Proje yöneticisi olarak stratejik yetkinliğinizi artırmanın 6 temel kuralı

Proje yöneticisi olarak kurumunuza sağlayacağınız özgün değeri nasıl ifade edebilirsiniz? Değişen şartlarda her hareketinizin etkili olmasını nasıl sağlarsınız? Yakın etki çemberinizi gerçekleştirmek, dirence meydan vermeden anlaşmazlığı önlemek size ne tür kapılar açacaktır? Örnek liderlik etmek sizi ve işinizi nasıl tanıtacaktır? Bu ve bunun gibi soruların çözümlerini aşağıda bulacaksınız:

1 - Kendinizi markalaştırın. Kendinizi markalaştırmak kurumunuza proje yöneticisi olarak sağlayacağınız özgün değeri açıklayabilmekten geçer. Bu, sizin değer teklifinizdir ve sadece size özgü markayı yaratmayı amaçlayan belirli bir vizyon ile gerçekleştirilebilir.

Üst yönetimi, beceri ve tecrübelerinizin ne kadar uygun ve seçkin olduğu konusunda ikna edin. Bu farkın kurumdaki anahtar paydaşlar arasında öncelik ve sadakat yaratacağını açıklayın. Bu, özellikle proje yönetiminin sadece bir beceri olarak yüzeye çıktığı kurumlarda kritik bir noktadır.

Yakın etki çemberini etkileme olanaklarından biri, aylık departman toplantıları olabilir. Takımınızın aylık durum değerlendirmesini yaparken, sunumunuza “Projeler” adlı bir bölüm ekleyip, proje yönetimi konusunda bilginizi ve kuruma sağlayacağı faydaları ortaya çıkaracak şekilde projelerinizin durumunu gruptakilere anlatabilirsiniz. Bu sadece sizi departmanınıza daha iyi tanıtmakla kalmaz, aynı zamanda kullandığınız teknikler konusunda grubunuzdakileri bilgilendirir.

Diğer fırsatlar en beklemediğiniz anda kapınızı çalabilir. Bu nedenle “asansör konuşmanız” (elevator speech) üstünde çalışmakla, karşınıza çıkabilecek fırsatları anında değerlendirebilirsiniz. Kurumunuzun başkanı / CEO ile tesadüfen lobide aynı asansöre bindiğinizi düşünün. Eğer sadece bir dakikadan az süreniz varsa, bu zaman zarfında kurumunuzun başkanına / CEO’ya kendinizi nasıl “pazarlayabilir” ve onu etkileyebilirsiniz? Az ve öz, dikkatli olarak planlanmış, üstünde iyi çalışılmış ve bir dakikadan kısa süreye sığacak bir tanıtım düşünün. Benjamin Disraeli’nin ünlü sözünü unutmamak gerekir: “Yaşamda başarılı olmanın sırrı, kişinin zamanı geldiğinde hazır olmasıdır”.

2 - Cıva gibi olun. İçinde bulunduğunuz iş ortamı kadar “cıva” hızında değişimlere ayak uydurup uyum sağlayabilme, sadece iyi olduğunuzun değil, en iyi olduğunuzun göstergesidir. Bu tavır, her hareketinizin etki yaratmasını sağlayacaktır. Örneğin, toplantılarda ya da karar verme süreci içinde, özellikle yaklaşımınızın yanlış olduğunu fark ettiğiniz anlarda, ısrarcı olmaktan kaçının. “Yanılmış olabilirim, güzel bir noktaya değindiniz” diyerek karşıdakini tanıdığınızı ve ona değer verdiğinizi gösterirsiniz. “Bu yönde gitmemin sebebi şudur …” diyerek de, hatalı olmadığınızı ve hatta ne kadar uyumlu olduğunuzu gösterirsiniz. Kariyerinize yapacağınız en büyük yatırım tecrübelerinizden öğrenirken köprüleri yakmamak ve yeni fikirlere açık olmak olacaktır.

Başka bir örnek: Projenin başından beri gerilim yaratan projenin iş analisti, Zeynep, bir toplantı sırasında mali detaylarla ile ilgili olarak sizi köşeye sıkıştırmaya çalışıyor ve proje yönetim biçiminizi sorgulamaya devam ediyor. Zeynep’in en büyük özelliği negatif mükemmeliyetçi olması. Çatışmadan kaçmak ya da saldırgan taraf olmak çatışmayı hiçbir zaman çözmeyecektir. Sorun o toplantıda, o anda ve yapıcı şekilde çözümlenmelidir. Şimdiye kadarki yaklaşımınızın çatışmayı çözmediğini biliyorsunuz. “Cıva” yönetici, yaklaşımını hemen değiştirebilecek kadar kıvraktır. Sizden beklenen tavır ne? Onun tam tersini yapın. Eskiden açıklamaya ve karşınızdakini ikna mi etmeye çalışıyordunuz? Bunun 180 derece tersi nedir? Susun ve Zeynep’in istediği kadar konuşmasına izin verin. Bu arada önyargısız olarak gözlemlemeye başlayın. Sakinliğiniz zaten onu şaşırtacaktır. Aktif olarak dinlediğiniz zaman da değerinin anlaşıldığını düşünecektir. Zeynep’in konuşması bittikten sonra, 2-3 saniye bekleyin, Zeynep’e katkılarından dolayı teşekkür edin. Bu mali durumun üst yönetimce daha önceden kabul edildiğini, ancak bu toplantıdan çıkan detayları paylaşacağınızı ve üst yönetim onaylarsa değişikliklerin yapılacağını söyleyin.

3 - Morpheus “Neo, er veya gec, benim de fark ettiğim gibi sen de şunu anlayacaksın: yolu bilmek ile yolu yürümek arasında fark vardır.” Proje yönetiminde stratejik yetkinlik, proje yönetimini formüle etme, kitlelere sunma ve yürütme ile özetlenebilir. Üstün sunum becerilerinizin üstüne stratejinizi fevkalade ölçülerde ve üst yönetimden onay almanızı sağlayan proje planınızı yazdınız. Ya proje yönetimi araç ve tekniklerinin kullanılması? Bazen, sunmak ve yürütmek birlikte gider. Bu yaklaşım, örnek liderlik, işinizi tanıtmak ve kurumunuzdaki görünürlüğünüzü (visibility) artırmanın en etkili yolu olmasından kaynaklanmaktadır.

Kritik noktaya gelince: araç ve tekniklerin arkasındaki teori ve terminolojiyi ezbere biliyor olabilirsiniz. Karmaşık detayları güveninizi kaybetmeden uygulamak, birlikte çalıştıklarınızı kırmadan ve insan ilişkilerini en iyi şekilde kullanarak işleri yürütmek, ancak zaman, tecrübe ve kendini geliştirme arzusu ile gelecektir. Bundan sonrası, yani “yol”da yürümek çocuk oyuncağı olacaktır.

4 - Kritik yolu bilin. Çalıştığınız kurumun ihtiyaçları ve zorlandığı noktaları göz önüne alarak, iyi gözlemleyerek, beceri ve tecrübelerinize duyulacak kurumsal ihtiyacı yaratabilirsiniz. Karşılığında ileri süreceğiniz ve kurumunuza entegre olabilecek bir proje ile üst yönetime gitmek kolaylaşacaktır.

Kritik yolu bilmek üst yönetimi ikna etme yolunda ya da aradığınız başarıyı elde etme konusunda sizi yavaşlatacak kişi(ler)i fark edebilmek ve onları yönetebilmek anlamına gelir. “Savaş alanı”nı ya da kurumun topolojisini çözdüğünüz ve gelişmelere hakim olduğunuz anda, amaçlarınıza ulaşmak adına ve gereken durumlarda düzeltici eylemde (corrective action) bulunmak kolaylaşacaktır. Bu etapta en can alıcı nokta, kişinin kendini tanımasıdır. Zayıf noktalarınız neler? Objektif olarak kendi SWOT analizinizi yapabilir misiniz?

5 - Sun Tzu “Ne zaman savaşıp ne zaman savaşmayacağını bilen zafer kazanır.” Değişime stratejik olarak öncülük edebilmek için proje yöneticisi, mevcut etki çemberinin değişime ayak uydurma potansiyelini somutlaştırır. Bu ise, insan ilişkilerinde esnek ve tetik olmayı gerektirir. Önemsiz görüşme veya tartışmalarda sürekli olarak kazanmak sonuçta mutlaka kazanmayı getirmez. En sonunda kazanan taraf olmak için bazen kasıtlı olarak kaybetmek bile gerekebilir. Ayrıca, kendinize çatışma durumuna ulaşmadan dirençten kaçınma yollarını sormakta fayda bulunmaktadır.

Konu göreceli olarak ikincil ise, örneğin direnç gösteren tarafı öğlen yemeğine götürmek buzları eritebilir. Böylece, amacınıza ulaşmak için bir kişiyi daha saflarınıza kazandırmış olursunuz. Belki de sadece kötü bir gün geçiren birisine el uzatmak, karşı tarafın duyduğu ihtiyacı karşılayacak ve de gönlünü kazanmanızı sağlayacaktır.

6 - “Dağ pürüzsüzse tırmanamazsınız.” Karşılaştığınız her mücadele, geçmeniz beklenen bir test gibidir. Amaç ise final sınavını geçmektir. Önünüze her defasında bir engel çıktığında, bunu kendinizi ispatlamak için sunulmuş bir fırsat olarak görmek, bir bakış açısı pek tabii ki... Bir güçlüğü, ilk olarak kendi kendinize, sonrasında ise üst kurula ve / veya üst yönetime ispat etme fırsatı olarak görebilirseniz ve bunu da yaparken kendinize inanırsanız geçemeyeceğiniz engel kalmayacaktır.

Kendi “marka”nızı yaratıp, stratejinizi ispatlanmış araç ve teknikleri uygulayarak gerçekleştirdikten sonra hayalinizi gercekleştirmekten sizi alıkoyabilecek tek bir şey var: Kendiniz. Değişen dünyamızda her geçen gün başka bir öğrenme deneyimine dönüştürülebilecekken kurumunuzda potansiyeli olan pek çok kişi ile karşılaşacaksınız. Bunlar içinde bitiş çizgisine en hızlı ve kolayca ulaşacak olan, başladığı işin sonunu getirme arzusu ve kendine güveni olan, kariyer hevesini gerçekçi amaçlara dayandıran kişidir. Merdivenleri tırmanırken sözde engellerin sadece en tepeye ulaşmak icin basılan atlama taşı olduğunu ya da ard arda dizili engeller olduğunu düşünebilirsiniz. Karar size kalmış.

Kişinin kendine inanması sadece profesyonel hayatta değil, özel hayatında da kendiyle barışık ve mutlu olmasını sağlar. Her gün başka bir mücadele ile karşılaşırken bunların bizleri felç etmesine izin veremeyiz. Bunun yerine, kendimizi keşfetmek icin bize sunulan fırsatlar olarak görebilirsek kafa yapımızın / ruh halimizin düşman yerine dostumuz olmasını sağlarız.

Unutmamamız gereken şey: Ne düşünürsek onu kendimize çekeriz. Negatifi düsünürsek negatifi, pozitifi düsünürsek pozitifi kendimize cekeriz. Geçmişte yapılanların geleceği şekillendirmesine izin verip vermemek de kişinin elindedir. Güncel olayların, eski ve çözümlenmemiş duyguları kışkırtmasına izin vermeden çözümlenebilmesi icin, bunların pozitif tecrübe olduğunu düşünmek gerekir. Negatif duyguların farkında olduktan sonra, kendinize bu şekilde hissetmenizin sebebinin bir evvelki çözümlenmemiş durumdaki hissettikleriniz olduğunu söyleyin. Bu yaklaşım, düşünce ve duygularınızın “vites değiştirmesine”, negatiften pozitife değişmesine sebep olacaktır.

Esen Akter Tekinel
Project Management Institute - Washington, DC
Başkan Yardımcısı | Mesleki Gelişim Komitesi Başkanı
National Democratic Institute, Proje Yöneticisi

20 yıllık iş dünyası tecrübesi bulunan Esen Akter Tekinel, Türkiye ve Amerika’da Proje Yönetiminin çeşitli alt konularında seminer ve eğitimler vermektedir.
esen.akter@pmiwdc.org