0
İtalyan Firmalarında Zaman Yönetimi ve Kültürü
Aşağıda, TMI Araştırma ve Program Geliştirme Departmanı'nın İtalyan Yöneticiler üzerinde yaptığı bir araştırmanın temel bulgularını görebilirsiniz. Türkiye ve İtalya'nın iş süreçlerine bakış açılarında farklılıklar taşıyabileceğini kabul etmekle beraber, araştırmanın sunduğu verilerin zaman yönetimi ve kültürü konusunda Türk Yöneticilere belli bir bakış açısı kazandıracağına inanıyoruz.
Araştırma eksiksiz cevaplandırılmış 218 ankete dayanıyor. Görüşme yapılan grubun profili oldukça karışık. %20 üst düzey yöneticiler ve firma sahipleri, %49 orta kademe yöneticiler ve %31 amirler ve takım liderleri.
Araştırma sonucunda, yöneticiler ve işadamlarının plan yapmak için zaman ayırmayı sevmedikleri ortaya çıkıyor. Bir an önce harekete geçmedikleri için zamandan çaldıklarını düşünüyorlar. Aslında bu, ne yapacaklarını acil durumların belirlemesine izin vermek anlamına geliyor. Araştırmada, katılımcıların %97.3'ü zaman yönetimi/organizasyonu becerilerinin geliştirilmesi halinde, firma adına uzun dönemli bir rekabet avantajı yakalanabileceğini söylüyor. Katılımcıların %56'sı, "Gelecekle ilgili (firmanın uzun dönemli planları) ne sıklıkla plan yaparsınız?" sorusuna şöyle cevap veriyorlar: "Yalnızca çalıştığım kurum istediğinde", "Yılın ilk günlerinde", hatta "Hiçbir zaman"
Her yönetici önündeki iş gününü planlamak için günde ortalama 21 dakika harcıyor. Bu bir açıdan ümit verici bir sonuç olabilir. Ancak aynı zamanda katılımcıların %83.5'i, tüm günü, haftayı ve ayı planlamaları gereken bu kısacık anlarda dahi, insanların kendilerini bölmelerini engelleyemediklerini, hatta daha da kötüsü bunu istemediklerini itiraf ediyorlar. şüphesiz gün içinde, acil ihtiyaçları kısa bir süre ertelemek ve uzun vadeli öngörü, fikir ve iç gözlemlere vakit ayırmak oldukça zordur. Bunu teyid edercesine, görüşmeye katılan kişilerin %40'ından fazlası, daha sakin ve zihinlerinin açık olduğu zamanları en önemli işlere ayırdıklarını belirtiyorlar. Diğer bir %20, zamanlarını, yapılması gereken işlerin önem sırasına göre değil, ara sıra ortaya çıkan acil durumlar ve rastlantılara göre organize ettiklerini söylüyor. Bu sonuç, İtalyan iş dünyasında yaşanan kültürel kısıtlamalara dikkat çekmesi bakımından çok ilgi çekici: Acil durumlarla çalışma, kararları ve sorumlulukları delege etmeme alışkanlığı.
Zamanı planlamak ve programlamak için ne tür araçlar kullanıldığını anlamaya yönelik oluşturulan sorulardan ise şöyle bir sonuç çıkıyor: Katılımcıların büyük bir bölümü yetersiz ve eski moda planlama araçları kullanıyor. Katılımcıların pek çoğunun (%73) bir günlüğü var. Bunun yanısıra bir kısım da (%42.2), yapılması gereken günlük işleri "unutmamak" için kağıt ve "post it" kullanıyor. Grubun yalnızca %25'i biraz daha karmaşık "organizatörler" ve bazen de bilgi işlem araçları kullanıyorlar. Bu bilgiler, zaman, görev ve aktivite yönetimine karşı rasyonel metod ve tutum eksikliği olduğunu ortaya çıkarıyor.
Zamanı daha akıllıca kullanabilmek için bir sekretere başvurabiliriz. Ancak bu nadiren gerçekleşiyor: Katılımcıların %34.2'si sekreterlerini telefon görüşmeleri ya da olası iç/dış bölünmelere karşı bir tür "filtre" olarak kullanırken, %57'si günü planlamak için hiç sekreter kullanmadıklarını ya da çok az kullandıklarını söylüyorlar.
Bu bilgiler yakından incelendiğinde İtalyan Yönetim tarzının bir başka olumsuz özelliği ortaya çıkıyor: Delegasyon eksikliği. Katılımcılara göre, firmaların %63'ünden fazlasında, stratejik olmayan tüm kararların personele delege edilmesini sağlayan doğru dürüst bir delegasyon sistemi dahi bulunmuyor.
Gün içinde zamanın dağılımı incelendiğinde ilginç sonuçlarla karşılaşıyoruz. Araştırmada, katılımcılardan, şimdi ve 5 sene önce işyerindeki toplam zamanlarını hangi aktivitelere ayırdıklarını yüzde cinsinden belirtmeleri isteniyor. Ayrıca harcanan zaman cinsinden her göreve vermek istedikleri önem derecesi soruluyor.
Bu bilgiler bizi şu sonuca ulaştırıyor: Zamanın %44'ü (günün yarısından biraz az!) rutin işler (pek de stratejik ve yenilikçi olamayan) ve hızlı çözüm bekleyen ani sorunlar arasında eşit bir şekilde bölünmüş durumda. Oysa acil ve rutin işlerde yaşanan bu aşırı yoğunluğun en azından bir bölümü, organizasyonda daha alt seviyelere delege edilebilir. Bu rakama müşteriler, tüketiciler ve ortaklarla (%18) harcanan zamanı eklediğimizde şu sonuç ortaya çıkıyor: Personelin geliştirilmesine (%14), kişisel gelişime (%7) ve planlama, programlama ve yenilenme (%17) gibi gelecekle ilgili düşüncelere zamanın sadece %38'i harcanmaktadır. Katılımcıların %30'u zamanlarının %70'ini acil, beklenmedik ve rutin işlere harcıyor.
5 sene önce kendi gelişimlerine zamanlarının %10'unu harcayan yöneticiler, şimdi, harcamak istedikleri zamanın yarısını, yani zamanlarının sadece %7'sini ayırabiliyorlar. Kısa dönemli düşünen bugünün yöneticisi, niceliği niteliğin önüne alarak kişisel gelişim için ayrılan süreyi azaltıyor.
Katılımcıların verdikleri detaylı bilgiler ışığında, tüm aksaklıkların bireyin yetersizliğinden ya da isteksizliğinden kaynaklanmadığı, bunda organizasyondaki bozuklukların, etkin ve verimli çalışmayı teşvik edeceğine aksine engelleyen bir kültürün de payı olduğu anlaşılıyor. Zaman yönetimiyle sıkı sıkıya ilintili bir takım değerlerin ve davranışların organizasyonda ne derece yerleştiğine baktığımızda, sonuç odaklı çalışmanın ilk sırayı aldığı ancak, dakiklik ve diğer insanların zamanına saygı değerlerinin son sırada olduğu olduğu ortaya çıkıyor. Bulgulara göre "diğer insanların zamanına saygı", neredeyse olumsuza yaklaşacak kadar çok az bir yüzde ile ifade ediliyor. Bununla birlikte hemen hemen görüşmeye katılan tüm yöneticiler bu kavramın firmalarında en az yerleşmiş değer olduğunu düşünüyorlar. Daha az güç sahibi ve hiyerarşide daha alt basamaklarda olanların, diğer insanların zamanına saygı konusunda daha hassas olduklarını görüyoruz.
Yapılan araştırmanın bulgularını sistematize ettiğimizde 5 ilginç nokta karşımıza çıkıyor:
Yöneticiler, işgünlerinin çoğunu acil ve rutin işler için harcamaktadırlar. Dahası, şirket içi ve şirket dışı nedenlerden ötürü birçok kere bölünmektedirler.
Yöneticiler, insanları özellikle de iç müşterileri reddetmekte zorlanıyorlar. Ancak, bazen de, etraflarında bir savunma duvarı örebiliyorlar.
Yöneticiler, işleri delege etmemektedirler. En azından daha çok delege edebilirler ve etmelidirler de.
Yöneticilerin çoğu, hala uygun olmayan planlama ve programlama araçları kullanmaktadırlar.
Yöneticiler, zamanın kötü kullanılmasının şirketlerine ne ölçüde ağır mali yükler getirdiğini görebilecek kadar bilinçli değildir.
Franco D’Egidio
Massimiliano Rosa ve Andrea Bertinotti, TMI Italya*
