İnsan Kaynakları’nın ihtiyaç duyduğu son şey, manuel ve kâğıt bazlı süreçlere saplanıp kalmak. Çözüm Iron Mountain’da...

--- BU BİR ADVERTORIAL'DIR ---

Türkiye’de 5 farklı lokasyondaki 7 tesisi ile 1500’den fazla işletmeye bilgi yönetimi ve arşiv hizmetleri sunan Iron Mountain, İnsan Kaynakları departmanlarına yönelik yeni çözümü ile hayatı kolaylaştırıyor: “Belgeleri uzaktan yönetmek aslında son derece kolay. İnsan Kaynakları’na özel çözüm paketimizle insan hatalarının önüne geçerek kalite ve verimliliği artırıyoruz” diyen Iron Mountain Gelişen Pazarlar Başkan Yardımcısı, Türkiye & BAE Genel Müdürü Cenker Özhelvacı ekliyor: “Dijitalleşen dünyada işlerini pratik bir hale getiren ve böylece zamandan tasarruf ederek verimliliği artıran işletmelerin, rakiplerinden her zaman bir adım önde olacağına inanıyorum.”

Bize kısaca Iron Mountain Türkiye hakkında bilgi verir misiniz?

Iron Mountain, bilgi yönetimi ve arşiv hizmetleri alanında beş kıtada 50’den fazla ülkede 230 bin müşteriye hizmet veren dünya lideri bir şirket. Fortune 1000 listesindeki 950 şirkete yıllardır hizmet veriyoruz. Veri saklama ve yönetimi alanındaki hizmetlerimizi dijital ürünlerimiz, dijitalleşme çözümlerimiz, GLEAM (değerli ürünler, eğlence sektörü, sanat eserleri) alanındaki hizmetlerimiz, veri merkezlerimiz ve SITAD (elektronik ekipmanların güvenli imhası) çözümleriyle zenginleştirerek müşterilerimiz tarafından en güvenilir iş ortağı seçildik.

15 yıl önce Türkiye pazarına giriş yaparak bugün 5 fark lı lokasyondaki 7 tesisimiz, 200’ün üzerinde çalışanımızla 1.500’den fazla işletmeye hizmet veriyoruz. Kurulduğumuz günden bu yana işletmelerin en değerli varlıklarını koruyarak onlarla büyüyoruz. Bankacılık, sigorta, finans, ilaç, teknoloji, lojistik, enerji, otomotiv, gıda ve perakende başlıca çalıştığımız sektörler arasında yer alıyor. Portföyümüzdeki şirketlerin tabi oldukları regülasyonları da göz önünde bulundurarak ihtiyaçlarını en etkin şekilde karşılamak için özel hizmetler sunuyoruz.

İK departmanlarına yönelik bir dijital çözümünüz olduğunu biliyoruz. Bu hizmet hakkında neler aktarmak istersiniz?

İnsan Kaynakları, evrak yoğunluğunun fazla olduğu bir departman. İnsan Kaynakları çalışanlarının da günlük işlerinin büyük kısmını evrak işlerinin oluşturduğunu iyi biliyoruz. Verimlilik ve yenilikçilik söz konusu olduğunda İnsan Kaynakları’nın ihtiyaç duyduğu son şey, manuel ve kâğıt bazlı süreçlere saplanıp kalmak diye düşünüyoruz. Her şey hızla dijitalleşirken, insan kaynaklı hataların en aza indirgenmesi, çalışanların daha verimli işlere zaman ayırması ve tek bir sistem üzerinden tüm belgelere ulaşılabilmesi önemli bir ihtiyaç haline geldi. Bu doğrultuda özellikle İnsan Kaynakları departmanlarının faydalanacağı bir hizmetimiz var.

İnsan Kaynakları’na özel belge yönetimi için dijital çözüm paketimizle özlük dosyalarını  güvenli tesislerimizde saklıyoruz. Her birini tarattığımız ve barkodladığımız belgelere İnsan Kaynakları ekipleri tek bir sistem üzerinden, ister evden ister ofisten kendilerine özel şifreyle erişebiliyor. Orijinal belgelerini diledikleri her yere talep edebiliyor, belgelerini dijital ortama aktararak hem zamandan hem maliyetten tasarruf ediyor. Kısacası, İnsan Kaynakları’na özel bu çözüm paketimizle insan hatalarının önüne geçerek kalite ve verimliliği artırmayı hedefliyoruz. Belgeleri uzaktan yönetmek aslında bu kadar kolay. Iron Mountain olarak işletmelerin dijitalleşme sürecinde her zaman yanlarındayız.

Bu hizmetle, kurumların ve İK profesyonellerinin hayatını nasıl kolaylaştırıyorsunuz?

Pandemiyle birlikte dijital dönüşüm tüm şirketler ve sektörler için kaçınılmaz hale geldi. İşletmeler operasyonlarını ve iş birimlerini hızlıca dijitalleştirmeye başladı. Özellikle İnsan Kaynakları süreçlerinin dijitalleşmesi olumlu birçok fayda sağlıyor. İşletmeler İnsan Kaynakları Departmanlarına yönelik dijital çözüm paketimiz sayesinde:

• Özlük dosyalarındaki bütün belgeleri tek seferde dijital ortama aktarabilir, toplu dijitale aktarım sayesinde zamandan tasarruf edebilir,
• Belge içeriklerindeki kişisel verileri KVKK kapsamında maskeleyebilir,
• Tanımlı iş akışı modeline göre belgeleri istenen klasöre otomatik aktarabilir,
• Sisteme aktarılan belgeleri türüne uygun şekilde klasörleyebilir (Personel T.C. Kimlik Numarasına göre vs.),
• Klasör içerisinden ilgili konuya ait tüm belgelere kolaylıkla ulaşabilir,
• Bu klasör ve belgelere yetki bazlı erişim sağlayabilir,
• Eksik belgeleri görebilir veya var olan belgeler için gerekli onayları verebilir,
• Eksik belgeler güncellendikçe ilgili klasörlere otomatik aktarılmasını sağlayabilir,
• Belge yenileme zamanı geldiğinde otomatik hatırlatmalar sayesinde özlük dosyalarını güncel tutabilir.

Sunduğumuz dijital arşivleme ve belge yönetim sisteminin yanı sıra, özlük dosyalarının son teknolojiyle donatılmış tesislerimizde yasal sürelerde saklanması için güvenli bir ortam sunuyoruz. Böylece işletmeler ofis alanlarında yer açabiliyor, kazandıkları alanı farklı amaçlarla kullanabiliyor. Fiziksel arşivlerine erişmeleri gerektiğindeyse bir diğer hizmetimiz envanter yönetim programını kullanarak ihtiyaçları olan belge için talep oluşturabiliyor. Iron Mountain ekiplerimiz de en kısa zamanda istenen dosyayı belirtilen adrese ulaştırıyor.

Hizmet verdiğiniz konular doğrultusunda, İK profesyonellerine önümüzdeki dönem için neler önerirsiniz?

İşletmelere ve İnsan Kaynakları profesyonellerine hem fiziksel hem dijital çözümler için güvendikleri bir iş ortağıyla çalışmalarını öneriyoruz. Evrak kutularının çalışma alanlarımızı işgal ettiği bir gerçek. Artık basılı evraklar arasında boğulmaya hiç gerek yok. Evden çalışma düzeninde de kolayca yönetilebilen sistemler hayat kurtarıyor.

Özellikle fazla evrak içeren işlerde fiziksel belgelerin kurum dışında saklanmasını tavsiye ediyoruz. Verimliliği artırmak en büyük avantajlardan biri. Çünkü dışarıdan bir saklama hizmeti alındığında, önemli belgeler önceliklendiriliyor ve sık kullanılmayan dosyalar belirleniyor. Fiziksel arşiv ve bilgi yönetimi hizmeti sunan güvenilir bir iş ortağı sayesinde tüm dosyalar kurum dışında saklanıyor ve etkin olarak kullanılmayan dosyalar arşivlenebiliyor.

Belgelerin kurum dışında saklanmasının bir başka avantajı da güvenlik. Güvenilir bir tedarikçi, yetkisiz giriş tespiti ve alarm sistemleri, yangın tespit ve söndürme ekipmanı ve yerinde güvenlik personeli bulunan kurum dışı saklama hizmetleri sunabiliyor. Tüm afet durumlarına karşı güvenlikli tesisler belgeleri güvence altına alarak iş devamlılığını garanti ediyor. Bir diğer avantaj ise istenilen her yerden önemli belgelere kolayca ulaşılması.

Önümüzdeki dönemlerde dijital yatı- rımlarımızı artırmayı ve dijitalleşmeye yardımcı teknolojiler geliştirmeyi planlıyoruz. Dijital dönüşümle veriyi işleyerek makine öğrenimi ve yapay zekâyla işletmelere rekabet avantajı sağlayan dijital tahminleme hizmetimizi çok yakında Türkiye’de sunacağız. Bu hizmet kapsamında içerik analizi, veri yönetimi ve bilgi yönetimi uzmanlığımızı Google Cloud'un makine öğrenimi ve yapay zekâ yetenekleriyle birleştirerek işletmelerin yeni gelir akışı fırsatlarını ve maliyet tasarruflarını ortaya çıkarmaları için veri madenciliği yapmalarını sağlayacağız.

“7 tesisimize 7,2 Milyon TL’lik yatırım yaptık, olası risk ve afetlere karşı tedbirlerimizi artırdık.”

“Bilgi ve belgeleri dijitalleştirirken, orijinal belgelerin korunmasını da önemsemek gerekiyor. Bu değerli varlıkların yüksek güvenlikli ve yönetmeliklere uygun tasarlanmış tesislerde saklanıp korunması gerekir. Iron Mountain olarak tüm tereddütleri ortadan kaldırarak değerli varlıkların korunması için her türlü güvenlik önleminialdığımız tesislerimizde saklama hizmeti sunuyoruz.

Hizmet kalitemizi artırmak için her yıl tesislerimiz içerisinde yeni yatırımlar yapıyoruz. Pandemi koşullarına rağmen bu yıl da 5 farklı lokasyondaki
7 tesisimize yaptığımız 7,2 Milyon TL’lik yatırımla olası risk ve afetlere karşı tedbirlerimizi artırdık. Tesislerimizde aldığımız global standartlardaki önlemlere ek olarak, tüm araçlarımızda çok adımlı güvenlik kontrolleri uyguluyoruz. Bağımsız denetçiler tarafından yürütülen güvenlik teftişlerini her seferinde başarıyla tamamlıyoruz. Saha denetiminin kısıtlı olduğu 2020 yılında dahi 30’dan fazla iç, dış ve müşteri denetimini başarıyla tamamladık.
Güvenli ve kalıcı çözümlerle işletmelerin yanında olarak en güvenilir iş ortakları olmaya devam ediyoruz.”

Haberi pdf olarak okumak için görsele tıklayınız.