Müşterinin keyifli bahçesindeki korku

Joyce A. Thompsen, Ph.D.
Todd Beck

Doğuştan var olan günah neydi?

İyi hizmetle ilgili öyküleri severiz; özellikle bir hizmet felaketinin ardından gerçekleşen kahramanca kurtarışları… Ancak bu tür öykülerin her biri, bir başka soruyu beraberinde getirir: Doğuştan var olan günah neydi? Eğitim eksikliği mi? Tutku eksikliği mi?

Mükemmel hizmete yönelik jestler konusunda büyük onur duysak da, asıl ihtiyaç duyduğumuz her gün iyi hizmet sunmaktır.

Bu hedef (ve müşteri bağlılıkinin ödülleri) ulaşılması uzak bir yıldız değildir. Yine de, bunu desteklemek için uyumlu bir yönteminiz yoksa parlak hizmetler sunamazsınız. Hiçbir bireysel hizmet mükemmelliği, kaotik bir destek sistemini maskeleyemez.

Peki, doğuştan var olan günahı kim işledi? Müşterinin keyifli bahçesindeki birkaç dik başlı satış temsilcisi değil. Büyük olasılıkla suçlu sizsiniz, benim ve ihtiyaç duydukları anda orada bulunmayan diğer kişiler…

Süper kahraman olarak CEO

Müşteri bağlılıkini kazanmak için elbette servis kahramanlarına, çok becerikli ve motive hizmet temsilcilerine ihtiyacınız var. Ama aynı zamanda bir süper kahramana da ihtiyacınız var: Fonksiyonları müşteri hizmetlerini destekleyen ya da sabote eden tüm yöneticileri senkronize etmeyi arzu eden bir CEO’ya… Onların kim olduğunu biliyorsunuz. Süper kahramanınız tarafından cesaretlendirilen bu kişiler, parlak hizmet destek sistemi yaratmak için nasıl bir arada çalışabilir?

Bu, çok da beklenen bir haber olmayabilir: 12 adımlı bir programdır, gereken…

Neyse ki, her şeyi bir kerede yapmanız gerekmez! Şu eğilimi aklınıza tutarak işe başlayın: Hizmet, her zaman aynı nitelikte değildir. Müşteriler terk edicidir. Yeni müşteri ilişkileri geliştirmekten daha fazla zamanı eski ilişkileri tamir etmek için harcarsınız. Ardından şunu sormanız gerekir: “Hangi sistemler, hangi fonksiyon grupları, istedikleri müşteri deneyimini desteklemek için daha fazla ne yapabilir?”

1. Müşterilerin Gizli Yaşamı
Müşteri bağlılıki yaratmak için, şunu sormaya başlayın: “Müşteriler gerçekten ne ister?” Üç aşamada veri toplayın:

• İnsan: Onlara neler keyif veriyor, neler zorluyor?
• İş: Mükemmel işlem nasıl tanımlanıyor?
• Ve gizli olan: Hangi politikalar, hiçbir hizmet seviyesinin müşteri bağlılıki yaratmasını sağlamayacak kadar zorlayıcı?

Sorun. Dinleyin. Ancak o zaman müşterilerinizin gerçekten dikkatini çekecek şekilde hizmetlerinizi geliştirebilirsiniz.

2. Ve Konu Şu ki…?
Hizmetin stratejik bir öncelik olduğunu söylediğinizde, tam olarak ne demek istiyorsunuz? Hizmetinizin, aşağıdakilerden hangisini yaratmasını istersiniz?

• Mevcut müşterileri bağlamak?
• Referansları etkilemek?
• Cüzdan payını yok etmek?
• İtibarınızı canlandırmak?

Bir kez karar verdikten sonra, hizmetin onların önceliklerini desteklediği fonksiyon liderleri ile durumu paylaşın. Her yöneticinin kalbine giden yol, kendi projelerinden geçer.

3. Ebedi Bir Gerçek: Tam Sizin Ölçülerinize Göre!
Müşterilerin hepsi aynı şeyi ister: Benzersiz, güvenilir, özenli, kaynak dolu hizmet. Bunu kanıtlayacak araştırmalarımız da var! Peki ama sizin spesifik müşterileriniz için iyi hizmet ne anlama geliyor? Sizin için benzersiz olan, onlar için “benzerli” olabilir.

Dört kutsal nitelik (benzersizlik, güvenilirlik, özenlilik ve kaynak doluluk) organizasyon ve hatta organizasyonel rollere göre değişse de, müşteri verilerinizi kullanarak, müşteriyle karşı karşıya gelseler de gelmeseler de tüm çalışanlar için “iyi hizmeti” tanımlayın.

4. Ölçütler Önemlidir
“İyi hizmet” kavramının ayrıntılı şekilde profilini çizmek; onu görüp takip etmenize yardımcı olur. Ancak standartlar genellikle insan tarafını içermez. İnsanlarla ilgili ilk veriler gerçekten müşterileri neyin zorladığını ortaya koyduğunda, tüm gözler açılır.

Bu nedenle hizmetin insani yanıyla ilgili ölçütler geliştirin, bağlı fonksiyonlarla basamaklandırın ve onu performans değerlendirmelerine, koçluğa ve ödüllendirmeye bağlayın.

5. Çıplak Anahtar Cümleden Kaçının
Bir değer önermesi, müşterinin neden başkasını değil sizi seçmesi gerektiğini açıklar. Artık bu önermeyi hizmet için gerçek hale getirmenin zamanı geldi. Günümüzün akıllı müşterileri için, yalın bir anahtar cümle artık yeterli değildir.

Eğer değer önermeniz hala yaşayan bir önerme ise, çözümlerinizi sıraya sokar ve pazarlama mesajınızı şekillendirir. Bunu, müşteri tatmini için belirlenen ölçütleri hayata geçirmek adına diğer iç fonksiyonlarla nasıl bağlantılandırabilir ve davranışları şekillendirebilirsiniz?

6. Hiçbir Yere Ulaşmayan Bir Merdiven Satın Almak
Eğer müşterileriniz varsa, müşteri ilişkileri süreciniz de var demektir. Ancak tipik bir Müşteri İlişkileri Süreci (MİS), ister tanımlı olsun ister fiili, M.C. Escher’in dediği gibidir: her yere ulaşan, hiçbir yere varmayan merdivenler… Dikkatli tanımlanmış bir MİS bile açık bir amacı ya da desteği olmayan basamakları gizleyemez.

Hizmeti, MİS’e entegre edin. Arzu ettiğiniz müşteri deneyimini destekleyen standartları tüm fonksiyonel sınırlar arasına dahil edin.

7. Kendinizi Hoş Bir MR’dan Geçirin.
Sizin için, hizmet bir süreçtir. Müşteriler için ise, gölgeli anların (beyaz, gri ya da siyah) oluşturduğu bir zincir… Kendinizi bir hizmet MR’ından geçirin. Bu anları, bu mini-deneyimleri müşterinin gözlerinden haritalandırın ve resmin bütününü aydınlatın:

• Gerekli ama hoş karşılanmayan haberleri azaltın
• Adımları, gecikmeleri ve mesafeleri en aza indirin
• Fonksiyonlar arası işbirliğini destekleyin
• Hizmet için net standartlar belirleyin
• Müşterinin beklentilerini aşın

8. Kendinden Geçme=Kazan-Kazan
Hizmet gelişimine liderlik eden, bilgidir. Eleştirileri söndürmek, çabaları motive etmek, insanların bağlılığını sağlamak için tamamını sık sık paylaşın. Herkesin dilinde olan soruları yanıtlayın:

• Müşteriler hakkında ne öğrendiniz?
• Bununla ilgili ne yapıyorsunuz?
• Çalışanlardan ne bekliyorsunuz?
• Çalışanlardan fikirleri nasıl alıyorsunuz?

   Ve en kritik olarak:

• Kazan-Kazan nedir: müşteriler, organizasyon ve çalışanlar için?

9. Magna Carta değildir.
Müşterileri (ya da çalışanları) pek az şey, acımasız hizmet politikaları kadar gerer. Deneyimli temsilcilerinizi dinleyin. Zararlı politikaları konumlandırmak ve uygulamak konusunda uzman oldukları için, benzer sonuçları beraberinde getirebilecek değişiklikler önerebilirler.

Ardından yanlış yönlendirilmiş ya da modası geçmiş kuralları revize edin ya da kaldırın, değişiklikleri iletişime açın ve koçluk ile ödüllendirme ile takip edin.

10. Keyiflilerin Kurtarılması
Doğal olanı gördüğünüzde tanırsınız; mutlu, konuşkan, keyifli hizmet temsilcisi… Yine de bir hizmet rolü isteyen pek çok kişi arasından doğal olanları ve yüksek potansiyel sahibi çalışanları seçmek için objektif bir yola ihtiyacınız vardır.

Tüm yeni hizmet temsilcileri için net seçim kriterleri geliştirin. Başvuran adayları bir çan eğrisine yerleştirin: pek ender olan doğallar, büyük orandaki eğitilebilirler ve arka ofis rolleri için daha uygun olanlar… Bu son grubu süreçten ayırmak için zarif bir yol bulun.

11. Eğitim Mucizesi
Pekala, bu abartılı bir ifade olabilir ama yine de gerçek şu ki, yeni ve deneyimli temsilcilerin hepsi paylaşılan bir hizmet doğasının yanı sıra bunu gerçeğe dönüştürmek için gereken becerilerden yararlanır.

Bu nedenle eğitimlerinizi mümkün olduğu kadar, günlük hizmet etkileşimlerinin içine yedirin. Hizmet becerileri, güçlü destek ve parlak hizmet vizyonu sayesinde, çan eğrisinin kamburu bile müşteri bağlılığını sağlayabilir.

12. Çıtayı Yükseltin
Yaklaşımınızı geliştirmek için sürekli yeni yollar bularak, çıtayı yükseltin. Hizmet becerileri ve hizmet desteğinin vazgeçilmez organlarının sağladığı deneyim aracılığıyla günlük mükemmellik tutkusunu yaratmak daha kolay olacaktır.

İncir yaprağından utanmaya gerek yok

Müşterinin keyifli bahçesinde, bizler ne kadar hünerli olursak olalım, hepimiz doğuştan var olan günahtan bir elma kadar uzaktayız. Bu nedenle az önce belirttiğimiz 12 adımın tekrar üstünden geçerseniz, endişelenmeyin. Eğer delilik, aynı şeyi yaparak farklı sonuçlar beklemekse, yararsızlık bunu sonuç alacak kadar yeterince iyi yapmamak demektir.

Tekrar ve arıtma sayesinde, hizmet destek sisteminiz görevini yapacaktır. Bu çabalar sonucunu verdiğinde, ileri gidebilir ve daha fazla günah işlemezsiniz. Ya da en azından bu kadar sık günahınız olmaz.

AchieveGlobal Kıdemli Danışmanı Joyce A. Thompsen, Ph.D., dünyanın dört bir yanındaki müşterilere strateji, öğrenme, organizasyonel değişim, yetenek yönetimi, yetkinlik haritalama, değerlendirme ve yedekleme planlaması konusunda destek vermektedir. Joyce 10 yıllık İK yöneticiliği sırasında, yüksek lisans derecesi veren pek çok okulun fakülte ve kurullarında hizmet vermiştir. Thompsen pek çok yayına katkıda bulunmakta, profesyonel topluluklarda görev almakta, derneklere danışmanlık vermekte ve hizmet kurullarında görev almaktadır.

AchieveGlobal Hizmet Ürün Direktörü Todd Beck, pek çok AchieveGlobal çözümünün finansal performansını yönetmektedir. Todd farklı görevlerinin yanı sıra, uluslararası iş stratejisine katkıda bulunmakta, AchieveGlobal çözümlerinin sunulmasına ve yaşam döngüsüne rehberlik etmekte ve eğitmen sertifikasyon sürecini yönetmektedir. AchieveGlobal’ı endüstri gruplarında ve medyada temsil eden Beck, reklam yazarlığı eğitimi almış ve MBA derecesini Brigham Young University’de pazarlama alanında kazanmıştır.

Merkezi Florida, Tampa’da bulunan AchieveGlobal, kişilerin performansını artırarak organizasyonların iş stratejilerini sonuçlara dönüştürmesine yardımcı olmaktadır. Dünyanın dört bir yanındaki müşteriler, AchieveGlobal’in lider geliştirme, müşteri hizmetleri ve satış etkinliği konusundaki kanıtlanmış deneyimine güvenmektedir. AchieveGlobal araştırma bazlı eğitim sonuçları sayesinde, müşterilerinin başarılı bir bizimde lider geliştirmesine, karlı müşteri ilişkileri oluşturmasına ve bunu sürdürmesine yardımcı olmaktadır. AchieveGlobal, 42 ülkedeki 75 ofisinde 40’dan fazla dilde program ve hizmetlerini sunmaktadır.

Bizde içerik bol, seni düzenli olarak bilgilendirmemizi ister misin? :)