İK’nın tatlı belası: Fonksiyonel Süreç Yönetimi

Ortak bir sürecin en küçük parçası bile pek çok katılımcının aksiyona geçmesini gerektiriyor. Bu süreçleri ve kişileri daha iyi yönetebilmek için pek çok organizasyon, sadece tek başına İK teknolojisine güvenmek yerine Fonksiyonel Süreç Yönetimi’ne yöneliyor. Fonksiyonel Süreç Yönetimi ise; “uygun araçları, kaynakları, gerekli bilgileri, önemli enformasyonu, örnekleri ve durum raporlarını kullanıcıya sunan kural bazlı bir sistem kullanarak süreçlerin otomasyonu” şeklinde tanımlanıyor.

Bir İK sürecini hayata geçirebilmek, tüm departmanlar arasında iletişime geçilmesini ve oryantasyon yapılmasını gerektiriyor. İK departmanı, süreçlerinin kritik bileşenlerini tanımlamakta genellikle proaktif davrandığı için de, bu süreçler otomasyona mükemmel biçimde uyabiliyor.

Hangi süreçlerde Fonksiyonel Süreç Yönetimi devreye girer?

Sık kullanılan süreçleri (örneğin ödül değerlendirmeleri gibi…) otomatikleştirmek için Fonksiyonel Süreç Yönetimi’ni hayata geçirmek sürecin her aşamasında güçlü bir etki yaratabiliyor. Örneğin, bir organizasyonda bu süreç her ay otomatik olarak başlatıldığında, veri tabanı değerlendirilecek tüm çalışanları kendi kendine tespit ederek her bir çalışan için ayrı bir bölüm yaratabilir.

Buradaki ilk insani adım, çalışanın astının değerlendirmesini İK departmanına yönlendirdiğinde başlıyor. Sonraki diğer adımlarda, değerlendirmeyi yapacak kişiler arasında elden ele dağıtım ortadan kaldırılıyor. (Böylece, örneğin değerlendirme ekibinden birinin tatilde olması, süreci durdurmuyor.) Sürecin sonunda toplanan veriler, tüm bilgilerin güncel kalmasının sağlanması için veri tabanında toplanıyor. Son olarak üçüncü aşamada, uygulamalar (bordrolama gibi…) güncelleniyor ve süreçteki herkes uygulamanın sona erdiğinden bilgilendiriliyor.

Bu süreci otomatikleştirmek için Fonksiyonel Süreç Yönetimi’ni kullanmak, harcanan zamanı azaltmasının yanı sıra hata oranlarını da en aza indirgiyor. Otomatik adımlar, çoğu rutin işi ortadan kaldırarak çalışanların gerçekten yaratıcı düşünmeyi gerektiren görevlere konsantre olmasını sağlıyor. Bu da hem sürecin hızını artırıyor hem de çalışanların iş tatminini…

Son olarak; bir iş süreci doğası gereği önceden şekillendirilmiş olduğu için her bir durum, her zaman aynı kurallara göre yönetiliyor. Bu tutarlılık, organizasyonda istikrar oluştururken, hem çalışanlar hem de müşteriler için tahmin edebilirlik yaratıyor.

Bu noktada, organizasyona yeniden katılan çalışanlarla ilgili de bir örnek verebiliriz. Yeni çalışanın bilgisayara ihtiyacı olacaktır; dolayısıyla IT departmanının sürece dahil olması gerekir. İdari işler mobilya sağlamak durumundadır. Aynı zamanda finans departmanının da bordroyu tamamlamak konusunda sorumluluğu vardır. Tüm bunların işe alım ve işe başlama tarihi arasında yapılması gerekir. Aksi durumda işe yeni alınan kişinin çalışacak yeri ve araçları olmayacak, iletişim kurma ve işinde etkili olabilme şansı kalmayacaktır. Ayrıca kimse bedavaya çalışmak istemez! Bu nedenle burada çözüm otomasyonda yatmaktadır. Çünkü İş Süreçlerinin Yönetimi sürecin her defasında aynı prosedürler dahilinde yönetildiğini garanti altına almaktadır.

Hiçbir teknoloji süreçlerin otomasyonu kadar işe yaramaz!

Her organizasyon müşteri görünürlüğünü arttırmak, yasal düzenlemelere uymak ve veri girişi gibi konularda insanlardan kaynaklanan hataları azaltmak çabası içindedir. Organizasyonların bu çabasında hiçbir teknoloji, süreçlerin otomasyonu kadar işe yaramaz.

Hem iş etiği, hem de yasalar kuşkusuz ki çalışanlara tutarlı davranılmasını gerektiriyor. Yasalar, eşit muamele tanımının içinin doldurulması amacıyla da çalışanları ayrımcılıktan korumayı amaçlıyor. Bir organizasyonu etkili bir biçimde yönetirken, bu yasaların tümü ile uyumlu davranabilmek ise kimi zaman o kadar da kolay değildir. Bunu yerine getirebilmenin yollarından biri, her bir çalışanın aynı adil ve yansız yöntemlerle yönetildiğini garanti altına almaktan geçer.

Her şirketin, ayırt edici performans gösteren çalışanlarını elde tutabilmek için bu kişilerin katkılarını tespit etmesi ve düzenli olarak ödüllendirmesi gerekir. Gecikmiş, hatalı değerlendirmeler ya da çok sübjektifmiş gibi görünenler, organizasyonun en güçlü oyuncularını demotive edebilir.

Daha önce aktardığımız örnekte olduğu gibi; iyi tanımlanmış, şeffaf ve zamanında gerçekleştirilen ödül değerlendirme süreçleri, çalışanlar arasında güven ve sadakat yaratır. Bu önemli sürecin otomatikleştirilmesi tutarlılık, zamanlama ve yasal uygulamalar açısından çok önemlidir.

Bir vaka çalışması

Dilerseniz, bir örnek üzerinden gidelim: 521 odalı bir hastane olan Lancester General’ın 5 binden fazla çalışanının en büyük hedefi mümkün olan en yüksek hasta hizmetini sağlayabilmektir. Hastane, çalışanların etkililiğini artırmak ve iş akışlarını rahatlıkla izleyebilmek, çalışanların hasta bakımına ayırdıkları zamanı artırabilmek ve yönetimsel görevlerle daha az oyalanmalarını sağlamak için İş Süreçlerinin Yönetimi’ni hayata geçirmeye karar verir.

Lancaster bir süre sonra, çalışanların büyük ve küçük ekipmanların onayını almak gibi süreçler için çok fazla zaman harcadığını belirler. Süreç genel olarak dört hafta sürmekte, üç kademeden onay almayı gerektirmekte ve 22 adımı içermektedir. Sonuç olarak, kimi zaman adımlar iki kez tekrarlanır, formlar yeniden doldurulur ve İnsan Kaynakları departmanı yönetimsel talepleri yanıtlamakta zorlanır.

Fonksiyonel Süreç Yönetimi’ne başlanmasıyla birlikte sekiz adım otomatikleştirilir. Süreçteki kritik katılımcıların e- posta adresleri otomatik olarak güncellenir, İnsan Kaynakları server’ındaki tamamlanmış talep formları saklanmaya başlar. Otomatikleşmenin hayata geçirilmesinden sonra taleplerin büyük bölümü 24 saatten kısa sürede yanıtlanabilir hale gelir.

Fonksiyonel Süreç Yönetimi; insanlar, uygulamalar ve organizasyonların dahil olduğu tüm süreçleri otomatikleştirebilir. Bir süreç modeli ve gelişim ortamı sayesinde güçlü yatırım getirisi sağlar, entegrasyonu esnekleştirir, işgücü otomasyon kapasitesini artırır. Ayrıca aynı zamanda güçlü bir yönetim aracıdır.

Organizasyonlar genellikle Fonksiyonel Süreç Yönetimi’ni İK içerisinde hayata geçirir. Çünkü döngü sürelerini dramatik bir biçimde azaltma becerisinin yanı sıra, çalışanların önemli görevlere odaklanması için zaman yaratabilir. Yukarıdaki örneklerde de görüldüğü gibi süreçlerin ve operasyonların otomasyonu, organizasyonların daha etkili sağlayabiliyor.