0
İntraneti etkin kullanabiliyor musunuz?
İntranet bundan birkaç yıl öncesine kadar bir çoğumuz için yabancı denilebilecek bir kelimeydi. Oysa İntranet bugün, günümüzde sayısı her geçen gün artan binlerce şirketin iletişiminde en az internet kadar önem taşıyor. Gerçekten başarılı bir şekilde tasarlanmış bir intranet hizmeti, şirketler için çok önemli bir sermaye anlamına da geliyor.
Çalışanlar ile iş verenler arasında olduğu kadar çalışanların kendi aralarında da iletişim kurmalarını sağlayan bu sistemler son zamanlarda özellikle İnsan Kaynakları yöneticilerinin bir numaralı yardımcısı haline gelmeye başladı. Peki İntranet uygulamalarının incelikleri neler? Şirketler ve İnsan Kaynakları departmanları İntranet uygulamalarını en çok hangi alanda kullanıyor, verimliliğini nasıl artırıyor? Dilerseniz bu soruların yanıtlarını, İnsan Kaynakları yöneticilerinden dinlemeden önce, konunun ayrıntılarına biraz daha yönelelim.
Kilometre taşları
İntranet’in genel özellikleri ve İnsan Kaynakları alanındaki kullanımı konusunda hemen dikkat çeken bazı önemli noktalar şöyle sıralanıyor:
• İntranet de tıpkı internet gibi bilgi paylaşımını esas alsa da aralarındaki asıl fark sistemlerin “açıklığı” noktasında ortaya çıkıyor. Yani internet tüm bilgisayar kullanıcılarına açık bir sistemken intranetten ancak seçilmiş kullanıcılar faydalanabiliyor.
• İntranet yöneticilere online bir iş tablosu üzerinden çalışanların performanslarını gözlemleme ve iş çıktıları hakkında düzenli bilgiye sahip olma şansını verirken, çalışanların firma içi iş fırsatlarından haberdar olmasına da olanak veriyor.
• Bugün bir çok firma çalışanı evlenme, boşanma ve çocuk sahibi olma gibi bilgilerini İK departmanına İntranet yolu ile online olarak bildirme şansına sahip. Ayrıca iletişim bilgileri güncelleyebiliyor, zaman çizelgelerinde gerekirse değişiklik yapabiliyor.
• Uzmanlara göre; İnsan Kaynakları, pazarlama ve BT departmanlarının birlikte hazırladığı İntranet siteleri bir süre sonra çalışanlarda düzenli olarak ziyaret etme dürtüsü yaratıyor.
• İntranet diğer iş süreçleri gibi zamanla işin gerekliliklerine ve gelişimine bağlı olarak yeniden gözden geçirilmeyi gerektirebilir. Örneğin ilk başlarda sadece pazarlama ve müşteri ilişkileri üzerinde odaklanmış intranet uygulamalarına zamanla İK fonksiyonlarının da eklenmesi bir gereklilik halini aldı.
• İK departmanı açısından intranet pek çok kolaylık sağlıyor: Örneğin uzun zamandır, emeklilik, çalışan sağlık planlaması ya da firmanın çalışan kuralları gibi belgelerinin gönderimlerinde İntranet kullanılıyor. Ancak öte yandan, özellikle işe alım ve e-öğrenme gibi konularda intranet’in ayrı bir iş yükü getirdiği de çok açık.
• Son yıllarda İntranet hizmetleri internet üzerinden bazı sitelerden herhangi bir bedel ödenmeksizin ya da ufak bir meblağ karşılığında indirilebiliyor. Bu da, intranet’in küçük firmalar tarafından kullanılmasına olanak veriyor.
• Bu tip çalışmalar küçük ve orta ölçekli işletmeler için şu anda lüks gibi görünse de bu tür firmalara yönelik daha düşük maliyetli outsource alternatifler geliştirilmeye başlandı.
Başarılı bir intranet kurulmalı… Ama nasıl?
Dilerseniz ilk olarak, intranet uygulamasına başlamak ya da mevcut intranetini daha fonksiyonel hale getirmek isteyenler için neler gerektiğine bir göz atalım. Uzmanların bu konudaki önerileri şöyle sıralanıyor:
Hedefinizi açıkça belirleyin: Bugün yapılan intranet uygulamalarının hedeflerine yeterince ulaşamamasının kaynağında, tasarım aşamalarında intranetten beklentilerin net bir biçimde ortaya konmaması yatıyor.
Bu nedenle sorularınızı belirlerken, önce intraneti kimlerin kullanımına sunacağınızdan başlayın. Yalnızca firma çalışanları için mi, satış ekibi için mi, yoksa müşterinin de dahil edildiği bir intranet mi sizin için daha fonksiyonel olabilir?
Basit gibi görünen bu sorulara yanıt vererek intranetinizin tasarımına ilişkin bazı temel kararları almış olacaksınız. Eğer intraneti sadece iletişim ve bilgi akışını sağlamak için kullanma amacında iseniz o zaman sadece HTML bağlantılı bir program sizin için yeterli olacaktır. Oysa operasyonel işlerin takibi için kullanılacak bir sitede, programlar ve dokümanlar üzerinde oluşturulmuş bir intranete ihtiyacınız olacak.
Doğru standartları seçin: Bir intranet ağı oluşturmak için belirlenen standartlar adeta bilim ve kehanetin bileşkesi gibi olmalıdır. Web tarayıcılar, içerik çeşitleri, adres cetvelleri üzerinde karar verirken ince ayrıntıları gözden kaçırmamaya çalışın. Çünkü belirlediğiniz bu standartlar sistemin çabuk ve düzenli bir şekilde çalışmasını sağlayacaktır.
Büyük düşünün ama küçükten başlayın: Eninde sonunda kurumunuzun intraneti çalışan herkes tarafından farklı farklı amaçlarla kullanılıyor olacaktır. İntranet verimlilik seviyesini belli bir noktaya taşırken; çalışanlar, satış ekibi ve müşteriler arasındaki iletişimin kalitesini de oldukça artıracaktır. Java, URL, HTML ve http gibi popüler internet teknolojilerinin kendilerine özgü esnek yapıları size sistemi kolayca geliştirme ve aksaklıkları giderme fırsatı da verecektir.
Bu aşamada, İntranet uygulamaları ile ilgili söylenebilecek iki önemli nokta var. Bunlardan ilki işe yarayan ve yararlılığı ölçülebilen bir şeye sahip olmak, çok iyi tasarlanmış fakat hayata geçirilmemiş bir projeden çok daha iyidir. İkincisi ise en küçük projelerde bile uzun vadeli kararlar alınmasının önemidir. Böylece aldığınız bu kararları daha büyük projelerde yeniden kullanarak zamanla sistemin birer parçası haline getirebilirsiniz.
Gelişimi sorgulamalara göre gerçekleştirin: İçinde bulunduğunuz durumu her zaman sorgulamaya özen gösterin. Microsoft, Oracle, Netscape gibi firmaların büyük stratejileri neden geliştirmeye çalıştığını bir düşünün. Tek bir vizyona bağımlı kalarak bugünün gerektirdiği şartları yakalayamayacağınızın her zaman bilincinde olun. Çünkü kurumunuz için belirleyeceğiniz teknoloji standartlarını bu vizyonlar arasındaki farklılıklarda bulacaksınız. İntraneti en iyi bilen ve uygulayan kurumlarda bile bu uygulama zamanla değişmek durumunda kalacak, bugün karakteristikleri bilinmeyen başka sistemlere entegre olacaktır.
İntranetinizi kurma aşamasında size yardımcı olacak bu sistemleri oluştururken mevcut sistemler arasında size uzun vadede en fazla fayda getirme potansiyeli olan Java’dır. Standartlara her zaman çok yakın durun, ayrıntıların farkında olun ve ayağınızı yere sağlam basın.
Her şeyi ölçün: Projenizin başarılı olabildiğine karar vermek için onu bir çok parametreye göre ölçmek zorunda olduğunuzu gözden kaçırmayın. İntranetten beklediğiniz hedeflerin kaçını gerçekleştirebildiniz? Sitenin oluşumu ne kadar hızlı gerçekleşti? Uygulama ile ne kadar tasarruf sağlandı? Verimlilikte herhangi bir gelişme oldu mu?
Evet, bu değerlemelerin tümü için kesin bir cevap verebilmeniz bir hayli zamanınızı alacaktır. Fakat bunlar aynı zamanda mutlak yanıt aranması gereken sorulardır. Çünkü firmanızın intranetinin başarısı göze ne kadar hoş göründüğü ile değil kurumun hedeflerine ne kadar hizmet ettiği ile ölçülebilir. Yukarıda sorduğunuz soruların cevapları yeterince açık değilse veya karşınıza beklediğinizden kötü sonuçlar geldiyse o zaman tasarımınız üzerinde biraz daha düşünmeniz gerekiyor demektir.
İntranetinizi işe yarayacak konular üzerinde inşa edin: İntranetleri amaç odaklı oluşturmak belki de en doğrusudur. Biraz önce de sözünü ettiğimiz gibi intraneti belli birer amaca yönelik küçük parçalar halinde oluşturup daha sonra sistemi bu parçalar ile inşa etmek en doğru uygulama olacaktır.
Biraz daha açıklamak gerekirse intranetin kurulum aşamasında “akıllı bileşenler” oluşturulmaya çalışılmalıdır. “Akıllı” derken kastedilen bireysel kullanıcıların farklı talep ve ihtiyaçlarına göre tasarlanmış kullanıcı profili ve veri tabanı gibi HTML kaynaklarıdır.
Dünyadan başarı örnekleri
Başarılı bir intranet için gereken ip uçlarına kısaca göz attık. Fakat unutulmamalı ki gelişmiş İntranet sistemleri olan şirketlerin bile değişen iş ihtiyaçlarına göre tasarımlarını farklılaştırması gerekiyor. Örnek mi?: Sigorta şirketi UnumProvident’in son derece popüler olan intranet’inin, kurumsal bir şirket evliliğinin ardından 2001 yılında değiştirilmesi gerekmişti. Yeni yönetim; bir araya getirilen ancak son derece dağınık olan 9 binden fazla çalışanın daha iyi iletişim kurabilmesi için bir yöntem bulunmasını istiyordu. Bu talep üzerine, şirketin teknik ekibi İK ve kurumsal iletişim departmanı ile bir araya gelerek hali hazırdaki intranet’e İK fonksiyonlarını da ekledi. Oysa bundan önce sistem ağırlıklı olarak pazarlama ve müşteri ilişkilerine yöneliyordu.
O dönemi anımsayan yöneticiler, konuyla ilgili olarak şunları aktarıyor: “Yönetici ve çalışanlardan bilgi toplamamız gerekiyordu. Bu nedenle bir İK bileşeni eklemek, anlamlı görünüyordu.” Yeni sistem aynı zamanda yöneticilerin çalışanlarla ilgili güncellemeler yapmasına, performans değerlendirmelerini tamamlamasına, kağıt işlerini ortadan kaldırarak fırsat veriyordu.
Öykünün sonunda; İK’nın şirketin uzun zamandır var olan iletişim ağına entegre edilmesi sonucunda UnumProvident şirketi çalışanları arasında yönetimsel konular basitleştirilmiş oldu. Ancak sistemin getirdiği tek yarar çalışanların rahatlaması olmadı elbette… Çalışanların, günlük idari konularda İK profesyonellerine bağımlılığı azaldığı için İK’nın iş yükünde yüzde 30 oranında düşüş oldu. Bu sayede İK çalışanları da daha karmaşık projelerle ilgilenme fırsatı buldu.
IBM, intraneti ile milyon dolarlar kazandı
Konuyla ilgili verebileceğimiz bir başka örneği de teknoloji devi IBM oluşturuyor. IBM’in W3 adı verilen ödüllü İntranet’i bu konuda öylesine başarılı ki, intranet hizmeti zamanla kurumsal bir portal özelliği kazanmış… 300 bin çalışanın erişimi sağlanan bu sisteme, çalışanların üçte ikisi her gün düzenli olarak bağlanarak firmanın iş geliştirme süreçlerine ve pazarlamasına katkı sağlıyor. Uygulamanın, yeniden yapılanma sürecinin “kritik bir parçası” olduğunu ifade eden IBM yetkilileri, İnsan Kaynakları intranet hizmetlerinin firmaya getirdiği karın rakamsal olarak net bir karşılığını tespit etmenin güçlüğüne dikkat çekerken, W3 adlı İntranet sitesi tarafından desteklenen çeşitli fonksiyonlar düşünüldüğünde IBM portalının şirkete her sene büyük karlılıklar sağladığını rahatlıkla ifade edebileceklerini belirtiyorlar.
IBM, geçtiğimiz aylarda W3’e çalışanların birbirleri ile iş dışı iletişim kurmalarına da yardımcı olacak bir site ekledi. Böylece IBM çalışanları arasındaki iletişim gönüllü olarak katılacakları sportif aktiviteler, bahçe düzenlemesi gibi uğraşlar ya da lokal etkinlikler ile artırılmış oluyor.
IBM yetkilileri konuyla ilgili olarak şunları söylüyor: “Merkeze ya da İnsan Kaynakları ortaklarımıza doğrudan aramalara böyle bir self-service alternatif geliştirerek milyon dolarlık karlar elde etmeyi başardık. Olayın bir de parasal olmayan kısmı var: Topluluklar yaratmak ve kilit mesajları tam zamanlı ve tutarlı bir biçimde iletişime açabilmenin yarattığı etki… ”
Bu makalenin hazırlanmasında:
“Building a Better Intranet” (Rita Zeidner- shrm.org)
“Achieving Greater Intranet Efficeiency” (SamuelGreengard- workforce.com- 1998)
“So you want to build an intranet?” (William Blundon- javaworld.com)
adlı makalelerden yararlanılmıştır.
“İntranet sistemi kurulurken çalışanlar için kullanım kolaylığı ön planda tutulmalı”
Peki Türkiye’de durum nedir? Şirketlerde İntranet ne ölçüde uygulanıyor, sistemden nasıl yararlanılıyor? Özellikle İnsan Kaynakları departmanları İntranetleri hangi amaçla kullanıyor? Bu soruların yanıtını almak üzere teybimizi Frito Lay Türkiye İnsan Kaynakları Müdürü Tolga Görgülü’ye çeviriyoruz.
Frito Lay İnsan Kaynakları departmanı olarak 2001 yılından bu yana aktif olarak intranetten yararlandıklarını belirten Görgülü, ilk olarak herkes tarafından kullanımını öngördükleri dosyaları tüm çalışanların kullanımına açtıklarını söylüyor. Şu anda ise İnsan Kaynakları sistemleri ile ilgili çeşitli bilgiler, sağlık sigortası evrakları, organizasyon şemaları, çeşitli anket çalışmaları, projelerine ait aksiyon planları, Frito Lay Akademi adlı eğitim sistemi ve oryantasyon programı gibi bir çok uygulamanın intranette yer aldığını ifade ediyor. Görgülü, İntranet sayesinde bir çok bilgiyi bilgisayar kullanıcısı olan çalışanları paylaştıklarını, bilgisayarı olmayan çalışanların intranete erişimini sağlamak için kioskları kullandığını belirtiyor. Bununa beraber intranette yer alan iş akışı sistemi ile personel talepleri, izin uygulaması, avans talebi gibi bir çok süreci online ortamda gerçekleştirdiklerini söylüyor Görgülü…
İntranetin organizasyonunuzun yapısına getirdiği faydalar hakkındaki görüşlerini de aktarmasını istediğimiz Görgülü, şirket içindeki tüm bölümlerin paylaşmak istedikleri bilgileri sisteme ekleyerek bölümler arası iletişimde büyük gelişme sağlandığını belirtiyor. Böylece tüm çalışanların istediği bilgilere rahatça ulaşabildiklerini, bunun da kendilerine büyük bir zaman tasarrufu sağladığını söyleyen Görgülü’ye göre, iletilecek bilgilerin merkezi ve tek bir dokümanda olması, farklı kaynaklardan farklı bilgi gelmesini engelliyor.
Başarılı bir intranet sistemi oluşturabilmek için öncelikli olarak çalışanlar için kullanım kolaylığının ön planda tutulması gerektiğini söyleyen Görgülü, intranete aktarılacak bilgilerin dikkatle süzgeçten geçirilmesi ve bu bilgilerin daima güncel tutulmasının sistemdeki bilgilerin güvenilir olmasını açısından çok önemli olduğunu vurguluyor.
Yeni jenerasyon intranetler…
İntranet her ne kadar yeni bir uygulama olarak görülse hızla gelişen teknoloji ile bu alanda yapılan ilk uygulamaların yerini yenileri aldı bile… “Yeni Kuşak” intranetlerin eskisinden farklı olarak kullanıcılarına ne gibi kolaylıklar sağladığını MCI örneği ile açıklayalım…
Merkezi Washington’da yer alan MCI, çalışanlar arasında uygulanan bu self service uygulamayı bir üst seviyeye taşımayı başaranlardan… Şimdiye kadar intranetler kurum içi çalışan el kitabı, telefon ve e-posta rehberi ve bültenler gibi bilgilerin paylaşımında kolaylık sağlamış, hatta işe alım, performans değerlendirme ve çalışan eğitimleri gibi birbirinden farklı uygulamalar artık çoğu firmada intranet üzerinden yürütülür hale gelmişti. Fakat MCI firmasının çalışanlarına sunduğu “The Source” adı verilen intranet sistemi ile, çalışanlar bin dört yüz farklı interaktif servise bir tıkla ulaşabilme, istedikleri bilgileri güncelleme ve paylaşma şansına sahip oluyorlar.
Sistem aynı zamanda yöneticilerin, çalışan beceri ve eğitim seviyelerini düzenli olarak takip etme ve bu bilgilere göre doğru bir kariyer planlaması ve yedekleme yapmalarına olanak tanıyor.
Çalışanlar ile iş verenler arasında olduğu kadar çalışanların kendi aralarında da iletişim kurmalarını sağlayan bu sistemler son zamanlarda özellikle İnsan Kaynakları yöneticilerinin bir numaralı yardımcısı haline gelmeye başladı. Peki İntranet uygulamalarının incelikleri neler? Şirketler ve İnsan Kaynakları departmanları İntranet uygulamalarını en çok hangi alanda kullanıyor, verimliliğini nasıl artırıyor? Dilerseniz bu soruların yanıtlarını, İnsan Kaynakları yöneticilerinden dinlemeden önce, konunun ayrıntılarına biraz daha yönelelim.
Kilometre taşları
İntranet’in genel özellikleri ve İnsan Kaynakları alanındaki kullanımı konusunda hemen dikkat çeken bazı önemli noktalar şöyle sıralanıyor:
• İntranet de tıpkı internet gibi bilgi paylaşımını esas alsa da aralarındaki asıl fark sistemlerin “açıklığı” noktasında ortaya çıkıyor. Yani internet tüm bilgisayar kullanıcılarına açık bir sistemken intranetten ancak seçilmiş kullanıcılar faydalanabiliyor.
• İntranet yöneticilere online bir iş tablosu üzerinden çalışanların performanslarını gözlemleme ve iş çıktıları hakkında düzenli bilgiye sahip olma şansını verirken, çalışanların firma içi iş fırsatlarından haberdar olmasına da olanak veriyor.
• Bugün bir çok firma çalışanı evlenme, boşanma ve çocuk sahibi olma gibi bilgilerini İK departmanına İntranet yolu ile online olarak bildirme şansına sahip. Ayrıca iletişim bilgileri güncelleyebiliyor, zaman çizelgelerinde gerekirse değişiklik yapabiliyor.
• Uzmanlara göre; İnsan Kaynakları, pazarlama ve BT departmanlarının birlikte hazırladığı İntranet siteleri bir süre sonra çalışanlarda düzenli olarak ziyaret etme dürtüsü yaratıyor.
• İntranet diğer iş süreçleri gibi zamanla işin gerekliliklerine ve gelişimine bağlı olarak yeniden gözden geçirilmeyi gerektirebilir. Örneğin ilk başlarda sadece pazarlama ve müşteri ilişkileri üzerinde odaklanmış intranet uygulamalarına zamanla İK fonksiyonlarının da eklenmesi bir gereklilik halini aldı.
• İK departmanı açısından intranet pek çok kolaylık sağlıyor: Örneğin uzun zamandır, emeklilik, çalışan sağlık planlaması ya da firmanın çalışan kuralları gibi belgelerinin gönderimlerinde İntranet kullanılıyor. Ancak öte yandan, özellikle işe alım ve e-öğrenme gibi konularda intranet’in ayrı bir iş yükü getirdiği de çok açık.
• Son yıllarda İntranet hizmetleri internet üzerinden bazı sitelerden herhangi bir bedel ödenmeksizin ya da ufak bir meblağ karşılığında indirilebiliyor. Bu da, intranet’in küçük firmalar tarafından kullanılmasına olanak veriyor.
• Bu tip çalışmalar küçük ve orta ölçekli işletmeler için şu anda lüks gibi görünse de bu tür firmalara yönelik daha düşük maliyetli outsource alternatifler geliştirilmeye başlandı.
Başarılı bir intranet kurulmalı… Ama nasıl?
Dilerseniz ilk olarak, intranet uygulamasına başlamak ya da mevcut intranetini daha fonksiyonel hale getirmek isteyenler için neler gerektiğine bir göz atalım. Uzmanların bu konudaki önerileri şöyle sıralanıyor:
Hedefinizi açıkça belirleyin: Bugün yapılan intranet uygulamalarının hedeflerine yeterince ulaşamamasının kaynağında, tasarım aşamalarında intranetten beklentilerin net bir biçimde ortaya konmaması yatıyor.
Bu nedenle sorularınızı belirlerken, önce intraneti kimlerin kullanımına sunacağınızdan başlayın. Yalnızca firma çalışanları için mi, satış ekibi için mi, yoksa müşterinin de dahil edildiği bir intranet mi sizin için daha fonksiyonel olabilir?
Basit gibi görünen bu sorulara yanıt vererek intranetinizin tasarımına ilişkin bazı temel kararları almış olacaksınız. Eğer intraneti sadece iletişim ve bilgi akışını sağlamak için kullanma amacında iseniz o zaman sadece HTML bağlantılı bir program sizin için yeterli olacaktır. Oysa operasyonel işlerin takibi için kullanılacak bir sitede, programlar ve dokümanlar üzerinde oluşturulmuş bir intranete ihtiyacınız olacak.
Doğru standartları seçin: Bir intranet ağı oluşturmak için belirlenen standartlar adeta bilim ve kehanetin bileşkesi gibi olmalıdır. Web tarayıcılar, içerik çeşitleri, adres cetvelleri üzerinde karar verirken ince ayrıntıları gözden kaçırmamaya çalışın. Çünkü belirlediğiniz bu standartlar sistemin çabuk ve düzenli bir şekilde çalışmasını sağlayacaktır.
Büyük düşünün ama küçükten başlayın: Eninde sonunda kurumunuzun intraneti çalışan herkes tarafından farklı farklı amaçlarla kullanılıyor olacaktır. İntranet verimlilik seviyesini belli bir noktaya taşırken; çalışanlar, satış ekibi ve müşteriler arasındaki iletişimin kalitesini de oldukça artıracaktır. Java, URL, HTML ve http gibi popüler internet teknolojilerinin kendilerine özgü esnek yapıları size sistemi kolayca geliştirme ve aksaklıkları giderme fırsatı da verecektir.
Bu aşamada, İntranet uygulamaları ile ilgili söylenebilecek iki önemli nokta var. Bunlardan ilki işe yarayan ve yararlılığı ölçülebilen bir şeye sahip olmak, çok iyi tasarlanmış fakat hayata geçirilmemiş bir projeden çok daha iyidir. İkincisi ise en küçük projelerde bile uzun vadeli kararlar alınmasının önemidir. Böylece aldığınız bu kararları daha büyük projelerde yeniden kullanarak zamanla sistemin birer parçası haline getirebilirsiniz.
Gelişimi sorgulamalara göre gerçekleştirin: İçinde bulunduğunuz durumu her zaman sorgulamaya özen gösterin. Microsoft, Oracle, Netscape gibi firmaların büyük stratejileri neden geliştirmeye çalıştığını bir düşünün. Tek bir vizyona bağımlı kalarak bugünün gerektirdiği şartları yakalayamayacağınızın her zaman bilincinde olun. Çünkü kurumunuz için belirleyeceğiniz teknoloji standartlarını bu vizyonlar arasındaki farklılıklarda bulacaksınız. İntraneti en iyi bilen ve uygulayan kurumlarda bile bu uygulama zamanla değişmek durumunda kalacak, bugün karakteristikleri bilinmeyen başka sistemlere entegre olacaktır.
İntranetinizi kurma aşamasında size yardımcı olacak bu sistemleri oluştururken mevcut sistemler arasında size uzun vadede en fazla fayda getirme potansiyeli olan Java’dır. Standartlara her zaman çok yakın durun, ayrıntıların farkında olun ve ayağınızı yere sağlam basın.
Her şeyi ölçün: Projenizin başarılı olabildiğine karar vermek için onu bir çok parametreye göre ölçmek zorunda olduğunuzu gözden kaçırmayın. İntranetten beklediğiniz hedeflerin kaçını gerçekleştirebildiniz? Sitenin oluşumu ne kadar hızlı gerçekleşti? Uygulama ile ne kadar tasarruf sağlandı? Verimlilikte herhangi bir gelişme oldu mu?
Evet, bu değerlemelerin tümü için kesin bir cevap verebilmeniz bir hayli zamanınızı alacaktır. Fakat bunlar aynı zamanda mutlak yanıt aranması gereken sorulardır. Çünkü firmanızın intranetinin başarısı göze ne kadar hoş göründüğü ile değil kurumun hedeflerine ne kadar hizmet ettiği ile ölçülebilir. Yukarıda sorduğunuz soruların cevapları yeterince açık değilse veya karşınıza beklediğinizden kötü sonuçlar geldiyse o zaman tasarımınız üzerinde biraz daha düşünmeniz gerekiyor demektir.
İntranetinizi işe yarayacak konular üzerinde inşa edin: İntranetleri amaç odaklı oluşturmak belki de en doğrusudur. Biraz önce de sözünü ettiğimiz gibi intraneti belli birer amaca yönelik küçük parçalar halinde oluşturup daha sonra sistemi bu parçalar ile inşa etmek en doğru uygulama olacaktır.
Biraz daha açıklamak gerekirse intranetin kurulum aşamasında “akıllı bileşenler” oluşturulmaya çalışılmalıdır. “Akıllı” derken kastedilen bireysel kullanıcıların farklı talep ve ihtiyaçlarına göre tasarlanmış kullanıcı profili ve veri tabanı gibi HTML kaynaklarıdır.
Dünyadan başarı örnekleri
Başarılı bir intranet için gereken ip uçlarına kısaca göz attık. Fakat unutulmamalı ki gelişmiş İntranet sistemleri olan şirketlerin bile değişen iş ihtiyaçlarına göre tasarımlarını farklılaştırması gerekiyor. Örnek mi?: Sigorta şirketi UnumProvident’in son derece popüler olan intranet’inin, kurumsal bir şirket evliliğinin ardından 2001 yılında değiştirilmesi gerekmişti. Yeni yönetim; bir araya getirilen ancak son derece dağınık olan 9 binden fazla çalışanın daha iyi iletişim kurabilmesi için bir yöntem bulunmasını istiyordu. Bu talep üzerine, şirketin teknik ekibi İK ve kurumsal iletişim departmanı ile bir araya gelerek hali hazırdaki intranet’e İK fonksiyonlarını da ekledi. Oysa bundan önce sistem ağırlıklı olarak pazarlama ve müşteri ilişkilerine yöneliyordu.
O dönemi anımsayan yöneticiler, konuyla ilgili olarak şunları aktarıyor: “Yönetici ve çalışanlardan bilgi toplamamız gerekiyordu. Bu nedenle bir İK bileşeni eklemek, anlamlı görünüyordu.” Yeni sistem aynı zamanda yöneticilerin çalışanlarla ilgili güncellemeler yapmasına, performans değerlendirmelerini tamamlamasına, kağıt işlerini ortadan kaldırarak fırsat veriyordu.
Öykünün sonunda; İK’nın şirketin uzun zamandır var olan iletişim ağına entegre edilmesi sonucunda UnumProvident şirketi çalışanları arasında yönetimsel konular basitleştirilmiş oldu. Ancak sistemin getirdiği tek yarar çalışanların rahatlaması olmadı elbette… Çalışanların, günlük idari konularda İK profesyonellerine bağımlılığı azaldığı için İK’nın iş yükünde yüzde 30 oranında düşüş oldu. Bu sayede İK çalışanları da daha karmaşık projelerle ilgilenme fırsatı buldu.
IBM, intraneti ile milyon dolarlar kazandı
Konuyla ilgili verebileceğimiz bir başka örneği de teknoloji devi IBM oluşturuyor. IBM’in W3 adı verilen ödüllü İntranet’i bu konuda öylesine başarılı ki, intranet hizmeti zamanla kurumsal bir portal özelliği kazanmış… 300 bin çalışanın erişimi sağlanan bu sisteme, çalışanların üçte ikisi her gün düzenli olarak bağlanarak firmanın iş geliştirme süreçlerine ve pazarlamasına katkı sağlıyor. Uygulamanın, yeniden yapılanma sürecinin “kritik bir parçası” olduğunu ifade eden IBM yetkilileri, İnsan Kaynakları intranet hizmetlerinin firmaya getirdiği karın rakamsal olarak net bir karşılığını tespit etmenin güçlüğüne dikkat çekerken, W3 adlı İntranet sitesi tarafından desteklenen çeşitli fonksiyonlar düşünüldüğünde IBM portalının şirkete her sene büyük karlılıklar sağladığını rahatlıkla ifade edebileceklerini belirtiyorlar.
IBM, geçtiğimiz aylarda W3’e çalışanların birbirleri ile iş dışı iletişim kurmalarına da yardımcı olacak bir site ekledi. Böylece IBM çalışanları arasındaki iletişim gönüllü olarak katılacakları sportif aktiviteler, bahçe düzenlemesi gibi uğraşlar ya da lokal etkinlikler ile artırılmış oluyor.
IBM yetkilileri konuyla ilgili olarak şunları söylüyor: “Merkeze ya da İnsan Kaynakları ortaklarımıza doğrudan aramalara böyle bir self-service alternatif geliştirerek milyon dolarlık karlar elde etmeyi başardık. Olayın bir de parasal olmayan kısmı var: Topluluklar yaratmak ve kilit mesajları tam zamanlı ve tutarlı bir biçimde iletişime açabilmenin yarattığı etki… ”
Bu makalenin hazırlanmasında:
“Building a Better Intranet” (Rita Zeidner- shrm.org)
“Achieving Greater Intranet Efficeiency” (SamuelGreengard- workforce.com- 1998)
“So you want to build an intranet?” (William Blundon- javaworld.com)
adlı makalelerden yararlanılmıştır.
“İntranet sistemi kurulurken çalışanlar için kullanım kolaylığı ön planda tutulmalı”
Peki Türkiye’de durum nedir? Şirketlerde İntranet ne ölçüde uygulanıyor, sistemden nasıl yararlanılıyor? Özellikle İnsan Kaynakları departmanları İntranetleri hangi amaçla kullanıyor? Bu soruların yanıtını almak üzere teybimizi Frito Lay Türkiye İnsan Kaynakları Müdürü Tolga Görgülü’ye çeviriyoruz.
Frito Lay İnsan Kaynakları departmanı olarak 2001 yılından bu yana aktif olarak intranetten yararlandıklarını belirten Görgülü, ilk olarak herkes tarafından kullanımını öngördükleri dosyaları tüm çalışanların kullanımına açtıklarını söylüyor. Şu anda ise İnsan Kaynakları sistemleri ile ilgili çeşitli bilgiler, sağlık sigortası evrakları, organizasyon şemaları, çeşitli anket çalışmaları, projelerine ait aksiyon planları, Frito Lay Akademi adlı eğitim sistemi ve oryantasyon programı gibi bir çok uygulamanın intranette yer aldığını ifade ediyor. Görgülü, İntranet sayesinde bir çok bilgiyi bilgisayar kullanıcısı olan çalışanları paylaştıklarını, bilgisayarı olmayan çalışanların intranete erişimini sağlamak için kioskları kullandığını belirtiyor. Bununa beraber intranette yer alan iş akışı sistemi ile personel talepleri, izin uygulaması, avans talebi gibi bir çok süreci online ortamda gerçekleştirdiklerini söylüyor Görgülü…
İntranetin organizasyonunuzun yapısına getirdiği faydalar hakkındaki görüşlerini de aktarmasını istediğimiz Görgülü, şirket içindeki tüm bölümlerin paylaşmak istedikleri bilgileri sisteme ekleyerek bölümler arası iletişimde büyük gelişme sağlandığını belirtiyor. Böylece tüm çalışanların istediği bilgilere rahatça ulaşabildiklerini, bunun da kendilerine büyük bir zaman tasarrufu sağladığını söyleyen Görgülü’ye göre, iletilecek bilgilerin merkezi ve tek bir dokümanda olması, farklı kaynaklardan farklı bilgi gelmesini engelliyor.
Başarılı bir intranet sistemi oluşturabilmek için öncelikli olarak çalışanlar için kullanım kolaylığının ön planda tutulması gerektiğini söyleyen Görgülü, intranete aktarılacak bilgilerin dikkatle süzgeçten geçirilmesi ve bu bilgilerin daima güncel tutulmasının sistemdeki bilgilerin güvenilir olmasını açısından çok önemli olduğunu vurguluyor.
Yeni jenerasyon intranetler…
İntranet her ne kadar yeni bir uygulama olarak görülse hızla gelişen teknoloji ile bu alanda yapılan ilk uygulamaların yerini yenileri aldı bile… “Yeni Kuşak” intranetlerin eskisinden farklı olarak kullanıcılarına ne gibi kolaylıklar sağladığını MCI örneği ile açıklayalım…
Merkezi Washington’da yer alan MCI, çalışanlar arasında uygulanan bu self service uygulamayı bir üst seviyeye taşımayı başaranlardan… Şimdiye kadar intranetler kurum içi çalışan el kitabı, telefon ve e-posta rehberi ve bültenler gibi bilgilerin paylaşımında kolaylık sağlamış, hatta işe alım, performans değerlendirme ve çalışan eğitimleri gibi birbirinden farklı uygulamalar artık çoğu firmada intranet üzerinden yürütülür hale gelmişti. Fakat MCI firmasının çalışanlarına sunduğu “The Source” adı verilen intranet sistemi ile, çalışanlar bin dört yüz farklı interaktif servise bir tıkla ulaşabilme, istedikleri bilgileri güncelleme ve paylaşma şansına sahip oluyorlar.
Sistem aynı zamanda yöneticilerin, çalışan beceri ve eğitim seviyelerini düzenli olarak takip etme ve bu bilgilere göre doğru bir kariyer planlaması ve yedekleme yapmalarına olanak tanıyor.
