İK'da Proje Yönetimi

Mehmet Erkan - İK Yöneticisi, Yazar

Bazı kitaplar ya da filmler vardır, “Gerçek hayattan esinlenilmiştir” diye belirtilir başında. Bu yazı da tam olarak öyle bir şey. Hiçbir teoriye bağlı kalmadan, sadece yaşanmışlıklardan çıkan notlar. Galiba en iyi teoriler de böyle pratiklerden doğanlar.

Proje?

Günümüzde dillere pelesenk olan, pelesenk oldukça da klişeleşen bir sözcük “proje”. Projeyi tanımlamadan önce yaptığımız, yapacağımız şeyin gerçekten “proje” ismini hak edip etmediğine bakmak lazım. Bunun için de bütçesi, ekibi, sonuçları, etki alanı, süresi vb. düşünüldüğünde neye proje denmesi, neye denmemesi gerektiği iyi düşünülmeli. Yoksa saatlik proje yapan, rutinde harikalar yarattığını sanan İnsan Kaynakları ekibi rolüne düşmek işten bile değil.

Bütçe 

Biz İK’cılar insanları analiz ederken aslında testlerden çok kendi gözlemlerimizden yararlanırız. Söylenen bir cümleyi, gösterilen bir yaklaşımı zihinlerimizdeki kişilik teorileri fabrikasının içine atar ve buradan anlamlı değerlendirmeler üretiriz. Herhangi bir yaratıcı düşünce, harika

fikir, güzel projenin en büyük düşmanı bütçe gibi gözükür. Şu cümleleri sık sık duyarız:

- Aslında yapsak iyi olurdu ama para yok. 

- Gelecek yıla artık, bu seneden geçti.

- Onu bütçelememiştik.

İyi bir proje yapmak istiyorsanız birinci kural şunu kabul etmelisiniz: “Bütçe, verilen değil alınan bir şeydir.” Bütçe yok ya da bütçe vermezler diye hayallerinden vazgeçenler kendi düşünsel kalıpları içine kendilerini hapsedenlerdir.

Atalarımız ne güzel söylemiş; isteyenin bir yüzü vermeyenin iki yüzü kara. Herhangi bir projeyi hayata geçirmenin engeli ve destekçisi paradır. Hele ki İnsan Kaynakları’ndaysanız. Bu yüzden baştan sağlam finansal verilerle projenizi oluşturun ve onaya sunun. Ama siz siz olun daha en baştan “Bütçe yok” demeyin.

Eğer kar amacı gütmeyen bir kurumda çalışıyorsanız ne ala ama çoğunluk için her projenin maddi getirileri önemli. O yüzden proje sonunda elde edilecek gelir ya da maliyetlerde azalma kritik olabilir. Unutmayın aksi, paragöz bir patronunuz varsa “İşveren markasına katkı sağlayacağız” demek faydalı olmaz ama “Tasarruf yapacağız” demek sihirli dokunuş olabilir.

Ekip

Bu kadar süreç, girdi, çıktı kelimeleri ile konuşup da bir projeyi farklı paydaşlarla kurgulamamak hata olur. Hiçbir İK projesi yoktur ki tek bir İK fonksiyonunun işi olsun. Örneğin kariyer yönetimi projesi mi yapıyorsunuz? Eğitim gelişim, iletişim, ücret ve yan haklar, işe alım ve daha pek çoğunu kariyer yönetimi biri- minin yanında düşünmek gerekir. İnsan Kaynakları’nda hiçbir iş tek bir kişinin tasarrufunda olamaz.

Projenin sahibi, lideri her kimse sağlam bir proje ekibi oluşturmalı. Eğer proje gerçekten büyük ve ekip kalabalıksa, proje sahibinin kendisine büyük ekip içinde daha mikro bir kurmay ekip oluşturması düşünülebilir. Bu mikro ekip karar vermeyi hızlandırabilir, kalabalık ekibe itici güç olabilir.

İK projesinin İK dışı ekip üyeleri de etkin kişilerden seçilmeli. Özellikle teknoloji, hukuk gibi birimler işin içindeyse, görece yabancı kalacağımız bu alanlarda gerçekten deneyimli ve iletişim kanalları açık insanlar tercih edilmeli. Bizim bütünsel hayallerimize tek bir merkezden bakacak İK dışı aktörler projenin başarısızlığına sebep olabilir. Şayet doğru insanlardan seçildiyse, bu kişilerin tek başlarına projeyi uçurmaları da mümkün.

Geçmiş dönemlerde şöyle cümleleri belki hepimiz duymuşuzdur:

-Tüm kavramsal kurguyu yaptık, üç ay çalıştık, önümüze teknik bir engel çıktı.

-Biz projeyi İK olarak tam canlıya alacağız hukuk bayrak kaldırdı, kişisel verilerin korunması kanunu dedi.

Bu durumları yaşamamak, “Teknolojinin tek bir önerisiyle işimiz çok rahatladı,” “Hukukun bakış açısıyla kazandık,” demek de mümkün.

Paydaşlar ya da Kamuoyu

İK yaklaşımınız ne olursa olsun insanlara hizmet ettiğimiz gerçeği açık ve evrensel. Dolayısı ile insanların bizim uygulamalarımızı benimsemeleri ve işlerine ortak etmeleri kritik. Dünyanın hangi en iyi İK sistemini getirirseniz getirin, insan ve kültürün önünde, teknik dışı faktörlerle asıl sınavını vereceği açıktır. Bu yüzden İK’da proje yönetiminde paydaşların, daha geniş bir minvalde kamuoyunun yönetimi önemli.

Organizasyonlarda “formal” ve “informal” etkileyiciler her zaman vardır. Bunları, özellikle “informal”leri proje kapsamında düşünmek faydalı olacaktır. Kapsamdan kastımız bunları mutlaka projeye dahil etmek değil ama bunlar üzerine akıllıca bir strateji kurgulamak.

Anadolu’da güzel bir söz vardır, “çağırsa da gitmesek çağırmasa da küssek” diye. Sizin projelerinize dahil edip etmediğiniz etkileyicilerden de böyle tepkiler almanız mümkün. Öncelikle buna hazırlıklı olun.

Hayat bize, insanların içlerine çekildikleri çalışmaları daha az eleştirdiğini ya da daha çok sahiplendiğini gösteriyor. O yüzden burada; projenize katkı sağlayacak ya da darbe vurabilecek kişileri kendi saflarınıza çekin. Onlar size ateş etmeden önce siz onlara yaklaşın.

Burada riskli bir durum bu kişilerin projeye dahil olup, tüm planı sabote etmeleri ihtimali... Böyle bir şeye sebebiyet vermemek için bu kişileri ekibe doğrudan dahil etmeyin, onlara siz danışın ya da daha yolun başında bu kişilere bir bilgilendirme yapın. Onların deneyim ve tecrübelerinden de faydalanmak istediğinizi söyleyin. Özetle kamuoyunu etkilemeyin, kamuoyunu satın alın.

Bu arada tamamen negatif bir algı da oluşturmayalım. Formal ya da informal etkileyicilerden projenize çok pozitif yaklaşanlar da mutlaka çıkacaktır. Bu kişileri de benzer şekilde projeye dahil etmek, belki de hiç hesaplamadığınız bir engelin bertaraf edilmesine, sürelerin anormal kısalmasına sebep olabilir.

İletişim ve Ürün

Hangi İK uygulamasını hayata geçirirseniz geçirin bunun iletişimine de planlama kadar zaman ayırın. Aslında az önce sözünü ettiğimiz etkileyicileri satın almak da iletişimin bir konusuydu. Burada biraz da özde, daha kritik bir şeyi vurgulamak istiyoruz.

Uygulama ya da proje çıktısı eşittir ürün. İç müşteriye ya da dış müşteriye, hangisine dokunursak dokunalım onlara bir sistem, uygulama, çıktı değil ürün vaat etmeliyiz. Bu ürünün bir adı, hikayesi, faydası, logosu, videosu, boy boy fotoğrafları olmalı. Organizasyon onun varlığını hissetmeli, doğacağını ve aralarında yaşayacağını bilmeli. Tüm bunlar için de iyi bir iletişim çalışması yapılmalı.

“Bu bizim genç yetenek programımız, bunu hayata geçireceğiz şimdi” olmamalı amaç. O şeyin bir ismi olmalı, gençlere vaatleri olmalı, hikaye anlatmalı, faydalar sağlamalı. İsim yanında görselleri olmalı, sağlam bir logosu bulunmalı, yeni bir marka yaratılmalı.

Bir derya, teoriler yumağı...

Performans, ücret, kariyer, eğitim vb. hepsi için tüm projeler ambalajlanmalı, paketlenmeli ve ürün olarak rafa konmalı. O zaman gerçekten göreceğiz ki varlıkları varlığımıza anlam katacak.

Proje yönetimi bir derya, teoriler yumağı, üzerine sayfalarca kitaplar yazılmış bir disiplin. Biz de bu konu üzerine daha uzun uzun yazabiliriz ama yaşanmışlıkların içinde iz bırakanlar önemli.

Tüm projelerinizin ve sonucunda ortaya çıkan ürünlerinizin kalıcı iz bırakması dileğiyle.