“Organizasyonel Düşünce Yapısı” Kavramına Farklı Bir Yaklaşım

Firmalarda “Organizasyon”

Organizasyon denince aklımıza önce firmalar gelir. Firmalar ürettikleri malı satabilmek için bir yapı kurarlar. Bu yapının temel öğesi, herşeyde olduğu gibi, burada da insandır. Firmalarda pazarlama fonksiyonunu üstlenen insanlar, planladıkları pazarlama eylemini yaptıkları organizasyonlarla gerçekleştirirler. Bu eyleme destek veren insan kaynakları, muhasebe, satınalma, depolar ve bilgi işlem gibi hizmet birimleri de kendi içlerinde organizasyonlarını yaparak bu sürece yardımcı olurlar.

Organizasyonun üç boyutu vardır:

1. Proses (süreç) organizasyonu
2. Yapısal organizasyon
3. Yardımcı organizasyonlar

Proses (Süreç) Organizasyonu:

Burada firmanın yaşaması için gerekli olan tüm süreçlerin başlangıçtan bitiş noktalarına kadar organizasyonu yapılır. Örneğin; müşteriye verilen tekliften malı müşteriye teslim edene kadar gerçekleştirilen tüm faaliyetlerin toplamı bir süreçtir. Bu ana sürecin içerisinde çeşitli ana süreçler vardır; Teklif, sipariş yönetimi, piyasa siparişleri, ithalat, üretim, depolama, sevkiyat, faturalama vb. Ayrıca, aktivizasyon, ürün tasarımı, servis, eğitimlerin planlanması, eleman seçimleri, yetenek ve performans değerlendirmeleri, ücretlendirme sistemleri, muhasebe ve daha birçok süreç tamamlayıcı görevleri üstlenirler.

Bu süreçlerin tanımları tek başlarına birşey ifade etmez. Bu süreçlerin organizasyonları yapılır, yaşama geçirildikten sonra mutlak sürekliliklerini de sağlayacak sistemler oturtulur. Ancak organizasyonlar hiçbir zaman sabit değildir. Değişen koşullara göre mutlaka uyarlanmaları gerekir. Süreçlerin organizasyonu, genel hatlarıyla aşağıdaki şekilde yapılır:

* Ekip kurulur, *Projenin planı yapılır, yönetime sunulur, * Mevcut durum incelenir, *Olması gereken durum oluşturulur, * Eğitimler planlanır, * Organizasyon talimatları hazırlanır, *Genel konsept hazırlanır, *Uygulamaya geçilir, *Proje kontrol uygulanır, *Başarı kontrolu yapılır, * Sürekli iyileştirme sistemleri kurulur.

Yukarıdaki adımların herbirinin kendi içinde organizasyonu yapılır. “Bir ekip kurulur” adımında organizasyonun nasıl yapıldığını birlikte görelim.

Kağıt üzerinde, “Bir ekip kurulur” tümcesi bir plandır, istektir. Bu ekibin kaç kişiden oluşacağı, ekip elemanlarının hangi birimlerden ve kimlerin seçileceği, hangi özelliklere sahip olacakları, haftada kaç saat çalışacakları da bir plandır. Bunlar kağıt üzerinde planlandıktan sonra organizasyona geçilir: * Ekibin aday elemanlarının projede yer alması konusunda yöneticilerinden izin istenir, projede çalışma koşulları anlatılır, yönetici gerekli izni sözlü veya yazılı olarak verir. * Ekip elemanları ile projede yer almak isteyip istememeleri konusunda konuşulur, onayları alınır. * Yönetici, değişken iş koşullarına göre yeni düzenlemeleri ekip elemanı ve işin devredileceği elemanla yapar. * Ekip elemanları işlerini devredecekleri çalışma arkadaşlarına neler yapılması konusunda gerekli bilgileri verir. * Proje lideri ekip elemanlarını toplantıya davet ederek projenin hedeflerini tekrar anlatır, görev dağılımları yüzeysel olarak tesbit edilir. * Proje planlaması için tarih tesbit edilir. * Toplantı protokolü yazılır. Burada görüldüğü gibi “ekip kurma” organizasyonu bitmiştir. Diğer adımlar da gerektiği şekilde organize edilir.

Yapısal Organizasyon:

Burada ise, organizasyonu yapılan süreçlerde kimler görev alacak, ünvanları ve bölüm isimleri ne olacak, bu kişilerin özellikleri, görev ve sorumlulukları neler olacak gibi sorulara yanıt aranır. Bunlar da kağıt üzerinde planlandıktan sonra uygulamasına geçilerek organizasyon tamamlanır.

“Organizasyonel Düşünce Yapısı” nedir ve firmalarda neden gereklidir?

Bu düşünce yapısı, bir konu başlığının ele alınıp, bilgi ve tecrübeler ışığında yaratıcılığın da devreye alınarak sistemli bir şekilde analiz edilip planlaması, yine sistemli bir şekilde uygulanması ve dokümante edilmesidir. Bu yapıya sahip bir kişide aranacak özellikleri özetlersek:

* Bir konuyu çeşitli açılardan analiz edebilmeli. *Analiz ederken hangi bilgilere nasıl ulaşabileceğini bilmeli. * Olayları bir bütün olarak görebilmeli. *Başarının ayrıntılarda gizli olduğunu bilmeli. (Ayrıntılarda boğulmamak kaydıyla) * Meraklı, araştırıcı, sorgulayıcı olmalı. * Sistem kurucu olmalı. * Bilgi ve tecrübesi olmalı. *Genelde düşünerek, olayların nedenlerine inmeli, olayların olumlu / olumsuz sonuçlarını tahmin edebilmeli, ancak gerektiğinde seri kararlar verebilmeli. * İnsan psikolojisini ana hatlarıyla bilmeli.

“Böyle eleman nerede bulunuyorsa bize haber verin” diyebilirsiniz. Ancak her fırmanın başarı için bu özelliklere sahip elemanlara ihtiyaçları vardır. Eğer yoksa, yatkın olanlar yetiştirilmelidir. Herkes kendi işine yüzeysel bakarsa, sağında ve solunda neler olup bittiğini merak etmezse, kısacası tekdüze olursa o firmada gelişim çok yavaş olur ve belirli kişilerin inisiyatiflerine kalır.

Firmalarda “Organizasyonel Düşünce Yapısı” nasıl oluşur ve gelişir?

* Yalnızca bu tür elemanların eğitim verildikten sonra bölümlere yerleştirilmesi ile ilgili bir organizasyon değişikliği yapılabilir. (Geleneksel yapıda) *Her bölümde veya tek bir bölümde süreçleri iyileştirme veya Reengineering projeleri başlatılmışsa, proje esnasında bu tarz elemanlar yetiştirilir ve proje sonunda ilgili bölüm(ler) de görev alırlar. (Geleneksel / Süreç odaklı yapıda)

* Proje (ler) sonunda süreç sorumluları olarak görev alabilirler. (Süreç odaklı yapıda)
* Firmaların Bilgi İşlem veya benzeri bölümlerinde “Organizasyon Metod Uzmanlarının” yardımıyla bölümler için elemanlar yetiştirilir. (Geleneksel / Süreç odaklı yapıda)

Bu oluşum sağlandıktan sonra yeni bir organizasyonla bu düşünce tarzını firmada yaygınlaştırmak için pratiğe dayalı eğitimler verilmeli, özellikle de Toplam Kalite Yönetimi’ni benimseyen firmalarda oluşturulan kalite çemberlerinde veya farklı amaçlı takımlarda bu özellikler geliştirilmelidir.

“Organizasyonel Düşünce Yapısı”nın davranışlarımızla bağlantısı nerededir?

Her yapmak istediğimiz eylem kendi içinde bir organizasyonu gerektirir. Ancak bu önemli konuyu maalesef her zaman gözardı ederiz. Bir işi yaparken planlamak bize sıkıcı gelir, zaman kaybı olarak düşünülür, yüzeysel yaklaşımlarla işimizi hallederiz. Başkalarının yaptığı organizasyonlardaki hataları görürüz, onları eleştiririz ancak bunlardan pek ders almayız. Yaptığımız işin olumlu / olumsuz yansımalarını pek düşünmeyiz. Seri karar veririz ve uygularız.

Ancak “Organizasyonel Düşünce Yapısı” yukarıda anlatıldığı gibi - firmalarda yerleştikten sonra, etkilerini firma dışında aile ve toplum içindeki davranışlarımızda da görebiliriz. Planlı düşünmeye ve düşüncelerini organize etmeye alışan insanlar, bu alışkanlıklarını özel yaşamlarında da devam ettirirler. Bu değişiklik, yaşamımızda plansız ve düşünmeden yaptığımız hareketlerden kaynaklanan hatalı davranışlarımızın asgariye inmesini sağlar, ancak tamamen yok etmez. Çünkü her olayı doğru planlayıp organize etmeniz olanaksızdır. Ancak, sağlıksız, ani kararlardan doğan zaman ve maddi kayıplar önlenir, çünkü yanlış yapılan bir işi tekrar doğruya çevirmek için yeniden düşünmek, planlamak ve uygulamak gerekir. Şüphesiz bu kayıpların maddi boyutu da vardır. Bir şeyi bir defada doğruya yakın çözmek iki defa çözmekten daha akılcıdır. Sonuçta, planlı ve organize davranışlar plansız ve organizasyonsuz davranışlardan daha sağlıklı sonuçlar verir.

“Organizasyonel Düşünce Yapısı”nın toplumsal gelişmeye katkısı nedir?

Bu yeni düşünce tarzını benimseyen insanların sayısının çoğalması, doğal olarak bireysellikten çıkıp toplumsal bir olguya dönüşecektir. Sağlıksız, yanlış ve ani kararlar vermezsek, bu sonuç bizi sağlıklı ekonomik, sosyal ve politik kararlara götürecektir. Bu da, her konuda ve alanda kurulması gereken sistem veya organizasyonlarda toplumun doğru yönetilmesini sağlayacaktır.

Yaşamımızda karşılaştığımız olayları iki kategoriye ayırabiliriz:

1. Tekrarlanan olaylar
2. Bir defalık olaylar

Tekrarlanan olaylarda önemli olan “iyileştirme” düşüncesine sahip olup olmadığımızdır. Eğer bu düşünce felsefesine sahip değilsek ömür boyu bu yanlış alışkanlıklarımız sürüp gider. Burada yapmamız gereken, “Ben bu işi daha kısa ve en doğru nasıl yaparım?” sorusunu kendimize sormaktır. Ancak önce bu bilinci kendimizde oluşturmamız gerekir. Bu düşünce benliğimizde yerleştikten sonra artık gereksiz işleri yapmayız, yapacağımız işi doğru yaparız.

Bir defalık olaylarda durum daha da karmaşıktır, çünkü o olayla bir daha karşılaşmayacaksınızdır. O zaman doğru plan ve doğru organizasyonun önemi belirginleşir. “Organizasyonel Düşünce Yapısı”nı benimseyen insanlar bu zor durumdan daha kolay sıyrılırlar, sakindirler ve düşüncelerini bir şablon oluşturup uygularlar. Bu yazıyı tipik bir sonuç paragrafıyla bağlamak istemiyorum. Ancak bir şeyi itiraf etmek istiyorum. Bu tür bir mekanik düşünce tarzının duygusal yaşama girmemesi gerektiğini düşünüyorum. Eşlerin birbirlerine “Seni seviyorum” derken o iki sözcüğü planlamamaları gerektiğini rahatlıkla söyleyebilirim.

Hazırlayan: Tanzer GEREM Paylaş: