VeriPark

İntranet nedir? Kullanıcılarına sağladığı avantaj ve dezavantajlar nelerdir?

VeriPark e business çözümleri ve servisleri veren bir yazılım evidir. İş dünyasında şirketlerin müşterileri, diğer kuruluşlar, kendi çalışanları ve yatırımcılarıyla olan birtakım işlerini elektronik ortam üzerinde yapmaya başladığını görüyoruz. VeriPark da bu yeni ekonomi dediğimiz iş süreçlerinin ortaya çıkmasında müteahhitlik firması gibi çalışan bir şirkettir. Müşterilerimiz mevcut iş süreçlerini elektronik ortamda nasıl gerçekleştirebilirler konusunda çalışmalar yapıyoruz. VeriPark olarak müşterilerimizle internet bankacılığı konusunda çalışmalar yaptık. Bankacılık internet ile ilgili gelişmelerden ciddi anlamda etkilenen bir sektördür. VeriPark birçok banka müşterisi ile internet bankacılığı çözümleri geliştirdi. Onun dışında B2C commerce dediğimiz kurumların müşteriye olan satış projelerinde de beraber çalışıyoruz. Tüm bu çalışmalar dışında VeriPark’ın ilgisini çeken başka pazarlar da bulunuyor. O pazarlarda internet ortamında marka oluşturmaya çalışan firmalara da hizmet veriyoruz. En son yoğunlaştığımız konu ise kurumsal intranet sitelerinin oluşturulmasıdır.

Kurumsal intranet siteleri nedir? Büyük ve dağınık yerlerde çalışan kurumlara baktığımız zaman sosyal iletişimin hedeflenen noktada değil, son derece kısıtlı olduğunu görüyoruz. İntranetin ilk çıkış noktası kurumların kurum kültürü oluşturma ve sosyal etkileşimi arttırma amaçlı kullanmak istemeleriydi. Kurumlar büyüdükçe, çalışma ortamları farklılaştıkça, evde çalışma gibi durumlar yaygınlaştıkça intranet artık kurumların kendi çalışanları ve kendi çalışanları arasında iletişimi sağlamak için kullandıkları araç olarak karşımıza çıkıyor.

Bu sosyal iletişimin verimliliğe mutlaka etkisi olmakla birlikte, direkt ölçülebilir olup olmadığı tam olarak bilinmiyor. O nedenle intranetin ilk çıkış noktası çok basit olmakla birlikte, iş amaçlı ciddi kullanımı zamanla yaygınlaşmaya başladı. Bu noktada intranette eğitim olayı gündeme geldi. Hizmet içi eğitim her kurumun başarı ile yapmak istediği zor bir misyondur. Hizmet içi eğitimde tüm çalışanları aynı yerde toplamak ve sabahın erken saatlerinde eğitimi gerçekleştirmek ve bu tarz eğitimin başarısını ölçmek son derece zor ve maliyetlidir. İntranet ilk kurulduğunda amacı bu konudaki çıtayı yükseltmekti. Hizmet içi eğitim konusunda intranetler eğitim materyalini size sürekli açık halde sunuyor. Dolayısıyla herhangi bir konuda bilgiye ihtiyacınız olduğu zaman gideceğiniz tek yer intranettir. Örneğin; bazı kritik süreçlerde bilginin eksik olmasının çok doğal sonuçlarını görebiliyoruz. Bu gibi durumlarda intranet üzerinden yapılan eğitim; kişilerin düzenli olarak bilgileri yanıtlamaya başlamasını sağlayan, eksik bildiği konularda da karşısında özel bilgi içeriğini bulabildiği bir yer olarak karşımıza çıkıyor. Dolayısıyla intranette sosyal ilişkilerin yanı sıra hizmet içi eğitim de kullanım alanı olarak ortaya çıktı.

VeriPark olarak son dönemde bizi heyecanlandıran ve kurumların yavaş yavaş sahip çıkmaya başladıkları nokta ise doküman yönetimi, iş akışı yönetimi gibi süreçlerdir. Bunun içine insan kaynaklarının süreçleri de girmektedir. Bu şekilde kağıtsız ofis adını verdiğimiz yeni bir iş şekline doğru bir gidiş bulunmaktadır. Doküman yönetimi nedir? Bir kurumun müşterisi ile karşı karşıya kaldığı noktada arada kullanılan her türlü dokümantasyonun kağıt ortamından elektronik ortama aktarılması ve başvuruların elektronik olarak gerçekleştiriliyor olmasıdır. Dolayısıyla bu direkt olarak işi hızlandırır, hataları ortadan kaldırır ve birçok maddi avantaj sağlar. Bu nedenle kağıtsız ofis çalışmalarını intranetlerde sık sık görmeye başladık. Özellikle insan kaynakları ile ilgili intranetlerde bu konunun müşterilerin oldukça ilgini çekeceğini düşünüyoruz. Türkiye’de intranetin yaygınlaşması insan kaynakları departmanlarının en çok sahip çıkacağı çalışmalardan birisidir.

İntranet ortamı bazı şirketlerde eğlence amaçlı olarak da kullanılmaktadır. Özellikle çok düşünülen, bilgi yoğun şirketlerin intranetlerinde kişilerin yoğun iş ortamında az da olsa kaçamak yapabilmeleri için eğlenceye yönelik içeriklerin yer aldığını görebiliyoruz. Bu eğlenceye yönelik içerik; formlar, listeler, chat yapmak, karikatürler şeklinde karşımıza çıkabiliyor.

VeriPark’ın intranet uygulamaları nelerdir?

VeriPark’ın yaptığı intranet çalışmaları genelde eğitim tabanlıdır. Sosyal içerikli intranetleri Türkiye’deki kurumlarda zaten görüyoruz. Bunun web tabanlı eğitime geçişi konusunda VeriPark’ın birtakım çalışmaları bulunuyor. Müşterilerimizle çeşitli eğitim materyalleri hazırlayıp, bunların intranet üzerindeki sunumunu hazırladık. VeriPark’ın müşterileri ile intranet avantajlarını yaşamak istediği bir diğer konuda kağıtsız ofis dediğimiz uygulamalardır. şu an bir müşterinin VeriPark’dan intranet ile ilgili alabileceği birçok servis bulunuyor. İçerik yönetiminden tutun, örneğin; izin kullanma prosedürlerinin elektronik ortamda nasıl yapılabileceği ve insan kaynakları süreçlerinin intranette kullanılmasına kadar birçok servis sunuyor. O nedenle 8 kategoriyi hedefleyen intranet çalışmalarımızda, müşterilerimizin bu isteklerine cevap vermeye çalışıyor olacağız. Bunun için neler yapıyoruz? Öncelikli olarak yazılım geliştiriyor, bu konuda yaygınlaşmış yazılımların çözüm oluşturması amacıyla nasıl kullanılabildiğini inceliyoruz. Yoğun olarak müşterilerimizle görüşüyor, onların yorumlarını alıyor ve intranette neleri görmek istediklerini konuşuyoruz. 2001 yılı intranetin Türkiye iş dünyasına yaygın olarak girmeye başladığı, ciddi projelerde kullanılacağı ve konuşulacağı bir yıl olacak. VeriPark bu projelerde tam bir servis sağlayıcı şirket olma amacında ve rolündedir.

İntranetin insan kaynakları boyutunu ne şekilde ele alıyorsunuz?

Bilgi güvenliği politikası pekçok şirkette önemli bir konudur. Bilgi güvenliği ile ilgili riskler arttıkça, intranetin de şirketlerin gündemini oldukça meşgul edeceğini düşünüyorum. İntranet web sitelerinin kullanım alanlarından biri de insan kaynakları departmanlarının bu tür politika ve prosedürleri her çalışanın bilmesini sağlamasıdır. Özellikle bilgiyi yayma politikaları yurtdışında artık her şirkette oldukça yoğun bir şekilde uygulanıyor. Türkiye’de de insan kaynakları intraneti öncelikle bilginin dağıtımı konusunda kullanmaya başlayacak. Bu kullanım şekli çalışan el kitaplarından bilgi güvenliğine ve duyurulara kadar olabilir. İntranetin bilgi dağıtımı için ideal bir ortam olması ve bilginin her çalışana ulaşabiliyor olması büyük bir avantajdır.

Bir diğer nokta ise kişilerin kendi aralarındaki etkileşim ve iletişim yolunu açmak için intranetin son derece uygun bir araç olduğudur. İç müşteri yani çalışan memnuniyetinin ölçülmesinde kullanılan anketleri intranette görmek mümkündür. VeriPark’ın bu konuda yaptığı bir çalışma da insan kaynaklarının çeşitli konularda anketler geliştirip, çalışanlardan cevaplarını talep etmesi konusunda yaptığı uygulamalardır. Dokümantasyon yönetimi ile anketleri kağıtlarla dağıtıp, toplamaya çalışmak ve bu uygulamanın altından kalkmak mümkün değildir. İntranet ve mail box’ın kullanımı çalışan memnuniyetinin ölçülmesinde son derece yardımcı olacak uygulamalardır.

Bir sonraki nokta ise insan kaynakları ile ilgili süreçlerin intranet üzerinde yer almasıdır. Örneğin; şirket içerinde herhangi bir boş pozisyon ortaya çıktığında intranet üzerinde arama motorlarıyla özgeçmişler arasında uygun olanı bulunmakta, ayıklanmakta ve uygun çalışana son derece kısa sürede ulaşılmaktadır. Ayrıca çalışanlar arasında kişilerin ne kadar izin kullandığı, ne kadar izinleri kaldığı ve bu bilgilerin hem yöneticiye hem de çalışana hatırlatılması yine intranet sayesinde gerçekleştiriliyor. Eğitim başvuruları, eğitimin ölçülmesi, hangi çalışanın ne kadar eğitim aldığı, kişilerin eğitimde ne kadar performans gösterdiği, eğitim sonrasında çalışanda ne gibi değişiklikler olduğu gibi konularda da insan kaynakları intranetten yararlanabiliyor.

İntranet ortamındaki eğitimler nasıl ve ne şekilde oluşturuluyor?

İntranette eğitim formatı iki öğeden oluşuyor: Bunlardan biri; sesle zenginleştirilmiş sorular, diğeri; simülasyonla ve ekran kayıtlarıyla izlenebilen görüntülerdir. Sesle zenginleştirilmiş sorular birçok kavramı anlatmak için yeterli oluyor. Kişinin hareketli videosunu görmek yerine, genelde fotoğrafını görüyoruz ve o kişinin yaptığı sunumu izliyoruz. Sunum sırasında kişi konuşuyor ve o sırada animasyonlar sunuma eklenebiliyor. Bu içerik hem teknik olarak taşınabilirliğinin hem de pratiğinin kolay olması sebebiyle standart olma yolunda da hızla ilerliyor. Ancak bilgisayar ekranında bir software’in nasıl kullanılacağını, bir bankacılık ekranında çek karnesinin nasıl işleneceğini anlatmaya çalışıyorsanız, o zaman ekranın videosunu çekmek çok da anlamlı değil. Bu noktada ekranın filmini çekme dediğimiz başka bir kavram devreye giriyor.

İntranette eğitim almak; senkron eğitim veren ve eğitim alanın aynı anda bir mekanda bulunduğu ve bunun masraflarına herkesin katlanıyor olduğu durumları ortadan kaldırıyor. İntranette eğitimin senkron eğitime göre en önemli farkı; asenkron bir ya pıda olması yani eğitimi veren kişi ile eğitimi alan kişilerin aynı anda, aynı ortamda bulunmadığı bir eğitim şekli olmasıdır. Dolayısıyla ortak ha reket etme veya senkronizasyona ihtiyaç kalmıyor. Ancak herhangi bir ko nuda sorulacak sorular varsa bunu da intranette Audotorium Yazılımları adını verdiğimiz yazılımlarla çözebi liyoruz. Örneğin; herhangi bir eğitim materyali tüketime açıldıktan sonra haftanın belirli bir günü o eğitim ma teryali ile ilgili bir chat audotoriumu düzenlenebiliyor. Tüm sorularınızın ce vabını chat odasına girerek alabiliyor, fikirlerinizi paylaşabiliyorsunuz.

Müşterilerinize göre intranetin kapsamını nasıl şekillendiriyorsunuz?

Müşterilerimizde alışkanlıkları değiştirmenin zor olduğunu görüyoruz. Bu süreçle her zaman karşılaşabiliyoruz. İlk başta eğitim materyallerini referans kapsamında devreye alıyor ve sonra yavaş yavaş çeşitli ve daha uygun formatların orijinalini sadece online versiyonu ile vermeye çalışıyoruz. Ancak kişilerin kısa bir sürede alışkanlıklarını değiştirmeleri mümkün de ğil. Burada yapılması gereken alışkanlık değiştirme konusuna dikkat ede rek, yavaş yavaş değişimi gerçekleştirmektir. İntraneti ve özellikle kurum intranet kültürünü sevdirebilmek çok önemlidir. Sevdiğiniz orta mın zenginleştiğini görmek eğitim içeriğinin benimsenmesinde kolaylık sağlaya caktır.

2001 yılı için VeriPark’ın hedefleri nelerdir?

İntranet konusunu Türkiye şirketlerinin gündemine getirmeyi istiyoruz. şu an bu konuya özel olarak yoğunlaşmış bir aktivite ve çaba göremiyoruz. VeriPark olarak birçok şirketi ziyaret edip, intranetlerin neler getirebilece ğini ve faydalarını anlatmaya çalışı yoruz. 2001 yılında beklediğimiz bü yük bir teknolojik gelişimdir. Artık ça lışma ortamları değişiyor. Kişiler evlerinden, uzak ofislerden, müşteri orta mından şirket içerisindeki süreçlere katılma ihtiyacı duyuyorlar. İşte tüm bu imkanları sağlayacak olan şirketin intranet politikalarıdır. VeriPark da müşterilerine bu konuda kavram geliştirmeden uygulamaya kadar her süreçte yardımcı olmaya çalışıyor.
Paylaş: