İnsan Kaynakları Yönünden Eğitime Bakış VI: Değerlendirme ve yeni elemanların oryantasyonu

Değerlendirme: Genellikle, eğitim etkinliklerinin amacına ulaşıp ulaşmadığını belirlemek, amaçlara ulaşma derecesini saptamak ve buna göre eğitim programlarının yeniden geliştirilmesine katkıda bulunmak üzere, her eğitim etkinliği sonunda değerlendirme yapılır. Ancak değerlendirmeyi, hizmet içi eğitim sürecinin son aşaması olarak görmek oldukça hatalı bir davranış olur. Çünkü eğitim süreci başlamadan önce, eğitim gereksinimlerinin saptanması sırasında varolan durumun, olması gereken durumla karşılaştırılması, bir değerlendirme işleminden başka bir şey değildir. Bu ihtiyaçları giderecek bir eğitim programının hedeflerini belirlerken birtakım ölçütlerin dikkate alınması gerekliliği de, yapılacak değerlendirmeye hizmet etmek amacını taşır. Ayrıca bir eğitim programının içeriğini oluştururken eğitilecek kişilerin kursa katılmak için gerekli olan ön yeterliliğin saptanarak, bu programda kazandırılması düşünülen bilgi ve becerilerin ne kadarına sahip olduklarının belirlenmesi için bir değerlendirmeye gidilmesi gerekmektedir.

Hizmet içi eğitime sistematik yaklaşım gereği, eğitim gereksinimlerinin saptanmasından, eğitim programlarının geliştirilmesine ve uygulanmasına kadar hemen her aşamada devreye giren değerlendirmeler sonucunda, eğitim programının etkililik derecesi de belirlenmiş olur. Kursiyerlerin önceden belirlenen performans standartlarına ulaşıp ulaşmadıklarını görmek için; işdoyumu, rol çatışması, stresle ilgili tutum ölçekleri sonuçlarının olumlu çıkması; verimliliğin artması, maliyetin azalması, karın çoğalması, eğitime karşı olumlu bir tutumun oluşması gibi çeşitli göstergelere dayalı olarak eğitimin etkinliği değerlendirilebilir.

Hizmet içi eğitimin maliyetini hesapladıktan sonra, kursiyerin gelişmiş iş başarımını, şirketin mali kazancıyla karşılaştırmak yoluyla maliyet yarar çözümlemesi yapılarak da bir değerlendirmeye gidilebilir. Ancak böyle bir değerlendirme yapılırken aşağıdaki güçlüklerle karşılaşılabilir.

* İşbaşında yapılan bir eğitimin maliyetini hesaplamak, iş dışında verilen bir eğitimin maliyetini hesaplamaktan daha zordur.

* El becerisine dayanmayan işlerin sağladığı mali kazancı ölçmek, el becerisine dayanan işlerin sağladığı kazancı ölçmekten daha zordur.

* Yetersiz bir eğitim sonucunda oluşacak malzeme ziyanının, hatalı üretimin ya da tüketici şikayetlerinin telafisi için kaybedilen zamanın ve paranın maliyetinin ölçülmesi kolay değildir.

* Eğitimden sağlanan kazanç, iş başarımındaki gelişmenin ötesine geçmektedir.

* Denetimdeki rahatlamayı, iş kazalarında ve işten ayrılmalarda görülen azalışı, eğitime bağlayarak değerlendirmek güçtür. Üstelik bu kazanımların, para cinsinden ifade edilmesi daha da güçtür.

Hizmet İçi Eğitim Programlarının Değerlendirme Düzeyleri

Hizmet içi eğitim programının etkinliği; kursiyer görüşleri, öğrenmenin gerçekleşmesi, öğrenilen davranışların işte kullanımı ve eğitimin örgütsel sonuçlarını kapsayacak bir değerlendirmeyle görülebilir. Bu ölçütlerden hangisi dayanak noktası olarak alınıyorsa hizmet içi eğitim değerlendirmesine ilişkin yöntemler de ona göre belirlenir.

1) Kursiyerlerin eğitim programı hakkındaki görüşleri:

Kursiyerlerin kurstan hoşnut kalıp kalmadıklarına, öğretimi açık ve yararlı bulup bulmadıklarına, kurs içeriğini öğrendiklerine inanıp inanmadıklarına ilişkin tepkilerini belirlemek gerekir. Bu tepkiler programın içeriğinden, programın yapısına ve biçimine; öğretim yöntem ve tekniklerinden, öğreticinin yeterliliğine ve öğretim tarzına; öğrenme çevresinin niteliğinden eğitimin amacına ulaşıp ulaşmadığına ve kursun daha iyi yürütülmesine ilişkin önerilere kadar birçok konuyu kapsar.

Tüm bu hususlara ilişkin olarak kursiyer görüşleri, kurs bitiminde uygulanacak anketler yoluyla toplanabilir. Ancak yalnızca kursiyer görüşlerine ilişkin olarak yapılacak bir değerlendirmeyle öğrenmenin gerçekleşip gerçekleşmediği ve örgütsel sonuçlarda bir değişiklik olup olmadığını ölçmek mümkün olamayacağı gibi, programın çok stresli ve güç olması da kursiyerin olumsuz tepkisine yol açacağından dikkatli olmak gerekir. Aşağıda bu amaçla hazırlanmış bir anket örneği yer almaktadır.

2) Öğrenmenin ölçülmesi

Eğitim programında verilen bilgi, beceri ve tutumların kursiyerler tarafından ne kadar anlaşıldığının ve özümsendiğinin belirlenmesi gerekir. Bu bağlamda öğrenmenin gerçekleşip gerçekleşmediğini belirlemek üzere, kazanılan bilgiyi ölçmek için kağıt kalem testleri; kazanılan becerileri ölçmek için de performans testleri uygulanabilir. Ancak böyle bir değerlendirme yalnızca öğrenmenin gerçekleşip gerçekleşmediğini ölçtüğünden öğrenilenlerin işe aktarılabileceğinin bir göstergesi sayılamaz.

3) Öğrenilenlerin İşte Kullanımının Ölçülmesi

Kursiyerlerin eğitim sonrasında, işlerinde gösterdikleri davranışlarda bir değişiklik olup olmadığının belirlenmesi gerekir. Bu amaçla, işgörenlerin kurs öncesinde ve kurs sonrasında performans değerlendirmeleri yapılmalıdır. Bu tür performans değerlendirmelerinde eğitim görmemiş işgörenlerden oluşan bir ya da birkaç kontrol grubunun kullanılması durumunda aradaki farkı eğitime mal etmek, daha güvenilir olacaktır. Performans değerlendirmeleri kursiyerin kendisi tarafından yapılabileceği gibi bu değerlendirmeye amirleri, astları ve çalışma arkadaşları gibi onun performansına yakından tanık olanların da katılması daha sağlıklı olacaktır. Kurs sonrası izleme değerlendirmeleri, kursiyerlerin, kursta kazandıklarını işte kullanma fırsatı bulacakları bir süreden sonra yapılmalıdır.

4) Örgütsel gelişmeyle ilgili sonuçlar:

Eğitim sonrasında işdoyumu, rol çatışması, stresle ilgili tutum ölçekleri sonuçlarından verimlilik düzeyinin artması, maliyetin azalması, karın çoğalması, eğitime karşı olumlu bir tutumun oluşması gibi çeşitli göstergelere dayalı olarak, eğitimin örgütsel amaçlara ulaşma derecesi değerlendirilebilir.

* Verimlilikte, maliyette, hizmet süresinde, işbaşarımının nitelik ve niceliğinde hissedilebilir bir gelişme görüldü mü?

* İşten ayrılmalar azaldı mı? gibi soruların yanıtlanması gerekir.

Değerlendirme Tasarımları

Personel ve insan kaynakları yöneticisi, değerlendirme programına uygun bir ölçüt seçtikten sonra eğitimi değerlendirme modelini de seçmek zorundadır. Çünkü eğitim sonrasında bir gelişme söz konusuysa, bunun eğitimden kaynaklanıp kaynaklanmadığının belirlenmesi gerekir.

Ne yazık ki, eğitim programlarının geçerliliğini saptamak son derece güçtür. Çoğu zaman rastlantısal olarak eğitim sonrasında görülen herhangi bir gelişmeyi, bu amaçla bir ölçme yapılmadığı sürece, eğitimin geçerli olduğuna bağlamak tarafgirlik olabilir. Örneğin; yöneticilik eğitimi gören bir yönetici, kurs öncesi ve sonrası astları tarafından değerlendirilebilir. Herkes bir gelişme olduğu konusunda birleşmiş olsa bile bu gelişmenin, yöneticinin deneyim süresinden ya da olayların yöneticinin lehine gelişmesinden kaynaklanmadığını kim iddia edebilir? Belki de bu yöneticiyi kursa gönderen üst kademedeki yönetici, bu iddiada bulunabilir.

Kursiyer davranışlarında meydana gelen gelişmenin eğitimden kaynaklanıp kaynaklanmadığını belirlemek için ön deneysel, yarı deneysel ve tam deneysel olmak üzere üç değerlendirme modelinden söz edilebilir. Ön deneysel modelde ya eğitim programından sonra ya da hem eğitim programından önce hem de sonra yalnızca eğitime katılan grup üzerinde ölçüm yapılarak bu ölçümlerin karşılaştırılması sonucunda görülen farka göre eğitimin etkinliği değerlendirilmiş olur. Yarı deneysel modelde ise hem eğitime katılan deney grubu üzerinde hem de eğitime katılmamış bir kontrol grubu üzerinde ön test son test uygulanarak bu ölçümlerden elde edilen sonuçların karşılaştırılmasıyla eğitimin etkinliği değerlendirilebilir. Tam deneysel model daha çok bilimsel araştırmalarda kullanıldığından hizmet içi eğitim programlarında kullanılması pek pratik olmayabilir.

Kurumunuzda çalışmaya karar veren bir kimse, basın yayın organlarından ya da varsa kurumunuzda çalışan tanıdıklarından aldığı duyumlarla şekillenmiş bazı izlenimlere sahip olarak çalar kapınızı. Daha iş görüşmesi sırasında kurumunuzun politikası, atmosferi, çalışma koşulları ve ödeme sistemi hakkında bir fikir edinebilir. Bu nedenle oryantasyon sürecinin daha işgörenin örgüte girmeden önce bir aday olarak yaptığı başvuruyla, seçilme ve işe alınma etkinlikleriyle başladığı söylenebilir.

Ancak işgörenlerin çalışacakları örgüte ve yapacağı işe karşı geliştirecekleri tutumun temelleri işe başladıkları ilk birkaç gün içinde gelişmeye ve sağlamlaşmaya başlar. Kısa bir süre içinde şaşırtıcı boyutlarda ayrıntıyla karşı karşıya kalan yeni elemanların kendilerini baskı altında hissetmeleri, kolayca yalnızlık ve yabancılık duygusuna kapılmaları işten bile değildir. Bazı örgütler, hiç olmazsa ilk birkaç gün içinde yeni elemanla ilgilenecek bir mesai arkadaşını görevlendirmeyi uygun görürler. Bu kimsenin yeni gelen kişiyi, çalışma arkadaşlarıyla tanıştırmaya, onun sorularını yanıtlamaya, çekingenlik ve yabancılık duygularını aşmasına daha iyi yardımcı olacağı düşünülmektedir. Öte yandan bu kimseler tarafından plansız ve gayri resmi bir şekilde gerçekleştirilen bu bilgilendirme genellikle eksik ve yanlış olabilir. İşte bu nedenle örgüt tarafından resmi bir oryantasyon sağlanması önem taşımaktadır.

Uygun bir oryantasyonla, yeni bir elemanın doğru bir başlangıçla örgüte adım atması, üretkenliğin ve grup moralinin gelişmesine yardımcı olmak açısından büyük önem taşır. Çünkü çalışma disiplinin temeli işgörenin resmen işe başlatılmasıyla ve ortama alıştırılmasıyla atılır. Oryantasyon yeni işgörenlerin tek tip bir standarda uymasını sağlamaktan çok davranış ve tutumlarındaki aşırılıkları sınırlar. Buradaki amaç belli tutum ve performans düzeylerine uymak için yeni işgörenler üzerinde baskı yapmaktan çok onların aşırı tutum ve davranışlardan ile düşük performans göstermekten kaçınmalarını sağlamaktır.

Oryantasyon işgörenin kurumun genel meseleleriyle tanıştırılması yönüyle, işbaşında eğitimden ayrılır. Örgüte alıştırma olarak ele alındığında, işgörenin örgüt politikası ve kazançları hakkında bilgilendirilmesi oryantasyon eğitiminin kapsamında; işgörenin örgüt içindeki önemli yerler, kişiler ve işlerden haberdar edilmesi de işe başlatma eğitimi olarak değerlendirilebilir. Ancak çoğu zaman bu ikisi genel oryantasyon kavramı altında yeni işgörenlerin iş ortamı, örgüt politikası ve örgütte yapılan işler hakkında çalışma arkadaşları tarafından verilen bilgilerle üstünkörü geçiştirilir.

Yeni işgörenlerin oryantasyonunda (1) işle ilgili işlemlerin kabaca gösterilmesi, (2) çalışma arkadaşlarıyla, astları ve üstleriyle nasıl bir ilişki içinde olacağının belirtilmesi, (3) yapacakları işin örgütün içindeki yerini ve önemini göstererek örgüte ait olma duygusunun kazandırılması olmak üzere üç ana hedefi vardır.

Örgüt tipi ya da uğraş alanı ne olursa olsun oryantasyon işgörenin örgüte genel uyumu ile çalışacağı birime ve yapacağı işe uyumunu sağlayacak şekilde iki farklı düzeyde yürütülmelidir. Bunlardan ilki insan kaynakları biriminin sorumluğunda, ikincisi ise işgörenin en yakın amirinin sorumluluğunda olup her iki düzeydeki oryantasyon programının başlatılması ve eşgüdümlenmesi insan kaynakları birimince; bunların yürütülmesi ve izlenmesi de eğitici amirce gerçekleştirilmelidir. Bazı örgütler yeni işgörenlerin işine uyumunu sağlamak için bu işin çalışma arkadaşları tarafından yürütüleceği bir sistem kurmuşlardır. Bu sistemin başarılı olması için yeni işgörene rehberlik etme rolünü üstlenecek kimsenin çok dikkatli bir şekilde seçilmesi ve böyle bir oryantasyon sorumluluğunu yerine getirecek şekilde eğitilmesi gerekir.

Örgüte Genel Uyumlama: Yeni işgörenin örgüte uyumlanmasına ilişkin konular örgüt ve işgören gereksinimleri esas alınarak sunulmalıdır. Çoğunlukla örgütler kar sağlama, tüketici ve müşterilerine iyi hizmet sunma, elemanlarının gereksinimlerini doyurma ve diğer toplumsal sorumluluklarla ilgilenirler. Bu bağlamda işe yeni başlayan işgörenlere güvenlik kuralları, dinlenme süreleri, tatil günleri, izinler, giyim yönetmelikleri, devamsızlık, ve disiplin işlemlerine ilişkin şirket politikaları ve uygulamaları tanıtılmalıdır. Diğer yandan işgörenler ise kendilerine yapılacak ödemelerle ve yararlanabilecekleri olanaklarla ilgilenirler. Özellikle sağlık, sigorta, ikramiye, emeklilik durumları hakkında bilgilenmek yanında üye olabilecekleri yardım sandıkları, kredili alışveriş ya da indirim imkanlarından nasıl yararlanabileceklerini öğrenme ihtiyacı duyabilirler. Örgütün ve yeni işgörenlerin bu tür gereksinimleri arasında iyi bir denge kurabilecek oryantasyon programı olumlu sonuçlar verir.

Yeni elemanlara işleriyle ilgili fiziksel tesislerin gösterilmesi yanında otoparktan, yemek ve dinlenme salonlarına, tuvaletlere kadar, giriş çıkış saatlerinin kaydedildiği yerden bülten tahtalarına kadar bilmesi gereken yerler de gösterilmelidir. Yeni bir elemana kafeteryayı gösterirken bir kahve ikram etmek ya da ilk günkü öğle yemeğini ısmarlamak gibi jestlerde bulunmak “örgüte hoş geldin” demenin güzel bir yolu olup yeni elemanın örgütle ilgili izlenimlerini ya da sorularını daha rahat bir ortamda alma imkanı da verir.
Aşağıda başarılı bir oryantasyonun gerçekleştirilmesine yardımcı olacak bazı öneriler yer almaktadır.

1. İşgöreni çalışacağı yerle ve mümkün olabildiğince çok iş arkadaşı ile tanıştırın.

2. İşe başlama ve işten çıkış zamanlarını, dinlenme sürelerini, haftalık çalışma süresini, giriş ve çıkışlarda kart basma ya da imza atma olayını gösterin

3. Dinlenme salonlarının, malzeme dolaplarının ve varsa kilitli şahsi dolapların yerlerini göstererek gerekirse bunların anahtarlarını verin

4. İşe gelirken yararlanabileceği ulaşım olanaklarını, otobüs tarifelerini, otopark kurallarını açıklayın

5. Saatlik, haftalık ya da aylık ödeme durumlarına göre alacağı ücretler ile fazla mesai ücretlerini, ücretli ve ücretsiz izin haklarını açıklayın.

6. Örgütün özel güvenlik kurallarını ve güvenlik donanımını açıklayın. Baret, kaynak gözlüğü, galoş, önlük ya da tulumla girilmesi gereken yerler varsa bunları belirtin. Kazaya neden olabilecek durumlar hakkında uyarın.

7. Denetimsel düzeyde doyum sağlayamaması halinde şikayet ve hak arama yolları hakkında bilgilendirin.

8. İşinin başından amirinin izniyle ayrılabileceği ve gelemeyeceği günler için amirini bundan haberdar etmesi gerektiğini bunlara uymadığı durumlarda nasıl bir muameleyle karşılaşacağını söyleyin

9. Örgütte niceliğin yanında niteliğin de önemli olduğunu vurgulayın. Eğer kalite kontrol bölümü varsa işlevlerini açıklayın

10. Mümkünse ilk hafta içinde yeni elemanı örgüte ait tesisleri gezdirin.

11. İşgörenle özel olarak ilgilenildiğini hissettirmek için özel ilgileri ve hobileri hakkında konuşarak onu rahatlatmaya çalışın.

Birime ve İşe Uyumlama: Yeni işgörenin yapacağı işle ilgili beceri ve deneyimleri ile çalışacağı birime özgü gereksinimlere dayalı olarak yürütülür. Deneyimli işgörenin işe uyumlanmasına gerek olmadığı sanılsa da yine de en azından çalışacağı birimle ilgili temel meselelerde oryantasyondan geçirilmesi gerekir.

Aşağıda genel bir oryantasyon programı ile birim ve işe özel oryantasyon programlarının kapsamında yer alacak konuları kapsayan bir kontrol listesi verilmiştir.

1.Örgüte Genel Bakış

( ) Hoş geldin konuşması
( ) Örgütün büyümesi, eğilimleri, hedefleri, öncelikleri ve sorunları
( ) Örgütsel gelenekler, alışkanlıklar, normlar ve standartlar
( ) Örgütün işlevleri
( ) Örgütün hizmet ve ürünleri, tüketici grubu
( ) Verilen hizmet ve ürün elde etme basamakları
( ) Faaliyet alanları ve türleri
( ) Örgütsel yapı ve şubeleriyle olan ilişkisi
( ) Kilit konumlarda bulunan yönetimsel kadro
( ) Toplumsal ilişkiler, beklentiler ve etkinlikler

2. Örgütsel Politikalara ve Süreçlere Bakış

3. Ödemeler

( ) Ödeme oranları ve limitleri
( ) Fazla mesai
( ) Ücretli izin
( ) Vardiya farkı
( ) Vergi dilimleri
( ) Ödemelerin nasıl yapılacağı
( ) Zorunlu ve isteğe bağlı kesintileri
( ) Defolu ürünleri satın alma hakkı
( ) İndirimlerden yararlanma hakkı
( ) Ücret artışları
( ) Kredi kuruluşlarına borçlanma
( ) İşle ilgili harcamaların ödenmesi, harcırah

4. Ücret Dışında Sağlanan Olanaklar

( ) Kantin
( ) Kamp ve sosyal etkinlikler
( ) Sigorta (Primler, Sağlık, Hayat, Sakatlık sigortası)
( ) Milli, dini ve özel tatil günleri ve yıllık izinler
( ) Mazeret ve hastalık izinleri
( ) Emeklilik planı ve ödemesi
( ) İşbaşında eğitim olanakları
( ) Danışmanlık hizmetleri

5.Güvenliğin Sağlanması ve Kazaların Önlenmesi

( ) Emniyet kontrol kartlarının doldurulması
( ) Sağlık ve ilk yardım klinikleri
( ) Egzersiz ve dinlenme merkezleri
( ) Güvenlik önlemleri
( ) Tehlike ve kaza tutanakları
( ) Yangın önleme ve kontrol
( ) Kaza işlemleri ve tutanakları
( ) Fiziksel muayene gerekliliği

6. İşgören ve Sendika İlişkileri

( ) İstihdam koşullarının gözden geçirilmesi
( ) Atama, görevden el çektirme ve terfi
( ) Deneme süresi ve beklenen mesleki davranışlar
( ) Sağlık raporları nedeniyle işe devamsızlık,
( ) İşgören hakları ve sorumlulukları
( ) İşveren hakları
( ) Amirlerle ve astlarla ilişkiler
( ) İşgörenlerin örgütlenme ve seçme hakları
( ) Sendikal toplu sözleşme ve örgüt politikası
( ) Performans denetimi ve değerlendirmesi
( ) Disiplin kuralları ve disiplin işlemleri
( ) şikayet işlemleri
( )Göreve son verme (istifa, emeklilik, işten çıkarma, geri çekme)
( ) Personel sicil kayıtlarının içeriği
( ) Güvenlik gereğine uygun yaka kartlarının takılması, üniforma ve baret, galoş vs. giyilmesi
( ) İletişim kanalları, öneri sistemleri, evrak dolaşımı
( ) Temizlik ve hijyenin sağlanması

7. Fiziksel Olanaklar

( ) Tesislerin gezdirilmesi
( ) Malzeme ve cihaz depoları
( ) Yemekhane ve kafeterya hizmetleri
( ) İşgörenlerin giriş çıkış kapısı
( ) Girilmesi, yemek yenilmesi ve park edilmesi yasak yerler
( ) Otopark alanları
( ) İlk yardım merkezi
( ) Dinlenme salonları

8. Ekonomik Etkenler

( ) Araç maliyeti
( ) Zarar maliyetini karşılayacak kefalet sistemi
( ) Çalınma maliyetini karşılayacak kefalet sistemi
( ) Kar payı
( ) İşgücü maliyeti
( ) Devamsızlık ve kaza maliyetleri

1. Birimin İşlevleri

( ) Amaçları ve öncelik verdiği hususlar
( ) Örgütsel yapısı
( ) Faaliyet alanları
( ) Diğer birimlerle işlevsel ilişkileri
( ) Birim içindeki diğer işlerle işlevsel ilişkileri

2. İşe İlişkin Görev Alanları ve Sorumluluklar

( ) Mevcut iş tanımları ve standartlarına dayalı olarak işin ayrıntılı bir biçimde açıklanması
( ) İşin kurum ve birim içindeki yerinin ve öneminin açıklanması
( ) İşle ilgili genel sorunlardan nasıl kaçınılacağı ve üstesinden nasıl gelinebileceğinin açıklanması
( ) Performans standartlarını ve değerlemesini açıklama
( ) Günlük çalışma saatleri ve süresinin belirtilmesi
( ) Fazla mesai gerekip gerekmediğinin açıklanması
( ) Gerekli durumlarda başka bir işgörenin işinin de yüklenebileceğinin belirtilmesi
( ) Tutulması gerekli kayıt ve raporların belirtilmesi
( ) Kullanılacak araçların kontrol edilmesi
( ) Araç gereçlerin nereden sağlanabileceğini ve bakım onarımının nerelere yaptırılabileceğini açıklama
( ) Kurum müfettişleriyle ilişkilerin açıklanması

3.Birimin politikaları, işlemleri, kural ve yönetmelikleri

( ) İşe ya da birime özgü kurallar
( ) Temizlik standartları ve sağlık kuralları
( )Soyguna ve malzeme kaybına karşı alınacak güvenlik önlemleri
( ) Malzeme ve araç talepleri
( ) Kuruma ait arabaların iş dışında kullanımı
( ) Birimden dışarı çıkarılamayacak eşyalar
( ) Mola ve dinlenme süreleri
( ) Giriş çıkış saatleri ve imza föyleri
( ) Öğle tatili saati ve süresi
( ) Kişisel telefon konuşmaları
( ) Kurye ve sürücü gibi örgüt dışında çalışan kimselerle ilişkiler
( ) Birimde yemek yenilmeyecek, sigara içilmeyecek, sakız çiğnenmeyecek alanlar
( ) İş teklifinde bulunma ya da görevden el çektirme
( ) Güvenlik önlemleri ve iş kazalarını önleme
( ) Acil durumlarla başa çıkma
( ) Tehlikeli durumların ve kazaların rapor edilmesi

4. Birimin Gezdirilmesi

( ) Giriş ve çıkışlara izin verilen yerler
( ) Malzeme odası ve bakım onarım birimi
( ) Birimde çalışan personele hizmet verecek yerler
( ) Sağlık ve güvenlik bürosu
( ) Yangın alarm zili ve yangın söndürme cihazının yeri
( ) Sigara içilebilecek alanlar
( ) Dinlenme salonları, tuvalet ve duş yerleri
( ) İlk yardım seti ya da ecza dolabı

5. Birimde Çalışan Personelle Tanıştırma

Oryantasyon Programının Süresi ve Zamanlaması: Yeni işgörenin çalışma ortamına yerleştirilmesi ve onun mesai arkadaşlarıyla tanıştırılması oryantasyon eğitiminin sadece küçük bir parçasıdır. Kimi örgütler, işe başladıkları ilk günde işgörenlerini yoğunlaştırılmış bir şekilde oryantasyona tabi tutarlarken bazı örgütler yeni elemanlarının işleri, çalışma arkadaşları ve iş çevresiyle daha yakın ilişki kurarak kendilerini rahat hissetmeye başlayıncaya kadar ayrıntılı bilgi vermeye yanaşmazlar. Bazı örgütler de aynı günde işe başlayan eleman sayısının on kişiyi bulmadığı durumlarda bu sayıya ulaştıktan sonra oryantasyon eğitimini topluca verilmek üzere bir süre erteleyebilir.

Uzun süreli bir örgütsel oryantasyon programında verilen bilgilerin yeni bir işgören tarafından özümsenmesi hemen hemen olanaksızdır. Bunun yerine birkaç güne serpiştirilmiş iki saati aşmayacak kısa süreli programlarda verilen bilgiler yeni işgören tarafından daha anlaşılır ve daha akılda kalıcı olacaktır. Pek çok örgüt, oryantasyon programlarını yarım ya da bir günde sona erecek şekilde savuşturmaktadırlar. Ne yazık ki birime ve işe uyumlayıcı programların çoğunda, bir birime yeni başlayanların eline sözkonusu birimin prosedürlerine ait bir el kitabı tutuşturularak okuması ve aklına takılanları sorması istenir. Çoğunlukla uygulanan bir başka oryantasyon yöntemi ise yeni gelen elemana yapacağı işler kabataslak söylenmesinden ibarettir. Her iki uygulamanın da düşük sonuçlar doğuracağı açıktır. Birime uyumlama süreçleri öz ve birkaç güne yayılarak verilmelidir. Daha kapsamlı bir oryantasyon eğitimi dört veya beş hafta boyunca sürebilir.

Oryantasyon Programlarına İlişkin Uygulamalar

Örgüte uyumlama etkinlikleri kapsamında yer alan genel örgüt politikası ve işlemleri, örgütün işbirliği yaptığı ya da ortak olduğu diğer kuruluşlarla ilişkileri, ücret ve ikramiye veya fazla mesai gibi ücret dışında yapılacak ödemeler ile sendika üyeliği gibi konular, konferans ya da toplantı salonunda, toplu olarak genel bir konferans şeklinde verilebilir.

Yine örgüte uyumlama süreci kapsamında örgütün ürünlerinin, faaliyet alanlarının, kendisine bağlı birimlerin ve yeni elemanların ilgisini çekebilecek fiziksel olanaklarla ilgili diğer ayrıntıların ele alındığı bir film gösterilir.

Bunların yanında sözel oryantasyon programını desteklemek üzere her yeni işgörene bir oryantasyon seti sunulabilir. İnsan kaynakları birimince hazırlanacak bu set çok sayıda materyali içerebilir. Bu setin düzenlenmesinde gerekli temel bilgilerin dışında çok fazla bilgi yüklenmemesine dikkat edilmelidir. Bir oryantasyon setinde bulunması gereken materyali şöyle sıralamak mümkündür.

* Kuruluşun örgütsel şeması
* Kurum ait tesislerin bir haritası ya da krokisi
* Kurumun politika ve prosedürlerine içeren bir el kitabı
* Performans değerleme formlarının ve süreçlerinin birer kopyası
* Gerekli diğer formların birer kopyası (tahsilat ve tediyat formları, izin formları vs.)
* Acil durumlara ve kazalara karşı alınabilecek önlemler
* Kurum tarafından çıkarılan bülten ya da dergilerden birer örnek
* Kuruma ait dahili telefon rehberi ve bazı önemli kimselerin (güvenlik görevlisi) bulundukları yerler
* Kurumun sosyal güvenlik planının bir kopyası
* Disiplin yönetmeliği

İleride bir itilafa düşmemek için yeni işgörenlere oryantasyon seti aldıklarına ve okuduklarına dair bir form imzalatılması tavsiye edilebilir.

Oryantasyon Programlarının İzlenmesi ve Değerlendirilmesi: Oryantasyon programlarının formal ve sistematik bir biçimde izlenmesi gerekir. Yöneticiler, oryantasyon programının nasıl gittiğini, yeni işgörenin neler yaptığını ve programdan sonra herhangi bir sorusu olup olmadığını düzenli olarak kontrol etmelidir. İnsan kaynakları birimi de tüm oryantasyon programlarını yıllık olarak değerlendirmeye tabi tutmalıdır. Bu değerlendirmenin amacı, yürütülmekte olan oryantasyon programlarının kurumun ve yeni elemanların gereksinimlerini karşılayıp karşılamadığını belirlemek ve mevcut programları iyileştirme yollarını araştırmaktır.

Yeni işgörenlerden geri bildirim almak, bir kurumun oryantasyon programının etkinliğini değerlendirme yöntemlerinden biridir. Bu geri bildirimi sağlama yollarından birisi isim belirtilmesi istenmeksizin tüm yeni elemanlara anket vermektir. Bir başka yol ise rastgele seçilmiş birkaç yeni elemanla derinlemesine görüşmelerde bulunmaktır.

Yeni elemanlarla grup tartışmaları yapmak da bu değerlendirmenin yollarından birisidir. Böyle bir geri bildirimle örgütün oryantasyon programını gerçek katılımcıların belli önerilerine göre uyarlamak mümkün olacaktır. Sonuçta işgörenlerin ister çalışma arkadaşlarından isterse kurumun formal olarak düzenlediği programlardan alacağı oryantasyonun performansları üzerinde mutlak bir etkisi olacaktır.

Yrd. Doç. Dr. Aysun ÖZYURT
Kocaeli Üniversitesi