0
Outsourcing’i mercek altına aldık
Barsan Global Lojistik, Adecco, Deloitte & Touche, Tepumteknoloji, Group 4 Securitas, Ekol ve Deniz Temizlik, Call 7/24, Etkin Dağıtım, Xerox ve Dünya Gazetesi’nin sponsorluğu çerçevesinde gerçekleştirilen zirve, Barsan Global Lojistik İcra Kurulu Üyesi Kazım Çınar’ın açılış konuşması ile başladı.
Outsourcing stratejilerinin oluşturulması
Konuşmasında outsourcing uygulamalarının önemini vurgulayan Çınar’ın ardından ilk oturum Mark R. Anderson’ın “Şirketlerde Outsourcing Stratejilerinin Oluşturulması” başlıklı sunumu idi. Konuşmasına outsource uygulamalarından yararlanma sürecini anlatarak başlayan Anderson, müzakere kontrol listesinde yer alan noktalar arasında; iş tanımı, fiyat yapısı, servis düzeyinde anlaşmalar ve yeniden müzakere sınırlarının çizilmesinin bulunması gerektiğini belirtti. Anderson, bazı outsourcing ilişkilerinin başarısız olma nedenlerini şöyle sıraladı:
• Tepe yönetimin yetersiz desteği,
• Teknolojinin hızlı gelişimi iş çerçevelerini kesin olarak tanımlamayı zorlaştırıyor,
• Çalışanlar, şirket, outsource hizmeti veren kurum ve müşteriler için “kazan – kazan” senaryosunun bulunmaması.
Anderson,
• Sistem tasarımı,
• Program yönetimi ve
• Tedarikçi performans izleme sisteminin outsource edilmemesi gerektiğini de önerdi.
İlişkileri yönetirken…
Zirvenin ikinci konuşmacısı, Adecco Merkez’den François Vassard oldu. Sunumunda outsource ilişkisinin yönetilmesi konusuna değinen Vassard, Flex Center örneğinden yola çıkarak outsource ilişkilerinin başarılı olabilmesi için gereken kilit başarı faktörlerine değindi. Vassard ilişkilerin iyi yönetilebilmesi için bu çalışma sonucunda maliyet kontrolü, ihtiyaçların daha kolay anlaşılabildiğini ve iletişimin arttığını, çalışanların daha iyi yönetildiğini ve daha iyi bilgi akışı sağlandığını belirtti.
İnsan Kaynakları ve IT Hizmetlerinde Outsourcing
Outsourcing Zirvesi’nde ana oturumların yanı sıra paralel oturumlar da bulunuyordu. Bunlardan ilki, Adecco Hizmet ve Danışmanlık’ın CEO’su Pembe Candaner’in liderliğinde gerçekleştirilen “İnsan Kaynaklarında Outsourcing”di. DHL İK Direktörü Esra Bozkurt ve IBM Bölüm Müdürü Aysun Barın’ın da katıldığı oturumda, hangi İnsan Kaynakları uygulamalarının outsource edildiği, bu konudaki sorunlar ve çözümleri üzerinde duruldu.
Zirvedeki bir diğer paralel oturum ise, Tepum Teknoloji Satış ve Pazarlama Müdürü Okan Erözden’in sunumu ile gerçekleşen “IT Hizmetlerinde Outsourcing – IT’de Başarılı Outsourcing Nasıl Yapılır?” konusuydu. Sunumunda öncelikle dış kaynak kullanımının katkılarına değinen Erözden, bunun ardından Türkiye’de BT dış kaynak kullanımının;
• Operasyonel Hizmetler
BT Yardım Masası hizmetleri
Son kullanıcı destek hizmetleri
Donanım Destek hizmetleri
Yerel ağ, Açık ağ işletmeciliği
• Proje Entegrasyon Hizmetleri
Geniş alan ağlarının kurulması
Sunucu Merkezi Kurulum Hizmetleri
Uygulama Gerçekleştirim Hizmetleri
• Açık Ortam Hizmetleri
Web barındırma
Uygulama Servis Sağlayıcılık
Telekomünikasyon
Sunucu Merkezleri Hizmetleri
• Kurumsal İşlem Hizmetleri
Kapalı yapı, Bilişim planlama hizmetleri gibi,
alanlarda gerçekleştiğini dile getirdi. Sunumunda dış kaynak fiyatlandırma modelleri ve Avrupa bilişim harcamalarına da değinen Erözden, ön çalışma ve geçiş dönemlerinde dikkat edilmesi gereken noktalara da dikkat çekti.
Finansal ve muhasebe hizmetleri neden outsource edilmeli?
Zirvede sunum yapan isimlerden biri de, Deloitte & Touche yöneticilerinden Abdülkadir Kahraman oldu. Finansal ve muhasebe hizmetlerinin outsource edilmesinin şirketlere sağladığı katma değerleri anlatan Kahraman, bu durumun şu avantajları beraberinde getireceğini belirtti:
• Kurum misyonuna odaklanmaya imkan tanıması,
• Hizmeti sağlayanın ölçek ekonomisi sayesinde maliyetlerin kontrol altında tutulması sonucu sabit maliyetlerin azaltılması,
• Ekonomik trendlere bağlı olarak büyüme veya küçülme stratejilerinin uygulanmasına imkan sağlaması,
• Özel bilgi gerektiren muhasebe uygulamaları konusunda hizmet sunan kurumun geniş uzman kadrosuna erişim imkanına kavuşulması,
• Kurum ile ilgili daha sağlıklı raporlamalara imkan sağlaması ve mali tablolarla gerekli bildirimlerin hazırlanmasındaki hızın artması,
• Hazırlanan özel raporlar ile yönetimin karar alma sürecine olumlu etkide bulunması.
Outsourcing ve rekabet avantajı
Zirvenin konuşmacılarından biri de, Barsan Global Lojistik Bursa Bölge Pazarlama Müdürü Mustafa Yazıcı oldu. Yazıcı, “Outsourcing Sayesinde Şirketler Rekabet Avantajı Nasıl Kazanır?” başlıklı sunumunda günümüzde kuruluşların devamını sağlayabilmek için rakipleriyle rekabet etmek zorunda olduğuna dikkat çektikten sonra lojistik sektöründe outsourcing sayesinde rekabet avantajının nasıl kazanılabileceğini şu 4 alt başlık altında topladı:
• Outsourcing sayesinde iş yükü dalgalanmalarının ortadan kaldırılarak, esnekliğin sağlanması ve değişen fırsatlara göre adaptasyonunun sağlanması,
• Sabit giderlerin değişken giderlere dönüştürülmesinin bilançolara yansıması ve ana iş alanları için fon yaratılması,
• Operasyonel maliyetlerin azaltılması veya kontrol altına alınması,
• Hizmetlerin outsource edilmesi ile şirketlerin ana iş alanlarına odaklanması ve bu sayede teknoloji bilgisi ve eksik uzmanlık alanlarının tamamlanması.
Şirketlerin rekabet edebilmek için; üretim, kalite, maliyet ve malzeme hareketi yani lojistik politikalarında çok ciddi iyileştirmeler yapmak zorunda olduğunu vurgulayan Yazıcı, ürün maliyetlerinin aşağı çekilmesinin yolunun ise kesinlikle “outsourcing” yapmaktan geçtiğini dile getirdi.
İş süreçlerinde outsourcing
Zirvede konuşmacı olan isimlerden TepumTeknoloji Genel Müdür Yardımcısı Gökhan Akça’nın sunumu ise, “İş Fonksiyonlarında Dış Kaynak Kullanımı - BPO” başlığını taşıyordu. Klasik iş yapma yönetiminin terk edildiğini, şirketlerin hedeflerine yoğunlaşma çabasını artırdığını, maliyet yapısının zorlanmaya başladığını ve ekonomideki dengesizlik ve sık ölçeklenme ihtiyacının esneklik ihtiyacı doğurduğunu belirten Akça; satış, bilgi teknolojileri ve müşteri ilişkileri alanlarında dış kaynak kullanımını anlattıktan sonra hedeflenen BPO sonuçlarına ulaşmak için;
• Ulaşılabilir ve gerçekçi hedefler belirlenmesinin,
• En uygun hizmet sağlayıcının seçilmesi,
• Amaçların ortaya konulup anlaşılması,
• Dış kaynak kullanılacak fonksiyon / süreçlerin gerçek maliyetlerinin saptanması,
• Servis düzeylerinin doğru / ölçülebilir saptanması ve gözlenebilmesi,
• Organizasyon yapısında gerekli düzenlemenin yapılması gerektiğini belirtti.
Şirketleri etkin organizasyonlara dönüştürürken…
Outsourcing Zirvesi’nin ikinci gününün ilk konuşmacısı, Group 4 Securitas Merkez Genel Müdürü Peter V. Black oldu. Black, “Şirketlerinizi Daha Etkin Organizasyonlara Nasıl Dönüştürebilirsiniz?” başlıklı sunumunda şirketlerin iyi oldukları faaliyet alanına odaklanması gerektiğini, başkalarının da kendi faaliyet alanlarına odaklanmasına izin vermeleri gerektiğini vurguladı. Özellikle güvenlik alanından verdiği örneklerle sunumunu destekleyen Black, bu alanda outsourcing uygulamasına gitmenin; çalışanların bölünmesi, rollerin belirlenmesi, maliyet avantajı, kaynakların paylaşımı ve tedarikçinin deneyimi gibi konularda olumlu etki yarattığını dile getirdi.
Operasyonel servislerde outsourcing’e genel bakış
Zirvenin konuşmacılarından biri de, Koç Üniversitesi’nden Doç. Dr. Barış Tan oldu. “Operasyonel Servislerde Outsourcing’e Genel Bakış” başlıklı bir sunum yapan Tan, stratejik bakış açısıyla outsourcing’in risklerinin;
• Dış kaynağa bağlı olma, denetimi kaybetme,
• Sektöre giriş maliyetlerinin düşmesi, rekabet önceliklerinin ve gizliliğin azalması olduğunu belirtti.
Outsourcing’in operasyon yönünden;
• Üretim ve kapasite planlamasında esneklik sağladığını,
• Talep ve stok yönetiminde olduğu gibi talep dalgalanmaları durumunda da kısa süreli kapasite ayarları yapmak için esneklik sağladığını,
• Öte yandan taşeron ve dış kaynak ile ilgili anlaşmaların önem kazandığını dile getirdi.
Tan, sunumunu örneklerle destekledi.
Lojistik, temizlik, güvenlik ve müşteri hizmetlerinde outsourcing
Zirvenin ikinci gününde, “Operasyonel Servislerde Outsourcing” başlığı altında dört paralel oturum gerçekleştirildi. Bunlardan ilkini gerçekleştiren Barsan Global Lojistik Bursa Pazarlama Genel Müdürü Mustafa Yazıcı, “Lojistik, Depolama ve Dağıtımda Outsourcing” başlığıyla bir sunum yaptı. Kurumların, lojistik partnerlerini seçerken;
• Gerçek kapasiteleri,
• Deneyimleri,
• Öz varlıkları gibi noktaları dikkate alması gerektiğini belirten Yazıcı, bu konuyu ayrıntılarıyla ele aldıktan sonra Barsan’ın “iş ortağı” olduğu Aunde Teknik Genel Müdürü Ertuğrul Düzce’ye sözü bırakarak aralarındaki outsourcing ilişkilerinin öyküsünü katılımcılar ile paylaştı.
Paralel oturumlardan bir diğeri ise “Temizlik Hizmetlerinde Outsourcing” başlığını taşıyordu. Ekol Temizlik Genel Müdürü Orhan Tağı ve Deniz Temizlik Genel Müdürü Özgür Pala’nın gerçekleştirdiği sunumda, temizlik hizmeti sağlayan firmaları seçerken nelere dikkat edilmesi gerektiği, bu firmalarla yürütülen ilişkiler konusunda önemli noktalara değindi. Temizlik hizmetlerini outsource etmenin sınırsız faydası olduğunu dile getiren ikili, bu yolla çalışan tatmininin de arttığını belirterek bunu örneklerle destekledi.
Güvenlik Hizmetlerinde Outsourcing konusunda sunum yapan isim ise Group 4 Securitas Genel Müdürü Josef Ventura oldu. Sunumunda günümüzde iş dünyası, outsourcing’in getirisi ve zorlukları, fiyat / maliyet hesapları ve uzun süreli kontratlara değinen Ventura, ayrıca nasıl bir tedarikçi seçilmesi gerektiği konusunda da görüşlerini dile getirdi. Günümüz iş dünyasının karmaşık bir yapıya büründüğünü belirten Ventura, günümüz rekabet ortamında yaşayabilmek için sınırlı kaynakların bulunduğunu vurguladıktan sonra güvenlikte dış kaynak kullanımının getirilerini şöyle sıraladı:
• Doğru çözümü bulma,
• Bilgi birikimine ulaşma,
• Yenilikleri takip etme imkanı,
• Kalite ve mükemmellik,
• Esneklik,
• Sigorta,
• Kaynak tasarrufu,
• Genel giderlerin azalması.
Zirvede gündeme gelen konulardan biri de, “Müşteri Hizmetleri ve Call Center’da Outsourcing” başlığını taşıyordu. Call 7 / 24 Operasyon Direktörü Başak Tekin ve Finans Direktörü Kamil Başakcı tarafından gerçekleştirilen sunumda call center’ların önemi ve başarılı outsourcing konusunda dikkat edilmesi gereken noktalara değinen ikilinin ardından Avaya’dan Cüneyt Kaynar da bu konudaki görüşlerini ve Call 7 /24 ile yaptığı çalışmaları aktardı.
Sözleşmelere dikkat
Zirvede ele alınan konu başlıklarından biri de; “Başarılı Outsourcing için Doğru Sözleşmeler Nasıl Hazırlanmalı” idi. Avukat Egemen Gürsel Ankaralı, dış kaynak kullanımı sözleşmesinde dikkat edilmesi gereken noktaları şöyle sıraladı:
• Standart sözleşmeler dikkate alınmamalı,
• Tamamlanmamış (eksik) sözleşmeler imzalanmamalı,
• Uzmanlar bulundurulmalı,
• Sözleşme esnek olmalı,
• Her şey işin başlangıcında kontrol edilmeli,
• Hizmet seviye kriterleri belirlenmeli ve buna yönelik raporlar geliştirilmeli,
• Sözleşme belirli bir süreyi kapsamalı,
• Değişimle ilgili hükümler açık olmalı,
• Sorumluluklar belirlenmeli, işletmenin ve tedarikçi firmanın nelerden sorumlu olduğu ayrıntılarla yazılmalı,
• Ödeme planları belirlenmeli,
• İş yükü belirlenmeli,
• İlişkilerin nasıl yürütüleceği belirlenmeli.
Hizmet sağlayıcılıkta kalıcı olmak için…
Zirvede, “Hizmet Sağlayıcılıkta Kalıcılık” konusuna değinen isim ise JohnsonDiversey’den Alpay Seyhan ve Ecolab’dan Hülya İbrahim oldu. Hizmet zincirinde tarafların beklentileri, temel başarı unsurları ve sektörel uygulamalara değinen Seyhan ve İbrahim, başarı unsurlarının başında mutabık kalınan performans kriterlerini takip edip raporlamanın yer aldığını, güçlü işbirliği kurmanın, katma değerleri karşılaştırmanın ve yaratılan değeri algılatabilmenin de önemli olduğunu belirtti. Seyhan ve İbrahim, sunumlarında sektörel uygulamalara da değindi.
En iyi sağlayıcı nasıl seçilecek?
Prometheus Danışmanlık Genel Müdürü Yücel Atış da zirvenin konuşmacıları arasında yer alan bir isimdi. “Outsourcing’de En İyi Sağlayıcı Nasıl Seçilmeli?” başlıklı sunumunda outsourcing’in aşamalarına değinen Atış, sağlayıcı seçiminde değerlendirmeyi proje ekibinin yaptığını, amacın; gereksinimleri en yakın giderebilecek sağlayıcının seçmek olduğuna değindi. Seçimde; referansların, şirket imajının, yeterliliğinin ve fiyatın dikkate alındığını belirten Atış, ayrıca
• Net algılama,
• Finansal yapı,
• Kültürel uyum ve
• Geçmiş başarı örneklerinin de dikkate alınması gerektiğini belirtti.
… Ve dış ticarette outsourcing
Outsourcing Zirvesi’nin son konuşmacısı Dış Ticaret Danışmanı Ali Dölek oldu. Dış Ticarette Outsourcing konusunda bilgi veren Dölek, dış ticarette sektör oyuncularının birbirlerinden aldığı desteği şöyle tanımladı:
• Firma – Gümrükçü ilişkisi
• Firma – Nakliyeci İlişkisi
• Firma – Banka İlişkisi
• Nakliyeci – Gümrükleme İlişkisi
Dölek, dış ticarette başarılı outsourcing uygulamaları için şu önerilerde bulundu:
• Komple çözüme odaklanmak,
• Bütünsel yaklaşım sergilemek,
• Nitelikli insangücü istihdam etmek,
• Zaman yarışı için etkin organizasyon modeli yaratmak,
• Hukuki ve mali konularda yetkinlik ve etkin danışmanlık,
• Operasyon ve danışmanlık,
• Etkin dosyalama ve raporlama.
Dölek, dış ticarette outsourcing’in en önemli üç öğesinin; kalite, maliyet, zaman ve raporlama olduğunu da vurguladı.
