Eğitim sonrasında bilgiler neden kaybediliyor?

Eğitim günümüzde firmaların önemli bir harcama kalemi oldu ve olmaya da devam edecek. Artık çalışanlar kendilerinin kişisel ve profesyonel gelişimlerine destek veren şirketlerde çalışmak istiyor; bu gelişimi göremedikleri yerlerden de ayrılmakta ve gelişimlerini sürdürebilecekleri kurumlara geçmekte tereddüt etmiyor. Bunun en önemli nedeni bilgi ve iletişim çağında gelişim ve değişimin çok hızlı olması ve bu devinime ayak uyduramayanların pazardan silinme tehlikesi… Bunu firmalar farketmişti. Şimdi çalışanlar da farkediyor. O nedenle de eğitim, firmalarda giderek daha da önemli bir noktaya geliyor.

Firmalar bu kadar önemli olan eğitim süreçlerinde eğitim bütçesi ile eğitim sonundaki kazancı kıyaslıyorlar mı? Bu kıyaslamanın yapılabilmesi için verilerin toplanması, analiz edilmesi, kısaca ölçülmesi gerekiyor. Peter Drucker “Ölçemezseniz, yönetemezsiniz” demişti. Bu sözün doğruluğu her alanda olduğu gibi eğitim alanında da geçerliliğini koruyor.

Çalışanlara eğitimler verilse de, eğitim sonrasında ölçümleme yapılsa da eksik kalan birşeyler var. Eğitimde verilen bilgiler eğitim salonu ile işin yapıldığı yer arasında bir yerlerde kayboluyor. ASTD’nin (American Society for Training and Development) yaptığı araştırmalara göre eğitimde öğrenilen bilgilerin %60 ile %90’lık oranı işe aktarılamıyor. Eğitime harcanan para da, zaman da bilgilerle birlikte boş bir alana savrulup harcanmış oluyor. Bu nasıl önlenebilir?

Eğitim Tasarlaması ve Eğitim Ölçümlemesi Entegrasyonu

Eğitimlerin tasarlanması ve planlaması ile ölçümleme entegre bir şekilde çalışmalıdır. Doğru eğitim tasarımı doğru ölçümlemenin sıralamasının değiştirilmesine benzer.

Eğitimi tasarlarken önce ihtiyaç analizi yapılmaktadır. Örneğin bir satış eğitimi için ihtiyaç analizi aşağıdaki şekilde sıralanabilir:

Eğitim yatırımının geri dönüşü: Eğitim programında hangi finansal geri dönüşler beklenmektedir? (Örnek: %10’luk bir satış artışı beklentisi 100 bin YTL’lik iş hacmi getirecektir, gibi)

İş sonuçları: Eğitim programından beklenen iş etkisi nedir? (Örnek: Artan satışlar, artan müşteri memnuniyeti, gibi)

Performans: Hedeflenen iş sonuçlarına ulaşmak için satış ekibi iş başında hangi davranışları farklı yapmalıdır? (Örnek: Daha fazla satış kapama, müşteriye ürünleri daha iyi pozisyonlama, daha iyi müşteri hizmeti, gibi)

Öğrenme: Satış ekibi iş sonuçlarına ulaşmak adına gereken davranış değişikliği için hangi bilgi ve becerilere ihtiyaç duymaktadır? (Örnek: Satış kapama teknikleri, daha iyi ürün bilgisi, ürün faydalarını daha iyi pozisyonlama, müşteri dinleme becerileri, gibi)

Reaksiyon: Eğitime katılanların sınıftaki “duygusu” ne olmalıdır? Bu, katılımcıların eğitimi beğenme oranı ile ilişkilidir. (Örnek: Satışçılar aktif olmayı severler, sınıf içinde rekabet gerçek hayat duygusu verecektir, eğlenmek öğrenmeyi arttırır, gibi)

Satış eğitimi burada örnek olarak verilmiştir. Aynı mantıkla ihtiyaç analizi farklı eğitimler için de hazırlanabilir. Kalite eğitimi için hataların azaltılması, iş güvenliği eğitimi için kazaların ve büyüklüklerinin azaltılması, yönetim eğitimi için üst yönetim ile çalışanların ilişkilerindeki verimlilik artışı, teknik eğitimler için iş yapış sürelerinin kısaltılması, maliyetlerin azaltılması vs hedefleri belirlenebilir.

Eğitimin ölçülmesinde yukarıdaki sıralama 5’ten 1’e olarak sıralanacaktır.

Eğitim ölçümlemesi metodunu oluşturan Donald Kirkpatrick iş sonuçlarını göz önüne alarak modelini oluşturmuştur:

Beğendiğiniz şeyi öğrenirsiniz,
Öğrendiğiniz şeyi uygularsınız,
Uygulamanızdan sonuç elde edersiniz.

Özel eğitimler için Eğitim Yatırımının Geri Dönüşü ölçümleme metodu Jack Phillips tarafından geliştirilmiştir. Bu ölçümleme dünyada tüm ölçülen eğitimlerin %5’inde kullanılmaktadır.

Nerenin bozuk olduğunu bilmezseniz, tamir edemezsiniz!

Eğitimlerin ölçülmesinde kritik olan, doğru soruların doğru sıralama ile ve iki aşamalı bir sistemde ölçülmesidir.

1. Aşama: Eğitimden hemen sonra katılımcıların beğenme ve öğrenme oranlarının belirlenmesidir. Bu aşamada Kirkpatrick 1. ve 2. seviyeler ölçülmektedir.

2. Aşama: Eğitimin iş sonuçlarını değiştirme sürelerine bağlı olarak (2 – 3 ay sonra) eğitim takip ölçümlemesidir. Bu aşamada Kirkpatrick 3. ve 4. seviyeler ile 5. seviye olan yatırımın geri dönüşü ölçümlemeleri yapılmaktadır. Bu aşama en fazla bilgiyi veren aşamadır. En önemli bilgilerden olan eğitimde öğrenilenlerin neden kullanılmadığı belirlenebilmektedir.

Yapılan araştırmalar sonucunda eğitimde öğrenilenlerin kullanılmama nedenleri aşağıdaki şekilde belirlenmiştir.

Öğrenilenin uygulanmasında en büyük 5 engel

Zaman kısıtlaması ile iş taleplerinin dengelenmesindeki sorunlar (%42)

Eğitimin günlük rutine geçişinde takip eksikliği (%29)

Katılımcıların eski davranışlarını değiştirmeleri sonucunda sağlanan bir faydanın olmaması (%10)

Teorinin günlük iş hayatına nasıl uygulanacağına dair şüpheler (%6)

Ekip liderlerinden ve ekip içinden destek olmaması (%6)

Diğer (%7)

Ancak sorunlar bilindiğinde çözüm oluşturmak mümkün olabilmektedir. Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi, eğitimlerin verilmesi ve eğitimlerin ölçülmesi eğitimlerin verimliliğinde etkindir, ama yeterli değildir.

Sürdürülebilir öğrenme ve öğrenen organizasyonlar

Eğitimler katılımcıların öğrendiklerini kullanmaları için yapılmaktadır. Bu maliyetli süreçte eğitim için esas hedef eğitimlerin işte kullanımını sağlamak ve arttırmak olmalıdır. Bunun için entegre bir öğrenen organizasyon modeli oluşturulmalıdır.

Entegre modelde eğitim sadece İnsan Kaynakları ve eğitim departmanlarının sorumluluğu olmaktan çıkıp tüm birimlerin sorumluluğu haline getirilmektedir. Yapılan performans değerlendirme sistemleri ve gerekli eğitimlerin belirlenmesi entegre bir sistem dahilinde işlemelidir. Eğitim sürecinde, sürdürülebilir öğrenme ve çalışan gelişimi için en büyük 4 faktör aşağıda listelenmektedir:

Katılımcının üstü ile yapılacak bire-bir görüşmelerde eğitimin işe uygulamasının tartışılması,

Liderlerin eğitime desteği ve eğitimin performans üzerinde olumlu etkisine inanç,

Katılımcıların eğitimin performasları üzerinde olumlu etkisine inançları,

Katılımcıların performans artışlarının farkedileceği ve ödüllendirileceği üzerine inançları,

Organizasyonun öğrenen ve gelişen bir organizasyona dönüşmesinde üst yönetime büyük görev düşmektedir. Performans gelişimi ve eğitimler tüm birimlerin katılımı ile bir organizasyon sistemi haline getirilmelidir. Bu şekilde yukarıda sayılan öğrenilenlerin uygulanmasındaki beş temel neden de bertaraf edilebilir.

Bunlar organizasyonlara düşen eğitim sistem görevleridir. Eğitimde öğrenilenlerin kullanılması için katılımcılara da görevler düşmektedir.

Katılımcılar, Öğrenme ve Sürdürülebilir İlerleme

Eğitim her kişi için kişisel bir deneyimdir. Eğitimde öğrenilenlerin kullanılması da diğer tüm faktörler eşit olsa bile kişiden kişiye değişmektedir. Bazı kişiler eğitimi daha çabuk içselleştirip kullanmaya başlarken, diğerleri direnç gösterebilmektedir.

Eğitimde öğrenilenlerin herkes için farklı içselleştirme yönleri vardır. Amaç ortak hedeflere ulaşmaktır. Bu, farklı şekillerde sağlanabilmektedir. Ancak başarılı eğitimlerde ana fikir ortaktır. Eğitimde öğrenilenlerin kullanılmasında kişilerin kişisel felsefeleri büyük önem taşımaktadır. Birey kendisini geliştirmeye, daha iyi bir çalışan olma yolunda çaba göstermeye istekliyse eğitim amacına daha etkili ve çabuk ulaşmaktadır. Bunun için de kişilerin iş eğitimlerinin yanında kişisel felsefelerini gözden geçirecekleri, tutumlarını geliştirecekleri fırsatlar sunulmalıdır. Bu fırsatlarda etkili olanlar arasında tutum eğitimleri gösterilebilir. Bireylerin gelişimlerinin firma sorumluluğundan çok firmaların sundukları eğitim olanaklarını etkili kullanmak için kendi sorumluluklarında olduğu bilinci geliştirilmeli ve desteklenmelidir.

Sonuç

Eğitim sistemi birden fazla boyutu olan bir süreçler topluluğudur. Firma misyon ve vizyonu, firma stratejileri, kısa, orta ve uzun dönem hedefleri, performans değerlendirmeleri, eğitim ihtiyaç analizlerinin etkin yapılması, eğitim tasarlanması, iki aşamalı eğitim ölçümlemeleri, düzeltici faaliyetlerin gerçekleştirilmesi, seçme ve yerleştirme sürecinden kariyer planlama ve tutum geliştirme süreçleri eğitim sisteminde mutlaka yer alması gereken süreçlerdir.

Eğitime harcanan para ve zamanın anlamlı sonuçlara dönüşmesi entegre bir eğitim sistemi ile mümkündür. Doğru bilgi ve becerilerin doğru hedef kitle ile en doğru ve etkili şekilde buluşturulması ve eğitimin sonrasında diğer birimlerin desteği eğitimde öğrenilenlerin işe yansıması için gereklidir.

Hızlı, değişen ve rekabetin çok yoğun olduğu günümüz iş dünyasında firmalar sadece eğitim vermekle kalmayıp etkili eğitim sistemleri yaratmak için çaba göstermelidir. Bu, kısa vadeli bir süreç değildir. Eğitimde sistem yaklaşımını başarı ile uygulayan firmalar bunu bir süreç ve planlama dahilinde gerçekleştirebilmektedir.

Eğitim sistemi bir günde yaratılamaz, günden güne yaratılabilir.

E-SATISFACTORY.COM Paylaş: