Seçme-yerleştirmede değişmez hata... Doğru adayı mı yoksa en iyi adayı mı seçeceğiz?

Peter Drucker’a göre; üç işe alımdan sadece biri beklentileri karşılayacak düzeyde oluyor. Geri kalan kısım işe alındığı takdirde de, kısa sürede bir düşüş gösteriyor. Hatta bazılarının hiç işe alınmamış olması gerekiyor. Bu nedenle iyi bir inceleme sürecinin işletilmesi gerekiyor.

Şu bir gerçek ki; doğru bir çalışanı işe alma süreci kalıcı, ikna edici ve ölçülebilir bir tarzda yürütülmüyor. Eğer iyi bir adayı işe alma süreci şirketlerin bir numaralı hedeflerinden biri olsaydı, işe alım raporlarının doğrudan CEO’ya ulaştırılması gerekmez miydi? İK departmanlarının bu süreci şirketin diğer tüm fonksiyonlarıyla aynı derecede önemli kılması gerekir.

Ve departmanın anahtar noktası, süreci rekabet koşullarına uyumlu hale getirmek olmalıdır. Eğer bir şirket işe alım sürecini sistematik bir iş süreci haline getirmek istiyorsa, daha fazla kaynak ve dikkati bu konuya yöneltmelidir. Diğer yandan, iş şartlarında gerçekleşen temel teknolojik değişim ve gelişmelere benzer ilerlemeler, işe alım endüstrisinde de olumlu değişimleri beraberinde getirdi. İşe alımda ulaşılan araç kapasiteleri ve teknolojinin gelişmişliği, en iyi çalışanı işe alma yetkinliğini sistematik bir iş sürecine dönüştürebilecek seviyeye geldi.

Pratikteki uygulamalara bakarsanız, şirketlerin işe alım süreçlerini hiç de o kadar ciddiye almadıklarını, hatta önemsemediklerini görürsünüz. Hatta birçok İK departmanı işe alım süreçlerini başlatmak ve bu konudaki stratejilerini belirlemek için, bir ihtiyaç ya da problemin doğmasını bekler. Çok geçmeden de kaçınılmaz olarak, ‘Neden biz konusunda yetkin insanları bulamıyoruz? Neden bu kadar çok işgücü devri yaşıyoruz?’ gibi sorularla baş başa kalırlar. Peki, neden en yetkin kişileri işe alma süreci bir sistematiğe bağlanmıyor?

Eğer belli konularda yetkinlikleri olan ya da yetkin ama motive olmayan bir kişiyi işe aldıysanız, sunumu daha çok dikkate aldınız, performansı göz ardı ettiniz demektir. İşte bu, bir numaralı işe alım hatasıdır. Çünkü görüşmeye aldığınız kişinin sadece iyi sunum yapması ya da iyi görünüme sahip olması, o kişinin iyi bir çalışan olacağını göstermez. Aynı şekilde, görüşmeye gelen kişinin geç gelmesi ya da biraz sinirli olması, o kişinin en doğru aday olmadığını da göstermez.

Doğru adaylar büyük beklentilere sahiptir. İstenilenden daha fazlasını yaparlar. Çabuk öğrenirler. Mazeret bulmazlar. İşe ilişkin spesifik problemleri önceden sezinler ve çözerler. İnsiyatif alırlar. İhtiyaçları olan ve bilmeleri gereken noktaları hızlı bir şekilde öğrenirler. Hatta çevrelerindekilere yardım ederler, onların gelişmesine de katkıda bulunurlar. Sorumlu, hedefleri belli ve istikrarlıdırlar. Yapmaları gerekenden fazlasını, hem bireysel olarak hem de diğer çalışanlarla birlikte gerçekleştirdiği çalışmalarda ortaya koyarlar.

Doğru aday bakış açısının getirdiği en büyük etki, kaynak yaratma konusunda görülür. En doğru adaylar, en iyi adaylara göre daha az aktif olma eğilimindedir. En doğru çalışanlar, iş ilanlarına göz atsalar dahi, sayfalar süren iş listeleri içinde boğulmaz. Bugün birçok iş ilanının modası geçmiş tarzlarda olduğu görülüyor. Sıkıcı başlıklar ve işe ilişkin anahtar kelimelerin bulunma zorluğu düşünülünce, tüm bunların iş arayanların araştırma süreçlerini tam olarak karşılamadığını görüyoruz. Hatta bu ilanlar adeta en doğrular başvurmasın diye, aşırı vurgulanmış becerilerle dolu oluyor. Ve genelde çok azı işle birlikte oluşacak fırsatları tanımlıyor. Birçok şirkette başvuru sürecinin çok zayıf bir şekilde düzenlenmesi de, adayların anlamsız ve gereğinden fazla bilgi isteyen sorulara cevap vermelerini isteyen anketlerle mücadele etmeleri sorununu doğuruyor. O nedenle doğru adaylara bir alıcı gibi değil de, bir müşteri gibi davranılması gerekir.

Sonuç olarak, en yetkin kişiyi işe alma sürecinde 2 temel adımın atılması çok önemlidir. İlki stratejik olmaktır: En iyi adaylardan çok, en doğru adayları çekecek işe alım sürecini geliştirin. Bu perspektif değişikliği, yaptığınız her işi derinden etkileyecektir. İkincisi ise, taktiğe ilişkindir: İş tanımlarını, performans profilleri ile örtüştürmeniz gerekir. Bu örtüştürme, kişinin sahip olduğu becerileri değil, sahip olduğu yetkinlikler ile neler yapabileceğini, yani başarıyı belirler. İşte bu iki adım işe alım sürecinin geleceğini temsil etmektedir.

En doğru adayı seçmek ve yerleştirmek için hangi araçları kullanmalıyız?

Temel işlevsel yeni araçların geliştirilmesi ve işe alım sürecinin merkezileştirilmesi ile İK departmanları, şirket içinde herhangi bir yönetimsel personel işlevini yerine getiren ve de tepkisel, pasif olan yapılarından kurtulmaya başlıyor. Böylece, kalıcı sonuçlara ulaşan, aktif bir deparmant haline gelmelerinin önü açılıyor. Yönetimlerin bu değişimi, şirketin her biriminde benimsenen bir kültür haline getirmesi gerekir. Bunun sağlanması için gerekli tüm kaynaklar tedarik edilmelidir.

İK departmanlarının, büyümenin ve gelişmenin önünü açacak en iyi çalışanı bulma girişimini sağlam dayanaklarla bir iş davası olarak görmeleri gerekir. İş dünyası geçtiğimiz birkaç yılda büyük değişimler yaşadı. İş performansında, ekonomik işleyişin kısalması ve derinleşmesinin etkileri dikkate alınmaya başlandı. İşgücü ve pazar yeri küreselleşmesinin yarattığı karmaşa, bundan 10 yıl önce düşünülemezdi bile. Son birkaç yılda gelişen dünya çapında ve anlık iletişim teknolojileri, günler ya da haftalar süren karar alma sürecini saatlere, hatta dakikalara kısalttı. Peki sırada ne var? Bu alandaki gelişmeler kuşkusuz şirketlerin işe alacakları çalışanlarla doğrudan bağlantılı. İşte bu nedenle en iyi çalışanı işe alma, sistematik bir iş süreci haline gelmeli. Bunu gerçekleştirmek için gerekli olan tüm araçlar bugün elimizde. Sadece yeni bir bakış açısına, stratejik yönetim yaklaşımına ve sorumlu liderlere ihtiyaç var.

Bu nedenle, bu konudaki uygulama yeteneklerini geliştirmek ve sistemi başarıyla hayata geçirmek isteyen İK departmanlarının aşağıda yer alan dört kritik nokta ya da aşamayı dikkate alması gerekir:

• Öncelikle, organizasyonel yapı ve işe alım modeli üzerinde uzlaşılmalıdır. Tam donanımlı bir model, İK Yöneticileri’nin bir çok alanda farklı şekilde hareket etmelerini kolaylaştırır. Bu yöneticilerin organize olma şekilleri ve süreci nasıl ele aldıkları da bu sistemin düzenini etkiler. Tüm bunlar, uygun sistem seçiminden önce düzenlenmesi gereken unsurlardır.

• İşe alım sürecinin haritasının çıkarılması sadece bir dokümantasyon süreci değildir. Amaç, mevcut işe alım sürecini yenilemek ve en son teknolojileri kullanarak süreç sisteminin etkililiğini arttırmaktır. Ancak, bu konu üzerinde çok fazla düşünmeyen İK Departmanları tüm girişimlerini otomatiğe bağladıkları standart yöntemlerle gerçekleştirme yoluna gidiyor.

• Tüm sistem seçimleri kapsamlı bir hazırlık ve detaylı bir değerlendirme süreci sonunda gerçekleştirilmelidir. Hiçbir zaman kolaya kaçılmamalıdır. Ancak birçok şirket kolaya kaçmamak adına, karmaşık uygulamalar içerisinde boğulabiliyor. Bu nedenle bir sistem, belirlenmeden ve satın alınmadan önce test sürüşüne tabi tutulmalıdır.

• Herşey yolunda giderken ya da sürecin tüm aşamalarında uzlaşılmış olunsa bile, uygulama ve yönetim alanındaki değişiklikler, kaçınılmaz yeni görevleri doğurur ve bunlar süreci daha zorlu hale getirebilir. Bu nedenle uygulamalar, işe alım ve bilgi teknolojileri arasında yer alacak ek bir güç olmalıdır.

Şirket stratejileri, işe alım süreç ve stratejilerini geliştirmeli ve yönlendirmelidir.

Birçok şirkette, taktik ve kısa vadeli ihtiyaçlar işe alım sürecini, kullanılan araç ve teknikleri belirler. Genellikle alınan önlem ise maliyete bağlı etkililiktir. Bazen bu, en yeni ürünüyle gelen bir tedarikçi olabilir. Örneğin, başarılı bir işveren marka kampanyası, incelikli bir iş markalaştırma programı olmaksızın en iyi performans gösterenlerin ilgisini çekemez. Araştırmalar en iyi çalışanların öncelikli olarak şirketle değil, iş eşleşmesi ve yönetici ile ilgilendiklerini ortaya koyuyor.

İK ve işe alım sürecinde ilgili departmanlar, sıklıkla bir fikirden diğerine atlayarak hareket eder ve aylar sonra neden hiçbir şey değişmedi diye merak ederler. Şundan emin olun ki, işe alım süreci bir dizi taktik hareketinden çok, stratejik bir amaç olarak görülmediği sürece hiçbir şey değişmeyecektir. Kapsamlı bir işgücü planı, işe alım sürecini bir stratejiye dönüştürecek ilk ivmeyi verir. Bu ilk adımdan sonra, şirketin stratejik eğilimi doğrultusunda faklı işe alım metodları kullanılarak çalışan bulma ve yerleştirmesi yapılabilir. Çok az şirkette, çok iyi düzenlenmiş, yerinde işleyen bir işgücü planı vardır. Bu durumdaki şirketler, resmi bütçe sürecindeki eksikleri, zayıf yönetim ve bilgi eksikliğinin bir işareti olarak dikkate alır. Oysa iş gücü planı eksikliği aynı derecede önemli bir eksiklik işaretidir.

İş stratejileri, uzun vadede ihtiyaç duyulabilecek çalışan tiplerini, ihtiyaç duymadan belirlemelidir.

Yöneticiler, her yıl mutlaka yılda tahmini yüzde 20’lik büyümeyi destekleyecek ekibi geliştirmeli ve güncellemelidir. Tepe yöneticileri ise, uluslararası çaptaki yeni stratejilerini geliştirmeli ve sunmalıdır. İş başvurusunda bulunan kişinin başarılı olmak için ihtiyaç duyduğu tüm öncelikleri listeleyen iş tanımları ya da performans profilleri, en iyi çalışanı işe almanın en temel şartıdır. Bu sadece en iyi çalışanları bulma konusunda şirketin yetkinliğini arttırmakla kalmayacak, aynı zamanda işe alım sürecinin her aşamasında olumlu ‘domino’ etkisi yaratacaktır. Beklentileri açıkça belirtmek, etkili yönetimlerin en temel anahtarıdır.

Etkinliğin ve motivasyonun oluşturulması, adayın temel kapasitesinin yapılması gereken görevlerle, yetkinliklerle örtüşmesi sonucunda daha doğru bir şekilde gerçekleşir. Ayrıca, seçim hedefleri doğrultusunda oluşturulan performans profillerini kullanmak, hukuki açıdan da daha savunulabilir bir durum yaratır. Şirketler, mevcut işe alım süreçlerinin her aşamasını dikkatlice incemelidir. Ve bu incelemeyi, en iyi adayın değil, en iyi çalışanın bakış açısından gerçekleştirmelidirler. Değişim, her yeni pozisyon için performans profillerinin hazırlanmasıyla başlar. Bu değişim görüşmeyi gerçekleştirenlere, sunuma göre değil de, performans temeline dayanarak en iyi çalışanı belirleme şansını verir. Bu aynı zamanda, iş ilanları ile online iş tanımları ve pasif aday kaynağının oluşturulmasına da temel oluşturur. Adaylarınıza müşteri gibi davranın. Onların bir süre sonra en iyi çalışanınız haline geldiklerini göreceksiniz.