her koşul altında güç bir görev olan bilgi yönetimi özellikle kar amaçlı bir endüstriyel işletmede çok daha güçtür. Bilgi yönetimi, bir bakıma planlaması ve örgütlemesi olanaksız bir çalışma türünü planlama ve örgütleme girişimi olarak görülebilir.
Bir bilgi organizasyonunun etkinlik ve verimliliği ile ilgili olarak aşağıdaki faktörlerin önemi üzerinde ısrarla durulmaktadır:
• Organizasyonun genel amaçları ve yenilik / dönüşüm programları göz önünde tutularak kabul edilebilir sınırlar içinde bilgi profesyonellerine kendi çalışmalarını planlayabilme, kendi araştırma konularını seçme ve değiştirebilme olanağı verilmelidir.
• Organizasyonun liderleri ve bilgi yöneticileri bilgi profesyonellerinin bilimsel yetenek ve meslek... statülerine değer vermeli ve bunu onların çalışmalarını etkileyecek işletme strateji ve planları konusunda görüş ve önerilerini alarak kanıtlamalıdır.
• Yeni fikir ve öneriler ilgi ve anlayışla karşılanmalıdır. Eldeki yenilik / dönüşüm programları ve sorunları ile ilgili olmayan önerilere de değer verilmeli, bilgi çalışanlarının heyecanı kırılmamalıdır.
• Bilgi profesyonelleri, genellikle çevreye uyum sağlamakta güçlük çeken, belirli kurallar içinde kalmaktan hoşlanmayan kişilerdir. Sonuçta ortaya çıkacak karışıklık, kabul edilebilir sınırlar içinde kaldığı sürece bu tür tutum ve davranışlar hoşgörü ile karşılanmalıdır.
Bilgi profesyonellerinin verimlilik ve etkinliğini yükselten en önemli faktör, kendilerine çalışmalarında olabildiğince yüksek özgürlüğün sağlanmasıdır. Kar amaçlı bir işletmede çalışan bilgi profesyonelleri, sınırlamalarına katlanmaksızın, özgür bir ortam içinde organizasyonun olanaklarından yararlanmak isteyeceklerdir. Diğer taraftan, şirketler de önemli kaynaklar ayırdıkları bilgi çalışanlarından belirli sonuçlar beklemekte ve dolayısıyla onları yöneltme, düzenleştirme ve denetleme gereğini duymaktadırlar.
Bilgi yönetiminde, gerçekte, özgürlük ve yöneltme bir arada olabilir ve ayrıca bu önemli yararlar da sağlayabilir. Bilgi profesyonelleri, temelde, çalışmalarının diğer kişilerce biçimlendirilmesine karşı değillerdir. Ancak karar alma sürecinde kendilerinin katkılarının bulunmasını isterler. Bunu sağlamak için en uygun yöntem, bilgi profesyonellerinin kritik konularda kritik kişilerle belirli aralıklarla toplantılar yapması olabilir. Bu, bir yandan bilgi profesyonellerine özgürlük, diğer yandan yöneticilere yöneltme ve düzenleştirme olanağı verecektir.
Bilgi yönetiminde “Bir bilgi çalışanından ne kadar az istenirse o kadar üretken olur” gibi bir yanılgıya düşülmemesi gerekir. Bir bilgi çalışanının özgürlüğünü kullanmasına olanak sağlanmalı, ancak kendisinden açıkça belirlenmiş amaçlar çerçevesinde sıkı bir çalışma ve anlamlı sonuçlar beklendiği, tüm organizasyon ve takım üyeleri tarafından bilinmelidir.
Özgürlük dışında bilgi çalışanlarını motive eden temel özendiricilerin neler olduğu konusu bilgi yöneticilerinin önemli bir sorunudur. Bu sorunun çözümü, etkin ve verimli bir ortamı geliştirmenin ve korumanın ipuçlarını bilgi yöneticisine sağlayacaktır. Başarılı bilgi çalışanlarını nelerin özendirdiğini bilen bir yönetici, bunları “gösterge” olarak kullanarak etkin bir değerlendirme ve ödüllendirme sistemi kurabilir. Böylece, onların yeteneklerini kullanma ve organizasyona katkı yapma arzularını geliştirebilir.
Bilgi Çalışanlarının
Performanslarını Değerlendirme
Endüstriyel organizasyonlarda çalışanların performanslarını ölçmek ve değerlendirmek oldukça kolaydır. Genellikle üretilen miktar sayılır ve çalışanın önceki üretimleriyle kıyaslanır. Bu kıyaslama, başka organizasyonlarla da Benchmarking yoluyla yapılabilir. Ancak, bilgiye dayalı organizasyonlarda bu yöntemi kullanma olanağı bulunmamaktadır.
şirketlerde ürün odaklı olmaktan enformasyon / bilgi odaklı olmaya doğru bir dönüşüm yaşanırken çalışanların performanslarını ölçmek ve değerlendirmek yalnızca daha güç olmakla kalmayıp aynı zamanda çok daha önemli olmaya başlamaktadır. Çalışanların ortaya koyduğu değerler içinde soyut olanların payı artmakta ve bunların şirketin nihai başarısındaki rolü ve önemi yükselmektedir. Bu nedenle, bilgi çalışanlarının performanslarını değerlendirmek giderek kritik bir önem kazanmaktadır. Bilinen performans değerlendirme yöntemlerinin yetersiz kaldığı bu özel durum için bazı yaklaşımlar ve yöntem önerileri geliştirilebilir:
• Bilgi çalışanlarının çeşitli şekillerde ortaya koyduğu (örneğin veritabanları sistemlerine girdiği) ya da kullanarak gösterdiği yeni fikirleri kaydedin ve sayın. Organizasyondaki yeni fikirlerin kaynağını belirleyin. Elektronik bilgi depolarına bırakılan bilgilerin kimlerden geldiğini araştırın. Kimin hangi konuda çalıştığını ve neler üzerinde düşündüğünü izleyin. İşini yaparken kimin hangi fikri kimden aldığını saptayın. Böylece, organizasyonun bir bilgi haritasını çıkarmış olursunuz. Kimin hangi konuda uzman olduğunu, örneğin yüksek bir zirve ya da derin bir deniz oluşturduğunu, bereketli toprakların, ormanların, çöllerin veya bataklıkların nerede bulunduğunu görme şansını bulursunuz.
• Bilgi çalışanlarının performanslarını değerlendirirken yalnızca sağladıkları açık ve doğrudan getiriler üzerine odaklanmak doğru ve adil olmaya caktır. şirkete saygınlık kazandıran, uzun dönemli olarak değerini artıran, sektöründe liderlik konumuna ulaşmasına yardım eden ya da nitelikli çalışanlar için organizasyonu daha çekici kılan tüm çabalar değerlendirilmelidir. Bütün bunlar, bilgi çalışanının performansının ölçülmesinde dikkate alınmalıdır.
• Bilgi çalışanlarının performanslarını değerlendirirken asla gözardı edilmeyecek bir yaklaşım performansları hakkında ne düşündüklerini çalışanların kendilerine sormaktır. Belirli standartları olmayan özgün iş görevlerinde çalışanların işlerini ne düzeyde başardıklarını onlardan daha iyi ölçebilecek kişi yoktur. Bu nedenle, bilgi çalışanlarının organizasyona katkılarını değerlendirirken bir takım varsayımlarla hareket etmek yerine kendi değerleri hakkında ne düşündüklerini sorun, işlerini ve katkılarını nasıl değerlendiklerini öğrenin.
• Özel işler için özel ölçüler geliştirin. Bilgi işleri birbirinden çok farklı nitelikleri olan alanlarda gerçekleşir. Her duruma uyan ölçüler ya da metrik sistemler bulmak çok zordur. Bir durumda çalışanın ne kadar çok sayfa sistem dokümanı yazdığı, bir başkasında ne kadar çok ilişki geliştirdiği ya da yeni fikir ürettiği önemli olmaktadır. Bu nedenle, yönetici değerlemesi veya 360 derece geribildirim gibi bilinen yöntemlerden birini seçmek ve uygulamak yerine her özel duruma ve çalışana göre özel ölçüler tasarlamak daha doğru olacaktır.
• Çalışanları daha doğru değerlendirebilmek için onların bireysel performanslarını geri plandan da olsa etkileyen kurum kültürünü inceleyin ve anlayın. Bu konu özellikle bilgi çalışanları için çok geçerlidir. Çünkü onların motivasyonu, başarı, takdir ve tanınma ve sürekli öğrenme fırsatları gibi parasal olmayan özendiricilere daha çok bağlıdır. Performans değerlendirmede bilgi çalışanının öğrenme isteği ve yeteneğini dikkate almak ve ödüllendirmek çok önemlidir.
Prof. Dr. İsmet Barutçugil
RCBA & DOOR Danışmanlık ve Eğitim
Kaynaklar:
Barutcugil, İ., Performans Yönetimi,
Kariyer Yayınları, Nisan 2002
Gregerman, Ira B., Knowledge Worker Productivity, AMA Management Briefing, 1981.
Hoffman, C. Von., “Ofmetrics and Moonbeams: Five Keys to Evaluating the Performance of Knowledge
Workers”, Harvard Business Review, Febr. 1998
