0
Pınar Gıda Grubu, Kendini Yöneten Takımlar Projesi
Pınar Gıda Grubu'nun insan kaynakları politikası hakkında bilgi alabilir miyiz?
PINAR Gıda Grubu, grup içi insan kaynaklarının değerlendirilmesinde önce insan felsefesini benimsiyor. Bu felsefe, tüm Gıda Grubu'nun her kademesinde, tüm çalışanların kendilerini aynı hedefe koşan bir ailenin bireyleri olarak görmesine, elde edilen her başarının ardından sevinçlerini ortak paylaşmalarına neden oluyor. PINAR Gıda Grubu olarak rakiplerimizden sadece teknolojiyle değil, insan kaynağı gücümüz ile de daha üstün olacağımıza inanıyoruz. Bu nedenle tüm çalışanlarımızı çok becerili, bütünü görebilen ve takım ruhu içinde çalışan etkin ve üretken bireyler haline getirmek amacıyla KENDİNİ YÖNETEN TAKIMLAR çalışmalarını grupta tüm hızıyla devam ettiriyoruz. Sürekli iyileştirme ve rekabet avantajı için bütünü gösteren, beceri bolluğu sağlayan, hızlı karar verilmesini ve üst düzey yöneticilere strateji için zaman ayırmalarını sağlayan bu yeni organizasyon yapısı grupça benimsenmiştir. Başlı başına davranış, tutum, güven ve inanç değişimi gerektiren bu projeye hep birlikte sahip çıkılmaktadır.
"Kendini Yöneten Takımlar" (KYT) kavramını nasıl tanımlıyorsunuz? Amaçları Nelerdir ?
Kendini Yöneten Takımlar (KYT), işin bütününü görebilen, hızlı karar alabilen, sosyal iletişim kurabilen, iş çeşitliliğine sahip, işten sürekli öğrenebilen, risk alabilen etkin takımlardır. Takım üyeleri kendi işlerini etkileyen kararların alınmasında gerekli bilgi ve beceriler ile donatılırlar, işin doğal bir kısmını beraberce planlar ve gerçekleştirirler Üye sayıları 5 18 arasındadır, bir liderleri ve lider rotasyonu vardır.
Takım üyeleri çok becerilidirler ve değişik işleri yaparlar, günlük işle ilgili aktivitelerini minimum düzeyde müdahale ile yönetmeye başlarlar. Toplantılar düzenler, iş yöntemlerini analiz eder, problemleri çözer ve karar verirler. Ortak amaçlara ulaşmak için işbirliği yaparlar. Diğer takımlarla koordinasyon kurarlar. Hedefler koyar, performans sonuçlarını ölçer ve düzenli takım toplantıları ile "sürekli iyileştirme" çalışmaları yaparlar. Kendilerini bir takım olarak görürler ve organizasyonun diğer bölümlerince de bir takım olarak değerlendirilirler. KYT'nin amaçlarını ise; verimliliği ve çalışanların niteliğini arttırmak (Çok Becerililik), hızlı karar almak, yatay ve kendini yöneten organizasyona geçmek, üst düzey yöneticilerin stratejik düşünmeleri için vakit yaratmak olarak sıralayabiliriz.
Pınar Gıda Grubu'nda KYT Çalışmaları nasıl başladı ?
KYT çalışmaları Grubumuzda ilk olarak Pınar Süt Mamülleri Sanayi A.ş.'de başladı. Toplam Kalite çalışmalarının ardından, 1992 yılında Prof.Dr.Oğuz BABÜROĞLU ile şirketin bulunduğu platformu değerlendirmek, mevcut durumu tespit etmek ve sorunları çözebilmek için ortak akıl oluşumu ile arama konferansları düzenlendi ve 1993 yılında Pınar Süt'te Kendini Yöneten Takımlar çalışmalarına başlandı.
Çalışmalarımız, öncelikle amacımızı, vizyonumuzu ve tüm bunların şirkete kazandıracaklarını tartıştığımız bilgilendirme toplantılarıyla başladı. Bu değişim aşağıdan yukarıya olmalıydı. Üç ay süren bilgilendirme toplantılarında KYT bir futbol takımına benzetildi. Futbol takımındaki 11 oyuncu da çok becerilidir ve aralarında ast üst ilişkisi yoktur. Antremanlar esnasında edindikleri becerileri takım oyununda sergilerler. Ayaklarına top geldiğinde gerekeni düşünüp anında karar verir ve harekete geçerler, antrenöre dönüp "ne yapayım?" diye sormazlar; bir oyun düzeni içerisinde gerektiğinde ileride, gerektiğinde savunmada oynarlar
Bilgilendirme toplantılarını, çalışmaya gönüllü olarak katılmak isteyenlerin oluşturduğu Gönüllüler Meclisinin toplanması; ilkelerini kendisi belirleyen, KYT çalışmalarını organize eden ve yürüten Yürütücü Komite'nin seçilmesi ve 7 takımda kendilerini yeniden tasarlama çalışmaları izledi. Bu aşamada 7 takımdaki tüm çalışanlarla “Bugünün Resmi” çıkarıldı. Değişime adım atmadan önce mevcut durumun teşhisi için bu gerekli idi. Psikolojik Kriterlerin (işte öğrenebilme, işin çeşitliliği, karar verebilme, sosyal iletişim, takdir görme, işi bir bütün olarak görme ve işin gelecek vaadetmesi) mevcut roller üzerindeki dağılımını inceleyen takımlar, daha sonra her birim için becerilerin roller üzerindeki dağılımını incelediler. Bu çalışmaları, katılımlı yapıyı destekleyici şekilde tasarlamak üzere iş akışlarının çıkarılması izledi.
1994 başında takımlarımızın sayısı 12 oldu. KYT'nin gereği olarak işi bizzat yapan kişilere yetkileri delege etmek istediğimizden, “Bugünün Resmi”ni çıkarmanın son aşamasında yetki sorumluluk tabloları çıkararak, iş akışlarındaki kararların mevcut rollere nasıl dağıldığını görebildik. Ardından her takım beceri merdivenlerini çıkarttı ve mevcutta elemanların farklı basamaklar işler üzerindeki dağılımı incelenerek eğitim rotasyon planları oluşturuldu. Hazırlanan planlar doğrultusunda elemanlar eğitimden geçip "Çok Becerili" hale geldiler.
Bu çalışmalarımızın içeriğinde sürdürdüğümüz bir diğer çalışma "Cycle Time" (İşin yapılış tarzı verimliliği) diye nitelendirdiğimiz çalışmalardır. KYT'ler ile ünite veya departman içi iyileştirmeler sürdürülürken, Cycle Time gruplarıyla da çapraz faaliyetler (birbirleriyle müşteri tedarikçi ilişkisi içinde olan) içindeki bölümlerden temsilcilerle iş yapılış tarzı verimliliği konusunda iyileştirmeler yapıldı.
1995 yılına gelindiğinde toplam 13 takım sürekli iyileştirme ağırlıklı Katılımlı Tasarım Toplantılarını tamamladılar ve 5'i Yönetime Sunuşlarını yaptılar. Sunuş sonrası takımlar kendi içlerinde organize olmuş olarak uygulamaya devam ettiler. Bu süreç içerisinde, fabrikaya yeni giren kadrolu ve kadrosuz bütün elemanlara KYT Temel Eğitimleri veriliyor, aynı zamanda sunuşa hazır olan takımlar yönetime prezantasyon yapıyorlar.
Pınar Süt'te bu çalışmalar devam ederken, 1996 yılında Yaşar Holding İdare Komitesi Gıda Grubu'ndaki diğer şirketlerimizde de KYT'ye geçilmesi kararı alındı ve Grup’taki dört şirketimizde KYT çalışmaları başladı. Son bir yıldır bu şirketlerimizde bilgilendirme toplantıları yapılarak takım olma bilincinin yerleşmesi sağlanıyor, "Bugünün Resmi"nin çıkarılması çalışmaları aşamalar halinde yürütülüyor ve bunları Tasarım Toplantıları izliyor. şu anda her şirket, "Gönüllüler Meclisi" ile Yürütücü Komite ve KYT Rehber ve Üyelerini oluşturmuş durumda. Tasarımlarını yapan takımlar üst yönetime sunuşlarını gerçekleştiriyor ve ardından planladıkları çalışmaları yürütüyorlar. Yeni göreve başlayan elemanların sisteme uyumu için KYT temel eğitimleri düzenlenerek, KYT felsefesi ve takım ruhuyla çalışma hakkında bilgiler aktarılıyor. Çalışanlarımızın yaptıkları işlerin çok değerli olduğu ve takımların birer parçası oldukları vurgulanarak kendilerine güvenleri ve motivasyonları sağlanıyor. şirket Yürütücü Komite üyeleri ve rehberler periyodik toplantılar yaparak çalışmaları organize ediyorlar, belirli aralıklarla da gruptaki diğer şirketlerin Yürütücü Komite üye ve rehberleriyle ortak çalışmalar yapıyorlar. Elemanlarımızın kendilerini sürekli geliştirmelerini temin edecek "Ekip Oluşturma" , "Coaching" gibi eğitimler düzenliyoruz. Üst yönetim ve çapraz fonksiyonlar, yönetsel ve teknik destek kaynaklarımızı oluşturuyor.
Bir Değişim Yönetimi tarzı olarak neden KYT'yi seçtiniz ?
Bildiğiniz gibi, ekonomik, sosyal, politik, kültürel ve teknolojik gelişmeler, iletişim hızı organizasyonlarımızdaki işlerin içeriğini ve birbirleri arasındaki ilişkileri etkilemektedir. Organizasyonların rekabeti, ürün ve hizmetlerin farklılaşmasının yanında bilginin de olabildiğince hızlı bir şekilde paylaşılmasını ve kararların müşteri odaklı alınmasını gerektirmektedir. Bu durumda, hiyerarşik ve bürokratik ilkelerle donanmış Taylorizm'den kendini sürekli iyileştiren, kendini yöneten organizasyonlara geçmemiz ve bu organizasyonlar içerisinde etkin takımları oluşturmamız ihtiyacı doğmuştur.
Bugüne dek birçok şirkette yaygın olan Taylor yaklaşımı, işbölümü ile bütünün kaybedilmesi sonucunu doğurmuştur. Çalışanların bütünü görebilme becerisini kazanmaları, işin kalitesi, hızı ve bireyin özgüveni açısından çok önemlidir. Bütünü göremeyen çalışan, kendi çalıştığı parçanın öncesinde ve sonrasında ne olduğunu, ne zorluklarla karşılaşıldığını, kalite unsurlarını göremeyeceği için kendi işinin kalitesinin neleri nasıl etkileyeceğini de göremez. Biz, ürettiği ürün ve hizmete, yaptığı işe müşteri gözü ile bakabilen, onları kritik edebilen, sorumluluk alabilen, hedeflerinin bilincinde kendini yöneten takımlar olarak çalışmaya karar verdik.
KYT Çalışmaları ile neler elde ettiniz ?
Kendini Yöneten Takımlar çalışmalarının bize kazandıklarını şöyle sıralayabiliriz :
• %47 Verimlilik artışı
• %68 Beceri artışı
• Operatör becerilerine sahip çalışan sayısında %50 artış
• Makina verimliliklerinde %15 artış
• Kişi başına düşen üretim miktarında %40 artış
• Toplam Kalite uygulamalarında %45'lik iyileştirme
• Yıllık izin kullanımında kolaylık
• Mesai saatleri dışında, üretim sorunlarında yetkili kişilere danışma talebinde azalma.
• Çapraz fonksiyonlarla oluşturulan koordinasyon toplantıları ile sürekli ürün / hizmet iyileştirme çalışmalarına odaklanma.
Şu anda İmalat Üniteleri’nde vardiya sorumluları formenlerin işini yapabiliyor, üretim programı ve idari işleri yürütebiliyorlar. Örneğin bir düz işçi, operatörün yaptığı işleri yapabilmeyi öğrendi. Bu, yıllık izin kullanımında bir rahatlamayı beraberinde getirdi, izne çıkış oranı 1 yılda % 41'den % 156 'ya yükseldi. Tüm bunların ötesinde, elemanlarımız bütünü görme toplantıları sayesinde bilinçlendiklerini, yeni beceriler kazandıkları için özgüvenlerinin ve aidiyet duygularının arttığını, işi daha fazla sahiplendiklerini, mesai arkadaşları ile ilişkilerinin geliştiğini, yardımlaşma duygularının güçlendiğini, ürettikleri ürün ve hizmetlerinin kalitesini dış müşteri gözüyle değerlendirebilir hale geldiklerini dile getirmişlerdir.
KYT kapsamında Gıda Grubu'nda halen sürdürülmekte olan çalışmalar ve hedefleriniz nelerdir?
Grubumuzda PINAR SÜT ile başlamış olan KYT uygulamaları şu anda tüm Gıda Grubu şirketlerinde değişik aşamalarda ilerlemektedir. Bu çalışmaları destekleyici nitelikte, üst ve orta kademe yöneticilere ekip çalışması, iletişim, motivasyon gibi konu başlıkları altında çeşitli seminerler düzenliyoruz. Gıda Grubu şirketlerinde göreve başlayan tüm personele, "KYT TEMEL EĞİTİMİ" veriliyor; böylece eski yeni tüm çalışanların aynı dili konuşmalarını sağlıyoruz.
Her vardiya başında tüm ünite çalışanları ile yapılan bütünü görme toplantıları, iyileştirme çalışmaları, eğitim ve geliştirme faaliyetleri sürekli öğrenmeyi beraberinde getiriyor. Grup olarak eğitime verdiğimiz önem iç eğitimcilerimizi yetiştirmemizi sağladı. KYT'nin temel ilkelerinden biri olan öğrenme sürecinde, iç eğitimcilerimiz aldıkları eğitimleri grup içinde düzenledikleri seminerler aracılığıyla diğer çalışanlarla paylaşıyor.
Amerikan Climent Communication firmasından getirttiğimiz ve Türkçe'ye adapte ettiğimiz Takım Çalışması, İletişim, Motivasyon ve Kalite konulu posterlerle KYT ile ilgili temel mesajlar görsel ve etkin bir şekilde çalışanlara sürekli hatırlatılıyor. Ayrıca periyodik yayınlarımız, iletişim panolarımız ve Intranet kanalı ile KYT çalışmalarından tüm çalışanlarımızın haberdar olmasını sağlıyoruz.
Yeniden Tasarım toplantılarını gerçekleştirmiş olan KYT'ler, koydukları iyileştirme hedeflerini ve aksiyonlarını yine kendi yaptıkları toplantılarla takip ediyorlar. Yönetime çalışmalarıyla ilgili prezantasyonlar yapıyorlar.
Hedefimiz; halen çalışmalarını sürdürmekte olan takımlarımızla beraber, KYT'lerimizin sayısını artırmaktan öte tamamen inanç ve davranış değişimi olarak benimsenmiş olan bu yönetim sistemi ve felsefesinin bir yaşam tarzı olarak devam etmesini sağlamaktır.
Hedefimiz, bütünü görebilen, sorumluluk alabilen, takım ruhu içinde çalışan, verimli, çözüm üreten ve mutlu çalışanlar yaratabilmektir.
Hazırlayan: Ozan Çağım ŞİVE / Tuba İŞLEK
