0
İnsan Kaynakları Yönetimi Sistemleri
Organizasyonlar artan bir hızla yönetim katmanlarını ve destek elemanlarını azaltma yoluna gidip, yöneticilerini karar verme yetenekleri yönünden güçlendirmeyi tercih ediyorlar. Bu da artık yöneticilerin bilgiye direk ulaşıp kullanmalarını gerektiriyor. Yöneticiler seçme ve yerleştirme, ücret ve performans yönetimi, kariyer planlama ve yönetimi, eğitim ihtiyaçlarının planlanması ve tedariği, vb. İK fonksiyonları için elemanlarının personel kayıtlarına ve ilgili sistemlere ulaşıp kullanmak zorunda kalıyorlar. Fakat İKYS’deki devrimsel gelişmeler burada bitmiyor Bunun ötesindeki açık gelişme artık çalışanların kendi bilgilerine ulaşıp kullanmalarını sağlamaktan geçiyor. Yönetimin bilgi üzerinde uygun kontrol mekanizmalarını devreye soktuğunu varsayarsak; çalışanların kendi kişisel bilgilerine ulaşıp belirli durumlarda güncellemeleri, tatilleri için gerekli rezervasyonları yapmaları, beceri ve yeterliliklerini sınamaları ve eğitim olanaklarını inceleyip gerekli gördükleri programa kayıtlarını yapmaları olası olacaktır.
Bu işlem çalışanların kendi PC’leri veya şirket içinde kantin veya bekleme salonu gibi belirli noktalarda bulunan çoklu ortam kulüplerinde yapılabilir. Çoklu ortam kulüpleri (multimedia kiosks) belirli bir amaç için özel olarak adapte edilmiş PC’ler olarak tanımlanabilirler ve bugun gittikçe yaygınlaşan kullanıma sahiptirler. Bugün bu süreç bazı şirketler tarafından benimsenip geleneksel İKYS uygulama yazılımlarından yararlanarak kullanılmasına rağmen, kuruma özel İnternet olarak bilinen Intranet’ler artık ideal bir teknolojik çözüm sunmaktadırlar. Çalışan ve yöneticilere direk olarak bu araçları sunmak şirketteki İK uzmanları üzerindeki yükü hafifletmektedir. Ayrıca bu yaklaşım yöneticilerin elemanlarını stratejik seviyelerde yönetebilmeleri için daha proaktif bir rol oynamalarını sağlamaktadır.
Kısacası, tamamen entegre bir İKYS için gittikçe artan bir ihtiyaç vardır. Tek ve paylaşılabilinen bir veri tabanı tarafından desteklenen böyle bir sistem günlük İKYS işlemlerini bütünleştirir ve şirket yöneticileri ve İK uzmanlarına yüksek kalitede istenen yüksek bilgiyi sağlayarak çalışanlardan en iyi verimi almalarını sağlar. Bu aynı zamanda çok uluslu şirketlerin değişik lokasyonlardaki tüm şirketlerinde aynı İKYS yazılımını kullanarak çalışanlarını gerçek anlamda evrensel bir tarzda yönetmeye özendirmiştir.
Gerçekten kayıt tutmak için kullanılan basit bir yöntem olmaktan öteye giden yeni Unsan Kaynakları Yönetim Sistemleri artık işimizi yönetmek için etkin şekilde kullandığımız güçlü ve önemli araçlar haline gelmişlerdir.
İKYS’de dikket edilmesi gereken noktalar:
1. İKYS’nizden en iyi verimi almak için diğer kurumsal uygulamalarınızla entegrasyonun olmasına, yoksa da sağlanmasına özellikle özen gösterin.
2. Diğer departmanlardaki ve bilhassa İnsan Kaynakları departmanındaki yükü çalışanlarınıza ve yöneticilerinize İKYS erişimi ve kullanımı sağlayarak önemli derecede azaltabilirsiniz. Kurumsal Intranet’ler bunu başarmak için yararlanabileceğiniz ideal bir yaklaşım ve yöntemdir.
3. Şirketiniz değişik ülkelerde konumlanmış çok uluslu bir operasyon yürütüyor ise, tüm ülkeler ve lokasyonlar için aynı İKYS yazılımını kullanmanız önerilir. Tabi ki uygulamanızı dil, kültür ve mevzuat gibi yerel gereksinimler doğrultusunda değiştirerek adapte etmeniz gerekecektir.
4. İKYS’nizi etkin şekilde kullanmanız idari işlerde verimlilik ve daha iyi personel yönetimi sağlayarak şirketinize mali iyileşmeler ve yararlar getirebilir.
5. Bilgisayar uygulaması olan İKYS sisteminizin akılcı ve etkin şekilde yapılandırılmamış problemli İK operasyonlarınıza çözüm sağlamasını beklemeyin. İKYS sadece varolanı iyileştirebilir.
Sadık BAYDERE / İpragaz A.Ş.
baydere@iname.com
