İK projelerinin başarısı ‘katılım’ ile ölçülür!

İnsan Kaynakları profesyonelleri liderleri, etkilemek konusunda çok önemli bir konuma sahip. Bunu iki şekilde yapabilirler: Yeni İK politika ve süreçleri geliştirirken liderlerin katılımını isteyerek ve ikincisi; liderler kendilerinden yardım istediğinde onları etkileyerek…

Her şeyi kendi başınıza yapamazsınız; yapsanız da başarısız olursunuz. Hayatın her alanında başkalarının desteği ve katkısı sayesinde nelerin değişebileceğini düşündünüz mü? Hepimizin görevlerini tamamlamak ve hedeflerini gerçekleştirmek için diğer kişilerin desteğine ihtiyacı vardır. Ancak diğer kişilerin desteğini sağlamak kimi zaman hem çok fazla zaman alabilir hem de tahmin ettiğinizden daha fazla emek gerektirebilir.

Organizasyonlardaki pek çok kişi projeleri yönetirken ya realist ya da hümanist gibi davranıyor. Oysa, gerçekçilerin pratik bakış açısı ile hümanistlerin insan odaklı yaklaşımını bir araya getirerek her iki yaklaşımın da en iyi yönlerini tek bir rolde birleştirmek gerekiyor. Gerçekçiler verimlilik hedefleri, teslim tarihlerine uyum ve projeler; hümanistler ise bunların kişileri nasıl etkileyeceği konusunda endişe duyar. Eğer bunların sadece birine odaklanırsanız başınız derde girer.

Örneğin; eğer sadece işlerin yapılmasından endişe duyarsanız kişileri süreçten soğutursunuz. Öte yandan sadece kişilerin üzerindeki etkisine odaklandığınızda da hedeflerinizi asla gerçekleştiremezsiniz. Pragmatik katılımcı ise bu iki konuyu eş zamanlı olarak dengeler. Bir yandan işlerin doğru yapılmasına odaklanırken, kişilerin bu sürece nasıl dahil edileceği ile de ilgilenir. Kimi zaman birinden diğerine daha fazla vurgu yapabilir ama asla her ikisi ile ilgili bakış açısını kaybetmez.

Bir projeye başkalarını dahil ederken, kişinin detaylara odaklanmaya devam etmesinin ne kadar büyük ve olumlu farklar yaratacağını da unutmamak gerekiyor. Kişilerin işlerini yapabilmesi için ne tür desteğe ihtiyaçları olduğunu tespit etmek kadar, bir projeyi etkili yönetebilmek de önemlidir. Zaman çizelgeleri ve kontrol listeleri; ihtiyaç duyulan desteğin sağlanması kadar önemlidir. Kişilerin endişelerini dinlemek için zaman ayırmak ve onların doğru araç ve kaynaklara sahip olduğundan emin olmak da, teslim tarihlerine uymak kadar önemlidir.

İK profesyonellerinin, liderlerden şu beş soruyu sormalarını istemeleri önemlidir: “Ne tür bir katılıma ihtiyaç var, kimler katılmalı, bu kişiler katılıma nasıl davet edilmeli, kişilerin katılımının devamı nasıl sağlanmalı, iş nasıl tamamlanmalı?” Bunu yapmak; katılımın organizasyondaki yönünü değiştirebilir.

Daha önce anlattığımız hümanist – gerçekçi yaklaşımda olduğu gibi, kimi zaman birinden diğerine daha fazla odaklanmanız gerekebilir; ama önemli olan her ikisine de her zaman dikkat edebilmektir. Bunu yapan pek çok kişinin yeni süreçler geliştirdiğini ve organizasyonlarını yeniden yapılandırdığını; verimlilik ve çalışan tatminini yüzde 50 hatta daha fazla artırdığını gördük.

Umutlarımız ve korkularımızla başa çıkmamıza yardımcı olacak beş temel soru vardır. Bu soruları yanıtlamak değişim için uygun bir ortam yaratılmasını sağlıyor. Sorular şöyle:

1.    Ne tür bir katılıma ihtiyaç var?
2.    Kimlerin katılımını sağlamam gerektiğini nereden bileceğim?
3.    Kişilerin katılımı için onları nasıl davet edeceğim?
4.    Kişilerin katkıda bulunmaya devam etmesini nasıl sağlayacağım?
5.    İşi nasıl sonlandıracağım?

Bu soruları yanıtlarken aşağıdaki kontrol listesinden yararlanabilirsiniz. Ne tür bir katılıma ihtiyacınız olduğuna karar verin…
Başkalarını işinize dahil etmenin ya da yola yalnız devam etmenin risk ve ödüllerini düşünün.

Eğer başkalarının katılımını istediğinize karar verdiyseniz hangi tür katılımın en çok işinize yarayacağını belirleyin. Şu koşulları dikkate alın:

a)             Know – how katılımı
b)            Bedensel katılım 
c)             Özen ve kararlılık katılımı
d)            Öğrenme ve öğretme katılımı

1. Altı kategoriyi baz alarak kimlerin katılacağını düşünün: önem verenler, otorite ve sorumluluk sahipleri, bilgi ve deneyim sahipleri, kişisel olarak etkilenecekler, farklı bakış açılarına sahip olanlar, sorun çıkaranlar.
2. Tüm ilgili gruplarla beyin fırtınası yapın.
3. Katılmasına ihtiyaç duyduğunuz kişiler kadar katılmasını istediğiniz kişilerin de listesini yapın.
4. Projeyi gönüllülere açmayı isteyip istemediğinize karar verin.
5. Davet edeceğiniz kişilerin seçimini yapın. Bunu yaparken projenin doğasını ve var olan zaman ve bütçe gibi göstergeleri dikkate alın.
6. Davet etmek istediğiniz kişilerin listesini gözden geçirin.
7. Bu kişiler hakkında bildiklerinizi (ihtiyaçları, ilgi alanları ve endişeleri) not edin.
8. Davetiniz için en uygun kanalı belirleyin.
9. Davet etmek istediğiniz her bir kişi için mesaj hazırlayın.
10. Yanıtları takip edin ve ihtiyaç olduğu sürece izleyin.
11. Katılan herkese (talebinizi geri çevirenler de dahil) teşekkür edin.
12. Kişilere, neden katıldıklarını sürekli hatırlatın.
13. Katılıma devam edebilmeleri için destek verin.
14. Katılıma devam edebilmeleri için açık olun.
15. Birkaç ekip üyesi pes ederse endişelenmeyin.
16. Kişilerin, işi bittiğini bilerek ayrılmasını sağlayın.
17. Tüm ayrıntıların tamamlandığından ve işin iyi yapıldığından emin olun.
18. Gelecekte yeni ve başka katılımlar olabilmesi için kişilerin daha iyi hazırlanmasını sağlayın.
19. Kişileri, daha fazlasını ister durumda bırakın.
20. Kutlayın ve “Bir dahaki sefere kadar…” deyin.
21. Kişilerin kendisini iyi hissetmelerini sağlayacak bir başlangıç yapın.
22. Kişiler arasında bağlantı kurulabilmesi için zaman ayırın.
23. Halihazırdaki durumun resmini aktarın.
24. Nereye gitmek istediğinizi ayrıntılı olarak anlatın.
25. Karar verdiğiniz geleceği yaratmak için kimin ne yapacağına karar verin.
26. Projenin değerli olduğundan, kişilerin göreve odaklandığından ve kişilerin katılımının önemli olduğundan emin olun.
27. Projenin her aşamasında aynı yöntemi izleyin.
28. Küçükten başlayın.
29. Planlama yapmadan start vermeyin.