0
SFS - İnka İnsan Kaynakları Yazılım Programı
İnsan kaynakları yazılım programlarının ülkemizde de ayrı bir sektör halini almaya başladığını gözlemliyoruz. Birkaç sene öncesine kadar böyle bir konunun varlığından bile habersiz olan Bilişim Sektörü son zamanlarda bir talep patlamasıyla karşı karşıya. Bu konudaki görüşleriniz nelerdir?
Sanayi Devrimi’ni yaşayan dünyamız için en önemli konu üretmek idi. Bugün, müşteri devrimi ile birlikte “Nasıl daha fazla üretebiliriz?” sorusunu tartışan üreticilerin yerini “Nasıl müşterinin istekleri doğrultusunda üretim yapabiliriz?” sorusunu soran girişimciler almıştır. Hizmet devriminin ardından gelen bilgi toplumu ile artık sanal hizmetlerin üretilip tüketildiği bir toplumun ihtiyaçlarından bahseder olduk. şimdilerde, “Mutlu çalışanlardan oluşan bir işyeri, müşterisini de mutlu eder.” felsefesine yönelim başlamıştır. Bilgi toplumunda kişiler, kendilerini geliştiriyor ve şirketlerinden kendilerine yatırım yapmalarını bekliyorlar. Aslında en pahalı yatırımlardan bir tanesinin insana yapılan yatırım olduğunu da işverenler anlamaya başladılar. İşveren, şirketinin en değerli varlığı olan insana doğru yatırım yapabilmek için onun sahip olduğu yetkinliklerin ve yeteneklerin neler olduğunu doğru olarak araştırıp bu doğrultuda yatırım yapmayı ve uzun süreli bir işbirliğini hedefliyor. İşte bu noktada kişilerin sahip olduğu tüm özellikleri doğru değerlendirebilen, bunlara ilişkin istatistiki bilgilere sahip olan, yöneticileri hedefleri doğrultusunda yönlendiren, işgörenin kariyer rotalarını oluşturup bu doğrultuda kariyer yönetimine izin veren sistemler gündeme geldi. Eskiden personel bölümlerinin uğraştığı en önemli konu maaş bordroları iken artık bahsettiğimiz talepler doğrultusunda kariyer yönetimi, performans ölçümü, eğitim planlama gibi stratejik önem taşıyan fonksiyonlar şirketlerin gündemine geldi. Böylelikle bir çok şirkette, Personel ve İnsan Kaynakları bölümleri ayrılmaya başladı. Bilişim sektöründeki firmalar da, bu oluşumları yakından takip ederek ihtiyaçlar doğrultusunda bilgisayar programları geliştirmeye başladılar. Önceleri bu konuda yazılım geliştiren firma sayısı bir veya iki ile sınırlı iken şimdi 10’a yakın firmadan bahseder olduk.
İnsan Kaynakları yazılım programlarının organizasyonların BT sistemleri içerisindeki yeri nedir?
Birkaç sene öncesine kadar bilgi işlem departmanları her alanda olduğu gibi “Ne gerek var dışarıdan yazılım almaya, kendi bünyemizde iki ayda geliştiririz.” anlayışı ile hareket ediyorlardı. Aslında bu yaklaşımlarında haksız da değillerdi. Personel bölümünden gelen iş talebi bilgi işlem bölümünün vaktinin %2’sini bile almıyordu. Ancak yukarıda belirttiğimiz taleplerin aniden patlaması, bilgi işlem departmanlarını hazırlıksız yakaladı. Bugüne kadar sadece bordro yazılımları ile uğraşan bilgi işlemciler; ölçme değerlendirme, kariyer planlama, eğitim analizleri gibi konular ile karşılarına gelen iç müşterilerini tatmin edebilmek için dış kaynak arayışına başladılar.
Bu tür programların firmaların çalışma kültürü, organizasyonel yapısı ve vizyonları ile uyum içerisinde olması gerekiyor. Bu anlamda bir İK yazılımında olması gereken temel nitelikler nelerdir?
Aslında müşterilerden gelen talepler bizleri de bazen şaşırtıyor. Müşterilerimiz arasına yeni katılan bir tekstil atölyesinin insan kaynakları yönetim yazılımını talep edip, ölçme/değerlendirme sistemine sahip olmayı istemesi bizi heyecanlandırdı. Sektörde bulunan tüm yöneticiler artık firmalarının boyutu ne olursa olsun insan kaynakları yönetiminin önemini kavramış durumda. Belirttiğiniz gibi, şirketin vizyonu ve kültürü ile doğru orantılı olarak en önemli endişeleri; “Böyle bir sistemi aldığımızda ne kadar zaman içerisinde kullanmaya başlayabiliriz?” ve “Karşılaşacağımız iç direnç ne ölçüde bizi başarısız kılar?” oluyor. Bu bağlamda bakıldığında insan kaynakları yazılımlarında olması gereken temel fonksiyonlar şunlardır;
* Kişilerin yetkinlik ve yeteneklerine göre değerlendirilebildiği iki ayrı ölçme/değerlendirme sistemi,
* Bu değerlendirme sistemlerinden alınan sonuçlara göre kariyer yönetim modülü,
* Uluslararası normlarda testler ile belirlenmiş olan iş tanımları modülü,
* Kişilerin tüm bilgilerinin, yeteneklerinin ve yetkinliklerinin takip edilebildiği personel sistemi,
* Personel eğitimlerinin, iş tanımlarına ve personelin yetkinlik/yetenek gereksinimlerine göre planlanması ve bütçelenebilmesi,
* Personelin sağlık durumunun izlenebildiği ve bunlara ilişkin yönetim kararlarının hızla alınmasını sağlayan bir sağlık sistemi,
* Şirkete iş başvurusu yapan aday ile eleman talebinde bulunan departman yöneticilerinin başvuru/talep karşılaştırmasına izin veren, bu karşılaştırmadan önce gerekli psikometrik testleri aday üzerinde uygulayıp, yöneticinin talebi doğrultusunda ön elemeyi otomatik olarak yapan eleman seçim ve başvuru sistemi,
* Departmanlar için optimum işgücünü planlayan, yöneticilere hızlı karar vermelerini sağlayan karar destek sistemleri.
İnsan Kaynakları bölümlerinin bilgi işlemden bağımsız olarak çalışmalarını sürdürebilmelerini sağlayabilmek için satın alınacak yazılımın kullanıcı için son derece kolay ve hızlı öğrenilebilir olması da önemli bir unsurdur. Raporlama araçlarının, bugün için öngörülemeyen, ancak kısa bir süre içerisinde ihtiyaç duyulabilecek raporların üretilebilmesine de izin vermesi gerekmektedir. Örneğin, insan kaynakları departmanı yöneticisi iki yıl sonra “İş yerinde beş yıldan beri çalışan, sigara içmeyen, son iki performans döneminde yetmişin üzerinde not almış, iletişim yetkinliği dört olan, ODTÜ Boğaziçi mezunu, İngilizce’yi ileri, Almanca’yı orta seviyede bilen” bir şube Müdürüne ihtiyaç duyuyor olabilir. Sistemden bu özelliğe sahip çalışanlar arasında böyle bir analiz yapması istediğinde, 5 bin çalışanı bulunan bir bankanın böyle basit bir sorgulama için mutlaka yazılım şirketini araması gerekmemelidir. İnsan Kaynakları Yönetimi Sistemi, veri tabanında bulunan bu özellikleri kısa süre içerisinde harmanlayarak kullanıcının önüne sunabilme özelliğine sahip olmalı, bunun için ayrıca bir program yazılmasına gerek duyulmamalıdır.
SFS MAN bu sektör içinde kendini nasıl değerlendiriyor. İnsan Kaynakları yazılımınızın ayırt edici özellikleri nelerdir?
Biliyorsunuz SFS MAN’ın geliştirdiği İnsan Kaynakları yönetim paketinin ismi İNKA. Reklamlarımızda, broşürlerimizde ve fuar standlarımızda belirli bir İNKA felsefesinin üzerinde ısrarla duruyoruz. Reklamlarımızda eski medeniyetlerden bugüne kadar ayakta kalmış yapıtları gösterip, “İnsanlara binlerce yıldır yaşayan eserler yaptıran güç neydi?” sorusunu yöneltiyoruz. Gerçekten de bugün dünyamız, binlerce yıldan beri sapasağlam ayakta duran ve hayranlık uyandıran, ancak halen nasıl inşa edildiği bir türlü açıklanamayan sanat eserleri ile dolu. Bu bağlamda, bilinen en eski ve en büyük medeniyetler arasında yer alan İNKA Medeniyetleri’ni inceledik. İnsanlara binlerce yıldan beri yaşayan eserler yaptıran gücün, insan kaynaklarını doğru yönetme becerisi olduğu ortaya çıktı. Günümüzden binlerce yıl önce işçilere bu eserleri yaptıran yönetim felsefesi ve çağımızın eğitimli, modern ofis gereçleri ile donanmış çalışanları ile bizler de, binlerce yıl yaşayacak kurumlar oluşturabiliriz düşüncesindeyiz.
Bu açıdan baktığımızda, insan kaynaklarını doğru yönetebilmek için gerekli araçların neler olduğunu araştırdık. Sektörde yer alan yazılımların hemen hemen aynı özelliklerde olduğunu gördük. Bunlar arasında bizi diğerlerinden ayıracak katma değerin ne olacağını kendimize sorduk. Uluslararası rakiplerimizi inceledik, müşterilerimizden gelen talepleri değerlendirdik, konusunun uzmanı psikologlar ile görüştük, dünyada kabul edilmiş standartlarda ürünlere ve metodolojilere sahip danışmanlık firmaları ile bir araya gelip anlaşmalar imzaladık ve yedi yıllık bir çalışmanın ürünü olan İNKA’yı sektörün beğenisine sunduk. İNKA’nın vizyonunu olabildiğince geniş tuttuk. şöyle ki İNKA’ya veri tabanı ve işletim sistemi bağımsızlığını kazandırdık. NLS (Natural Language Support Yerel dil desteği) ile aynı modüllere aynı anda farklı dil seçenekleri ile ulaşmak İNKA’da mümkün. İNKA ile çok uluslu bir şirkette İngiliz’in İngilizce, Türk’ün Türkçe, Alman’ın Almanca olarak İNKA’yı kullanması, raporlarını alması mümkün olmaktadır. Bilişim dünyasındaki yeni kavramlardan Internet ve Intranet’i İNKA’ya kazandırdık. Lotus Notes ve Domino ile İNKA artık entegre olarak çalışıyor. Böylece, şirket içindeki iş akışlarını entegre olarak yapabiliyorsunuz. Örneğin; iş avansı çekerken Notes ekranından bir talep yapıyorsunuz. Bu talebiniz, bağlı olduğunuz kişinin bilgisayarına gidip onay alıyor. Onaylanan talep muhasebe biriminin bilgisayarına düşüyor. Muhasebe birimi, ödeme gününü talep sahibinin bilgisayarına bildiriyor. Ödeme gerçekleştiğinde, kişi otomatik olarak borçlanıyor. Bordro, kişinin maaşından bu borcu kesiyor. Böylelikle, telefon ve kağıt kullanmadan avans prosedürü tamamlanmış oluyor. Notes entegrasyonu ile yapılabilecek bir başka uygulama ise, her kullanıcıya kendi kariyer rotasını izleyip bu doğrultuda yetenek ve yetkinliklerini geliştirmeye teşvik etme konusundaki otomasyondur.
Mevcut insan kaynakları yazılımları yetenek tabanlı iken, İNKA, SHL ile yaptığı işbirliği ve entegrasyon ile yetkinlik konusunda da performans izleyip, kariyer haritaları oluşturabiliyor. SHL, bildiğiniz gibi 30 ülkede organizasyonu bulunan ve dünya standartlarında kabul gören metodolojilere sahip bir danışmanlık firması. Bu bağlamda Ölçme/ Değerlendirme konusunda SHL’nin metodolojilerini ve testlerini kullanıp, buradan alınan sonuçları İNKA’da değerlendirmek gerçekten keyifli.
