İnsan Kaynakları, Alarko’nun kurmay birimi…

İnsan Kaynakları, topluluk içinde nasıl bir yapıya sahip?

İnsan Kaynakları Koordinatörlüğü, Alarko Topluluğu’nun İnsan Kaynakları Yönetimi ile ilgili politikalarının belirlenmesi ve faaliyetlerinin topluluk düzeyinde koordinasyonundan ve denetiminden sorumludur… Şirketlerimizin İK Birimleri, bu politikalar doğrultusunda faaliyetlerini sürdürüyor.

İK, TEK MERKEZDEN YÖNLENDİRİLİYOR

• Alarko Topluluğuna bağlı şirketler, otonom bir yapıya sahip. Ancak Finansman, Mali İşler, Denetim, Bütçe Analiz, Dış İlişkiler, Bilgi İşlem, İnsan Kaynakları, Eğitim, Halkla İlişkiler ve Hukuksal İşlemler yönünden tek merkezden yönlendirilip denetleniyor.
• Şirketler; Taahhüt ve Mühendislik, Arazi Geliştirme, Sanayi ve Ticaret, Turizm, Enerji ve Su Ürünleri olmak üzere 6 ana faaliyet grubunda toplanıyor.
• Topluluk yönetiminin en üst kademesinde Topluluk Başkanlık Divanı bulunuyor.
• Topluluk Başkanlık Divanından sonra, Topluluğun Denetim, Danışma Organı niteliğinde olan Topluluk Denetim Danışma ve Onay Kurulu (DDO) yer alıyor.
• 6 grupta faaliyetler, Genel Koordinatör ve her grubun başkanı olan Grup koordinatörünün de içinde bulunduğu İcra Komiteleri tarafından yürütülüyor.
• Merkezde tüm Alarko Şirketlerine hizmet veren ve koordinasyonu sağlayan kurmay nitelikteki birimler yer alıyor.
• Doğrudan Genel Koordinatörlüğe bağlı olan Merkezi ve Sektörel Birimler şu şekilde sıralanıyor:
1-) Mali İşler, Denetim, Bütçe Analiz, Bilgi İşlem’den sorumlu Genel Koordinatör Yardımcılığı,
2-) İK, Halkla İlişkiler, Finans, Dış İlişkiler ve Ankara Bölgesi’nden Sorumlu Merkezi Koordinatörlükler,
3-) Sektör Gruplarının Başkanı olan Grup Koordinatörleri,

• Gruplardaki unvan kademeleri şu şekilde:
-Genel Koordinatör
-Genel Koordinatör Yardımcıları,
-Grup Koordinatörleri,
-Grup Koordinatör Yardımcıları,
-Proje Taahhüt Müdürleri, Fabrika Müdürü, Şube Müdürleri,
-Departman Müdürleri, Müdür Yardımcıları
-Uzmanlar, Şefler,
-Memurlar

Alarko’da İşe Alım Süreci uygulamalarınızın ayrıntılarını öğrenmek istiyoruz. Dilerseniz işe alım sürecinden bahsedelim…

İşe alım süreciyle, işin gereklerine ve Alarko’ya en uygun personeli araştırmak ve seçmek, seçilen personelin ise, en kısa sürede kurum kültürüne, işe ve ortama alışması sağlanmaya çalışılır.

Eşit Fırsatlar ilkesi benimsenir, personel seçim kararı, sadece görevin gerektirdiği nitelik, beceri ve yetkinliklere sahip olma düzeyine göre verilir. Personel Seçim sürecinde adayın kişiliğine saygı gösterilir. Alarko’da yeni bir personel aramadan önce, mevcut personeli potansiyeli kullanılır, yedekleme sistemi, kaydırma ve terfi yöntemleri ile ihtiyaçlar giderilir. Personel seçim kararını verirken adayların kariyer gelişimleri ve Alarko’nun gelecekteki ihtiyaçları göz önünde bulundurulur. En az 4 yıllık Üniversite mezunu, iyi düzeyde İngilizce bilen, teknolojiyi etkin kullanabilen, davranış özellikleri itibariyle düzenli, gelişmeye ve değişime açık adaylar tercih edilir.

Özetlersek; İK ve yönetici, iş analizinden faydalanarak, ideal aday profilini belirler. Seçim sürecinde iki mülakat gerçekleştirilir. Ön Mülakat, görevin gerektirdiği becerileri adayda aramak amacı ile, İK Uzmanları tarafından; 2. Mülakat ise görevin gerektirdiği beceri ve meslek bilgisine en yüksek seviyede sahip olan adayı belirlemek amacı ile, ilgili yönetici tarafından yapılır. Mülakat Soruları, Yetkinlik Bazlı hazırlanmış “Soru Havuzundan” işin gerektirdiği beceriler göz önünde bulundurularak seçilir. Pozisyonun durumuna göre, “Psikometrik Testler”, “Meslek veya Yabancı Dil Sınavları” yapılabilir.

İK ve Yönetici, Adayların Özgeçmiş, Meslek veya Yabancı Dil Sınavlarını, Psikometrik Testlerini, Mülakat ve Referans Araştırmalarını değerlendirerek en uygun adayları saptar. Görüşleri yansıtan bir rapor hazırlanır, ücret ve işe başlama tarihi kesinleşir ve uygun adaya iş teklifi yapılır.

Bir adayı bulup işe yerleştirme süresi en fazla 1 aydır. İK tarafından, görev için başvurmuş tüm adaylara en fazla 1 ay içerisinde “Teşekkür Mektubu” gönderilir.

Aday havuzunu hangi araçlarla oluşturursunuz?

Holding Merkezine ve Şirketlerimize telefon, faks ve e – posta yoluyla sürekli ve çok yüksek sayıda başvuru yapılıyor. Öte yandan tüm şirketlerin ortak kullanımına açık olan Aday Bilgi Bankası var. Bilgi bankası, çalışan personel, kariyer siteleri, stajyerler / bursiyerler, kariyer günleri, danışmanlık firmaları ve gazete ilanlarından oluşuyor. Aranan adayın özellikleri gereği bazen gazete ilanı veriliyor veya danışman firma ile çalışılabiliyor.

Oryantasyon süreciniz hakkında bilgi verir misiniz?

Adaya işe başlamadan önce genel ve kısa bilgiler verilir. İdari Hizmetler, Santral ve Güvenliğe bilgi verilir. Personelin odası ve ekipmanı düzenlenir. Alarko’yu tanıtıcı doküman, kitapçık, prosedür, telefon rehberi, çalışan listesi odasında bulundurulur.

Çalışan, işe başladığı gün çalışacağı departman yöneticileri ve yakın çevresi ile tanıştırılır. Yeni personel, kurum içi iletişim araçları ile şirket içinde tanıtılır. Uzman/Şef ve üstü pozisyonlar için ise Koordinasyon Bülteni yayınlanmaktadır. Yönetici, personelle beklentiler ve görev hakkında görüşür. Bu şekilde, çalışanın görev tanımı belirlenmiş olur.

Öte yandan, personele işe alıştırma süreci boyunca yöneticisi, İK veya atanan bir mentor tarafından rehberlik edilir. Yeni personel, aynı zamanda İK ve yönetici tarafından eğitim programlarına tabi tutulur.

İlk hafta işletme gezdirilerek, hoş geldiniz kitapçığı, görsel ve işitsel araçlar kullanılarak Alarko’ya, işletmeye ait temel bilgiler, politikalar, örgütsel yapı, çalışma koşulları, uygulama ve hizmetler gibi konular hakkında bilgiler verilir. Takip eden haftalarda ise çalışanın temel bilgilerini pekiştirmesi, işin tabiatını ve bütününü daha iyi algılanması, çalışanları tanıması, işbaşı eğitimleriyle uygulamaları görmesi sağlanır.

İlk aylarda ise yıllık çalışma planı, personelle birlikte hazırlanır. İş hedefleri ve görevinin gereklerine göre ihtiyaç duyulan meslek eğitimlerini alması sağlanır. Şirketimizde kullanılan sistem, prosedür ve uygulama eğitimleri zaman içinde de sürdürülür.

Yeni alınan personele, teorik bilgilendirme ile pratik uygulamaların öğretilmesinin eşgüdümüne dikkat edilir. Ayrıca, dergi ve Intranet sitemizde işe yeni başlayan personelin tanıtımı yapılır.

İlk performans görüşmesinde, personel yöneticisi tarafından değerlendirilir ve kendisine yönelik gelişim planı hazırlanır.

Eğitim sürecinizden söz eder misiniz?

Alarko’da Eğitime çok önem verilir. Her yıl sonunda departman yöneticileri Performans Değerleme sonuçlarını, personelin ihtiyaç ve taleplerini, yeni dönemde başlanacak projeleri göz önünde bulundurarak Eğitim İhtiyaç Bildirme Formu’nda gelecek yılın eğitim ihtiyaçlarını belirler. Bunu yaparken; piyasadaki eğitimleri ve geliştireceği yetkinliklere yer veren bir katalogdan yararlanılır.

Şirket İK’ları bunun ardından, konsolide ettiği eğitim taleplerini holding İK’ya bildirir. Holdigte, tüm grup şirketlerinden gelen ihtiyaçlar konsolide edilerek, “Yıllık Eğitim Programı” ve “Eğitim Bütçesi” oluşturulur.

Eğitimleri, Alarko’nun Eğitim Salonları’nda gerçekleştiririz. Ayrıca, eğitim ihtiyaçları olan personelimizi dışarıdaki eğitimlere göndeririz.

Holding İK departmanı, her yıl sonu geçmiş yılın eğitim istatistiklerini ve gelecek yılın eğitim politika ve planını içeren bir “Eğitim Kitapçığı” hazırlar. Bu kitapçık Intranet üzerinde yayınlanarak tüm çalışanlara duyurulur ve baskılı olarak tüm Topluluk yöneticilerine ulaştırılır.

Eğitimlerimiz sene başında planlanmasına karşın, bölüm ve personel takibi doğrultusunda plan dışında elbette farklı eğitimler alınmaktadır.

Her yıl programlarıyla bireysel gelişimi sağlayan NLP, Duygusal zeka gibi çalışanın moral ve duygusal gücünü geliştiren eğitimlere de geniş ölçüde yer veririz.

ALARKO’DA EĞİTİM SÜRECİ

• 2004 yılında Topluluk genelinde toplam 62 bin 957 adam saat eğitim verildi.
• Eğitimler şu başlıklar altında inceleniyor:
• Katılımcının profiline göre:
-Personele
Beyaz ve mavi yakalı personel,
-Servis ve bayilerimize,
-Müşterilerimize
• Eğitim verenlere göre:
-İç eğitim (şirket çalışanları tarafından),
-Dış eğitim (eğitim firmaları tarafından)
• Eğitim içeriklerine göre:
-Kişisel Gelişim,
-Mesleki Bilgi ,
-Yönetim Becerileri.

Eğitim sonuçlarını nasıl değerlendiriyorsunuz?

Eğitimlerde İK Uzmanı gözlemci olarak bulunur. Her eğitim sonunda katılımcılara Eğitim Değerlendirme Anketi doldurtulur. Gözlemci ve anket sonuçlarına göre “Eğitim Değerlendirme Raporu” hazırlanır.. Bu rapor, üst düzey yöneticilerin görüşlerine sunulur.
Eğitim sonrası üç ay içinde çalışanın performansındaki değişim, yöneticisi ve İK tarafından takip edilir. Kendisinin ve yöneticisinin gelişim ve eğitimin ihtiyacı karşılama konusundaki yeterliliği görüşülür.

Performans yönetimi süreciniz hakkında bilgi verir misiniz?

Performans Yönetimi, gruplarımızın farklı ihtiyaçları ve yapılarına göre farklı şekillerde uygulanıyor.

Performans Yönetimi Sistemi’nde kullandığımız başarı kriterlerinin gerçekçi, anlaşılabilir, kesin, işle ilgili olması gibi özelliklerinin sağlanması için işler analiz edilir. Departman Yöneticileri, İnsan Kaynakları uzmanları ile birlikte mevcut işlerdeki gelişmeleri gözden geçirir.

Performans, hedeflerin ve başarı kriterlerinin gerçekleştirilme düzeyine göre ölçülür. Hedefler SMART ilkesine göre belirlenir.Sistem beyaz yakalı ve en az 1 yıl aynı görevde çalışan personeli kapsar. Performans görüşmesi; çalışan ve yöneticisi arasında gerçekleştirilir ve çalışanın performansı değerlendirilir. Uyuşmayan konularda bir üst yönetici ile ortak nokta bulunur. Bir sonraki dönemin hedefleri belirlenir, geçmiş dönemin performansı değerlendirilir. Performans değerlendirme yılda bir kez, 12’nci ayda veya takip eden yılın ilk ayında gerçekleştirilir.

Performans Yönetim Sistemi formu; hedefler, başarı kriterleri, yöneticinin / çalışanın görüşleri ve gelişim planı bölümlerinden oluşur.

Ücret sisteminizden söz eder misiniz?

İş grupları ve pozisyonların seviyelerine göre kategorik ve ücret bantları oluşturulmuş durumdadır. Pozisyonun bandına göre ücretlendirilme yapılır. Alarko’da çalışanların performansı değişken gelirle ödüllendirilir.

Yıldan yıla artışlar, piyasa verileri, ücret araştırmaları, genel ekonomik göstergeler, faaliyet gösterilen sektörün durumu, şirketin karlılık durumu (hedefleri tutturma, aşma ölçeği), dünya şirketi olmanın getirdiği farklı çalışma koşulları ücreti belirlemede etken olmaktadır. Ücret artışları ve değerlendirmesi, yılda iki defa bu parametreler değerlendirilerek yapılır.

Kariyer planlama / yedekleme süreciniz nasıl gerçekleşiyor?

Alarko’nun gereksinimlerini ve çalışnaların istek ve yeteneklerini en uygun biçimde bir araya getirerek, her iki tarafın gelişim ihtiyaçlarını karşılamak amaçlanır.

Kariyer Planlama ile, personelin yapmakta olduğu işi daha iyi yapabilmesi için mevcut yeterlilikleri geliştirilir ve ileride üstlenebileceği pozisyonlar için gerekli yeni yeterlilikler kazandırılır.

Eşit Fırsatlar İlkesi gereğince kariyer kararları, sadece görevin gerektirdiği nitelik, beceri, yetkinliklere en fazla sahip olma ve başarılı olma düzeyine göre verilir.Çalışanların motivasyon, kuruma bağlılık, başarılarını yükseltmek ve nitelikli işgücünün uzun süreli istihdamını sağlamak için kariyeri planlanır ve kariyer hedefleri önemsenir.

Geleceğin yöneticilik kadrolarının ihtiyaç duyacağı bilgi ve becerileri kazandırmak için kurum içindeki genç kadrolar eğitim, rotasyon, iş zenginleştirme ve diğer kariyer geliştirme yöntemleri kullanılarak yetiştirilir.

Personelin, kariyer hedeflerine ulaşabilmeleri için, kurum, yönetim ve İK tarafından desteklenir fakat kariyer gelişimi nihayetinde kişinin kendi sorumluluğundadır.

Alarko’da, her pozisyon için gereken bilgi, beceri, davranış “iş analizleri” ile belirlenir. “İş analizi” ile belirlenen bilgi, beceri ve davranışlar kariyer yollarını çizmede, şirket içinde ortak bir anlayış ve eğilim sağlamada ve personelin kariyer ihtiyaçlarını belirlemede kullanılır.. Bunu “işin incelenmesi ve değerlendirilmesi” şeklinde tanımlayabiliriz.

“Organizasyonun incelenmesi” kısmında… Kariyer Yolu, şirketin hedeflerini gerçekleştirmesi için “iş analizleri” yardımı ile iş ve personelin uyumunu sağlayan organizasyon şeması üzerinde belirlenmiş yollardır.. Bir pozisyona geçmek için izlenmesi gereken alternatif yollardır.İş analizi sonucunda aynı türevden işler “iş gruplarını” oluşturuyor. Aralarında terfi, transfer, rotasyon, yapılabilecek işler ve gruplar belirlenir.

Personelin şu an ki başarısının ölçülmesi için;
Performanstaki önemli hedef şirket karlılığıdır. Bütün değerlendirme yöntemleri bu hedefe odaklı olarak yapılır. Personel buna göre, organizasyondaki pozisyonunda geliştirmesi gereken yetkinliklerini “iş analizleri”nin yanı sıra performans değerlendirme sistemi ile de öğrenir. Personelin işindeki başarısı, performans değerlendirme sistemi ile ölçülür, kendisine bildirilir ve çalışan mevcut işinde eğitim, rotasyon, transfer, iş zenginleştirme yöntemleri ile geliştirilir. Kariyer kararları somut başarı seviyesine göre verilir.

Personelin Gelecekteki Başarısının Öngörüsü için;
Personel, organizasyonda yatay ve dikey olarak gelebileceği pozisyonlar için geliştirmesi gereken yetkinliklerini yöneticisi ile yapacağı kariyer gelişim görüşmesi sonucunda öğrenir.

Personel, kariyer gelişim görüşmesinde kendisini, yönetici de personelini değerlendirir. Personelin yetkinlikleri, kariyer hedefleri ve gelişim planı değerlendirilir.

Yönetici, Personele alternatif kariyer yolları gösterir, fikirlerini alınır, yönlendirme ve danışmanlık yapar. Organizasyon ve personelin kariyer gelişimini sağlayacak bir yol belirlenir ve takip planı oluşturulur.

İK, personel için kariyer gelişim fırsatı sağlayacak rotasyon, transfer, iş zenginleştirme, eğitim ve danışmanlık programları hazırlar.

Bunlar iç müşteriye nasıl yansıyor?

Birçok açıdan fayda yaratılmış ve yansıma olur. İlk akla gelenler, Şirket ve iş güvencesi, motivasyon, gelecek güvencesi, değer verilme duygusu, toplum içinde saygınlık şeklinde kurum içi müşteriye yansır.

Son olarak İK Koordinatörlüğünün üzerinde çalıştığı yeni proje ve hedeflerini anlatır mısınız.

Şirketin faaliyetlerini ve karlılığını sürdürebilmesi için nitelikli ve etkin bir emek gücüne sahip olmak İK’nın ilk hedefidir. Bunu sağlamak için modern İK teorisinin geliştirdiği insan kaynaklarının tüm alt sistemlerini uygulamak ve geliştirmek başlıca amacımızdır.

“VİZYONER LİDERLER YÖNETİCİLERİN BECERİLERİNİ DEĞERLENDİRİR”

Söyleşimiz elbette sadece uygulama ayrıntıları ile sınırlı kalmadı. Buruk’tan kariyerinin o güne kadarki gelişimi aktarmasını da istedik. Söz kendisinde: İstanbul Üniversitesi Hukuk fakültesi mezunuyum. Ardından Maliye Bakanlığı Hesap Uzmanı görevinde bulundum. Daha sonra Alarko Holding iştiraki olan Alamsaş’da önce Mali İşler, ardından Genel Müdür Yardımcılığı yaptım. Alarko Grubu içinde çeşitli Şirket ve projelerde Müdür, Koordinatör ve Grup Koordinatörü olarak bulundum.1998 yılından bu yana da İK ve Halkla İlişkiler Koordinatörlüğü görevini üstlenmiş durumdayım.”

Buruk, hukuk ve maliye kökenli olup, “vizyoner bir lider” olarak tanımladığı Üzeyir Garih’in en son kendisini bu pozisyona yönlendirdiğini belirterek; “Liderler, yöneticilerinin becerilerini değerlendirir, çalışanların yetkinliklerinin hangi göreve uygun olduğunu belirler. Gerçekten de iyi bir İK yöneticisinin hukuksal mevzuatı takip etmesi, finansal verilerden anlaması ve insan psikolojisini bilmesini çok önemli buluyorum. Bu üç alanda beceri sahibi olan kişi, bana göre iyi bir İK yöneticisi olabilir.”