“İpekyol, Machka ve Twist markalarını bünyesinde barındıran Ayaydın – Miroglio’da İK, değişime hem ayak uyduruyor hem de değişimde önemli bir rol oynuyor”

Ayaydın – Miroglio İK son yıllarda büyük bir değişim geçirdi ve tüm İK süreçlerini yeniden yapılandırdı. Bu değişimin hikayesini dinlemek isteriz. Bu değişimi getiren neydi? Neler değişti?

Değişim olgusu günümüzün iş yaşantısında göz ardı edemeyeceğimiz bir süreç. Her geçen gün teknolojik yeniliklerin yanı sıra yeni iş yapma biçimleri, yeni satış teknikleri, rekabet stratejileri ve müşteri alışkanlıkları ile karşı karşıya kalıyoruz. İnsan Kaynakları, bu noktada değişime uyumun temel yönlendiricilerinden biri ve organizasyonların değişiminde lider rolü oynayacak şekilde konumlandırılması gerekiyor.

Buradan yola çıkarak Ayaydın-Miroglio Grubu içerisinde değişimi tetikleyen birden fazla neden olduğunu ve bu değişimde İK’nın da hem değişime ayak uydurduğunu, hem de değişimde önemli bir rol oynadığını / oynayacağını söyleyebiliriz.

Diğer yandan, içinde bulunduğumuz Perakende Sektörü teknolojinin gelişmesi, internet kullanımının yaygınlaşması, tüketici beklentilerinin gelişmesi gibi oldukça önemli unsurların bir sonucu olarak kendisini değiştirmek ve beklentilere göre şekillenmek zorunda olan bir sektör. Dolayısı ile müşteri profili, talepleri ve alışkanlıklarının değişmesi bizim müşterinin yeni ihtiyaçlarını ve beklentilerini anlamamız ve davranışlarımızın yeniden şekillenmesini zorunlu kılıyor.

Bahsettiğimiz bu koşullar Ayaydın-Miroglio Grubu İnsan Kaynakları’nda yeniden yapılanma sürecine neden oldu. Fonksiyonel anlamda uzmanlaşmanın daha hızlı, daha etkin ve maliyetinin daha düşük olacağı düşüncesiyle İK içerisinde bir Uzmanlaşma / Bölümleşmeye gidildi. Böylece iş akışını ve iş yüklerini daha yakın kontrol edebilme, sonrasında da gerekli iyiyleştirici uygulamaları daha kısa sürede hayata geçirme imkanını sağlamış olduk. Somutlaştırmak gerekirse, İnsan Kaynakları’nı “İşe Alım”, “Organizasyonel Gelişim”, “Ücretlendirme & Özlük” ve “İdari İşler” olmak üzere 4 bölüme ve bunun altında birimlere ayırdık.

Özellikle çalışanın şirket içerisindeki iş yapma alışkanlıklarını geliştirmek ve yenilemek amacı ile süreçlerimizi prosedürler ve yönetmelikler ile yazılı hale getirdik. Bu noktada güncellenmesi gereken alışkanlıklarımızı da gözden geçirme fırsatı bulmuş olduk.

Bir organizasyonun verimliliğini direkt olarak değiştirecek herhangi bir projenin başarısı İnsan Kaynağı’nın etkin kullanımı ile doğru orantılıdır. Her zaman altını çizdiğimiz konu, bir organizasyonda İnsan’ın en önemli kaynak olduğu idi. Makine, teknoloji veya herhangi bir yaratıcı fikir her zaman insan temelli ve insan kaynaklıdır. İnsan faktörünü doğru konumlandırmanız ise organizasyondaki en önemli ve vazgeçilmez kaynağı en verimli şekilde kullanmanız anlamına gelir.

Bu bakış açısından hareketle, biz de iş analizlerini gerçekleştirerek görev tanımlarını oluşturduk ve tespit ettiğimiz noktalarda sorumluluklar / pozisyonlar ve seviyelendirmede güncellemeler yaptık.

Bu değişim, eğitim / gelişim sürecine nasıl yansıdı?

Tepe Yönetimimizin bahsettiğimiz değişimleri ve personelin gelişimini desteklemesi, çalışanlarımızın eğitimini iş planlarımız içerisinde öne almamız sonucunu doğurdu.

Eğitim faaliyetleri eğitim ihtiyacının doğru belirlenmesi ve doğru eğitim planları ile etkili bir yatırım amacına dönüşebilir. Bizler de çalışanlarımızın geliştirilmesi gereken yönlerini tespit ederek 2011 yılı içerisinde eğitim planlarımızı hazırladık ve uyguladık.

Eğitimlerimizi Genel Müdürlük, Edirne Fabrika ve Mağaza Eğitimleri olmak üzere üç alanda ve Türkiye çapında gerçekleştirdik, gerçekleştirmeye devam ediyoruz.

Özellikle mağaza çalışanlarına baktığımızda çok genç bir profille karşılaşıyoruz. Ayaydın – Miroglio olarak yeni nesil diye adlandırılan bu yeni çalışan profiline yönelik geliştirdiğiniz İK projeleriniz üzerine de konuşmak isteriz.

Yeni nesil ya da Y kuşağı bizim karşımıza en çok Mağazalarımızda Satış Danışmanı kadrosunda çıkıyor. Bu kuşak ile çalışabilmek için onların beklentilerini anlamak ve biraz buna göre şekillenmek gerekiyor.

Bu profil hızlı bir kariyer beklentisi olan, hırslı bir karakter olarak kendini gösteriyor. Mağazacılığı da bir meslek olarak görmüyorlar. Ancak bizim hedefimiz bu algıyı ortadan kaldırmak ve bu kuşağın uzun süreli şirkette çalışmasını sağlayarak, mağazacılığın da bir meslek olduğunu ve bu alanda kariyer yapabileceklerini göstermek.

Bu noktada şu an üzerinde çalıştığımız projelerimiz var:
İ
lki terfi süreçleri ile alakalı bir Değerlendirme Merkezi Projesi... Mağaza çalışanlarının beklediği kariyer imkanını, onları doğru değerlendirecek ve en uygun kişileri seçmeye imkan verecek Değerlendirme Merkezi uygulamaları ile sağlamayı hedefliyoruz. Bu amaçla koyduğumuz kriterlere uygun kişileri öncelikle yetkinliklerini ve ardından Mesleki Bilgilerini ölçeceğimiz iki uygulamaya alıyor ve bu uygulamalarda beklediğimiz başarıyı yakalayan adayları terfi havuzumuza dahil ediyoruz.

Havuzdaki adayları da geliştirmeleri gereken noktalarda eğitip onları bir üst pozisyona ve yöneticiliğe hazırlamak bu projenin son basamağını oluşturuyor. Böylece içerideki yetişmiş işgücü kaynağını kullanarak, terfileri gerçekleştirmiş oluyoruz. Örnek vermek gerekirse; Satış Danışmanı olarak başlayan kişi belirli süreçlerden ve değerlendirme merkezi uygulamasında geçerek sırasıyla, Mağaza Müdür Yardımcısı ve akabinde Mağaza Müdürü olabiliyor.

Ayrıca bu kuşağı elde tutabilmek için mevcut sistemlerimizi ve uygulamalarımızı sahadan gelen geri bildirimler ve sektörde gerçekleştirdiğimiz benchmark çalışmaları doğrultusunda gözden geçiriyor ve gerekli noktalarda güncelleme planları yapıyoruz.

Diğer bir projemiz ise örgün öğrenim kurumlarına bizzat ulaşarak Perakendeciliği, bu sektörün gelişen dünyanın vazgeçilmez ve yükselen sektörlerinden biri haline geldiğini ve buradaki kariyer imkanlarını onlara daha iyi anlatmak... Üniversitelerdeki Kariyer Günleri ve Meslek Liseleri bu projemizi uygulayacağımız imkanı bize sağlıyor.

2012’de hayata geçirmeyi planladığınız İK projelerinizden de bahsedebilir misiniz?

2012 Ocak itibari ile start alacak en büyük projemiz Genel Müdürlük ve Mağazalar’da uygulanacak olan Performans Değerlendirme Sistemi.

Genel anlamda performans değerlendirme; çalışanların yetkinlikleri, potansiyeli, davranışlarını değerlendirerek gerçekleştirilen sistematik bir ölçümdür.

Kurduğumuz sistemin amacı çalışanların performans ve etkinliğini, belirlenmiş hedefler ve ölçülebilir kriterler çerçevesinde adil ve objektif bir şekilde değerlendirmek, çalışanların değişime ayak uydurmalarına yardımcı olmak, kariyer planlama için altyapı çalışmalarını oluşturmak ve organizasyonun etkinliğini geliştirmek için kişisel performansı artırmak olarak özetlenebilir.

Değerlendirme sonucu elde ettiğimiz bilgiler, çalışana yönelik kararlarımızda önemli bir dayanak oluşturacak, çalışanın iş ile ilgili kuvvetli ve zayıf taraflarını sistematik olarak tanımlamamızı, eğitim ihtiyaçlarını tespit etmemizi kolaylaştıracak, Terfi / Kariyer planlamaları, Yedekleme, Ödüllendirme vb. konularda bize çok faydalı katkılar sağlayacak.

Performans Değerlendirme Sistemimizde değerlendirme 3 basamakta yapılıyor:

Öncelikle çalışanlara SMART iş hedefleri veriyoruz ve yıl sonunda onları önceden kararlaştırdığımız bu hedefler üzerinden ölçüyoruz.

İkinci basamakta ise çalışanların kendilerini geliştirmelerini teşvik etmek amacı ile her bir çalışan için bir kişisel gelişim hedefi tespit ediyor ve yıl sonunda çalışanları bu kişisel gelişim hedeflerinin ne kadarını gerçekleştirdikleri noktasında değerlendiriyoruz.

Üçüncü basamakta, önceden belirlediğimiz ve tanımladığımız yetkinlikler üzerinden çalışanları puanlıyoruz.

Dolayısı ile sistemimizi hedefler ve yetkinliklerin beraber ölçüldüğü bir sistem olarak özetlemek mümkün.

Etkin bir Performans Değerlendirme Sistemi’nde değerlendirilen ile onu değerlendiren amiri arasında hem verilen hedefler, hem de bunların puanlanması aşamasında konsensüs sağlanması sistemin başarısı için zorunlu bir süreçtir.
Biz de sistemi bu konsensüs sağlanmadan sistemin sonuçlandırılamayacağı şekilde tasarlayarak bu noktadaki riski minimize etmeyi hedefledik.

Diğer yandan, 2012 yılı içerisinde yukarıda bahsi geçen Değerlendirme Merkezi Projesi’nin tamamlanması ve sonuçları doğrultusunda çalışanlarımızın geliştirilmesi gereken yönlerinin eğitimler ve koçluk & mentörlük çalışmaları aracılığı ile geliştirilmesini planlıyoruz.

Genel Eğitim ve Geliştirme faaliyetlerimiz 2012 yılında devam edecek olan projelerimiz arasında. Özellikle Mağazalarda hem iç, hem de outsource eğitimleri içeren detaylı eğitim planları hazırlıyoruz. Genel Müdürlük ve Edirne Fabrikamız’da ise Yönetim Becerileri & Mentörlük, Kişisel Gelişim ve Teknik Eğitimler vermeyi hedefliyoruz.

Son olarak, İş Değerleme Çalışmaları, Kurum Kültürü & Çalışan Memnuniyeti Anketi ve gönüllülük temeline dayalı Sosyal Aktivite Komitesi gibi farklı projelerimiz 2012 yılı planlarımız arasında yer alıyor.