0
Değişim ve Teknoloji
Özellikle son 20 yıl, iletişim ve bilgi teknolojisinin göz kamaştırıcı gelişimi sayesinde özel ve iş yaşamımızı etkileyen bir çok değişikliğe sahne oldu. Yeni dönem teknolojik gelişmeler iş yaşamımızı artık daha radikal ve kökten etkileyen değişiklikleri beraberinde getiriyor. Bu teknolojik devrimin en önemli özelliklerinin zaman ve mesafe ölçeklerinin sıkıştırılıp küçültülmesi, bilgi işleme ve yönetimindeki tüm seviyelerin otomasyonu olduğunu söyleyebiliriz. Economist Dergisi'nin yorumuna göre 21. yüzyılın ilk yarısında toplumu etkileyen en önemli ekonomik form, iletişim maliyetini belirlemede uzaklığın artık geçerliliğini yitirmesi ve ölümü olacaktır. Yani, iletişimde 'uzaklık' parametresi maliyeti etkileyen bir unsur ve sorun olmaktan çıkacak, dolayısıyla uzun mesafeler arası iletişim daha düşük maliyetlerle gerçekleştirilebilecektir.
Günümüzün bilgi toplumundaki çalışanlar, bilgi ve kaynakları dünyanın herhangi bir noktasındaki iş arkadaşları, satıcı kişi, firmalar, ortakları ve müşterileri ile kolayca paylaşabiliyorlar. Bunu bir kaç yıl önce bile hayal edemeyecekleri kadar hızlı ve özellikle maliyet yönünden verimli bir şekilde yapabiliyorlar. Günümüzün öncü şirketleri de bu değişikliklere gönülden kucak açıyorlar. Kabul edilmelidir ki bilgi teknolojisindeki bu gelişmeler ve neden olduğu değişiklikler gittikçe hızlanan daimi bir sürecin parçasıdır. Dolayısıyla bugün bir çok başarılı şirket bilgi çağında rekabet avantajı kazanmak ve yarışta bir adım önde olabilmek için bu gelişmelere esir olmadan vizyon, hedef ve stratejileri doğrultusunda teknolojiyi yardımcı bir araç olarak kullanmaktadır.
Yeni para birimi: Bilgi
Acaba kaçımız bilgi ve iletişim teknolojisindeki bu değişim hızının getirdiği ve getireceği etkileri tamamen idrak ve takdir edebiliyoruz? İşlemci gücündeki mevcut gelişme hızı ki hiç yavaşlama belirtisi göstermiyor bizlere 2010 yılına dek masaüstü kişisel bilgisayarlarımızın gücünün bugünkünden bir milyon kat daha güçlü olacağını gösteriyor. İnanılmaz değil mi? İnanmak için hatıralarımızda çok da geriye gitmek gerekmeyecektir. Bileğimizdeki sıradan dijital bir saatin 1961'den önce tüm dünyada varolan bilgi işleme ve hesaplama gücünden daha fazla güce sahip olduğunu biliyor muydunuz? Bilgiye ulaşan, değiştiren ve yöneten bu inanılmaz güç, geleneksel çalışma biçimlerimizi de mutlaka değiştirecektir.
Daha önceki yazılarımda da değindiğim gibi "Sanal Ofis" çalışma tarzı ile bu değişim şimdiden başladı bile. Çalışanlarının şirketin bilgisayar ağlarına ofis içi veya dışındaki herhangi bir noktadan ulaşabilmelerini sağlayan ve bunu destekleyen şirket sayısı her geçen gün hızla artıyor. Geleceğin iş adam ve kadınları kollarına kayışla bağlı sanal ofisleriyle gerçek ofislerinde olduğu kadar rahat bir şekilde iletişim kurup bilgiye ulaşabilecekleri güvencesi ile hareket ederek ofis dışındaki herhangi bir noktada işlerini etkin şekilde yürütebileceklerdir.
Son 30 yılda, daha önceki 5000 yıldan daha fazla üretilen bilgi, artık günümüzün yeni para birimi olmuştur. Yüksek hızlı veri iletişimi, şirketlerin birleştirici yönetsel kaynağın bilgi olduğu dinamik ve gerçek zamanlı ekonominin içinde varolmalarını sağlamaktadır. Bu bilgi ki bizlere müşteri hizmetini iyileştirmemize, pazarlama ve ürün geliştirme kalitemizi geliştirmemize, değişen koşullara daha çabuk uyum sağlamamıza, daha etkin kararlar alıp çalışan ve müşteri mutluluğunu artırmamıza yardımcı oluyor. Tahminler bugünkü mevcut bilgi miktarının her 5 yılda bir ikiye katlandığını gösteriyor. Bu yeni çağda başarılı olacak şirketler şu soruya diğerlerinden önce cevap verebilenler olacaktır: "Bu bilginin yerini saptayabilecek, onu taşıyabilecek, işleyebilecek ve rekabet avantajı sağlayabilmek için kullanabilecek daha hızlı ve akılcı yöntemleri nasıl bulabiliriz?"
1.5 trilyon Dolar tahmini global değeri ile bilginin sunulması, organizasyonu ve değiştirilmesi dünyanın en büyük endüstrisi olma yolundadır. şurası bir gerçektir ki biz profesyoneller zamanımızın %80'ini ihtiyacımız olan bilgiyi arayıp bulmak, geri kalan %20'si kadar küçük bir kısmını da bu bilgiyi biçimlendirmek ve karar vermek için kullanıyoruz.
Bilgi avantajı
Yeni teknolojiler organizasyonlara, yeni fırsatlardan yararlanmak için bilgiyi daha etkin kullanma, pazarlarını daha iyi anlayıp kavrama, şirket içi ve dışındakilerle daha iyi iletişim kurma, zaman ve paradan tasarruf edip daha etkin çalışma ve böylece kayda değer rekabet avantajı kazanma konusunda yardımcı olmaktadır. O zaman kendimize şu soruları sormakta yarar vardır diye düşünüyorum:
• İlgili herkesi bilgilendirmek ve iletişim kanallarını açmak için teknolojiyi etkin şekilde kullanıyor muyuz?
• Yeni müşteriler kazanmak ve mevcutların kalıcılığını sağlamak için iletişim teknolojisini ne derecede kullanıyoruz?
• Satıcı firmalardan iç ve dış müşterilerimize kadar tüm paydaşlarımızın bizimle iletişim kurmasını daha da kolaylaştırabilir miyiz?
• İç ve dış müşteri ilişkilerini ve memnuniyetini iyileştirmek ve sağlamlaştırmak için teknolojiyi nasıl kullanabiliriz?
• Satış personelimizin ofisten uzakta fakat ofisteki kadar etkin çalışmasını sağlayabiliyor muyuz?
• Yeni çalışma tarzlarını benimseyerek ve uygulayarak verimliliğimizi nasıl artırabiliriz?
• İş süreçlerimizi ve iş yapış şekillerimizi vizyon ve stratejilerimiz çerçevesinde teknolojiden yararlanarak yeniden nasıl yapılandırabiliriz?
• Amaca uygun, zamanlı, doğru, güvenilir, güncel, erişilebilir, ekonomik ve paylaşılabilir bilgiye teknolojiden yararlanarak nasıl ulaşabilir ve bu bilgiyi nasıl işleyebilir ve değerlendirebiliriz?
• İç ve dış müşteri memnuniyeti ve sadakatine dayalı öğrenen ve bilgi tabanlı bir organizasyon olabilmek için teknoloji bize nasıl yardımcı olabilir?
• Bireysel Gelişim ve dolayısıyla Kurumsal Gelişimimizin gerçekleştirilmesinde teknoloji
bize yardımcı olabilir mi?
Tüm bu soruların cevabı
"DEĞİŞİM > ORGANİZASYON > İNSAN > İŞ SÜREÇLERİ > TEKNOLOJİ > YENİDEN YAPILANMA > GELİŞİM" zincirinde saklıdır diyebiliriz. Kısacası, değişime karşı insan ve iş süreçlerine odaklanıp, kendisine esir olmadan teknolojiyi yardımcı bir araç olarak kullanarak organizasyonumuzu sürekli olarak yeniden yapılandırabiliyor, bireysel ve kurumsal gelişimimizi sağlayabiliyorsak, değişen dünyada rekabet avantajı kazanıp yarışı rakiplerimizin önünde götürmemiz bizler için daha kolay olacaktır.
Bilgi çağının anahtar başarı faktörlerinden birisi işimizle ilgili bilgiye ulaşma ve onu kullanabilme yeteneğidir. Bir önceki yazımda "Fırsat Otoyolu" olarak nitelendirdiğim Internet'teki kullanıcı nüfusu 1988'den beri katlanarak 1997 baharı itibarı ile 75 milyona ulaşmış bulunmaktadır. Bizi bu otoyoldan yararlanıp ulaşmak istediğimiz noktaya daha hızlı ve güvenli gitmekten alıkoyan nedir? Dünyanın en büyük bilgi kaynağı olan Internet üzerinde hemen hemen her uzmanlık konusunda haberler, pazarlama bilgileri ve her geçen gün daha çok endüstri sektörüne hitabeden bilgi servisleri bulunmaktadır.
Birçok organizasyon için dahili iletişim ağları, iç iletişimi sağlamanın temelini oluşturmaktadır. Bunu "şirkete özel Internet" olarak nitelendirilen kurumsal bir "Intranet" ile daha da öteye götürebilirsiniz. Kurumsal Intranet'inizi paydaşlarınız olan satıcı firmaları, iş ortaklarınızı ve müşterilerinizi de içine alacak şekilde genişletip bir "Extranet" oluşturabilirsiniz. Kurumsal Intranet ve Extranet'ler artık ilan tahtalarının, memoların, bültenlerin, yön haritaları ve bilgilerinin saklanıp paylaşılmasını sağlayarak, yerlerini almakta ve basım, yazıcı, posta ve kurye masraflarında tasarruf sağlamaktadır. Doğru ve güncel bilginin sağlanması karar verme sürecinin iyileşmesine de yardımcı olacaktır. Çalışanlar ihtiyaçları olan bilgi için başkalarına muhtaç olmamakta ve sonuçta kendilerini daha yetkili, güçlenmiş ve karar verecek yetenekte hissetmektedirler. Tüm bunların şirket kültürü üzerinde kalıcı pozitif etki yaratacağı açıktır.
Pazarlama avantajı
Amerikan danışmanlık firması olan Killen & Associates son raporlarından birinde 2000 yılına kadar dünyadaki ürün, servis pazarlama ve satışının %8'inin Internet üzerinden yapılacağı tahmininde bulunmuştur. Yerel bir gazetede vereceğiniz ilanın maliyeti kadar bir rakamla Internet üzerinden tüm dünyada şu anda 75 milyon olan ve gittikçe artan kişiye reklamınızı ulaştırabileceğinizi düşünürseniz bu o kadar da şaşırtıcı olmasa gerek. Konularında ihtisaslaşmış birçok World Wide Web servis sağlayıcısı firma, reklamınızın Internet üzerinden istediğiniz hedef kitleye ulaşmasını sağlayabilmektedir. Reklamınız üzerinden şirketinizin Web sayfasına ulaşan bir bağlantı ile potansiyel müşterileriniz siparişlerini geçebilmek ve sizinle iletişim kurabilmek için yönlendirileceklerdir. Internet'teki Web sayfalarınız şirketiniz, ürün ve hizmetleriniz hakkında istediğiniz kadar az veya çok bilgi taşıyabilir, en son model ve fiyat bilgileri ile güncelleştirilebilir.
Bugün dünyadaki Internet Web sayfalarındaki reklam pazarı yaklaşık 500 milyon Doları bulmaktadır ve bu rakamın 2000 yılında 5 milyar Dolara ulaşacağı tahmin edilmektedir. Dünyada her gün 60,000'in üzerinde yeni ticari Web sayfasının açıldığı ve ticari Web sitelerinin sayısının 0.5 milyonu aştığı bilinmektedir.
İletişim avantajı
Bugün müşterilerimiz bizlerden gittikçe artan seviyelerde kaliteli ürün ve hizmet bekliyor ve ne istediklerini de eskisine göre çok daha iyi biliyorlar. Yeni teknolojiler bu alanda iletişimi iyileştirerek ve gerekli bilgiyi etkin bir şekilde sağlayarak bizlere yardımcı oluyorlar. Müşterilerimizle ne kadar yakın olursak, onların başka yerlere, yani rakiplerimize kaymasını o derecede azaltabiliriz. İş ilişkisinin, her iki taraf için de 'kazan kazan' durumunu getirecek güçlü bir ortaklığa dönüştürülebilmesinde aramızdaki iletişimi iyileştirmek çok önemli bir rol oynayacaktır. Örneğin raporlar ve hatta grafik, ses, video içeren büyük veri dosyalarını ISDN (Integrated Services Digital Network) iletişim hatlarını kullanarak hızlı ve ucuz bir şekilde müşterilerinize gönderebilirsiniz. Sipariş alma ve yönetimi işlemlerinizde müşterileriniz ve kendinizin zaman ve paradan tasarruf etmesini sağlamak için tüm süreci EDI (Elektronik Veri Değişimi) kullanarak elektronik hale getirebilirsiniz.
Bugün artık başarı, müşteri ve satıcı firmalarınızla mümkün olan en etkin ve verimli şekilde çalışabilmek ve aranızdaki pozitif ilişkileri geliştirebilmekte yatmaktadır. Daha iyi ve paylaşılan bilgi, daha iyi kararları ve hizmeti getirecektir.
Hızlı ve verimli çalışma avantajı
Günümüzde teknoloji, ofisinizden ayrılmadan dünyanın dört bir köşesinden kişilerle (sanki dünya köşeliymiş gibi) "Çoklu Ortam Konferansı" yöntemiyle toplantı yapmanıza olanak sağlamaktadır. Video ve çoklu ortam konferansları seyahata harcadığınız zaman ve paradan tasarruf etmenize, fikirlerin paylaşılıp hızlı bir şekilde onaylanmasına ve dolayısıyla daha iyi kararlar vermenize yardımcı olabilir.
Satış elemanlarınız taşınabilir defter bilgisayarlarından raporlarını, siparişlerini ve mesajlarını hücresel cep telefonları aracılığı ile size aktarabilirler. Sanal Ofis tarzı bu çalışma şekli zamanlarını daha verimli kullanmalarını ve müşteriye daha fazla zaman ayırarak daha fazla sipariş almalarını sağlayacaktır. şirketiniz de maliyetlerini azımsanmayacak şekilde azaltacak, ciro ve karını artırabilecektir.
Gelecek için vizyon
Günümüzün organizasyonlarında rekabet avantajı, bilginin elde edilmesi, düzenlenmesi ve kullanılmasıyla elde edilmektedir. Gittikçe artan bir ivme ile organizasyonlar, müşteri odaklı olmak, iletişimi iyileştirmek, israf ve fireyi azaltmak, bilgi tabanlı ve öğrenen bir organizasyon olmak için bilgi teknolojisini etkin şekilde kullanabilmelerini sağlayacak Yeniden Yapılanma sürecinden geçmektedirler.
Sonuç ise yeni ve daha çok işbirliği gerektiren çalışma şeklidir. Çalışanlar, satıcılar, müşteriler ortak amaçları olan daha fazla verimlilik ve yüksek kaliteyi sağlamada yardımcı olan "bilgi" ile kendilerini daha da güçlenmiş hissetmektedirler. Daha iyi bilgilendirilen, güçlendirilmiş çalışanların kararların alınmasındaki paylarının artması ile eski yönetim hiyerarşileri yalınlaştırılarak basık hale getirilmişlerdir. Dünyanın en büyük şirketlerinden olan bilgisayar yazılımı firması Microsoft'ta sadece 5 yönetim seviyesi olup, çalışanların Genel Müdürleri Bill Gates'e elektronik posta ile ulaşıp fikirlerini iletmeleri teşvik edilmektedir.
Özetle, bilgi çağı anahtar ekonomik güç olmakla kalmayıp, 21. Yüzyılda hemen hemen tüm ekonomik etkinliğin ve ötesinin yürütüldüğü bir kontekst olacaktır. Öyleyse, iş yapış şekillerimizi irdeleyip teknolojiden bir araç olarak yararlanarak değişime ayak uydurabilecek esnek, dinamik, proaktif yapıları oluşturmak için daha niye bekliyoruz? Rakiplerinizin rüzgarında sürüklenme ve tozunu yutma mecburiyetinde kalmadan rüzgarı estirenin siz olmasını istemez miydiniz?
Sadık BAYDERE
İPRAGAZ A.Ş.
