İK yetenek döngüsünü nasıl sürdürülebilir hale getirebilir?

Pandemi ile birlikte herkes tarafından bilinen bir gerçek oluştu, o da iş döngüsünün inişler ve çıkışlar ile dolu olduğu ve tam bir VUCA çağının ortasında kaldığımız… Şirketler birkaç yılda bir aşırı büyüme veya gerileme dönemleri yaşadı. Buna rağmen şaşırtıcı olan İnsan Kaynakları’nın birbirinden oldukça farklı bu iki durum için farklı yetenek planları ve yaklaşımlar hazırlamaktansa ekonomik iklim nasıl olursa olsun aynı şekilde davranmaya çalışmasıdır.

İK’nın bu iki evre arasında sıkıntı yaşamasının temel nedeni şirketin iş döngüsüne ilişkin farklı stratejileri olmamasından kaynaklanıyor. Daha önce de benzeri durumları yaşamış olmalarına rağmen İK hala bir diğer safha ile karşılaştığında ne yapacağını şaşırıyor. Sonuçta ortaya çıkan “ne yapacağını bilmez duruş” da İnsan Kaynakları’nın imajını ve marka değerini önemli ölçüde sarsıyor. Bu konuda İK’ya gelen bir diğer eleştiri de genellikle önüne çıkacak engellerin farkına varmasına rağmen hareketsiz kalması yönünde oluyor.

Birçok İnsan Kaynakları profesyoneli kısa döneme yöneliyor, sadece karşılaştıkları olaylara reaksiyon gösteriyor. 

Kısacası birçok şirket için “stratejik iş ortakları” olarak nitelendirilen İnsan Kaynakları departmanları çoğu zaman büyük resmi görme konusunda yetersiz kalıyor. Sonuç olarak İnsan Kaynakları departmanlarının neredeyse yüzde 90’ı bağımsız bir planlama ve tahmin yürütme fonksiyonuna sahip olmadığı görülüyor. 

Durumu biraz daha ağırlaştırmak gerekirse İK departmanlarının hiçbir konuda resmi bir stratejisi bulunmuyor. Büyük resmi görmektense İnsan Kaynakları genellikle bir kriz meydana geldiğinde program geliştirmeyi yolunu benimsiyor. Oysa İK’nın planlama için iki önemli nedeni var. Bunlardan ilki İnsan Kaynakları’nın kendisine ait yönetim ve operasyon süreçlerinde bütçe kesintisi etkisini en aza indirmektir. İkincisi ve belki daha da önemlisi ise organizasyonel devamlılık için şart olan yetenek akışını doğru seviyede tutabilmesi için gereken planlamayı sağlayabilmektir. 

İK departmanlarına yöneltilen bir diğer eleştiri de fazladan işe aldıkları elemanları daha sonra onların moral değerlerine zarar vermeden gerekli seviyeye indirememe konusunda oluyor. Buna karşılık büyüme evresinde ortalama seviyede çalışana sahip İK süreçleri de işe alım ve çalışan bağlılığı gibi konularda yetersiz kalabiliyor. Daha önce de belirttiğimiz gibi bu ikilemin çözümünün tek bir yolu var: “iş gücü planlaması”. 

Yetenek ihtiyacına ilişkin yapılan tahminlerin karşılığını almak isteyen bir organizasyon hazırlanan yetenek planını da tamamıyla uygulamak durumundadır. Fakat ne yazık ki birçok yetenek planı henüz uygulama aşamasında iflas ediyor. 

Yazılı planlar raflarda durabilir ama aksiyon planları normal, gün be gün uygulanması gereken planlardan bağımsız olmalıdır. Yetenek planlarının efektif olabilmesi için iş gücü planlaması ve “geleceğe odaklı olma” süreci iş gücü yönetiminin her bir aşamasına entegre hale gelmelidir. 

Entegrasyon aşamasından sonra yöneticilerin yapması gereken tek şey iş gücü planlamasını organizasyon için adeta bir yaşam stili haline getirmek olacaktır. Entegrasyon planı içerisine iletişimin de dahil edileceği, potansiyel destekçiler ve karşı koyucuların da belirlenebileceği birbirinden farklı şekillerde oluşturulabilir. Metrikler ve ödüller ile organizasyonun hızlı aksiyon almasını sağlayabilir, potansiyel direnmelerin önüne geçebilirsiniz. 

İş gücü planlaması yapma gerekliliğinin ilk sebebi, hiç kuşkusuz, ekonomik etkenler

Gerçekten doğru bir şekilde gerçekleştirildiğinde iş gücü planlaması verimliliği büyük ölçüde artırıyor, işçilik maliyetlerinde azalmalara sebep oluyor, doğru sayıda çalışana doğru pozisyonda, doğru zamanda, doğru beceriler ile sahip olmanızı sağlıyor. 

İş gücü planları organizasyondaki herkesin ileri bakmasını sağlıyor. Bu yüzden etkili denilebilecek bir iş gücü planlaması aynı zamanda entegre bir yetenek yönetimi sistemi anlamına da geliyor.

Doğru şekilde tasarlanmış bir iş gücü planı birçok olumlu etkiyi beraberinde getiriyor. İşte bunlardan en fazla göze çarpan bazıları: 

1. Sürprizleri ortadan kaldırır: Beklenmedik durumlar karşısında meydana gelebilecek “travma”ları en aza indirmesi gereken birim kesinlikle İnsan Kaynakları... Bu yüzden süreçleri ve yanıtları hazırlamak için özel zaman yaratmalı. 
*Yetenek yedekleme: Ani işten ayrılmalarda üretim ve hizmetlerin aksamaması için gereken yetenek yedeklemesini yapabilmek. 

2. İş döngülerini kolaylaştırır: Yetenek envanterinizde geliştireceğiniz inişli çıkışlı süreçler ile büyüme ve duraklama döngüsünü daha kolay bir hale getirebilirsiniz. 
*Geç kalmayın: Şirket üretim hedeflerine ancak doğru kişileri işe alarak ulaşabilir. 
*Doğru yetenekleri bulun: Hiç durmadan artan ürün geliştirme süreçlerine hızına bağlı olarak şirketler için en doğru yeteneklere sahip parlak çalışanları bulmak çok önemli. 
*Çalışan gelişimini sağlayın: Bir projeden diğerine kolayca geçiş yapabilmek için şirketin hazır ve projelerin gerekliliklerine göre eğitilmiş yeteneklere sahip olması şart. 

3. Problemleri önceden görür: Eğer elinizde bir çalışanın ayrılacağını gösteren bir detektör olsaydı bir İK yöneticisi olarak potansiyel zararı en aza indirmek kesinlikle çok daha kolay olacaktı. Fakat ne yazık ki böyle bir fırsata sahip değilsiniz. Bu yüzden yapmanız gereken tek şey sorunlar daha çok küçükken üst yönetimi uyarmak ve daha da büyümeden önüne geçmek olabilir. 

4. Sorunları önler: Unutmayın ki sorunların üstesinden gelmek onları engellemekten çok daha zordur. Bu yüzden: 
*Düşük iş gücü devir oranını sağlayın 
*İşçilik maliyelerini en aza indirin 
*İşten çıkarma oranını en aza indirmek için özel stratejiler belirleyin 

5. Fırsatları avantaja dönüştürür: Zamanı etkin bir şekilde kullanarak olumlu fırsatlar elde etmek için gereken kaynak ve yetenekleri toplayabilirsiniz. Devamlı olarak savaşma halinde olan birinin etrafındaki fırsatların farkına varması da oldukça güç olacaktır. Etkili bir yönetim İK profesyonelini “özgürlüğüne kavuşturacak” ve yetenek kaynaklarına yönelmesini sağlayacaktır. 

6. İmajınızı geliştirir: Çılgınlar gibi çalışıyor gözükmek departmanınızın imajı ve kendine olan güvenine hiçbir faydası sağlamayacaktır. Oysa dışarıdan bakıldığında karşılaşılabilecek her duruma hazır gibi görünmek imajınızı, marka değerinizi ve kredibilitenizi oldukça üst seviyelere çekecektir. 

Yetenek planları İK ve diğer yöneticilerin yetenek yönetimi esnasında hangi spesifik aksiyonları almaları gerektiğini belirler. Plan, şirketin gelecekte sahip olmak istediği nitelikte ve kalitedeki elemanları etkilemesi, kazanması ve şirket gerekliliklerine göre geliştirebilmesine yönelik olarak tasarlanmalıdır. Şirketin öngörülen büyüme oranına göre ihtiyacı olacak seviyede yetenek envanterini sağlamak için kimin hangi noktada hangi sorumluluğu alacağı adım adım bu plan ile belirlenebilir. 

Her bir yetenek planı birtakım hedeflere sahip olmalıdır. Çalışanların sorumlu olduğu bu planın ne derece hayata geçirildiğinden emin olabilmek için hedefler için ayrılacak bütçe, izlenecek zaman çizelgesi ve ölçülebilir hedefler sürecin en başından belirlenmelidir. Yetenek planları genel olarak üç temel aktiviteye ayrılabilir.