Değişim süreçlerinde en iyi yol arkadaşı ‘Kurumsal Uyum Programı’dır!

Eğer çalışanların işyerine ve işlere kurumsal uyumu, yönetimin en ihmal edilen fonksiyonlarından biri haline gelmişse, artık bu durumun önemsenme zamanı da gelmiş demektir. Ne bir Kurumsal Uyum Programı’na ne de bir eğitime tabi tutulmadan, sadece yöneticiyle on dakika konuşarak işe yeni başlamış bir çalışan veya yıllardır şirkette çalışan ancak değişen kültür karşısında bilgilendirilmeyen çalışanlar hakkında sayısız felaket hikayelerinden söz edilebilir. Bu sadece çalışanlar için aşırı stres yaratan bir durum değildir; aslında bu, uzun bir dönem boyunca çalışanın verimsizliğini garantileyen bir sürecin habercisidir. 

Kurumsal Uyum Programı’nın kurumsal bir ayrıntı olmadığını unutmayın! Uyum Programı aşağıda yer alan amaçlar için kullanılır:

Uygun Kurumsal Uyum Programı ile çalışan en hızlı şekilde yeni sürece ayak uydurur ve bu da işi öğrenmeyle bağlantılı maliyetin azalmasını sağlar.

Çalışan, değişim sürecinde hissettiği tedirginlik nedeniyle işi öğrenme kapasitesinin engellenmesi veya performansının düşmesi tecrübesini yaşar. Bu nedenle uygun bir Uyum Programı ile, bilinmeyen hatta çalışan için tuhaf sayılabilecek durumun getireceği tedirginlikler azaltılabilir. Davranış ve iş sürecine ilişkin temel ilkeleri öğrenen çalışan, bu sayede değişimin getirdiği strese kapılmadan yeni işine adapte olabilir.

İşten ayrılmaları azaltabilirsiniz. İşten ayrılmalar çoğunlukla, çalışanların kendilerini rahatsız ve değersiz hissettikleri durumlarda veya kendi işlerini yapmalarının mümkün olmadığı durumlara sokulduklarında yaşanır. Uyum Programı işe çalışana şirket değerlerini gösterir ve çalışana işi devralmada gerekli araçları sağlar.

Yönetici ve diğer çalışanlara zaman kazandırabilirsiniz.

Uyum Programı; yönetici ve diğer ekip üyelerinin, işe giren çalışan için yeni olan tüm konuları öğretmekle zaman harcamalarını engeller. Çalışanların kendilerinden beklenilenleri ve de kendisinin diğerlerinden beklentilerinin neler olduğunu, bunlara ek olarak şirketin tutum ve değerlerini erkenden öğrenmesi çok önemlidir. Aksi halde çalışan, tecrübeleri sonucunda bunları öğrenmek zorunda kalır ve bu da gereksiz birçok hata yapmasına ve zarar görmesine neden olur.

Kurumsal Uyum Programı’nın iki türü vardır. Çalışma sisteminin sınırlarını anlamada ihtiyaç duyulan temel bilgilerin verilmesiyle ilişkili olan ilkine, Genel Uyum Programı adı veriliyor. Genel Uyum Programı çalışanların aşağıda yer alan maddeleri daha kolay anlamasını sağlar:

1. Departman, bölüm ve genel yönetim

2. Önemli politika ve genel prosedür

3. Ücret ve kazançlara ilişkin bilgiler

4. Güvenlik ve kaza önlemleri

5. Çalışan ve sendika konuları (haklar, sorumluluklar)

6. Fiziksel olanaklar

Çoğunlukla Genel Uyum Programı çok genel bir giriş niteliği taşıması nedeniyle, İK departmanı tarafından ve de bu departmana bölüm yöneticisinin yardımı ile birlikte yürütülebilir.

İkinci tip Uyum Programı ise İşe Özel Uyum Programı’dır. Çalışanlara aşağıda yer alan maddeleri anlamada yardımcı olan bir süreçtir:

• Şirketin fonksiyonları ve çalışanın bunlara uyum sağlaması

• İş sorumlulukları, beklentiler ve görevler

• Politikalar, prosedürler, kurallar ve düzenlemeler

• Çalışma yeri düzeni

• Şirket içinde yer alan diğer kişileri ve ekip arkadaşlarını tanıma

Daha çok bireye özel içeriğe sahip olan İşe özel Uyum Programı ise en iyi yöneticisi veya ekip arkadaşı tarafından yürütülür. Bu Uyum Programı süreci genellikle, yöneticiler ve ekip arkadaşlarının destek koçlukları ile devam eder.

• Uyum Programı en önemli bilgi ile başlamalıdır.

• Uyum Programı işin temel noktaları ve prosedürleri üzerinde durduğu kadar kişiler üzerinde de durmalıdır. Çünkü çalışanların, birlikte çalıştıkları kişilerin yaklaşımlarını ve hem sosyal hem de çalışma oluşumlarındaki tarzlarını bilmeleri gerekir.

• Arkadaşlık kurmak istediğinden emin olunan daha tecrübeli ve iletişim becerileri kuvvetli bir çalışan ile arkadaşlık kurmak gerekir. Çünkü bu işe yeni giren bir çalışan için sürekli bir desteği getirir.

• Uyum Programı süreçleri, bilgi ve kişileri kontrol etme yollarını çalışanlara tanıtır. Ancak işe yeni giren bir çalışan, işe ilişkin her şeyi bir seferde benimseyemeyeceğinden, bu konuda fazla zaman harcamaya, tanıştırma sürecini fazla uzatmaya gerek yoktur.

Uyum Programı (ya da Uyum Programı eksikliği); işe yeni giren bir çalışanın daha verimli olması ve de uzun vadede şirkete fayda getirmesi konusunda açık farklılıkların ortaya çıkmasını sağlar. Uyum Programı sürecine yardımcı olabilecek İşe Özel Uyum Programı denetim listesini içeren bilgiler yukarıda verilmiş olsa da unutmayın ki bu sürecin tam programı diğer çalışanlara da sahiptir. Bu çalışanlar ise Genel Uyum Programı içinde yer alanlar ve yer alması gerekenlerdir.