0
Sanal Ofis Bir Çözüm mü?
Geçen yazımda belirttiğim gibi çalışanları ofis alanı ve zaman sınırlamalarından kurtarmak için bilgi ve iletişim teknolojisinin getirdiklerinden akılcı bir şekilde yararlanarak ofisten uzak çalışma biçimleri yaratmaya çalışmak artık “deneme” devresini çoktan aşmış; organizasyonların cirosunu, verimliliğini ve müşterilerinin ihtiyaçlarını karşılayabilme yeteneğini artırabilecek kendini kanıtlamış gerçekçi bir stratejiye dönüşmüş bulunmaktadır. “Çalışanı İşyerine Götürme” artık yerini “İşi Çalışana Götürme” stratejisine bırakmaktadır.
Sanal Ofis kavramı artık gelecek için bir fantazi olmaktan çıkmış, şimdi aralarında dünya devi olan yüzlerce şirkette artık kaçınılmaz bir gerçek olarak kendisini göstermektedir. Ne kadar gerçek? Telecommute America tarafından yapılan bir araştırma Fortune 1000 şirketlerinin yüzde 70’inin, yarısı son iki yıl içinde başlatılmış “telecommuting” yani sanal ofis programlarının bulunduğunu göstermektedir. Başlatılan sanal ofis çalışma programlarının artan bir hızla geliştirilerek büyüyeceği bu şirketler tarafından öngörülmekte olup, sanal ofis programını halen başlatmamış şirketler de bu stratejiyi benimsediklerini ve gelecek üç yıl içinde uygulamaya geçmeyi planladıklarını belirtmişlerdir. Bir bilgi teknolojisi araştırma ve danışmanlık firması olan Gartner Group’un 2000 yılına dek Amerika’da 30 milyon sanal ofis çalışanı olacağı tahmini oldukça gerçekçi bulunmaktadır. Bugün, aralarında IBM, AT & T ve Price Waterhouse’un da bulunduğu çokuluslu şirketlerin satış elemanlarını müşteriye daha yakın olmaları için dört duvar arası ofislerden uzak “sanal” çalışmaya teşvik ettiği gözlenmektedir.
1994’te, IBM’in çalışanlarının büyük bir kısmını mobilize ettiğini, yani ofis dışı çalışmaya yönelttiğini basın büyük bir haber olarak duyurmuştu. IBM’de teknoloji artık çalışanların bir bakıma kendi kendilerini yönetmelerine izin veriyor. IBM’in sanal ofis çalışanları defter bilgisayarları ile ofis dışında ev, otel vb. herhangi bir yerden merkez ofislerindeki bilgisayara bağlanıp, elektronik posta mesajlarına ve iş programı gibi kendilerine işleri için gereken tüm bilgilere ulaşabiliyor; kullanılabilir taşınabilir yazıcı ve cep telefonlarıyla merkez ofise gitme ihtiyacı hissetmeden müşteri tekliflerini hazırlayıp, siparişlerin son durumlarını izleyebiliyorlar. Merkez ofiste çalışmak istedikleri zaman da yine merkezi bilgisayara bağlanıp bilgisayarın kendilerine boş bir masa rezerve etmesini, tüm mesaj ve çalışma dosyalarının otomatik olarak yönlendirilmesini sağlayabiliyorlar.
“IBM sanal ofis yaklaşımı ile işini bu şekilde yeniden yapılandırmada ‘bilgi otoyollarını’ kullanmaya devam edecek mi?” sorusunu IBM Halkla İlişkiler yöneticilerinden Chauncey Best şöyle cevaplıyor: “Sanal Ofis çalışma şekli bizim için çok iyi şekilde işliyor ve devam etmememiz için hiç bir neden de yok.” IBM’in 20 bin sanal ofis çalışanı ile yaptığı bir araştırmanın sonuçları hakkında IBM’in İnsan Kaynakları araştırma uzmanlarından Jeff Hill, “Gerçekten çok pozitif yorumlar aldık” açıklamasını yapıyor. Harvard Business Review’da yayımlanan bir çalışma IBM’in sanal ofis stratejisi ile ofis masraflarından 1,5 milyar US$ tasarruf sağladığını ortaya koymaktadır. Bu örnekler sanal ofis stratejisinin hem işveren hem de çalışan için “Kazan – Kazan” durumu yaratmaya olanak sağlayan bir yaklaşım olduğunu kanıtlamaktadır.
“Ne kadar gerçek?” sorusunu cevapladığımızı varsayıp, “Ne kadar pratik, her sektörde uygulanabilir mi, getiri ve götürüleri nedir?” sorularını cevaplamaya çalışıp, sanal ofis yaklaşımına daha çok kültürel ve insan boyutu ile bakmaya çalışalım.
Herşeyden önce sanal ofis çalışma şeklinin Bilgi ve İletişim Teknolojisi, Reklamcılık, Halkla İlişkiler, Pazarlama gibi bilgiye dayalı sektörlerde ağırlıklı olarak ve verimli bir şekilde kullanıldığını belirtmek doğru olacaktır. Robert Uhlig 26 Ekim 1996 tarihli Daily Telegraph’daki makalesinde zamanının %15’inden fazlasını çalışma arkadaşlarıyla harcamak zorunda olan kişi ve işler için evden çalışmanın uygun olduğunu belirtmektedir.
Amerika’da Telecommuting Advisory Council TCA’in başkanı olan Susan Sears’ın da belirttiği gibi, “Sanal Ofisler her kişi veya her iş için değildir” Bn. Sears TCA olarak yaptıkları araştırma çalışmalarında bilgi iletişim teknolojisi çalışanlarının, satış temsilcilerinin ve pazar araştırması analistlerinin sanal ofis çalışma tarzına uyum sağlayabilecek en iyi adaylar olduğunun ortaya çıktığını belirtmiştir. TCA’in çalışmaları bugünkü işgücünün %40’nın ofisten ofisten uzak sanal olarak çalışabileceği halde bu oranın %10’larda seyrettiğini göstermektedir. Bu da fırsat tanınsa işini işyerinden uzakta yapabilecek %30’luk bir potansiyel işgücü olduğu gerçeğinin altını çizmektedir.
The Institude for the Future’ın Ekim 1996’da TCA’in tahminlerini doğrular şekilde 2000 yılına dek Amerikan işgücünün %40’ının sanal ofis çalışanı olacağını öngörmüş olması biraz iyimser olmakla beraber artan trende dikkati çekmektedir.
Sanal ofislerin başarılı bir ivme ile artışı, hükümet ve organizasyonların bu yaklaşımı maliyetlerini azaltmaya ve çalışanlarına yaptıkları yatırımın geri dönüşünü artırmaya yardımcı bir strateji olarak benimsediklerini göstermektedir. Buna rağmen, sanal ofis yaklaşımının beklenilen hızla artmasını engelleyen bazı faktörler vardır. Araştırmalar ve deneyimler sanal ofislerin gelişimindeki en büyük problemin teknolojiden çok “insan faktörü” ve “kültürel” unsurlar üzerinde yoğunlaştığını gösteriyor. İşverenlerin en büyük kuşkusunun yönetimdeki kontrol eksikliği ve takım çalışması kavramının kaybolması olduğunu görüyoruz. Yöneticiler ise genellikle “Eğer elemanımı görmüyorsam çalıştığını nasıl anlayabilirim?” sendromu yaşamaktadırlar. Yapılan araştırmalar sanal ofis yaklaşımının çalışanların verimliliğini %15 ile %40 arasında artırdığını göstermektedir. Bu verilerin yanısıra çalışanların en büyük sıkıntısı ev veya dışarıdaki hayat ile çalışmaya ayırdığı zaman dengeleme zorluğuna yöneliktir.
Ayrıca sanal çalışanların şikayetlerinden biri de performanslarının iyi değerlendirilememesi ve terfiden mahrum bırakılma korkularıdır. Ayrıca, ofisteki çalışma arkadaşlarından ayrı kalmalarının getirdiği izolasyon duygusu ve iletişim eksikliği ve işveren tarafından “sahiplenmeme” kuşkusu da problem alanı olarak belirtilmektedir. TCA, eğitim ile tüm bu problemlerin aşılabileceğini ve yöneticilerin “gözleme dayalı yönetim” yerine “sonuca dayalı yönetim” tarzını benimseyip sanal ofis çalışanlarının verimli şekilde çalışmasını sağlayabileceğini belirtmektedir. Yönetim her seviyede işin dağıtımını sağlayan yeni modelleri değerlendirmelidir.
İş fonksiyonları çevrim – içi (online) ve çevrim – dışı (offline) işler olarak iki ana segmente ayrılmalıdır. Çevrim – içi işler sanal ofis yaklaşımı ile yapılabilecek işlerdir. Fonksiyon segmentasyonundan sonra dağıtık çalışma altyapısını destekleyecek sistemler geliştirilebilir ve uygulamaya geçilebilir. Birçok çalışanın işyerindeki masasını bırakıp, arabalarıyla işyerlerine gidip gelecekleri “otoyol” yerine bilgisayarları ile üzerinde turlayabilecekleri “bilgi otoyollarını” (information highway) tercih etmeleri yaratıcılıklarının, verimliliklerinin ve de müşteriye daha yakın olarak müşteri memnuniyetinin artmasını sağlamaktadır.
“Kendinize İŞ NEDİR?” diye sormalısınız” diyor Arthur Andersen Boston ortaklarından gelecek – bilimci Robert Elmore. Ve ekliyor: “İş, hammaddeleri ve makineleri kullanarak bir ürün üretmektir. Bu teorideki üç faktörden ikisi artık değişiyor. Hammaddeler yerini yeni yaratıcı ‘fikirlere’ ve makinalar da ‘bilgisayarlara’ bırakıyorlar. Fakat değişmeyen tek şey var: İNSAN...”
Sadık Baydere
