Performans stratejiyle ve sorumlulukla yönetilir!

 Üstün performans ve bütünsel sorumluluk, herkesin kendi performansından sorumlu tutulmasını da gerektirir. Hiç kimse; CEO, Yönetim Kurulu ya da çalışanlar olumsuz durumlar ve başarısızlıklar söz konusu olduğunda omuz silkme hakkına sahip değildir.

Üstün performansın zirvesine ulaşabilmek için tek bir strateji yeterli değildir, elbette etik olmayan stratejiler de söz konusu bile olamaz. Hangi stratejiler karışımının doğru olduğu, işin ve koşulların durumuna bağlı olsa da içeriye odaklanan iki stratejiye mutlaka dikkat etmek gerekir. Bunlardan biri; organizasyonu yetkilendirilmiş ve çapraz fonksiyonlu ekiplerle donatmaktır. Diğeri ise; bu ekiplerin kendi performanslarını işin parametreleri ışığında yönetmesine ilişkin yaklaşımdır.

Bu iki stratejinin potansiyeli, işin tüm çerçevesi içerisinde tamamen değerlendirilmelidir. Bunların yaygın uygulanma şekillerini tartışmaya başlamadan önce, altlarında yatan ilkeleri değerlendirmek uygun olacaktır. İş performansı; pek çok denklemle betimlenerek analiz edilebilir, ki bunların pek çoğu gerçekten karmaşıktır. Ancak bunların hepsi performansı harfiyen değil mecazen temsil eder; çünkü organizasyon da harfiyen performans gösteremez. Sadece insanoğlu (hayvanlar ve makineler) bunu yapabilir.

İnsanların performansına yönelik denklemler son derece basittir ve matematiğe dayanmaz.

İşin girdi kısmında, iki çok geniş faktörler dizisi yer alır. Bunlardan ilki; organizasyonun iç ve dış durumsal faktörlerini kapsar. Örneğin rakipler, dış faktördür. İyi ve kötü talih ise hem iç hem de dış faktör sayılır, çünkü bunlar her zaman organizasyonun kontrolü dışındadır. Diğer faktörler dizisi, organizasyonda performans gösteren kişilerin tüm kişisel faktörlerini kapsar. Buna bir örnek olarak verilebilecek olan “zeka” üstün performans için en önemlilerden biridir; değerler ve vizyon da hemen arkasından gelir.

Performansın tek belirleyicisi oldukları için bu iki faktörler dizisi, performansın kaldıraçlanması açısından en önemli kaynaklardır. Performans bu dizilerin sadece biri nedeniyle ortaya çıkmaz. İkisi her zaman etkileşim içindedir. Bu etkileşimin son derece farkında olan büyük bir ABD şirketinin yönetim kurulu; şirketin düşük performansından kendi yanlış yönetimini değil zayıflayan ekonomiyi sorumlu tutan bir CEO’nun görevine son vermişti.

Denklemin performansla ilgili yönünün iki çıktı dizisi vardır. Bunlardan ilki, tavırlardır. Her insan yaşamı boyunca çeşitli nedenlerden dolayı trilyonlarca tavır sergiler; bunlar “yeterli / yetersiz, güdülü /güdüsüz ve etik / etik olmayan” şeklinde üç kategoriye sokulabilir. Sonuçlar ise diğer diziyi oluşturur. Bunların kimisi, tavırların ve bunlarla ilgili durumların hızlı sonuçlarıdır. Hızlı sonuçlar; kasten ya da kasti olmayan bir biçimde sonraki sonuçlar zincirini de tetikleyebilir.

Kişilerin, davranışları ve bunların sonuçları ile ilgili az da olsa sorumluluğu bulunmasaydı hem ticaret hem de toplum yaşamı parçalanabilirdi.

Sorumluluğun olumsuz anlamı üstün olsa da, performans hak edildiğinde verilen ödüller konusunda olumlu bir yanı da vardır. İş dünyasında, beylik sorumluluklar sonuçların alınabilmesi için hayati önem taşısa da bunlar üstün performans için kesinlikle yeterli değildir. Bunun için, davranışsal sorumluluklara da ihtiyaç vardır. Daha önce söz ettiğimiz üç kategori içerisinde hangi olumlu ve olumsuz tavırların önemli olduğunun belirlenmesi gerekir. Olumlu başarısızlıkların söz konusu olduğu durumları ele alalım. Bu durum; durumların en kötüsü, davranışların en iyisini istenilen sonuçların bozulması için alt ettiğinde meydana gelir. Organizasyonlar bir sonraki benzer durumda bu tür tavırların engellenebilmesi için başarısızlığı olumluya çevirmek amacıyla büyük bir çaba içine girer.

İşgücünün yetkilendirilmesi konusunda pek çok şey yazılmış, pek çok şey söylenmiştir. Bu ilkenin uygulanması konusunda sekiz zorunluluk vardır ve bunu uygulamayan şirketlerin üstün performansı unutması gerekir. Bu sekiz sorumluluk; “biyolojik, psikolojik, tıbbi, felsefi, etik, ekonomik, dilbilimsel ve fiziksel” olarak sıralanabilir. Bunların son ikisinin açıklanması gerekir. Dilbilimsel zorunluluk bize, “iğneli” kelimelerden uzak durmamızı anımsatır. (Örneğin, “ast” kelimesi çoğunlukla “daha alt seviyede uşak ruhlu olmak” gibi anlaşılabilir) Fiziksel zorunluluk ise; yönetim tarafından işgücüne uygulanan her türlü emir – komuta hareketinin, emir ve komuta edilenlerin karşı atağa geçmesine neden olabileceği konusunda uyarır.

Performansı etkin yönetmek ilkesi son derece önemlidir,
çünkü kaçınılmaz olduğu gibi, uygulanabilir bir alternatifi de yoktur.

Sürekli olarak yönetilmeyen bir performans yıkıcıdır. Zayıf bir biçimde yönetilen performans ise sürekli yere düşen aşınmış bir kaya parçasını zirvenin tepesine ulaştırmak için yukarı iteklemeye benzer. Performansı zirveye taşımak; büyük beklentiler belirlemeyi, bunları olabilecek en mükemmel şekilde hayata geçirebilmeyi ve sürekli takip edebilmeyi gerektirir.

Son on yıldır tanınmış akademisyen ve gözlemciler, hiyerarşinin ölümünü savunup durdu. Hiyerarşi; affeden pazarlar nedeniyle bir süre ayakta kalabilmesine karşın artık bu durumun tamamen geride kaldığını söyleyebiliriz.

Günümüzün kabul gören modelleri ise; sorumlu bir biçimde yetkilendirilmiş, çapraz fonksiyonlu ekiplere dayanır.

Bu model üç nedenden ötürü ekonomik olarak mükemmeldir. Organizasyonu düzleştirmek verimi artırır. Yetkilendirilmiş kişiler emir ve komuta edilenlerden daha çok performans gösterir. Ve çapraz fonksiyonellik departmanlaşmadan çok daha etkilidir.

Mükemmelliği bu kadar açık olan bu yeni modelin bu kadar ender kullanılmasının nedeni ise basittir: Radikal değişim asla kolay hayata geçirilemez. Ancak bir CEO’nun açıkca belirttiği gibi; “değişmek ya da ölmek” gerekir. Ancak dönüşüm kolay olmasa da, yapılabilir. Bunun için ilk gerekli olan; vizyon sahibi bir liderdir. Böyle bir lider; çok katmanlı bir şirketi üç temel döngü haline getirerek kişilerin hızlı kararlar verebilmesini sağlayıp, buna sonuna kadar güvenirse bu dönüşüm kolaylıkla yaşanabilir. Elbette hiçbir lider bu dönüşümü gerçekleştirebilmek için tek başına hareket edemez ve herkesten planın işe yaraması, stratejinin yürütümü için yardım istemelidir.

Performans değerlendirme, yıllardır insanların nefret etmekten usanmadığı bir konu olmuştur.

Pek çok eleştirmen performans değerlendirme sistemlerinin topyekûn ıskartaya çıkarılmasını gerektiğini savunsa da, bu asla gerçekleşemez. Üstün performansın zirvesine ulaşmanın yolu performans değerlendirmeden geçer ve tüm süreç gibi bu da doğru bir biçimde hayata geçirilebilir.

Süreç organizasyon modeline uymalıdır ve dört ilkenin yolundan sapmamalıdır. Bu da; kişilerin kendi performansını her performans döngüsünün başından sonuna kadar yönetmesi için yetkilendirilmesi gerektiği anlamına gelir. İdeal bir süreç böyle görünür. Ekip temsilcileri yıllık hedefleri belirlemek için şirket liderleri ile bir araya geldikten sonra, üstün beklentiler de hedeflerle birlikte tespit edilmelidir. Ardından bu beklentileri karşılayacak performanslar başlar, yol boyunca zayıflayan performansın diriltilmesi için çalışılır ve döngünün sonunda performans ödüller ve gerekirse cezalar ile değerlendirilir.

Sürecin tümü hem bireylerin hem de ekiplerin sorumluluğunda olmalıdır. Bu, örneğin hem performansın tavrını hem de erişilen / erişilemeyen sonuçları da içermelidir. Değerlendirmenin tavırlarla ilgili kısmı, derecelendirme formunda olmamalıdır çünkü bu yöntemde hata oranı yüksektir. Bunun yerine doğrulanabilir evet / hayır yanıtları ile cevaplanabilecek soruları kullanmak daha yararlı olacaktır. Bireyin tamamlanan performans değerlendirilmesi ekibi; ekibinki ise bir ekip konseyi tarafından onaylanmalıdır.

Sözünü ettiğimiz ilkelere bağlı kalmak, vizyon sahibi bir lider sahibi olmak, planlama ve yürütme aşamasına herkesin dahil edilmesini sağlamak organizasyonların performansın zirvesine ulaşmasını sağlayabilir. Elbette tüm bunlara; hem eğitim programları gibi içsel hem de doğru pazarların seçilmesi gibi dışsal bazı stratejiler eklemek gerekebilir. Performansın zirvesine ulaşabilen ve bunu koruyabilen şirketler yalnızca iyiden mükemmele ulaşmakla ve ölümsüz hale gelmekle kalmaz, aynı zamanda pazarları ve fikirleri de harekete geçirebilme becerisine sahip olur.

Performans yönetimi süreci hedef belirleme, motivasyon, koçluk, ödüllendirme ve geliştirme ile ilgili olmalıdır.

Buna karşın, İK’nın neden performans yönetimini istediğine ilişkin gözle görülmeyen iki neden daha vardır. Bu nedenlerden biri herhangi bir ücret artışını kabul edilebilir gösterecek dokümanlara ihtiyaç duyulmasıdır. İkinci olarak; zayıf performans gösteren kişiler işten çıkarılırken yine bu dokümanlar gereklidir. Bunların dışındaki her şey ikincil derecede öneme sahiptir.

Ayrıca, performans yönetimini yeniden yapılandırmak için ciddi bir ilgi söz konusu. Bu durum; yeni performans yönetimi ekipleriyle tetikleniyor. Bu ekipler en azından geleneksel sürecin yönetimine yardımcı oluyor; ki bu zaten başlı başına bir yarar… Ancak yöneticileri asıl heyecanlandıran ya da satıcıların asıl pazarladığı bu yarar değil. Etkili yöneticiler performans yönetimini gerçekten olması gerektiği gibi yapabileceğimizi söylüyor.

Özellikle, hedeflerin düzenli olarak takip edilebilmesi en önemli vaatler arasında yer alıyor. (CEO hedefleri belirliyor, bir sonraki seviye bu hedefleri baz alarak alt hedefleri oluşturuyor, bu şekilde hedefler tüm organizasyona yayılıyor.) Bu da; tüm organizasyonun CEO’nun hedeflerini gerçekleştirmek için birlikte çalışması ve herkesin oynaması gereken rolleri anlaması anlamına geliyor.