Etrafındaki dünya değişirken İK da değişiyor mu? Ekonomik iklim ne olursa olsun aynı politikalarla yürüyen İK için...

 Herkes tarafından bilinen bir gerçek var ki o da iş döngüsünün inişler ve çıkışlar ile dolu olduğu.
Şirketler birkaç yılda bir aşırı büyüme veya gerileme dönemleri yaşarlar.
Buna rağmen şaşırtıcı olan İK’nın birbirinden oldukça farklı bu iki durum için farklı aksiyon planları ve yaklaşımlar hazırlamaktansa ekonomik  iklim nasıl
olursa olsun aynı şekilde davranmaya çalışmasıdır.
İK’nın bu iki evre arasında sıkıntı yaşamasının temel nedeni
şirketin iş döngüsüne ilişkin farklı stratejileri olmamasından kaynaklanıyor.
Daha önce de benzeri durumları yaşamış olmalarına rağmen İK hala bir diğer safha ile karşılaştığında ne yapacağını şaşırıyor.

Sonuçta ortaya çıkan “ne yapacağını bilmez duruş” da İnsan Kaynakları’nın imajını ve marka değerini önemli ölçüde sarsıyor. Bu konuda İK’ya gelen bir diğer eleştiri de genellikle önüne çıkacak engellerin farkına varmasına rağmen hareketsiz kalması yönünde oluyor. Bir çok İnsan Kaynakları profesyoneli kısa döneme yöneliyor, sadece karşılaştıkları olaylara reaksiyon gösteriyor.

Kısacası bir çok şirket için “stratejik iş ortakları” olarak nitelendirilen İnsan Kaynakları departmanları çoğu zaman büyük resmi görme konusunda yetersiz kalıyor. Sonuç olarak İnsan Kaynakları departmanlarının neredeyse yüzde 90’ı bağımsız bir planlama ve tahmin yürütme fonksiyonuna sahip olmadığı görülüyor. Durumu biraz daha ağırlaştırmak gerekirse İK departmanlarının hiçbir konuda formal bir stratejisi bulunmuyor. Büyük resmi görmektense İnsan Kaynakları genellikle bir kriz meydana geldiğinde program geliştirmeyi yolunu benimsiyor. Oysa, İK’nın planlama için iki önemli nedeni var.

Bunlardan ilki İnsan Kaynakları’nın kendisine ait yönetim ve operasyon süreçlerinde “boom-and-bust” etkisini en aza indirmektir. İkincisi ve belki daha da önemlisi ise organizasyonel devamlılık için şart olan yetenek akışını doğru seviyede tutabilmesi için gereken planlamayı sağlayabilmektir. İK departmanlarına yöneltilen bir diğer eleştiri de fazladan işe aldıkları elemanları daha sonra onların moral değerlerine zarar vermeden gerekli seviyeye indirememe konusunda oluyor. Buna karşılık büyüme evresinde ortalama seviyede çalışana sahip İK süreçleri de işe alım ve çalışan bağlılığı gibi konularda yetersiz kalabiliyor. Daha önce de belirttiğimiz gibi bu ikilemin çözümünün tek bir yolu var: “iş gücü planlaması”. Doğru şekilde tasarlanmış bir iş gücü planı bir çok olumlu etkiyi beraberinde getiriyor. İşte bunlardan en fazla göze çarpan bazıları:

Beklenmedik durumlar karşısında meydana gelebilecek “travma”ları en aza indirmesi gereken birim kesinlikle İnsan Kaynakları... Bu yüzden süreçleri ve yanıtları hazırlamak için özel zaman yaratmalı.

Ani işten ayrılmalarda üretim ve hizmetlerin aksamaması için gereken yetenek yedeklemesini yapabilmek. Yetenek envanterinizde geliştireceğiniz inişli çıkışlı süreçler ile büyüme ve duraklama döngüsünü daha kolay bir hale getirebilirsiniz.

• Şirket üretim hedeflerine ancak doğru kişileri işe alarak ulaşabilir.
• Hiç durmadan artan ürün geliştirme süreçlerine hızına bağlı olarak şirketler için en doğru yeteneklere sahip parlak çalışanları bulmak çok önemli.
• Bir projeden diğerine kolayca geçiş yapabilmek için şirketin hazır ve projelerin gerekliliklerine göre eğitilmiş yeteneklere sahip olması şart.

Eğer elinizde bir çalışanın ayrılacağını gösteren bir detektör olsaydı bir İK yöneticisi olarak potansiyel zararı en aza indirmek kesinlikle çok daha kolay olacaktı. Fakat ne yazık ki böyle bir fırsata sahip değilsiniz. Bu yüzden yapmanız gereken tek şey sorunlar daha çok küçükken üst yönetimi uyarmak ve daha da büyümeden önüne geçmek olabilir.

Unutmayın ki, sorunların üstesinden gelmek onları engellemekten çok daha zordur. Bu yüzden, Düşük iş gücü devir oranını sağlayın, işçilik maliyelerini en aza indirin ve işten çıkarma oranını en aza indirmek için özel stratejiler belirleyin.

Zamanı etkin bir şekilde kullanarak olumlu fırsatlar elde etmek için gereken kaynak ve yetenekleri toplayabilirsiniz. Devamlı olarak savaşma halinde olan birinin etrafındaki fırsatların farkına varması da oldukça güç olacaktır. etkili bir yönetim İK profesyonelini “özgürlüğüne kavuşturacak” ve yetenek kaynaklarına yönelmesini sağlayacaktır.

Çılgınlar gibi çalışıyor gözükmek departmanınızın imajı ve kendine olan güvenine hiçbir faydası sağlamayacaktır. Oysa dışarıdan bakıldığında karşılaşılabilecek her duruma hazır gibi görünmek imajınızı, marka değerinizi ve kredibilitenizi oldukça üst seviyelere çekecektir. İş gücü planlaması enteresan bir alandır. Kimsenin kavramın tam olarak neyi ifade ettiğini tanımlayamadığı gibi bu konuda yapılması gereken aktiviteler ile bir listede mutabık kalmak da genellikle mümkün olamaz. İş gücü planlamasına dair sitemler tasarlanırken aktiviteler üç farklı odak alanına kategorilendirilebilir.

Yetenek tahmini yetenek talebi ve tedarikinde meydana gelebilecek bir takım değişiklikleri önceden görmek anlamına geliyor. Tahminler şu dört alana ayrılıyor:

• Şirketin büyümesindeki artış ve azalmalar, gelirler ve giderler
• Yetenek ihtiyaçlarındaki değişiklikler. Çalışan tipi, sayısı ve onlara nerede ihtiyaç olunacağı) Gelecekte meydana gelebilecek boşluklara ait projeksiyonlar
• Yetenek ihtiyaçlarını giderme konusunda kullanılabilecek içsel ve dışsal kaynaklar

Bu tahminlerin ise iki genel amacı bulunuyor: Üst yönetim ve İK’ya gerekli eğitimler vererek önlerindeki yeteneklerden neler bekleyebileceklerini göstermek. Ayrıca sektörler arasında yetenek arzı ve talebine ilişkin spesifik bir bilgi sağlamak. Böylece yetenek planlama sürecinin ardından firmaya rekabet avantajı sağlayacak spesifik aksiyon planları geliştirilebilir. Aksiyon planları genellikle işe alım, çalışan sadakati, dönemsel çalışma, liderlik gelişim ve başarı planlaması gibi farklı alanlarda geliştirilebilir.

Yetenek aksiyon planları İK ve diğer yöneticilerin yetenek yönetimi esnasında hangi spesifik aksiyonları almaları gerektiğini belirler. Plan, şirketin gelecekte sahip olmak istediği nitelikte ve kalitedeki elemanları etkilemesi, kazanması ve şirket gerekliliklerine göre geliştirebilmesine yönelik olarak tasarlanmalıdır. Şirketin öngörülen büyüme oranına göre ihtiyacı olacak seviyede yetenek envanterini sağlamak için kimin hangi noktada hangi sorumluluğu alacağı adım adım bu plan ile belirlenebilir. Her bir aksiyon planı bir takım hedeflere sahip olmalıdır. çalışanların sorumlu olduğu bu planın ne derece hayata geçirildiğinden emin olabilmek için hedefler için ayrılacak bütçe, izlenecek zaman çizelgesi ve ölçülebilir hedefler sürecin en başından belirlenmelidir.

Yetenek ihtiyacına ilişkin yapılan tahminlerin karşılığını almak isteyen bir organizasyon hazırlanan aksiyon planını da tamamıyla uygulamak durumundadır. Fakat ne yazık ki bir çok yetenek planı henüz uygulama aşamasında iflas ediyor. Yazılı planlar raflarda durabilir ama aksiyon planları normal, gün be gün uygulanması gereken planlardan bağımsız olmalıdır. aksiyon planlarının efektif olabilmesi için iş gücü planlaması ve “geleceğe odaklı olma” süreci iş gücü yönetiminin her bir aşamasına entegre hale gelmelidir.

Entegrasyon aşamasından sonra yöneticilerin yapması gereken tek şey
iş gücü planlamasını organizasyon için adeta bir yaşam stili haline getirmek olacaktır.
Entegrasyon planı içerisine iletişimin de dahil edileceği,
potansiyel destekçiler ve karşı koyucuların da
belirlenebileceği birbirinden farklı şekillerde oluşturulabilir.

Metrikler ve ödüller ile organizasyonun hızlı aksiyon almasını sağlayabilir, potansiyel direnmelerin önüne geçebilirsiniz. Bir iş gücü planı oluşturabilmek için bugüne kadar belirlenmiş her hangi bir standart veya format bulunmuyor. Bazı iş gücü planları bir çok bileşene sahipken, bazıları ise sadece tepe yönetim için bir başarı planından oluşuyor. Kısacası her duruma uyacak bir modelden bahsetmek imkansız.

İş gücü planlaması yapma gerekliliğinin ilk sebebi hiç kuşkusuz ekonomik etkenler… Gerçekten doğru bir şekilde gerçekleştirildiğinde iş gücü planlaması verimliliği büyük ölçüde artırıyor, işçilik maliyetlerinde azalmalara sebep oluyor, doğru sayıda çalışana doğru pozisyonda, doğru zamanda, doğru beceriler ile sahip olmanızı sağlıyor.

İş gücü planları organizasyondaki herkesin ileri bakmasını sağlıyor. Bu yüzden etkili denilebilecek bir iş gücü planlaması aynı zamanda entegre bir yetenek yönetimi sistemi anlamına da geliyor.