0
Telefonda İletişim Sanatına Ne Kadar Yatkınsınız?
İletişim, zaman zaman kişiler arasında tartışmaya açık bir konu olmaktadır. Etkili iletişimi sağlamak için karşımızdaki kişiyle kurduğumuz dialoglar kimi zaman monologa dönüşmektedir. Bu, iletişimin bir yerde aksamasından kaynaklanmaktadır. Ama neresinde? İletişim nerelerde aksayabilmektedir? Her iletişim altı aşama içermektedir:
1. Sizin ne söylemek istediğiniz,
2. Sizin aslında ne söylüyor olduğunuz,
3. Karşınızdaki kişinin kendisine söylendiğinizi sandığı şey,
4. Buna karşılık olarak size söylemek istediği şey,
5. Buna karşılık olarak size gerçekte ne söylüyor olduğu şey,
6. Ve sizin karşısındakinin söylediğini zannettiğiniz şey...
İşte aksama bu aşamalardan herhangi birinde ortaya çıkabilir. Herhangi birinin yanlış anlaşılması iletişimde sorun yaratmaktadır. Özellikle de telefon görüşmelerinde bu tür aksamalara sıkça rastlanmaktadır. Bu aksamaları minimuma indirmek için öncelikle iletişime açık olmak gerekmektedir. Kişilerin fikirlerini değerlendirirken hem olumlu hem de olumsuz noktalar üzerinde yoğunlaşarak, sorunları kişiselleştirmeden, birşeyi yapmalarını istediğimizde nedenleri de belirtilmelidir.
Telefon görüşmelerinde tonlama ve telaffuz kadar üslub da önemli bir yer tutar. Örneğin; telefonu yanıtlarken “günaydın”, “iyi günler” ve “iyi akşamlar” selamlama ifadelerini kullanarak nazik bir ifade ile yaklaşmak yerine ilk açışta sadece “alo”, “buyrun” veya “bekleyin” ifadelerini kullanmak karşınızdakine daha konuşma başlamadan olumsuz bir izlenim bırakmanıza sebep olmaktadır. Telefonda iletişim sanatının bazı incelikleri vardır. Telefonu yanıtlarken, karşınızdakini bekletirken, açıklama yaparken;
• Gülümseyin : Gülümsediğiniz telefonda görülmez ama hissedilebilir.
• Doğal ve yardıma hazır olun : Algının kolaylaşmasına yardımcı olur.
• Karşınızdaki sesini yükseltse bile siz kontrolünüzü kaybetmeyin : Kızgın bir kişi nazik olması gerektiğini göz ardı edebilir ama bu durumda çözüm üretmek telefonu açan kişinin sorumluluğundadır.
• Soru sorun : Gerektiğinde soru sormaktan çekinmeyin. Sizinle ilgili değilse, hemen ilgili kişiye aktarın.
• Telefonda bekletmek durumunda kaldığınızda mümkünse arayana ne kadar bekleyeceğini söyleyin ve avizeyi elinizle kapamak yerine mutlaka bekletme tuşuna basın.
• Karşınızdaki kişinin sözünü bitirmesini bekleyin ve sözünü kesmeyin.
• “Nasıl yardımcı olabilirim?”, “Sizi biraz bekletebilir miyim?”, “Anlıyorum” gibi yapıcı kelimeler kullanmaya özen gösterin.
Karşınızdakilerle aksamayan, açık ve etkin iletişim kurmanız dileğiyle...:)
Hazırlayan : Gülçin Birben
Kaynak : www.monster.com
