0
Verimlilik ve Motivasyonu Arttırmanın Yeni bir Yolu Var: Outsourcing
Peter F. Drucker 1993 yılında yayımlanan “Kapitalist Ötesi Toplum” adlı kitabında, bilgi ve hizmet işçilerinin verimliliği için, performansa katkısı olmayan tüm faaliyetlerin devre dışı bırakılması gerektiğinden, belki de bunun bilgi ve hizmet işlerinde verimliliği arttırmada atılan en büyük adım olabileceğinden söz etmektedir.
Drucker’ın gözlemlerine göre; hastanelerde hemşirelerin asıl görevlerinin hasta bakımı olmasına karşın, zamanlarının en az üçte ikisi veya daha fazlasını form doldurarak, bilgisayar girişi yaparak veya ilaç ve hasta kayıtlarıyla uğraşarak geçirmektedirler. Oysa yapılan araştırmalarda, bir hastanedeki tüm bürokratik işlemler biraraya toplanıp, ilgi görevler sadece bu işlemlere uğraşacak bir memura verildiğinde; hemşirelerin verimliliğinin iki katına çıktığı, iş tatminlerinin ve motivasyonlarının da aynı oranda arttığı saptanmıştır. Hemşireler, asli görevlerini yapmak için daha çok vakti bulmuş ve hasta bakım süreleri ile hastalara gösterdikleri ilgi ve ihtimam da aynı oranda artmıştır.
Hastanedeki değer sistemi, doktor ve hemşirelerin değer sistemidir. Onlar hasta bakımına ilgi duyarlar, bu nedenle hiçbiri bakım, destek ve büro işlerine ilgi göstermezler. Oysa hastane maliyetlerinin yarısına bu işler oluşturmaktadır. Üstelik bu tür destek faaliyetlerinde çalışan hiç kimse hastanedeki üst düzey mevkilere terfi etmez. Böyle bir yerde, paspasçılık ya da hasta yataklarını toplamakla işe başlayan biri, büyük olasılıkla onbeş yıl sonra yine paspas yapıp yatak topluyor olacaktır.
Tüm bunlar sadece hemşireler için değil, mühendisler, satış elemanları, üretim veya hizmet endüstrisinin herhangi bir prosesinde görev alan uzman veya ekip üyeleri için de geçerlidir.
Yanınızda çalışanlara her zaman; “Bu iş senin esas işin için gerekli mi? Senin performansına katkısı oluyor mu? İşini yapmana yardımcı oluyor mu?” diye sorun. Eğer cevabı “Hayır” ise yapılan iş, “iş” olmaktan çok “yük” halinbe gelmiş demektir. Bu uygulamalar ya kendi yapılarına uygun bir reorganizasyon prosesine ihtiyaç duymakta ya da bu hizmet ve üretim işlerinin bir çok durumda şirket dışındaki taşeronlara kaydırılması gerekmektedir. Kurumun büyüklüğünden bağımsız olarak tüm şirketlerin yoğun ilgi gösterdiği bir yönetim anlayışı olan “OUTSOURCING” esnek davranma ihtiyacı içinde olan, zamanı ve kadroları kısıtlama zorunluluğu olan ve rekabet edebilecekleri alanlarda uzmanlaşan firmalar tarafından tercih edimektedir. Giderek daha fazla şirket güvenlik elemanlarından satıcılara, catering hizmetlerinden üretimden sorumlu uzmanlara kadar her hizmeti kiralamayı veya ürünün belli kısımlarını uzman firmalara yaptırmayı tercih etmektedir. Dışarıya verilen işlerin maliyetlerinin, toplam maliyetler içindeki payı üçte birden fazla olan Japonya’da “Outsourcing” uygulamaları sonucunda maliyetlerde %20’lik bir azalma olduğu hesaplanmıştır. Yine ABD Outsourcing Institute’un Başkanı Frank Casale, 1996 yılında Amerikan şirketlerinin “Capital Outsourcing” e 100 milyar dolar harcadıklarını söylemektedir.
Frank Casale’e göre bu yatırımlart sonucunda maliyetlerde yüzde 10-15 düzeyinde bir düşüş gerçekleşecektir.
Outsourcing Hizmetleri
Sadece destek hizmetleri ile sınırlı kalmayan outsourcing hizmetleri otomotiv, tekstil, elektrik-elektronik, imalat sektörlerinde de oldukça yaygın biçimde kullanılmaktadır. Bu hizmetleri şöyle sıralayabiliriz:
• Destek hizmetleri: Temizlik, kurye, yemek servisi, personel taşıma, personel bordrolama, nakliye ve yükleme-boşaltma işlemleri, ofis hizmetleri, bilgisayar vs. bakımı,
• Hizmet sektörü: Halkla ilişkiler, insan kaynakları danışmanlığı, saha araştırma şirketleri, vergi danışmanlığı, tercüme ve hukuk büroları
• Metal endüstrisi: Saç kesme ve bükme, kalibrasyon, kaba torna
• Endüstrinin diğer dalları: Kimyasal analizler, plastik enjeksiyon, boya, kablo formalama, trafo kurma
• Tekstil sektörü: Desen ve tasarım faaliyetleri, iplik, dokuma, nakış. Avrupa’daki hukuk firmaları, kendi hukuk kütüphanelerinden bekledikleri işleri, bir modem aracılığı ile bilgisayar veri tabanı firmalarından sağlamaktadır. (ABD on yıldan beri bu sistemi kullanmaktadır.)
Yine ABD’de sadece şikayet telefonlarına yanıt vermek için kurulan şirketler bulunmaktadır.
Türkiye’de de artık eleman seçimi işlemleri firmaların insan kaynakları departmanları tarafından değil, bu konuda uzmanlaşmış yönetim danışmanlığı veya recruitment firmaları tarafından yapılmaktadır.
Outsourcing Hizmetlerinin Faydaları
Hizmet veya üretim sektöründe bu firmaların gün geçtikçe daha aktif ve etkin bir hale gelmesini: bu firmaların sağladığı Katma Değere ve aşağıda sıralanan diğer faydalara bağlayabilirsiniz:
• Personelin motivasyonu yükselmekte, kadroyu genişletmenin yaratacağı maddi ve manevi sorunlar ortadan kalkmakta,
• Bu işlerin veya bu işlerin veya bu işleri yapan kişilerin zamanlarının planlanması, organizasyonu, sorunların çözümü için harcanan emek, para ve zaman azalmakta,
• Makina ve ekipman parkının gereksiz büyümesi engellenmekte,
• Yönetim, hizmet veya mal üretimini organize etmek gibi büyük bir maliyet ortadan kalkmakta,
• Firma içinde esneklik yaratmakta, üretimin yalınlaşması ve uzmanlaşma sağlanmakta,
• Ana firmaya ek yük veya maliyet getiren herhangi bir ürün veya hizmet, destek firması için, yatırım yapmaya ve geliştirmeye değer olabildiğinden yeni rekabet alanları ve uzmanlıklar ortaya çıkmakta,
• Yapılan işin kalitesi artmakta, fiyatı daha ekonomik hale gelmektedir.Destek hizmetlerini dış kaynaklardan sağlamayı gerekli kılan yalnızca ekonomik nedenler değildir. A.B.D.’de ulusal hastane zincirinin bakım işlerini üstlenen bir firma buralarda verimliliğin son onbeş yıldır üç katına çıkmış olduğunu kanıtlamıştır. Verimliliğe ek olarak taşeron şirketlerde bu tür işleri yapanlar için-mesleğe paspasçı olarak başlasa da- yükselme fırsatları olduğu görülmüştür. Yöneticileri, onların yaptıkları bu işi ciddiye almakta, bu nedenle, işi ve aletleri yeniden tasarımlamak için zaman ve para ayırmaya isteklidirler. Böylece bu işleri yapan kişilere yeni fırsatlar doğmakta, gelir ve yükselme olanakları ortaya çıkmaktadır. Tüm bu nedenlerden ötürü, birkaç yıl gibi çok kısa bir dönemde ülkemizde de bu tür işlerin bağımsız kuruluşlara verileceğini, kuruluşların bu işleri alabilmek için birbirleriyle rekabet edeceğini, kendi işlerini daha verimli kılma yoluyla sağladıkları etkinliğe karşılık para alacaklarını hep birlikte yaşayarak göreceğiz.
İhsan AYKUT / Denge Yönetim Danışmanlık
Kaynak: Gülşen Demirel, İş Dünyası “Outsourcing” Devrimi Capital Dergisi, Ocak 1996 / Peter F. Drucker, Kapitalist Ötesi Toplum, Inkılap Kitapevi, 1993
