İşe alımda neleri yanlış yapıyoruz?

Yetkinlik bazlı değerlendirme yöntemlerini hayata geçirmek isteyen İnsan Kaynakları yöneticilerinin en fazla endişelendiği nokta, bu konuda herhangi bir yasal prosedürün olup olmadığı… Yetkinlik bazlı bir aday değerlendirme süreci, yapısal olmayan bir mülakat sürecinden çok daha az yasal risk taşıyor. Önceden belirlenmemiş sorular ile adayı değerlendirmeye dayanan bir mülakatın çok daha önyargılı, duygusal ve çelişkili kararları beraberinde getireceği unutulmamalı.

İşe alım süreçlerini yetkinlik bazlı yöntemleri dahil ederek geliştirmek isteyen İnsan Kaynakları profesyonellerinin önünde oldukça fazla kaynak var. Fakat bu uygulama alanı, üzerinde düşünülmüş ve eğitimli bir bakış açısını gerektiriyor. İşe alım sürecinde psikolojik değerlendirmelerin kullanılıp kullanılmaması ile ilgili tartışmalar yıllardır sürüyor. Savunucular, bu tür değerlendirmelerin geçerliliği kabul edilmiş ve önyargılardan arınmış olduğu kanıtlandığı sürece, testlerin kabul edilebilir olduğunu dile getiriyor. Bunu kabul etmeyen bir grup ise bu test formunun kullanılmaması gerektiğini; kasıtsız olmasına karşın ayrımcılığın yolunu açabileceğini ve sonuç olarak şirketi tamamen ters bir etki ile ilgili iddiaların odağına yerleştirebileceğini belirtiyor.

Verimlilik seviyeleri ve yetkinlikler arasındaki farklılıklar ise ekonomik anlamda büyük önem taşıyor. 

Bu da aday değerlendirme süreçlerinde yetkinlik bazlı değerlendirme yöntemlerinin az ya da çok kullanılmasının, yatırım getirisi açısından ne derece kritik anlam taşıdığının bir göstergesi…

Yetkinlik bazlı değerlendirme yönteminin kullanılma amacı, sübjektif bir ortamda gerçekleşen iş görüşmelerinden farklı olarak iş uyumu ölçümlerinin daha güvenilir ve tarafsız bir ortamda gerçekleşmesini sağlamaktır. Bunun yanı sıra, stratejik yöntemler kimi zaman mülakatta elde edilen bilgilerden çok daha farklı bilgiye ulaşılmasına olanak sağlıyor. Gelecek performansın tahmin edilmesine ilişkin stratejik yöntemlerin bir parçası olarak kullanılması gereken mülakat, halen birçok kurumda tek değerlendirme yöntemi olarak yerini koruyor.

Yetkinlik bazlı değerlendirme yöntemlerinin amaca uygun olarak hazırlanması ve bir araya getirilmesi, işe alım kararlarının kalitesini bir bütün olarak artırma şansı verdiği gibi çalışan verimliliği ve performansının da geliştirilmesine yardımcı olur.

İşe alım öncesi yapılan ‘yapılandırılmış testler’ neden başarısızdır?

Indiana Üniversitesi’ndeki Kelley Yönetim Okulu’nda yapılan yeni bir araştırma ise, tartışmaları alevlendiriyor: Araştırmaya göre, testlerdeki önyargıları kontrol etmek için kullanılan araçlar da kusurlu olabilir. Sonuç olarak ortaya, objektif işe alım kararları alınması için işverenlerin bu bilişsel testlere güvenip güvenmemesine yönelik sorular çıkıyor. Bu testler genellikle sözel, sayısal ve mantıksal becerilerin ölçümü için kullanılıyor.
Kelley’deki Organizasyonel Davranış ve İnsan Kaynakları Profesörü Herman Aguinis, “Ben testlere inananlardanım” diyor ve sözlerini şöyle sürdürüyor: “İşe alım öncesi yapılan testler, sürece muazzam değer katıyor. Buradaki ironi ise şu: 40 yıldır önyargılı bir süreç kullanarak, testlerdeki potansiyel önyargıları ölçmeye çalışıyoruz.”

Journal of Applied Psychology’nin Haziran sayısındaki bir araştırmada, en sık kullanılan sınavları (üniversite giriş ve işe alım öncesi yapılan testler gibi) temsil eden puanlarla ilgili bir çalışma yapıldı. Bilim adamları önyargılara bakmak için, farklı demografik özelliklere sahip grupların gerçek test sonuçlarını değerlendirmeye aldı. Ardından bu sonuçlar iş performansı ile karşılaştırıldı. Bir testin önyargısız olduğunu varsaymak için, test sonuçlarını baz alan performans öngörüsünün demografik gruplar içinde benzer olması gerekiyordu.

Herman Aguinis, Colorado Üniversitesi’nden Steven A. Culpepper ve Memphis Üniversitesi’nden Charles A. Pierce, bu varsayımı zorlamak için, büyük ölçekli bir bilgisayar simülasyonu yarattı. Amaçları, günümüzde test önyargılarını tespit etmek için kullanılan araçların doğrulduğunu değerlendirmekti. Araştırmacılar sahte bir test ve farklı demografik gruplar arasında açık farklılıklar ortaya koyan iş performansı sonuçları geliştirdiler. Yine de veri analizleri, araştırmacıların testlerin içine yerleştirdiği önyargıları yansıtmak konusunda başarısız oldu.

Aguinis, “Milyarlarca önyargılı test sonuçları yarattık ve rastgele örnekleri test ettik” diyor: “Yine de sonuçlar test önyargıları olmadığını gösteriyordu. Oysa biz olduğundan emindik. Sonuç olarak, testlerdeki önyargıları belirlemek için kullanılan araçların kendisinin kusurlu olduğunu belirledik. Önyargılar var olsa bile belirlenemeyeceğini, bunun sonucunda da iş ve akademik performans gibi sonuçların yanlış tahmininin yolunu açabileceğini kanıtladık.”

Buna karşın, bazı endüstri psikologları bu araştırma bulgularını hafife alıyor. Onlara göre testlerdeki önyargılar kanıtlanması gerekmeyen “bir hayat gerçeği”; sadece etkili bir şekilde hakkından gelinmesi gerekiyor. Onlara göre, işe alım sürecinde bu tür psikolojik değerlendirmelerin kullanılmasıyla ilgili aşırı duyarlılık, İK profesyonellerini sağlam bir seçim sistemi yaratmak için gereken çoklu değerlendirmelerden uzaklaştırarak, daha büyük bir soruna neden olabilir.

Bazı uzmanlar da Aguinis’in araştırmasının “işe alım değerlendirmeleri sırasındaki önyargıların belirlenmesi için kullanılan araçların sadece yeterince hassas olmadığını” gösterdiğini belirtiyor: “Bu araştırmaya bakıp da tehlike çanlarını çalmaya hiç gerek yok. Organizasyonların günümüzde kullandığı değerlendirmelerin tümü önyargılı değil. Araştırma aslında, önyargıları daha iyi belirleyebilecek yeni araçların geliştirilmesi için ek araştırmalardan yararlanabileceğimiz anlamına geliyor.”

Test sonuçları, bir kişinin yetenekleri konusunda İK ve işe alım yöneticisinin karar vermek için kullanacağı en son veri parçası olmalı… 

Uzmanların belirttiği bir başka nokta da testlerin çoklu değerlendirme yöntemleri içinde kullanılması gerektiği: “Testler kişileri, temel iş ihtiyaçları doğrultusunda hemen ilk başta incelemek için çok yararlıdır. Bazı minimum yetkinlik beklentilerini karşılayan aday havuzuna ulaştığınızda, organizasyon için en iyi yeteneği seçmek konusunda daha farklı değerlendirmeler kullanılmalıdır. Özellikle değerlendirilmesi gereken çok fazla başvurunun olduğu durumlarda, test yapmak son derece ekonomiktir.” Ve uzmanların önemli uyarısı: Test sonuçları, bir kişinin yetenekleri konusunda İK ve işe alım yöneticisinin karar vermek için kullanacağı en son veri parçası olmalı… Söz uzmanlarda: “Bilişsel testler başarıyı tahmin edebilir ancak bir dereceye kadar ters etki de yaratabilir. Bu nedenle İK profesyonellerinin seçim sürecinde onları tek başına kullanmaktan kaçınmasını öneriyoruz.”

Bu yazıda konuyla ilgili yapılan bir araştırmanın sonuçlarını bulacaksınız. Yetkinlik bazlı değerlendirme yöntemlerinin şirketlerde ne kadar ve nasıl kullanıldığını tespit etmeye yönelik olarak yapılan bu araştırmanın katılımcıları, çalıştıkları şirketlerdeki mevcut ve planlanan yetkinlik bazlı değerlendirme süreçleri hakkında kendilerine yöneltilen soruları yanıtladılar.

Araştırma için farklı sektörlerde faaliyet gösteren şirketlerden toplam 2 bin 229 çalışana davet gönderildi. Gönderilen bu davetlerden elde edilen geri dönüş oranı ise 282 kişi ile yüzde 13’tü. Çeşitli ölçeklerden ve farklı sektörlerden sorulara yanıt veren bu 282 kişinin yaptığı değerlendirmeler,  yetkinlik bazlı değerlendirme alanında şirketlerde neler yapıldığına da geniş bir perspektiften bakmaya olanak sağlıyor.

İyi değerlendirme enstrümanlarının, işe alım kararı verirken İK profesyonellerinin kullanabileceği en etkili ve verimli araçlar olduğunu belirten uzmanlar, sözlerini şöyle sürdürüyor: “Ve iyi değerlendirme enstrümanları, organizasyonlar için önemli sonuçlar ürettiklerini defalarca gözler önüne sermiştir. Bu sonuçlar arasında verimlilik artışı, işgücü devir oranının düşmesi, çalışan bağlılığın artması ve yönetici tatmini yer alıyor.”

Eğer bir iş için seçilen korunmuş grup üyelerinin oranı, seçilen çoğunluk grup üyelerinin oranından yüzde 80 daha az ise, ters etki ortaya çıkacaktır. 

Eğer bir değerlendirme yöntemi ters etki yaratıyorsa ve organizasyon bu değerlendirmeyi kullanmayı tercih ediyorsa, bu durumda işveren profesyonel olarak güvenilir bir doğrulama araştırması sayesinde değerlendirme yönteminin işle bağlantısını ortaya koyabilmelidir. En güçlü doğrulayıcı kanıt, testte en yüksek puan alan kişilerin, aslında işlerinde de daha iyi performans gösterenler olduğu belirlenerek sağlanır.

Uzmanlara göre işe alım kararlarının iyileştirilmesinin bir yolu da sadece test sonuçlarından ya da mülakat verilerinden değil, tüm veri toplama ve yetkinlik bazlı değerlendirme yöntemlerinden elde edilen bilgilerin bir arada kullanılması… Uzmanlar, işverenlere özellikle aşağıdaki noktaları öneriyor:

• İki ya da üç bilgi kaynağından gelen, birbiriyle örtüşen verilere bakın.
• Karar vermeden önce tüm verileri bekleyin.
• Tek bir mülakatın ardından adayları elemeyin.
• Tüm verilere ulaşmadan sonuçları tartışarak mülakatları etkilemeyin.
• Kişinin yetkinliği ya da yetkinlik yoksunluğu konusunda karar vermek için tek bir sayısal sonucu kullanmayın.

Aynı şekilde, çoklu mülakatlar söz konusu olduğunda da ikinci mülakatçı yetkinlik bazlı mülakatı gerçekleştirene kadar, mülakatı yapan ilk kişi ile konuşmamalıdır. Böylece ikinci mülakatı yapacak kişinin önyargılarının önüne geçilebilir.

Uzmanların son uyarısı da karar alma aşamasında testlerin kullanımı konusunda yöneticilerin eğitilmesi! Böylece test verilerinin kararları desteklediğinden emin olunabilir...

Pek çok test yayıncısı, bu testle ilgili özellikleri tanımlayan teknik özetler ve el kitapçıkları sunar. Teknik el kitabı, testi satın almadan önce dikkat edilmesi gereken çoğu faktörle ilgili bilgi içermelidir. Bu, İK yöneticileri için bilgi yüklemesi anlamına geleceği için, test yorumlamak konusunda uzman olan bir endüstri psikoloğundan profesyonel yardım almak en iyisidir.

Test önyargılarını daha iyi değerlendirmek için test endüstrisinin daha hassas araçlar geliştirmesi gerektiğini söyleyen uzmanlara göre, bu gelişimin hızlanması, sadece piyasanın taleplerinin artması ile mümkün olabilir: “Eğer ben test satın alımlarından sorumlu bir İK profesyoneli olsaydım, hizmet üretenlerden şunu isterdim: Önyargıları belirlemek için kullandığınız enstrümanlardaki önyargıları değerlendirmek için neler yapıyorsunuz?”

Uzmanlara göre, İK profesyonellerinin bunu yapabilmesi için hem gözleri açık hem de test ve değerlendirme enstrümanları konusunda eğitimli olması gerekiyor: “Çalışan seçimi sürecinin beraberinde getireceği büyük maliyetler ve performans sıkıntıları, test değerlendirme ile ilgili bu konuyu tüm İK profesyonelleri için kritik bir yetkinlik haline getiriyor.”

Ancak bazılarına göre, bu gerçekçi olmayan bir beklenti. Çünkü ne yazık ki, pek çok İK profesyoneli hem resmi değerlendirmeler hem de en etkili olduğu kanıtlanan değerlendirme türleri konusunda yanlış algılara sahip. Buna bir de test seçimi alanının doğal olarak teknik ve anlaşılması güç olduğu gerçeği eklenince, organizasyonlarda resmi değerlendirmeler son derece eksik kullanılıyor. Söz uzmanlarda: “İK profesyonellerinin masasındaki tüm konuları düşündüğümüzde, onların psikolojik değerlendirmeler konusunda uzman olmak için gereken zamanı ayırmalarını beklemek kolay değil. Bununla birlikte, gerekli uzmanlığa sahip bağımsız bir endüstriyel / organizasyonel psikologdan konuyla ilgili danışmanlık almak, kesinlikle yararlı bir çözüm olabilir.”

Peki, tüm bunlardan hangi sonucu çıkarmak gerekiyor? Her şeyden önce, aşırı tepki göstererek karşılanmayacak beklentiler belirlemek için bir neden yok. Önyargıları belirlemek için daha iyi araçlar geliştirilmesi konusunda daha çok araştırmaya ihtiyaç var ama bu olana kadar, şirketler kendi işe alım değerlendirmelerini kullanmayı sürdürmeli.

En kritik işe alım hataları!

1. Şirketler işe alım süreçlerine katma değer sağlayacak, etkisi kanıtlanmış yöntemleri ve kaynakları halen görmezden geliyor.
2. Şirketlerin bugün sahip oldukları aday değerlendirme yöntemleri onları yeterince tatmin ediyor.
3. Gelecek döneme ait planlanan en büyük öncelik, aday değerlendirme sürecine yetenek ve beceri testlerinin de eklenmesi olacak.
4. Aday değerlendirme süreçlerinde biodata gibi skorlanabilir anketlerin önemi genellikle gözden kaçırılıyor.
5. Büyük ölçekli şirketler (500 veya daha fazla çalışan istihdam eden) yetkinlik bazlı değerlendirme yöntemlerini hayata geçirebilme konusunda daha hassas davranıyorlar.
6. Büyüklüğü ile bağlantılı olmaksızın, şirketlerin her birinde stratejik yöntemleri aday değerlendirme sürecine eklemek yönünde bir istek mevcut.

Bu araştırmaya katılan firmaların yüzde 40’ı değerlendirme sürecinde yazılı davranış anketlerinin yerine yapısal olmayan mülakat yöntemini kullanmayı tercih ediyor.

Bu yöntem bir bakıma endişe verici, çünkü yapısal olmayan bu yöntemler adayların gelecekte göstereceği performans tahminlerine ilişkin çok da geçerli bilgiler barındırmıyor. Buna ek olarak araştırmaya katılan şirketlerin sadece yüzde 5’i şimdiki uygulamalarını değiştirmeyi planladıklarını belirtiyor. Yani işe alım süreçlerindeki sübjektif ve ön yargılı bilgi aktarımı bir süre daha devam edecek gibi görünüyor.

Davranışsal olarak hazırlanmış değerlendirme tabloları ve hüsran

Davranışsal olarak hazırlanmış değerlendirme tabloları, adayların görüşme sırasında kendilerine yöneltilen sorulara verdikleri yanıtların en doğru şekilde değerlendirileceği bir yapı ortaya çıkmasını sağlıyor. Şirketlerin yüzde 55’i yazılı soruları olduğunu belirtirken, sadece yüzde 24’ü bu sorulara verilen yanıtların tarafsız bir şekilde değerlendirilmesini sağlayacak bir kaynağın varlığından söz ediyor.

Araştırma, biodata anketleri ve skorlanabilir iş başvurularının şirketlerin yüzde 15’inden daha azında kullanıldığını gösteriyor. Bu yöntemin yerine İnsan Kaynakları tarafından en sık başvurulan yöntem kendilerine gelen bir iş başvurusu veya özgeçmişi işin gerektirdiği kilit özelliklere göre değerlendirip “evet” veya “hayır” hanesine kaydetmek oluyor. Adayın özgeçmişindeki veriler ile işin gerektirdiği özelliklerin karşılaştırıldığı bu yöntem de bir bakıma skorlama niteliği taşıyor. 

Birçok aday takip sistemi, seçilmiş bazı kriterlere göre adayların araştırılması ve sınıflandırılması konusunda İnsan Kaynakları’na yardım ederken, pek azı gerçekten tarafsız bir nitelik taşıyor. Bununla beraber araştırma sonuçları, aday değerlendirme sürecini çok daha tarafsız hale getirecek bu yöntemleri gelecek bir yıl içinde hayata geçirmeyi planlayan şirketlerin oranının sadece yüzde 3 olduğunu da gösteriyor. Bu iki yöntem gelişen teknolojinin de desteği ile firmaların çalışanın gelecekte nasıl bir iş performansı göstereceğini en kolay ve en ucuz yoldan anlamasını sağlıyor.

Bu iki yöntem sayesinde adaylar sanal bir ortamda iş hayatında karşılaşabilecekleri sorun çözme durumları, operasyonel düzenlemeler ve görevler ile karşı karşıya kalıyorlar. Bu uygulamanın bilgisayar ortamında yönetilmesi ise elde edilen sonuçların çok daha kesin ve güvenilir olmasını sağlıyor. Araştırmaya katılan şirketlerden çok azı bu süreçlerde teknolojiden faydalanıyorlar.

Bunun yanı sıra adaylar da şirketlerden işe alım süreçlerinde daha fazlasını beklemeye başladılar. Yüksek teknolojinin kullanıldığı bir ortamda hayata geçirilen bir işe alım sürecinin değeri sadece adayın gelecek iş performansını tahmin etmek açısından yararlı değil, aynı zamanda adayın da kendisini interaktif bir iş ortamında değerlendirmesine olanak veriyor. Bu tarz uygulamaların multimedya aracılığı ile gerçekleştirilmesi giderek daha da yaygınlaşıyor.

Test geliştirmek karmaşık ve zaman alıcı bir süreç olduğu için, organizasyon içindeki ya da dışındaki danışmanlar da işin içine dahil edilerek, şirketin testle ne ölçmeyi planladığı ya da ne tür bir test kullanmak istediği önemli olmaksızın; şirketin yasal olarak savunulabilir bir test geliştirdiğinden ve dokümantasyonun uygun şekilde desteklendiğinden emin olmasını sağlamalıdır.