0
Performans Yönetiminde Bunlara Dikkat!
Tüm dünyadaki yönetim sistemlerinde dünyadaki gelişmelere paralel olarak bir takım değişimler gündeme gelmektedir. Örneğin internetin hiç hayatımızda olmadığı dönemlerdeki pazarlama teknikleri ve şu andaki pazarlama teknikleri arasında ciddi anlamda bir değişim söz konusudur. Aynı şekilde üretimin ve tüketimin yoğun olduğu dönemlerde oragnizasyonların bünyelerinde çalıştırmaları gereken personel sayısı ve yapısı ile üretim tamamen durduğu dönemlerdeki insan kaynakları ihtiyaçları arasında da değişmler sözkonusudur. Bu örnekler çokça çeşitlendirilebilir. Şirketler artık daha iyi, daha hızlı ve daha fazla rekabetin olduğu bir ortamda başarılı olabilmek için yoğun bir baskı altında bulunuyorlar. Küreselleşmenin ve teknolojik gelişmelerin, devlet politikalarını değişiklik gösterdiği bu ortamda organizasyonalrın bünyelerinde bulundurdukları personelin performansını değişen şartlara göre geliştirmesi, değerlendirmesi kaçınılmaz hale geliyor tabii.
* Performans Göstergeleri
İster hizmet isterse üretim sektörü içerisinde üretim amacı ile kurulan şirketlerin tümünde en önemli kaynak, girdi “insan”dır. Bir işletmenin dışarıdaki alıcılarına iyi hizmet veya ürün verebilmeleri, aynı zamanda iş süreçlerindeki maliyetleri (özellikle görünmez maliyetleri) en aza indirgemeleri bünyelerindeki personelin performansı ile yakından ilişkilidir. Örneğin bir ptel işletmesinde misafirlere verilen hizmetin iyi olması, misafirlerin sizi tekrar tercih ediyor olmalrı personelinizin performansı ne ölçüde kullanıdığınıza, onları ne ölçüde değerlendirdiğinize ve performanslarını ne şekilde yönettiğiniz ile birebir ilişkili. Performans yönetimi ve değerlendirmesi sizin personeli tanımanıza, gelişmine katkıda bulunmanıza, diğer arkadaşları ile rekabet haline girerek kendilerini geliştirmelerine ve daha bir çok şeye olanak sağlıyor. Buradaki en önemli olan nokta ise performans kriterleriniz nedir? Doğru bir şekilde size veri sağlayabilecek mi? Ne kadar adil olabileceksiniz? Sizin genel stratejik hedefleriniz ile ne kadar ilişkili? vs. vs. Bu arada hemen bir dipnot olarak belirtmek istediğim şey ise şirketiniz içerisinde kuracağınız bu sistemi profesyonel kişilerin danışmanlığında yapıyor olomanızın siğze daha fazla yarar sağlayacağı. Çünkü işlemeyen bir sistem olmayan bir sistemden daha fazla zarar verebilir.
Şirketlerde insan kaynağının performans değerleri genel şirket verimliliği ve etkinliğinin en önemli belirleyici faktörüdür. İşletme stratejileri ancak performans ve sonuç göstergelere bağlandığı ölçüde başarılı olabilirler ve işlevsellik kazanabilir.
• Performans Göstergeleri
Gerçekleşen sonuç (üretim, satış, kar…)
Etkenlik : ----------------------------------------------------
Beklenen sonuç (üretim, satış, kar…)
Tüketilmesi beklenen
Verim oranı : ------------------------- x 100
Tüketilen
Toplam Çıktı
Toplam Verimlilik : --------------------
Toplam Girdi
Toplam Çıktı
Kısmi Verimlilik : --------------------
Kısmi Girdi
Tüketilen
Yararlanma oranı: ------------------- x 100
Kullanılabilir
Standart (beklenen) çalışma süresi
İşgücü verimi : ---------------------------------------------- x 100
Gerçek çalışma süresi
Şirketler organizasyonel performanslarının devamını veya gelişmesini istiyorlarsa ki şu ana kadar istemeyene hiç rastlamadım, öncelikle ellerinde en önemli girdi olan insan kaynaklarını en etkin ve verimli şekilde organize etmek ve kullanmak için çaba harcamalıdır. Şirket içerinde personel değişim oranının çok fazla olması şirkete ciddi bir zaman, enerji, para, imaj, güven,.... kaybı anlamına gelmektedir. Sürekli olarak değişen personel şirket içerisindeki uyum ve sistemin bozulması için en önemli olumsuzluklardan biridir. Nasıl ki bizler herhangi bir personeli işe alırken onun daha önce çalışmış olduğu yerlerdeki çalışma sürelerinin istikrarına bakıyor isek aynı şekilde bir personelin bizim şirketimiz içerisinde çalışma süresindeki istikrar da bir o kadar önemlidir. Personel değişim oranının çok olması işletme içerisinde aksayan ciddi birşeyler olduğunun göstergesidir.
Personel Değişim Oranı = (İşten çıkanlar / Ortalama İş Gören Sayısı) * 100
Ortalama İş Gören Sayısı =( Dönem başı işgören sayısı + Dönem sonu işgören
Sayısı)/2
Bu oranlar sektörlere göre değişiklik gösterebilir ama unutmayın ki her sektöründe kabul edilebilir belirli bir aralığı bulunmaktadır.
Personel değişim oranını yorumlarken bazı unsurları da dikkate almak gerekir. Örneğin son derece objektif bir şekilde işten ayrılma sebeplerinin ana nedenleri üzerinde durlmalıdır. İşten ayrılmalar işletme içi sorunlardan mı kaynaklanıyor, çevresel ekonomik ve sosyalkonjükürdeki değişimlerden dolayı mı yaşanıyor, kişisel yaşam koşullarından dolayı mı yaşanıyor????
Yine bir dipnot; performans yönetiminin başarılı gerçekleşmesinde ilk adımın iyi bir gücü planlamasından, iyi bir işe seçme ve alma aşamalarına kadar indiği kanaatindeyim. Bu noktada yine profesyonel İK yönetiminin önemi ortaya çıkıyor.
İK uygulamalarının başlangıç aşamasından itibaren yapılabilecek hatalar performansı nasıl etkiliyor? İşten ayrılma oranlarının yüksek olması işletmeye neler kaybettiriyor? Örneğin bir otel işletmesinde tam sezon ortasında bir garsonun işletme isteği ile veya kendi isteği ile işten ayrılması otele birşey kaybettirir mi? Yoksa bizim içinde bulunuduğumuz turizm sektörü genel yargısı gibi ne de olsa yeni bir garson bulmak çok kolay deyip geçsek de olur mu? Bir bakalım ne gibi zararları var, daha sonra bu soruya cevap verelim isterseniz.
• Evet, yeni bir garson bulmak kolay olabilir belki ama bunun için bir zaman ve para harcanması gerekiyor. İlanların verilmesi, yapılacak telefon görüşmeleri, yüzyüze yapıalcak görüşmeler, görüşmelerin analiz edilmesi, vs...
• Yeni garson geldi başladı, peki hemen sizinle aynı dili konuşşabilecek mi? Diğer arkadaşları ile ahenk yakalayabilecek mi? Yapsa bile bu ne kadar zaman alacak?
• Garson işe alışana kadar kırılabilecek bardaklar, boşa harcanacak adisyonlar, sisteme yanlış girilebilecek ödemeler, vs....
İşten ayrılmalara ilgili istatistksel veriler organiasyonlar için önemli bir performans kriteridir. Bir diğer kriter ise işe devamsızlıktır. Sürekli olarak işe devamsızlık yapan bir kişi tüm organizasyonun işleyişinde ciddi bir hizmet veya üretim düşüşüne neden olacaktır. Ekip içerisinde gerçekleştirilecek olan işler bölündüğünde ve herkese verilen görevler belirlendiğinde ekipten bir kişinin sürekli olarak devamsızlığı işin eksik yapılmasına, diğerlerinin normaldan daha fazla iş yapma gerekliliğine, dolayısı ile motivasyon düşüklüğüne, vs. sebep olacaktır.
• Performans değerlendirmesinde görüşmesi
Çalışanlar genel olarak yaptıkları işlerden yöneticilerinin veya diğer çalışma arkadaşlarının ne derece memnun olup olmadıklarını, kendilerinden beklenileni ne derece iyi yapıp yapmadıklarını bilmek isterler. Düzenli aralıklar ile yapılan performans ölçümlerinin muhakkak ki çalışanlar ile paylaşılması gerekir. Unutmayın ki değerlendirme sonuçları devlet sırrı değil, o kişilere ait bilgiler. Dolayısı ile kişile kendileri ile ilgili bilgilere sonuçlarından memnun olsunlar veya olmasınlar sahip olmayı tercih edeceklerdir. Hangi değerlendirme teknikiği kullanılmış olursa olsun çalışanlar ile sonuçları paylaşmak sistemin vazgeçilmez ve en önemli parçasıdır. Çalışanların kendi performansları hakkındaki bilgilere ulaşmaları kendilerine gelişme olanağı verecek bir araçtır. Kendilerini tanımalarına yön gösterecek bir pusuladır. Çalışanın gelecekteki performansı ile yakından ilgili olan bu konunun çok iyi planlanması ve uygulanması gerekmektedir. Bu anlamda yöneticilere çok büyük rol düşüyor tabii. Bence öncelikle yönetici bu konuyu iyiyce benimsemeli, faydasına inanmalı ve öyle uygulamalıdır. Öylesine yapmış olmak için yapılan görüşmelerin sağlıklı sonuçlar vermeyeceğine kesinlikle inanmak gerektiği düşüncesindeyim. Zaten tüm görüşmeler inanıldığı takdirde sonuç verir değil mi? Yoksa zaman kaybından başka birşey olarak değerlendirilemez görüşündeyim. Görüşmelerin çalışanlar açısından daha yararlı olması için yöneticiler ele alınan her konuyu örneklerle tartışabilmelidir. Yönetici iyi bir analizci, iyi bir dinleyici, iyi bir konuşma cı, iyi bir yol gösterici olmalıdır.
PERFORMANS DEĞERLENDİRME PLANLAMA ADIMLARI
1. Elemanın iş tanımının gözden geçirilmesi
2. Geçen performans değerlendirmesinden beri tutulan notların gözden geçirilmesi
3. Tartışılacak konularla ilgili notlar alınması
4. Her eleman için performans seçeneklerinin araştırılması
5. Görüşme için uygun yerin seçilmesi: İdeal olanı yöneticinin ofisinde yapılmamasıdır. Görüşmeyi kesintiye uğratmayacak sessiz ve sakin bir oda, bahçede bir köşe, vs…
6. Hem siz hem de eleman için uygun olan zamanın seçilmesi : Yönetici olarak görüşme zamanı size uygun olduğu gibi çalışana da uygun olmalıdır. Nasıl ki bir satış görüşmesi için müşterilerinizin uygun zamanlarına saygı duyuyuyorsanız çalışanlarınıza da aynı saygıyı duymanız ve onlara bunu hissettirmeniz önemlidir. Örneğin bırakın öğle yemeğinde çalışanınız yemeğini rahat rahat yesin, görüşmede gergin olması sizin yararınıza değil zararınıza olacaktır.Ayrıca yine unutmayalım ki performans geri beslemesi bir görüşmedir, tek taraflı bir konuşma değil. Dolayısı ile zaman planlaması yaparken sadece sizin konuşmanız için yeterli olacak süreyi değil karşınızdaki elemanın da kendi düşüncelerini gündeme getirebileceği bir zamanın da planlanması gerekiyor.
7. Görüşme yer ve saatinin bir süre önce çalışanlara bildirilmesi- Elemanların belki de sizinle yüzyüze geçirebileceği ve tartışabileceği fırsatlardan biri performans değerlendirme görüşmeleri. O yüzden bu görüşme zamanlarını kendilerine daha önceden bildirin ki onlar da görüşmeye hazırlansınlar, sizlere soracaklarını belirlesinler, gündem üzerinde hazırlanabilsinler.
Kısaca performans görüşmeleri önemli bir müşteri ile yapılacak son derece karlı bir satış görüşmesine hazırlanmak kadar önemlidir organizasyon için. Bu sırada yine bir dipnot; bu konuda çalışanların iyice bilinçlendirmeleri de gerekmektedir. Özellikle eğitim seviyesi düşük olan çalışanlar için performans görüşmeleri yanlış alıglanabilir, görüşmeler suistimal edilebilir, vs. Burada yine yönetici iyi bir toplantı yöneticisi, iyi bir iletişimci de olmalıdır.
Değerlendirme görüşmesini planlarken yöneticinin şu konularda açıklık sağlaması ve tartışmaya hazırlanması gerekir:
Eleman performansının olumlu yönleri.
Eleman performansının aksayan yönleri.
Geçen görüşmede saptanan hedefler ve bunların mevcut performansla karşılaştırılması.
Performans durumunu gösteren açık seçik örnekler.
Performansın daha iyi hale gelmesi için yapılması gerekenler.
Elemanın kendisini geliştirmesi içi n yapılabilecek yardım.
Elemanın saptanan hedeflere varabilmesi için sağlanacak destek.
Çalışanlara geri besleme verilmesinin çalışanlar açısından önemi,bireysel gelişim ve performans yükseltme planlarına temel oluşturmasıdır.Çalışanların kendi performansları hakkında aldıkları geri besleme performanslarını yükseltme çabalarında bir güdüleme işlevi görebilir;bu da organizasyonun üretkenliğini arttırır.Çalışanları performansları hakkında bilgilendirecek olan yöneticinin anlaması gereken ilk şey,onların kendi işleri konusundaki tartışmalara ne kadar duyarlı olduğudur. Durumu nesnel bir şekide anlamaya çalışan bir yöneticinin sözü,insanları yargılayan bir yöneticininkinden daha çok dinlenir.Çalışanlar hakkında yargı vermemek, yalnızca iş performansını göz öneünde bulundurmak gerekli ve önemlidir. Verilen geri beslemenin yararlı ve verimli olabilmesi için, eleştirmeye ve cezalandırmaya yönelik değil,tersine destekleyici olması gerekir.Geri besleme zamanında verilmeli ve net olmalıdır.Çalışanlardan olanaksız şeyler istenmemelidir.İyi bir yönetici bütün bu noktaları gözönünde bulundurur ve talep etmekle öneride bulunmak arasındaki farkı unutmaz.
• PERFORMANS DEĞERLENDİRME SONUÇLARI HANGİ ALANLARDA ARAÇ OLARAK KULLANILABİLİR
Performans değerlendirmesi, personelin işletme işletme için taşıdığı önemin niteliksel ve niceliksel yönleriyle belirli süreler içerisinde ifade edilmesidir. Başka bir deyiş ile, personelin işletme içerisinde işle ilgili olarak kendisinden beklenen davranış ve görev anlayışında, işletmenin genel hedeflerine uygun olarak başarılı olma derecesinin belirlenmesi çalşmasıdır. Bu kısa tanımlama özeti ve daha önceleri bahsettiğim iyi bir perfomans değerlendirmesinin gerekliliklerinden sonra bir de performans değerlendirme sonuçlarının hangi alanlarda kullanılabilecei üzerinde duyrmak istiyorum. Şüphesiz ki bu değerlendirme sürecinin yapılandırılabilmesi ve uygulanması için ciddi bir zaman ve emek harcanırken, buradan alınan verilerin de bir yerlerde kullanılıyor olması gerekir ki, veriler anlam kazansın.
Performans değerlendirmelerinin amaçları kısaca şu şekilde özetlenebilir:
• Eğitim programlarına esas olacak eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesi
• Objekti bakış açısı ile değerlendirme ve eşitliği, adilliği sağlama
• Ödüllendirme ve cezalandırma programlarının uygulanması- kimi neden ne kadar ödüllendireceksiniz?
• İşgücü planlaması için mevcut potansiyelin değerlendirilmesi
• Ücret politikalarının geliştirilmesi
• Motivasyon
• Terfi sistemleri
Kısaca uygulamda bir takım zorlukları olabilen fakat her işletmede, her sektörde farklı tekniklerin geçerli olduğu performans değerlendirme işletmelerin kendi sistemlerine uygun olarak geliştirildiği sürece kuşkusuz ki hem işgören hem de işveren açısından çok önemlidir. Burada dikkat edilmesi gereken en önemli nokta sistemin yazılı kağıtlar üzerinde kalmaması ve uygulanabilir olmasını sağlamaktır. Bunun için işletmelerin kendilerini, hedeflerini çok iyi analiz etmeleri gerekmektedir. Bir diğer önemli nokta da personelin de sisteme inanması ve katılması gerekmektedir. Tıpkı organizasyonun yönetsel kararlar almak ve çalışanlara kendi performansları hakkında yararlı bilgiler sağlamak için performans değerlendirmesi yapması gerektiği gibi, her çalışanın da kendi işinin değerlendirmesine katılıp yorumlarını açıkça ortaya koyma sorumluluğu vardır. Birlikte çalışma sonucunda ortaya çıkacak sistem şu özellikleri taşır:
- Anlamlı bir iletişim kurulması sayesinde yönetici/işgören ilişkilerini güçlendirir
- Çalışanların kendi hedef ve standartlarını daha planlama aşamasında tartışabilmesini ve üzerinde işverenle anlaşmaya varabilecekleri yeni fikirlerle sürece katılmasını sağlar
- Herkese hedeflerini ve standartlarını yıl içinde yeniden gözden geçirme fırsatı sağlar
- Zıtlaşmaları azaltır
- Örgütsel kararlara katılımı arttırır.
Çeviren: Özlem SOYLU
