Evrensel Kural Dürüstlük ve Önce İnsanı Anlamak

Özlem Kurt 
Allianz Avustralya
Kurum İçi İletişim Müdürü

İç iletişim, halkla ilişkiler, İnsan Kaynakları yönetimi ve pazarlama arasında konumlanmış multi-disipliner bir çalışma alanıdır. Organizasyondaki tüm fonksiyonlara değen, ancak hiçbirinin içine sığdırılamayacak kadar özerk; adeta bir arı gibi kurumdaki her takımdan topladığı özlerle büyük resmi gören, mevcut durum ve ulaşılması hedeflenen ideal resim arasındaki farkı doğru içerik, hedef kitle analizi, dil, zaman, kanal, sözcü ve en önemlisi strateji ile kapamaya çalışan bir fonksiyondur.

Her bir kurumdaki kültür ve hedeflenen ideal dünya tanımı farklı olduğundan iç iletişimciler için hiçbir zaman tek bir doğru yoktur. Her kurumun kendine has dinamikleri vardır ve bu nedenle iç iletişim stratejileri bir elbise gibi kurumun ve sözcüsünün ölçülerine göre özel dikilir. Mesleki bilgisinin yanında, bir iç iletişimcinin en güçlü kaslarından biri de kurumu ve insanları tanımasıdır. Tıpkı yapay zekâ gibi gördükçe, tanıdıkça, deneyimledikçe kurum dinamiklerini öğrenir ve bir empati kası geliştirebilir. 

 Günümüzde, hızla gelişen teknoloji, ekonomik krizler, pandemi gibi iş ortamını derinden etkileyen deneyimler, iç iletişimin önemini daha da artırıyor. İç iletişim çalışan ve yönetim arasındaki köprüyü kuran çok stratejik bir konumda yer alıyor. Bu rol, özellikle çok kültürlü kuruluşlarda, çalışanların kültürel çeşitliliğine saygı duymayı, herkesi kapsayacak ortak bir dil oluşturmayı, kurumsal mesajları etkin bir iletişim kurmak üzere uyarlamayı gerektirdiği için oldukça kritik bir önem taşıyor. 

Türkiye’de çalıştığım dönemlerde kurumdan kuruma kültürdeki farklılıkları görmek, gözlemlemek ilgimi çekiyordu. Şimdilerde aynı marka bünyesinde Almanya ve Avustralya deneyimim ardından, ülke kültürlerinin iç iletişim dinamiklerine yansıyışını ve yön verişini görmek, çok sevdiğim ve bildiğimi düşündüğüm bir markayı yeniden tanıma fırsatını yakalamak heyecan veriyor. 

Bu yazıda, şu ana kadar edindiğim deneyimler ile, Türkiye ve Avustralya’daki kültür ve iç iletişim yaklaşımına dair “kişisel” gözlemlerimi kurum ve marka bağımsız olarak paylaşmak istedim. 
 
Duygu Odaklı

Bizler Akdeniz insanları olarak bildiğiniz gibi duygularımızı sonuna kadar yaşıyoruz. İş dünyasında “poker face” diye bir söylem vardır. Bizim en poker yüzlümüzün bile neşesini, sinirini, heyecanını gözlerinden okursunuz bir şekilde. Dolayısıyla bu, dilimize ve metinlerimize de yansıyor. Bazen bu nedenle toplantılarda, yazışmalarda daha keskin, daha sert, sinirli ya da neşeli anlar deneyimleyebiliyoruz.  

Duygular Geri Planda

Buradaki ton ise oldukça duygulardan uzak, çok net ve olanı olduğu gibi anlatma yönünde. Öyle ki bir toplantı ortamında çalışanlardan birinin vefat haberi duyurulduğunda diğer gündem maddesine geçmek 2 dk sürüyor ve en fazla intranete bir duyuru yükleniyor. Aynı serinkanlılık sevinçli bir haber için de geçerli. Çalışanlar iş dışında birbirlerinin özel hayatlarına dair pek bilgi sahibi değil ve bu nedenle aralarında genelde duygusal bir bağ yok. Bu yüzden iletişimin tonu da duygulardan son derece uzak, içerik sadece olan olaya dair bilgi vermek amaçlı kaleme alınıyor.

Çok Dinamik 

Bizler iş hayatında joker kartı gibiyiz. Bir iş birimi mensubu yeri gelince proje yönetimi, değişim yönetimi, iletişimci şapkalarını bile giyebiliyor. Malum hal böyle olunca uzun mesailer de maalesef oldukça normalleşmiş durumda. Bu sayede daha az kişiyle daha çok iş başarılıyor. İş birimi tarafında kontak kişiler net ve az olunca kurumda birimler arası iletişim ve iç iletişimin kurumda ne olup bittiğini anlama hakimiyeti çok daha kolay oluyor.    

Daha Küçük Parçalara Bölünmüş 

Burada organizasyon yapıları çok bölünmüş durumda. Bizdeki bir müdürün rolünü burada 3 müdür üstleniyor gibi. İlgili müdür sadece kendi alanı ne ise onunla sorumlu olduğu için olası bir projede o konuya özel proje yöneticisi, değişim yöneticisi vs atanıyor ve bu sayede herkes mesai bitimi bilgisayarını huzur içinde kapatabiliyor. Çalışan sağlığı her şeyden önce geliyor. Ama hal böyle olunca her bir proje icin çok sayıda insan görev alıyor ve bir süre sonra aynı bölümdeki insanlar dahi o bölümde ne olduğunu bilemez hale geliyor. Dolayısıyla iç iletişimcilerin rolü iş birimlerindeki bilgiye ve büyük resme ulaşabilmek için çok sayıda kişi ile temasta kalması gerektiğinden çok zorlaşıyor.

İtme “Push” 

Türkiye’de iç iletişim perspektifinden sosyal medyanın, dijital iletişim ve iş birliği araçlarının çok etkin kullanıldığını düşünüyorum. 360 derece bir yaklaşımla bir mesajı çalışanlarımıza iletmek için ciddi çaba sarf ediyoruz. Bir kampanya süresince konsept, slogan, görsel dünya tasarımı ardından; CEO’dan mesaj, intranet haberleri, posterler, duyurular, bültenler, kurum içi ekranlar, deneyimsel aktivite organizasyonları, masalara bırakılan ufak hediyeler, evlere gönderilen paketler vs vs bitmiyor.    

Çekme “Pull” 

Burada ilgili bilgi her ne ise intranete yükleniyor ve çalışanların gidip ilgili bilgiyi oradan alması bekleniyor. En fazla bültenler ile haftalık bazda intranete yönlendirme yapılıyor. Ya da çok önemli olay ve konular için CEO’dan ya da diğer üst düzey yöneticilerden mesaj atılıyor. Özellikle kurumun sosyal medya hesaplarının iç iletişimciler tarafından bütünleşik iletişim perspektifi ile etkin kullanılmadığını düşünüyorum.

Hizmette Sınır Yok 

Bizde üretim ve etkinlikler kapsamında çok incelikli işler yapılıyor. Kurum logolu promosyon ürünlerden tutun da hoş geldiniz paketlerine kadar bir dizayn ve konsept birliği içeren işlerle çalışana dokunulmaya çalışılıyor. CEO imzalı basılı teşekkür mesajları, kişiye özel baskılar, çalışanların evlerine kadar gönderiliyor.    

Hizmet Pahalı 

Burada en fazla işe yeni başlayanlara bir paket veriliyor ve bu bile çok yaygın değil. Karantina süresince evlere gönderilen paketlerin içinde genelde müsli, çay, çikolata vb şeyler oluyor. Bizdeki gibi tema, konsept vs çalışılmıyor. Bunun dışında ekstra pek bir üretim durumu yok. Temel faktörün, ajanslarla daha az çalışılması ve geniş ülke yüz ölçümü nedeniyle herkese aynı anda bir şey göndermenin operasyonel maliyet boyutu olduğunu düşünüyorum.  Ancak buna rağmen karantinaya girdiğimiz ilk dönemlerde çalışanların fiziksel sağlığı için pek çok şirket çalışanlarına ya masa, sandalye, monitör gibi ekipman yolladı ya da hediye çeki vererek temin etmelerine destek oldu. 

Kapsayıcılık Yok Denecek Kadar Az 

Bizim iletişim yaklaşımımızda kapsayıcılık yok denecek kadar az diye düşünüyorum. Kadın ve erkeğin ötesinde her türlü cinsel seçim, yaş, dil, din gibi konularda daha az kapsayıcı bir dil ve tutum sergiliyoruz. Bizde kurum içindeki expat bile dışlanabiliyor. Bırakın genel iletişimde ilgili yabancı dilin kullanımını, o insanların yanında toplantılarda Türkçe konuşmaya dahi devam edebiliyoruz.    

Kapsayıcılık Çok Yüksek 

Avustralya çok kozmopolit bir ülke olduğu için her türlü dilden, dinden insan bir arada çalışabiliyor ve iç iletişim perspektifinden farklı dini bayramlar ve özel günler de kutlanıyor. Anneler ya da babalar günü mesajlarında gay ve lezbiyenleri de kapsayarak günün kutlaması yapılıyor. İşitme engellilere destek olmak için tüm videolar alt yazılı yayınlanıyor. İletişimde kullanılan font, renk paleti disleksi ya da renk körlerine en uygun olacak şekilde planlıyor. İşe alım süreçlerinde kişilerin cinsel seçimleri, tarzları konu dahi olmuyor.

Çalışan Sağlığı Geri Planda 

Bizde çalışanların gerek fiziksel gerekse akıl sağlığının maalesef geri planda bırakıldığını düşünüyorum. Herkes kapasitesinin sınırlarını zorlayarak çalışıyor. Uzun mesailer oldukça normal. İzin kullanımı pek yaygın değil.     

Çalışan Sağlığı Her Şeyden Önce Geliyor 

Burada “wellbeing” konusu çok ciddiye alınıyor. Çalışanların fiziksel gerekse ruh sağlığı için pek çok imkan sunuluyor.  Esnek çalışma gün ve saatleri kişiye özel planlanabiliyor ve part-time çalışmak çok yaygın. Mesai sonrası e-mail almanız pek olası değil. Kapasitenizi aşan bir görev verildiğinde onun için ya zamanım yok diyebiliyor ya da şu gün teslim edebilirim şeklinde kendi planlamamızı sunabiliyorsunuz. Takdir ve teşekkür kültürü oldukça yaygın. Toplantısız günler, özel izinler, esnek çalışma saatleri ile çalışan sağlığı her daim destekleniyor.

Hata Kültürü  

Bizde hataya tolerans sıfır. Hemen işaret edilen kişi olursunuz ve genelde arkanızda duracak çok insan bulamazsınız. Bu da insanları suçu başkalarının üstüne atıp mağduru oynamaya iter. Dolayısıyla hata genelde üstü örtülmeye çalışılan bir eylemidir.   

Anlayışı Çok Yüksek 

Burada insanların hataya toleransı oldukça yüksek. Dolayısıyla insanlar bir şey olduğunda “Özür dilerim, benim hatamdı.” vb cümleleri daha rahat kurabiliyorlar. Üst düzey yönetici mesajlarında, toplantılarda hatalarımızdan öğrendiklerimiz daha açık bir şekilde yazılıp dile getirilebiliyor.
    
Peki Hangisi Daha İyi, Daha Doğru?

Sorulmaması gereken soru işte tam da bu. Yazının başında da ifade ettiğim gibi bu işin tek bir doğrusu yok. 2+2 de 1+3 de 4. Bu noktada iyi ve doğru olan bu kültür çeşitliliğini görebilmek, olanı olduğu gibi anlamaya çalışmak ve topluluğun hedeflediği ideale birlikte ulaşma yolculuğunda bu çeşitliliklerden beslenmek. Bana göre iç iletişimde en kritik nokta insanı o an içinde bulunduğu hali ile anlamak, empati yapabilmek. Tüm iletişim stratejilerini bir kenara bırakalım, işin özü: “Ben ne isterdim? Ben nasıl anlardım? Ben neye ihtiyaç duyuyorum?” deyip kendinden yola çıkarak bütünü görebilmek. Çünkü özünde yeterince içselleştirebilmişsek bir kurumu, tüm kimliklerden uzak insan olma ortak zeminininde buluşabilmişsek, okyanustaki bir damla gibi bütünü ve ihtiyaçları kendimizde görebiliriz.

Evrensel Kural Dürüstlük ve Çalışanı Önce İnsan Olarak Görmek 

Kurumdan kuruma, ülkeden ülkeye değişkenlik gösteren tüm parametrelerin ötesinde iç iletişimde evrensel tek bir kural var ki o da dürüstlük. İçten, samimi ve şeffaf değilseniz bu öyle ya da böyle sözlerinize, gözlerinize yansıyor. Bu nedenle strateji ne olursa olsun, iç iletişimde altın kural gerçekten samimiyet ve çalışanı bir “kaynak” değil önce “insan” olarak görebilmek diye düşünüyorum.