0
İnsan Kaynakları Yönetimi ve Bilişim Teknolojisi
“Teknoloji” kelimesi genel olarak “Belirlenen bir hedefe/amaca ulaşabilmek için gerekli “yöntemlerin” ve bu yöntemlerin yürütülmesi için gerekli “araçların” biraraya getirilmesi” olarak tanımlanabilir. Bu bağlamda “teknoloji” kelimesini “bilgisayar teknolojisi” ile eş anlamlı kullanmak kelimenin kapsamını yanlış bir şekilde kısıtlamaktadır. Çağımızda tüm faaliyet alanlarında çeşitli teknolojiler birbirleri ile içiçe geçmiş bir biçimde kullanılmaktadır.
Konumuz ile ilişkilendirirsek:
* İnsan Kaynakları Yönetimi konusu kendi başına bir teknoloji olarak tanımlanabilir; çünkü belirli amaçlar vardır (kuruluşun işgücü verimliliğini arttırmak için gerekli koşul ve ortamların oluşturulması ve bu koşul ve ortamların gelişerek sürekliliğinin sağlanması), bu amaçlara ulaşabilmek için belirli yöntemler/süreçler geliştirilmiştir (model organizasyon, organizasyonel yedekleme, iş tasarımı, bütçeleme, işe alma, personel ulaşımı gibi) ve bu süreçler gerçekleştirilirken birçok araç kullanılmaktadır (kalem kağıt, bilgisayar, telefon, yazılımlar, otobüs gibi).
* Bu teknolojinin içinde bilişim, iletişim, ulaşım, inşaat gibi birçok teknolojiden yararlanılmaktadır. İletişim, ulaşım ve inşaat teknolojisi de bilişim teknolojisinden yararlanırken, bilişim teknolojisi de iletişim teknolojilerinden yararlanmaktadır.
* Her teknoloji, o teknolojiden yararlanan başka bir teknolojinin yöntemlerinde de değişiklikler yaratabilmektedir. Örneğin; yalın organizasyonlara geçişteki en büyük itici güçlerden biri bilişim teknolojisindeki gelişmelerdir. Amaca uygun olarak toplanmış verilerin kolayca derlenebilip farklı bilgiler haline dönüştürülebilmesi, belirli mantıksal kararların otomatik olarak alınabilmesi, bilginin örgüt içinde hızla yayılabilmesi ve bazı kontrollerin bilgisayar sistemleri tarafından yapılabilir olması orta kademe yöneticilere olan ihtiyacı azaltmıştır. Benzer bir bağlamda; performans değerlendirme, organizasyonel yedekleme ya da kariyer planlama yöntemlerindeki araştırmalar sonucunda ortaya çıkan gelişmeler ve yeni yaklaşımlar da insan kaynakları yazılımlarında bu konular ile ilgili birçok yeni yapılanmaya kaynak teşkil etmiştir.
İnsan kaynakları yönetimi ile ilgili olsun ya da olmasın, tüm teknolojiler şu unsurları içermek durumundadırlar:
1 Bilgi,
2 Deneyim,
3 Süreçler,
4 Kontrol/denetleme/karar noktaları ve politikalar,
5 Organizasyon,
6 Donanım (Bilgisayarlar ve diğer tüm araçlar),
7 Yazılım.
Yukarıda tanımlanan hali ile yazılım haricinde (Çünkü her teknoloji ille de bilgisayar teknolojisi kullanacak diye bir şart yoktur.), bu unsurlardan birinin olmaması durumunda ortaya çıkan oluşuma teknoloji demenin anlamı yoktur. Dolayısıyla, insan kaynakları yönetimi de kendi bilgi ve deneyim birikimleri, kendi süreçleri, politikaları, yapısı ile bir bütün oluşturmak durumundadır. Zincirin sağlamlığının, en zayıf halkasının sağlamlığı ile eşdeğer olduğu düşünüldüğünde salt bilgisayar ya da salt yazılım gibi unsurların bu bütünlükte pozitif anlamda tek başına bir anlam ifade etmediği kolayca görülmektedir.
İnsan kaynakları özeline inildiğinde, “İnsan Kaynakları Yönetim Teknolojisi” kavramının aşağıda listelenen tüm unsurları kapsaması; insan kaynakları yöneticilerinin de kendi çalışmalarını yürütürken bu unsurların her biri için aynı dikkati göstermesi gereklidir:
• İnsan kaynakları yönetimi biriminin stratejileri/örgüt stratejisi içindeki yerinin belirlenmesi,
• İnsan kaynakları yönetimi biriminin iç ve dış müşterilerinin/muhataplarının belirlenmesi,
• İnsan kaynakları yönetimi biriminin kurumun hedeflerine varabilmesi için yapılacak çalışmalardaki rolünün, sorumluluklarının ve temel başarı faktörlerinin belirlenmesi,
• İnsan kaynakları yönetimi süreçlerinin tanımlanması,
• Görevlerin ve uygulayıcıların belirlenmesi,
• Başarı ölçütleri ve ölçüm/denetleme noktalarının belirlenmesi,
• Ölçüm ve denetleme noktalarına göre yönetim politikalarının kesinleştirilmesi,
• Süreçlerde ve ölçümlerde yararlanılacak araçların belirlenmesi,
• Bu araçların kullanım yerleri ve yöntemlerinin tanımlanması,
• İzleme ve değişim yönetimi süreç ve politikalarının belirlenmesi,
• Gerekli işgücü nitelik ve niceliklerinin kesinleştirilerek model organizasyonun hazırlanması,
Yukarıdaki listenin ayrıntılarına dikkat edildiğinde, bu listenin firmanın her temel yönetim birimi yani:
• Finansman,
• Üretim,
• Pazarlama,
• İnsan kaynakları yönetimi,
• Bilişim teknolojileri
fonksiyonları ve detayları için kendini tekrarlar biçimde benzer geçerliliği olduğu görülecektir.
İşte bu noktada insan kaynakları yönetim biriminin kuruluşlar içindeki temel sorumluluğu ve kuruluş bünyesine uygun bir şekilde biçimlendirilmiş “İnsan Kaynakları Teknolojisi”nin önemi ortaya çıkmaktadır. İnsan kaynakları yönetim birimleri bu teknolojiyi kullanarak kendi yapılanmalarını tamamlamalı, sonra da yukarıda listelenen temel birimler ve detayları için ilgili birim yetkilileri ile birlikte bu yapılanma çalışmasını gerçekleştirmelidir. Bilgi teknolojisinin kullanım alanları ve şekilleri de diğer araçlar gibi bu çalışma içinde belirlenebilecektir. Bu aşamadan sonra diğer insan kaynakları işlevleri çok daha düzenli ve sağlıklı bir biçimde yürütülebilecek, tüm kurum bazında değişen ortam ve koşullara uyum da çok daha verimli ve hızlı olacaktır.
Birçok stratejik kurumsal kararda insan kaynakları yönetimlerinin gittikçe daha çok rol oynadığını görüyoruz. Örneğin; yeni alanlara yatırım yapmak isteyen bir kurum, elindeki uzmanlık envanterini en iyi kullanabileceği yatırım alanlarını belirleyebilmek için insan kaynakları yönetimlerinden yardım istemektedir. Belirli bir ürün grubuna ağırlık vermeyi düşünen bir şirket önce insan kaynakları yönetimine elindeki uzmanlık envanterinin bu iş için yeterli olup olamayacağını sormakta, ihtiyaçların yatırımın gerçekleştirilebilmesi için, gerekli nicelik ve nitelikte işgücünü oluşturmak için yine insan kaynakları birimlerinden yararlanmaktadır. Süreç çalışmalarının özellikle dokümantasyon ile ilgili büyük bölümü insan kaynakları yönetim birimlerince gerçekleştirilmektedir. Yeni bölümlerin açılması, örgüt yapılarının değiştirilmesi, bu ihtiyaçların önceden tahmin edilmesi hep insan kaynakları birimlerinin görevi haline gelmiştir. Dolayısıyla, insan kaynakları yönetim birimleri hem operasyonel hem de stratejik alanlarda birçok yöntem geliştirmek ve bu yöntemlerde bilişim teknolojisinden de yararlanarak “İnsan Kaynakları Yönetim Teknolojisi”ni oluşturmak ve geliştirmek durumundadır.
Sonuç olarak; bilgi teknolojisi, her alanda olduğu gibi insan kaynakları yönetiminde de ciddi değişiklikler yaratmış ve yaratmaktadır. Ancak bu, insan kaynakları yönetimi alanında yapılması gereken çalışmaları azaltmamakta, aksine hızlı değişim nedeni ile dikkate alınması gereken yeni birçok konu ortaya çıkmaktadır. Unutmayalım; bilişim teknolojisi onu sorgulamadan kullandığımızda değil, ancak onu nasıl, nerede, ne amaçla ve ne kadar kullanacağımızı bildiğimiz sürece bize yararlı olacaktır.
D. Zafer İNKAYA
Bilin Bilgi İşlem Genel Müdürü
