“Çalışanın birçok yetkinliğine odaklanan, yıl boyunca geri bildirimlerle takip edilen bir sistem yarattık”

“Mevcutta devam eden kariyer sürecimizi iyileştirme hedefimiz vardı. Çalışanlarımızdan aldığımız geri bildirimler doğrultusunda, bu konudaki en önemli ihtiyacın, bu süreci yöneticilerle çalışanların birlikte takip edebilmesi olduğunu gördük” diyen Opet Fuchs İnsan Kaynakları ve Kurumsal İletişim Direktörü Ayşegül Özel Çelenk, yeni performans sistemiyle entegre ettikleri kariyer sürecini, rotasyon ve dijitalleşme uygulamalarını anlatıyor.

Pandemi ile birlikte hayata geçirdiğiniz çalışmaları dinleyerek başlayalım sohbetimize.

Ülkedeki ilk vakanın duyurulmasından hemen sonra evden çalışmaya geçtik. Evden çalışma sisteminde önceliğimiz çalışma arkadaşlarımızın sağlığını korumak olsa da iş özel hayat dengesini kurabilmek adına da birçok yeni uygulama başlattık.

Her gün saat 12.00-14.00 saatleri arasını toplantısız saatler olarak ilan ettik. Mevcutta yemekhane uygulamamız vardı, evden çalışan arkadaşlarımıza yemek desteği vermeye başladık. Evlere düzenli olarak maske ve dezenfektan gönderimi yaptık. Yapmaya da devam ediyoruz. Kullandığımız bazı iş uygulamalarını daha hızlı sonuç alabileceğimiz farklı dijital uygulamalarla çok hızlı şekilde değiştirdik. Çalışanlarımızın konforu için evlerine ergonomiyi sağlayacak ekipmanlar gönderdik. Sık sık genel müdürümüzün, yönetim ekibimizin katıldığı canlı yayınlar ve şirket doktorumuzun katılımı ile Covid-19 bilgilendirme yayınları yaptık. Hepimizin hem sağlığımızdan endişe ettiğimiz hem de psikolojik olarak zorlandığımız bu dönemde, kurduğumuz “Biz bize” platformumuzda psikologlarla canlı yayınlar gerçekleştirdik.

Hayata geçirdiğimiz “Sizi Dinliyoruz” anketi ile çalışanlarımızın geri bildirimlerini anlık olarak alıyoruz ve çalışan deneyimi ekibimiz, bu geri bildirimleri en hızlı şekilde hayata geçirerek, çalışanlarımızı özel olarak bilgilendiriyor.

Pandemi sürecinde (çocuklu olan çalışanlarımız, yalnız yaşayan çalışanlarımız vb.) farklı personalar için kişiye özel etkinlikler hazırlıyoruz. Çalışan deneyimi kapsamında Rel’Ex markamızı kurduk ve sadece İnsan Kaynakları olarak bizim değil, yöneticilerin de ekiplerini yakından dinleyebildiği ve aldıkları geri bildirimler doğrultusunda hızlıca aksiyona geçmelerini sağlayan bir süreç tasarladık. Amacımız yöneticilerimize daha fazla geri bildirim alabilme fırsatı vermek ve farklı süreçleri iyileştirmeleri için kendilerine alan tanımaktı. Bunu da başardık.

Bu dönemde yeni bir kariyer sürecine imza attığınızı biliyoruz. Bu konunun ayrıntılarını anlatır mısınız?

Şirketimizde mevcutta devam eden kariyer sürecimizi iyileştirme hedefimiz vardı. Çalışanlarımızdan aldığımız geri bildirimler doğrultusunda, bu konudaki en önemli ihtiyacın, bu süreci yöneticilerle çalışanların birlikte takip edebilmesi olduğunu gördük.

Yeni kariyer sürecimizi, Koç Topluluğu genelinde hayata geçen yeni performans sistemiyle entegre ettik. Yıl boyunca yöneticinin ve çalışanın bir sistem üzerinden karşılıklı geri bildirimlerle takip edebildiği, çalışanın kariyerinde gitmek istediği bir sonraki adımı açık bir şekilde girebildiği ve gelişimini takip edebildiği, çalışanın birçok yetkinliğine odaklanan bir sistem yarattık.

Aldığımız bir diğer önemli geri bildirim; çalışanların birbirinin iş süreçlerine ve farklı departmanların işleyişine diledikleri kadar hakim olamamalarıydı. Bu kapsamda da ziyaret uygulamamızı hayata geçirdik. Çalışanlarımızın yıl içerisinde 1 hafta süreyle diledikleri departmana ziyaret yapacakları ve geçirdikleri 1 hafta sonunda geri bildirimlerini alabileceğimiz bir sistem kurguladık.

Bu sistemin kariyer sürecini besleyen tarafı ise yapılan ziyaretlerin yıl içinde yöneticilerle birebir takip edilen kariyer sürecine işlenebilmesi ve farklı bir departmana rotasyona, yani bizim deyimimizle “harekete” dönüşebilmesi. Böylece çalışanlarımızın hem birbirleriyle empati kurmasını ve iş süreçlerini anlayabilmesini, hem de bu ziyaretlerin onların kariyer yolculuğunda kendilerine yeni fırsatlar sağlayabilmesini hedefledik.

Son dönemde en sık konuştuğumuz konulardan biri de dijital dönüşüm. Bu alanda ne tür uygulamaları hayata geçiriyorsunuz?

Oryantasyon ve işe alım süreçlerimizi tamamen dijitale taşıdık. Saha çalışanları (mavi yaka) için performans yönetimi sistemimizi dijitale aktardık. Ödüllendirme sürecimizi yeniden kurguladık. Çalışanlarımızın birbirine ve yöneticilerin ekiplerine veya farklı ekiplerdeki çalışanlarımıza sık sık teşekkür edebilecekler bir mekanizma kurduk ve bunu teşvik eden çalışmalar yaptık. Kariyer sürecimizi dijitale taşıdık ve çalışanlarımızın kendi gelişimlerini dijital ortamda takip edebileceği gelişim kartını yarattık.

Çalışan deneyimi kapsamında dinleme mekanizmalarımızı dijital ortama taşıdık ve farklı konularda tek tıkla bize geri bildirim verebilecekleri, sorular sorabilecekleri platformları hayata geçirdik.

İşveren markası çalışmalarımızı genişlettik ve #aklındaopetfuchsvarsa markamızı kurarak tüm çalışmalarımızı bu platform altında topladık. İşveren markası kavramının kendi çalışanımızın mutluluğundan başladığının bilincinde olarak, çalışanlarımızın katılımıyla bir komite kurduk ve sadece İnsan Kaynakları’nın değil farklı departmanlardan arkadaşlarımızın katılımıyla marka bilinirliğimizi artırmayı hedefledik. Yine bu markamız altında öğrencilerle daha sık buluşmaya ve Opet Fuchs bünyesinde gerçekleşen dijital etkinliklerimize başladık.

Bundan sonrası için İK departmanı olarak ajandanızdaki hangi başlıklar ve konular öncelik taşıyor?

Pandemi sonrası için, pozisyonlara göre evden çalışma modellerini yoğun olarak çalışıyoruz. Belirlenecek modelle birlikte yan faydaların da yeniden yapılandırılması gerekecek. Çalışan deneyimi süreci her daim olduğu gibi gündemimizde kalmaya devam edecek. Bunlara ilave olarak çeviklik ile ilgili zihniyet, kültür ve organizasyonel dönüşüm gündemleri de bizler için son derece önemli olacak.

“Değişim, İK departmanlarını gelecekte farklı bir yapıya dönüştürecek”

“Pandemi gündemi nedeniyle gerek dijitalleşme gerek çalışma düzeni değişiklerinin İnsan Kaynakları Departmanı’nı gelecekte farklı bir yapıya dönüştüreceğini düşünüyoruz. Tüm süreçlerimizi bu yeni dönüşüme entegre etmeye çalışıyoruz. Umarım yeni çalışma düzeni, çalışma arkadaşlarımızın bağlılığını, memnuniyetini ve organizasyonel verimliliği artırır”.