Sosyal bir iş ağı kurmak

EMC Şirketi’nin sosyal iş ağı olan EMC / One, ekonomi kötüleşmeye başlamadan 1 yıl önce kurulmuştu. Bilgi altyapısı ürünleri üreten bu şirketin, Facebook’vari platformların değerini öğrenmesi çok sürmeyecekti.

2008’in sonlarında ekonomi kötüye gitme sinyalleri verdiğinde, EMC’nin Finans Direktörü de çalışanların neler yapamayacağı ve nelere sahip olamayacağı konusunda resmi mektuplar yayınlamaya başlamıştı: Buradaki temel amaç, 2009 senesinde yıllık operasyonel giderleri aşağı çekebilmekti. Çalışanlar arasında konuyla ilgili homurdanmalar başlarken, hali hazırda EMC’nin 40 bin çalışanının binlercesi tarafından kullanılan sosyal bir iş ağına katkıda bulunanlardan biri, bir forum başlattı: Çalışanların, maliyet düşürücü önlemler konusundaki fikirlerini paylaşmasını ve tartışmasını istiyordu.

O dönem şirketin işveren markasından sorumlu Başkan Yardımcısı olan Polly Pearson’a göre, çalışanlar pek çok fikir sunuyordu; bunların arasında kışın ısıyı iki derece düşürmek bile vardı. CFO forumdan haberdar olduğunda, yazılanları okudu ve fikirlerin çoğunu hayata geçirmeye karar verdi. 2009 boyunca forum, dünyanın dört bir yanındaki çalışanlar için bir işbirliği egzersizi alanı haline geldi: Böylece kesintinin nedenlerini anladılar ve 450 milyon dolarlık maliyet düşürme hedefine yardımcı oldular. Sosyal bir iş ağı olmaksızın, bu tür bir egzersiz mümkün olmayacaktı.

Şirketin sözcüsü Lesley Ogrodnick, “EMC / One sayesinde çalışanlar arasında, maliyet düşürücü çalışmalar çok kısa bir zaman dilimi içinde anlaşılabildi” diyor: “EMC / One’ın bu maliyet düşürme faaliyetleri içindeki katkılarının miktarını ölçmek mümkün değil ama EMC’nin maliyet dönüşüm programının daha agresif olmasındaki etkisi asla yadsınamaz”.

Kendi şirketini kurmak için şirketten ayrılan ancak EMC’ye danışmanlık yapmaya devam eden Pearson, sosyal iş ağlarını en yeni (ve en etkili) network organizasyonları olarak görüyor: “Önce, iki kişinin öğlen yemeği yemesiydi network sağlayan; sonra da e-mail… Ticaret network sayesinde yapılıyor ve içerideki bu sosyal ağlar, bunu yapmanın en geniş ve en kapsayıcı yolu haline geldi”.

Pearson, dönüşümsel değişimlerin yapılabilmesi için İK profesyonellerinin bu fırsatı yakalaması gerektiğini söylüyor: “Uyan, İK. Bu teknoloji senin için. İnsan konusu birden bire başlıca iş haline geldi. Uzman siz olun…”

Mesajları karıştırmak

Sosyal ağ Web 2.0 araçları artık sadece fotoğraf, video ya da boş laf paylaşmak için kullanılmıyor. EMC’nin de aralarında bulunduğu bazı şirketler, Facebook, LinkedIn ve benzeri sosyal web sitelerini işe alım, işveren markası yönetimi ve müşteri ilişkileri için kullansa da, bir kısmı da bilgi elde etmek ve paylaşmak, gayri resmi öğrenmeyi sağlamak, resmi ve resmi olmayan işbirliği platformları yaratmak ve bağlılığı artırmak için içeride kullanabilecekleri benzer araçlar arayışı içine giriyor.

Tıpkı halka açık sosyal siteler gibi, bu iş ağları da çalışanların kişisel ve profesyonel bilgilerini paylaşmasını sağlıyor; bloglar ve Twitter gibi mikro blogların da aralarında bulunduğu araçlar öneriyor. Böylece çalışanlar forumlara katılabiliyor, video ve fotoğraf paylaşabiliyor. Bu araçların çoğu da entegre platformlar olarak çıkıyor karşımıza.

Bu araçların tümü, çalışanların bağlanmasını, iletişim kurmasını ve işbirliği içine girmesini sağlıyor. Bu konudaki eğilim ise bu sosyal iş ağlarını, web’deki diğer sosyal kişiler ağlardan ayrı olarak değerlendirmek…

Haziran 2009’da yayınlanan ve 500’den fazla organizasyon arasında yapılan “HR Executive’s Guide to Web 2.0” adlı Aberdeen Group araştırmasına göre, tüm işgücünün tek çatı altında toplanmadığı ya da projelerin farklı birimlere dağıtıldığı organizasyon sayısı giderek artıyor. Araştırma şu sonuca varıyor: “Yöneticiler (İK ve İK dışı olanlar) artık bu yeni gerçeklerin, yetenek yönetimi döngüsüne farklı bakmak gerektiğinin ayrımında. Bu yeni araçlar sayesinde birbirinde farklı ve dağınık durumdaki işgücünü yönetebilirler”.

Araştırma, sosyal medya araçlarından en azından birini uygulamış olan 220 organizasyona odaklanıyordu. Araştırmacılar, bu araçlar ile aşağıdaki stratejik aksiyonlardaki ortak kullanımlarını ilişkilendirdi:

• Bilgi edinilmesine ve transferine yardım
• Çalışan arasında bağlantı kurulması
• Dağınık ekipler arasındaki proje görünürlüğünü sağlamak.

Gelişen fırsatlar

Sosyal iş ağlarının kullanımı ile ilgili birkaç örnek, olasılıkların genişliğini gözler önüne seriyor. Aşağıdaki örneklerdeki şirketler, ağlarını birden fazla amaç için kullanıyor:

• EMC, sosyal iş ağı olan EMC / One’ı, yıllık innovasyon yarışmasına fikir üretilmesi için kullanıyor. Çalışanların innovasyon konusundaki en iyi fikirlerini, şirketin stratejisi ile nasıl ilişkilendirdiklerini anlatarak paylaşıyor. Platformdaki oylama uygulaması sayesinde, çalışanlar fikirlere “oy” veriyor. Bu yolla her bir fikir kademe atlıyor ya da düşüyor. Sonuç olarak, mükemmel fikirler finanse ediliyor.

• AT&T’nin çalışan iletişimi ve kurumsal sponsorluklardan sorumlu Kıdemli Başkan Yardımcısı Gail Torreano, dünya çapında 280 bin çalışana hizmet veriyor. Torreano, Dallas bölgesindeki genel merkezin yakınındaki çalışanlara sunum yapacağı zaman kendisine yardım etmesi için İspanyolca bilen çalışanları bulmak için, çalışan profillerinin saklandığı T Space’i (şirketin sosyal iş ağını) kullanıyor.

• 30 bin çalışanı olan Manheim Auction şirketinde, farklı çalışan grupları Jive yazılımını kullanıyor. ABD’deki 76 lokasyonda bulunan finans departmanının 150 üyesi, sistemi erken benimseyenlerdi. E-mail’ler artık hantal ve sıkıcı hale gelince, departman çalışanları fikir paylaşmak için sanal bir topluluk oluşturdu. Buradaki hedef en iyi uygulamaları belirlemek ve standart hale getirmekti.

Öte yandan, Manheim’in 200 kişilik İK ekibi de dağınık lokasyonlardaydı ve Avustralya’daki çalışanları da kapsıyordu. Ekip artık, fikir paylaşmak ve ortak konularda diyalog geliştirmek için sanal toplulukları kullanıyor. Örneğin, çalışan el kitabını “anlık işbirliği” aracılığıyla güncelliyorlar. Ve tüm ofislerdeki genel müdür yardımcıları, şirketin gelecekteki dönüşümünün yollarını tartışmak için topluluk fonksiyonundan yararlanıyor. Çoğu genç olan bu yöneticiler, söz konusu araçları son derece rahat kullanıyor.

• 3 bin 500’den fazla çalışanı bulunan Kendle International, klinik deneyleri yönetmesine yardımcı olması için ilaç şirketleri ile ortaklık yapıyor. Her yeni deney öncesinde çalışanlar, bir sanal topluluk sitesi geliştiriyor. İK departmanının ise kendi sitesi var. Bu siteler temel olarak doküman paylaşımı için kullanılıyor.

Artan geri dönüşler

Sosyal ağ araçlarının yatırım getirisini belirlemek de artık gerçeğe dönüşüyor.

Tipik bir örnek: İlaç endüstrisi, bu ağlardaki işbirliği sayesinde araştırma ve geliştirme döngüsünü hızlandırmayı başardı. Finans, sigortacılık ve küresel hizmetler endüstrileri de sosyal iş ağlarını düzenli olarak kullanarak iç ve dış işbirliğini artırıyor, pazar ve ürün geliştiriyor, finansal sonuçlarını artırıyor.

2009 – 2010 yıllarında Towers Watson tarafından yapılan bir araştırmaya göre ise, (genellikle sosyal medya araçlarını da içeren) etkili iletişim stratejilerini kullanan şirketler, daha az etkili stratejiler kullanan şirketlere kıyasla, paydaşlarından daha yüksek geri dönüş alabiliyor. Bu araştırmada uzmanlar, Nisan ve Mayıs 2009 tarihlerinde, tüm dünyadan 5 milyon çalışanı temsil eden 328 organizasyondan veri topladı.

McKinsey Quarterly de son 3 yıldır yöneticiler arasında Web 2.0 araçları araştırması yapıyor. En yakın zamanda yapılan araştırmaya göre, katılımcıların yüzde 69’u bu araçlardan ölçülebilir ticari yararlar sağladığını dile getiriyor. Bu faydalar arasında; “daha innovatif ürün ve araçlar, daha etkili pazarlama, bilgiye daha iyi erişim, daha düşük maliyetlerle iş yapma ve daha yüksek gelir etmek” yer alıyor. McKinsey Quarterly, Haziran 2009’da online anketi 1.695 yönetici arasında gerçekleştirdi.

Uygulayıcı şirketlerin pek çoğu, sosyal iş ağlarını kurduklarından beri, çalışan bağlılığında artış ve müşteri tatmin anket sonuçlarında iyileşme gözlemlediklerini belirtiyor. Uzmanlar, birbiriyle daha çok iletişim halinde olan çalışanların şirkete daha bağlı hale geldiğini, bunun da daha fazla müşteri tatmini demek olduğunu vurguluyor.

Peki ya, kötüye kullanım ve uygunsuz iletişim?

Kurum içi sosyal ağlar, kamusal web sitelerini model alsa da, uzmanlar bu araçların çok farklı ticari amaçları olduğunu dile getiriyor. Onlara göre, giderek daha fazla yönetici de bunu anlıyor.

Collaborative Strategies şirketinin yöneticisi David Coleman’ın binden fazla çalışanı olan şirketlerin yöneticileri arasında 2009 yılında yaptığı araştırmada, katılımcıların üçte biri sosyal medya araçlarını kullandıklarını, üçte biri ise önümüzdeki 12 ay içinde bunu yapacaklarını belirtiyordu. Bu yılki ankete göre, katılımcıların yüzde 48’i bazı araçları kullanıyor, yüzde 25’i ise süreci başlatmış durumda.

Towers Watson danışmanları da benzer örneklerden söz ediyor: “Müşterilerimizle sosyal medya konusunda bir dizi toplantı yaptık. Katılımcıların yüzde 60 – 70’i pilot uygulamalara başladıklarını söylüyor. Yüzde 10 kadarı ise tam uygulamaya geçmiş durumda”.

Uzmanlar, bu şirketlerdeki en büyük kaygının iç sosyal ağların kötüye kullanımı ve uygunsuz iletişim olduğunu belirtiyor: “En çok dile getirilen korku bu. Ama aslında tamamen yersiz bir endişe… Onların bu kaygılarının nedeni, insanların takma isimle kaydolup istedikleri her şeyi yayınlayabildikleri kamusal siteler. Oysa şirketler bu tür ağlara çalışanlarının her zaman kendi isimleri ile kaydolmasını sağlayarak, kötüye kullanımı önleyebilir”. Onlara göre, uygunsuzluğun baş göstereceği ender durumlarda da devreye çalışanlarla ilgili davranış kuralları devreye alınabilir.

Bu makale için yöneticileriyle mülakat yapılan 10 uygulayıcı şirketin hiçbirinde, uygunsuz kullanım yaşanmamış. Şirket içindeki herkese açık olduklarından dolayı, sosyal iş ağları diğer iletişim araçlarına göre, uygunsuz içeriğe karşı daha duyarlı oluyor. Uzmanların konuyla ilgili bir önerisi daha var: İK profesyonelleri, yasal danışmanlarla birlikte çalışarak, çalışanların ağları kullanımı konusunda bir politika hazırlayabilir. Zaten pek çok şirkette de, bu tür politikalar hali hazırda mevcut.

Kontrol değişimi

Aslında süreçteki gerçek sorun, komuta ve kontrolden daha şeffaf, açık ve işbirliğine dayalı bir iş yapış şekline geçmek… Bu tür araçlardan önce dahi çalışanlarının kendilerini işbirlikçi olarak tanımladığı EMC gibi şirketler bile, bu konuda ne kadar ileri gidebileceklerini hala öğrenmeye çalışıyor.

Yetkililer, “Komuta ve kontrole dokunmamamız gerekiyor” diyor: “Komuta ve kontrol yaklaşımına bağlı kalmak büyük bir engel. Çünkü işbirliği, araçlar ile değil tavırlar ile ilgili.”

Artık İK ve diğer fonksiyonların liderleri, sosyal ağların beraberinde getirdiği değişimlerle baş etmeleri gerektiğinin farkında. Sosyal medyanın çalışma ortamını hızla değiştirdiğini belirten uzmanlara göre, liderlerin potansiyeli değerlendirilirken bile sosyal medya araçları konusunda ne kadar rahat oldukları ve bunları nasıl kullandıkları da dikkate alınmalı: “21’inci yüzyılda liderlik, haberleşme ağlarına bağlı olmakla, dinlemekle ve yanıt vermekle ilgili…”
 

ARAÇLAR OLGUNLAŞIYOR

Bundan 2 yıl öncesine kadar, organizasyonlardaki sosyal medya araçlarına baktığımızda, blog’ların, wiki’lerin ve diğer uygulamaların gelişimi bölük pörçüktü. Organizasyonların çoğu ya bunlardan sadece birini seçiyor ya da birbirine ekleme yapmak zorunda kalıyordu.

Oysa bugün bunu hizmet sağlayıcılar yapıyor ve araçlar hiç olmadığı kadar iyi hale geldi.

ABD’de bu konuyla ilgili yazılımların geçmişte olgunlaşmamış durumda olduğunu, pek çok sosyal medya uygulamasının sadece tek bir fonksiyona sahip olduğunu söyleyen uzmanlar, artık araçların daha bütünsel bir yaklaşım sergileyebildiğini ve birbiriyle çalışır hale geldiğini dile getiriyor.

Örneğin, Microsoft SharePoint Server’ın son versiyonunun çok kullanılmaya başlandığını belirten uzmanlar, “2007 versiyonu ihtiyaç duyduğunuz tüm araçlara sahipti ama onları kendinizin birleştirmesi gerekiyordu” diyor: “Bunların çoğu, 2010 versiyonunda azaldı. Ayrıca fonksiyon olarak da çok iyi; Microsoft Word’deki gibi edit etme özelliği de bulunuyor”.

Bazı organizasyonlar, SharePoint’i; Microsoft Exchange e-mail ve Microsoft Word ile entegre olduğu için, doküman paylaşımı amacıyla kullanıyor. SharePoint ve Jive Yazılımı birlikte çalıştığı için de, Jive’in sosyal ağ araçları kişisel profiller, blog ve forumlar için kullanılıyor. 

                                                                                                                                                                                  Bill Roberts