İK teknolojilerini ‘yaşadığımız zaman’ için modernize etme

Hızla değişen dünyamıza ve çalışan bireylerin değişen beklentilerine rağmen birçok sektördeki İnsan Kaynakları profesyonelleri işlerini modernize edemedi. Sadece çalışan tanımımızı "çalışan"dan "çalışan bireylere" kaydırmak bile modern bir bakış açısıdır çünkü bu, insanların 'çalışan’dan daha fazlası olduğu anlamına gelir.

Çalışan birey; yaşam deneyimini, beyin gücünü, tutkusunu, yaratıcılığını ve duygusal zekasını işe getirerek paydaşlar için değer yaratır. Önce bireydirler, sonra istihdam edilen çalışanlardır. Bu önemli bir ayrımdır çünkü İnsan Kaynakları liderlerinin (CHRO'lar) kendi işlerini modernleştirirken, çalışan bireyleri en iyi destekleyen türde bir kültürü ve işyerini özenle yaratmaları da gerekir.

Mutlaka bir dönüşüm rotası ve araçları oluşturmak gerekiyor. Kuzey Yıldızı olmadan bir rota çizebilirsiniz, ancak hedefinize varamazsınız. Aynı şey İK içinde geçerlidir.

Değerlendirme ve düşünme için zaman ayırın

Her gün başımız önde işe gelip işimizi yapabiliriz. Ancak işlemlere batmak, insanlar veya şirket için çok az değere veya sıfır değere yol açar. Bir insan stratejisi için en önemli etkenlerden biri, şirketinizin doğru miktarda ve türde İK teknolojisine sahip olmasını sağlamaktır.

İK uygulayıcılarının nadiren plan yapmak için zamanları vardır çünkü İK sürekli olarak yetenek bulmaya ve işe almaya çalışan, birleşme ve satın almaları (M&A) destekleyen ve daha hızlı hizmet sunan reaktif bir moddadır. İK uygulayıcıları bir plan geliştirmek için zaman ayıramazlarsa sonuçlar da iyileşemeyecektir.

İnsan işlevi için bir dönüşüm yol haritası oluşturacak bir dijitalleşme/teknoloji planı geliştirmek için zaman ayırmakla başlayın. Dijitalleştirme ve dijitalleşme, bazen birbirine karıştırılan ancak farklı olan terimlerdir.

Dijitalleştirme, maddi bir şeyi alıp dijital bir şeye aktarma sürecidir. Dijitalleşme ise çok daha karmaşık bir şey. Gartner'a göre dijitalleşme, bir iş modelini ve iş süreçlerini dönüştürmek için dijital teknolojileri kullanma sürecidir.

Bir aksiyon planı olmadan olmaz 

İzlenecek önemli adımlar var. İlk olarak, mevcut durumu değerlendirmeye ve gelecekteki bir durumu önermeye yardımcı olacak bir danışman ortak bulun. Bu değerlendirme için büyük bir danışmanlık şirketi kullanmanıza gerek yok. İK işini ve son derece gelişen İK teknolojisi pazarını anlayan bir butik danışmanlık firması da bulabilirsiniz. Sistemden bağımsız olduklarından emin olun; bu, herhangi bir İK teknolojisi şirketi için uygulama ortağı olmadıkları anlamına gelir.

Aşağıdakiler gibi teknoloji kararlarının yönlendirildiği teknoloji kılavuz ilkeleri geliştirin:

• Mümkün olduğunda süreçleri standartlaştırın.
• Atıkları ortadan kaldırın ve verimliliği artırın.
• Cihazdan bağımsız bir sistemi tercih edin.
• Mümkün olduğunda dijitalleştirin.

İK liderlik ekibi, şirketin değişime toleransını göz önünde bulundurarak ilk gözlem ve tavsiyeleri gözden geçirmeli ve filtrelemelidir. Nihai tavsiyeler oluşturulduktan sonra, bu tavsiyeler; geri bildirim almak, şirket ve İK beklentileriyle uyum sağlamak için kilit paydaşlarla paylaşılmalıdır.

En yüksek getiriyi sağlayacak ürün ve hizmetlere yapılan yatırıma öncelik vermek için çok yıllı bir yol haritası geliştirin. Yol haritası, kararları filtrelemek için yerleşik yol gösterici ilkeleri kullanmalıdır. Şunları göz önünde bulundurarak bir yol haritası oluşturmak gerekiyor: 

• Akışkan bir işgücünü besleyecek yetenek sistemlerini yeniden tasarlamak
• Performansı ve üretkenliği artırmak için yeni modern teknolojileri entegre etmek
• Zorlayıcı bireysel deneyimler yaratmak
• Personel ihtiyaçlarını karşılamak için en iyi yeteneği sağlamak

Planı, modern bir İnsan Kaynakları yeteneğinden yararlanabilecek Üst Düzey Yönetici ile paylaşın.

Kilit paydaşları ve etkilenenleri belirleyin. 

İK teknolojisi değişikliklerinden kimlerin etkileneceğini, finansmanın nasıl müzakere edileceğini, değişiklikleri kimin destekleyeceğini vb. düşünün. Açık diyalog ve şeffaflığı sağlamak için kilit paydaşları mevcut/gelecekteki devlet toplantılarına davet edin. Acı noktalarını anlamak için onlara sorular sorun. Kültürün, işyerinin, çalışan bireylerin ve deneyimlerinin dikkate alınması gereken yer burasıdır.

CHRO; CIO ve Mali İşlerden Sorumlu Başkandan (CFO) destek almalıdır. Bu müttefikler, kararları ve gerekli yatırımları destekleyebilir. CFO, toplam sahip olma maliyetini (TCO) dikkate alabilir ve CIO, şu anda kullanılan/uygulanan bir platformdan daha fazla ürün satın almak anlamına gelen "önce platform" felsefesini uygulayabilir.

Her liderin bakış açısı geçerlidir ve dikkate alınmalıdır, ancak İK'nın ihtiyaçlarını tek taraflı olarak geçersiz kılmamalıdır. Nihai karar, İK'nın iş hedefleri ve stratejilerini en iyi şekilde desteklemesine izin veren gelecekteki bir duruma dayanmalıdır.

Planı devreye sokmak 

Plan tamamlandıktan sonra İK, hesap verebilirliği sağlamak için atanan proje sponsorlarıyla çeşitli iş akışlarını denetlemek için resmi bir yönetişim yapısı oluşturmalıdır.

Yanıtın; Kurumsal Kaynak Planlama (ERP) aracı olduğunu varsaymayın. Birçok şirket, bir ERP platformu satın almanın en ekonomik ve dolayısıyla faydalı olduğunu varsaymaktadır. Ancak, toplam sahip olma maliyeti artık satın alma kararları için turnusol testi değildir.

Cedar Crestone'a göre İK teknolojisi pazarı geçen yıl şaşırtıcı bir şekilde %10 büyüdü. Şirketler şu anda İK araçlarına para harcıyor, iş gücünü dönüştürmenin, insanları daha üretken hale getirmenin ve işe alma kalitelerini, beceri geliştirme, çalışan bağlılığı ve elde tutma kalitelerini iyileştirmenin yollarını arıyor.

Josh Bersin'e göre ortalama bir şirketin dokuz yetenek ihtiyacı var. ERP'lerin birçok faydası olmasına rağmen, gerekli hızda yenilik yapmakta da zorluk çekiyorlar. Daha küçük, niş platformlar daha düşük maliyetli çözümler sunabilir ve teknoloji ekosisteminize sorunsuz bir şekilde uyum sağlayabilir. Örneğin, dahili yetenek mobilitesi kilit bir stratejiyse, Gloat, Fuel50 veya Eightfold gibi şirketleri potansiyel çözümler olarak düşünün.

Eylemsizlik, bir nesnenin değişime direnme ve ilerlemenin düşmanı olan statükoyu destekleme eğilimidir. Bir şeylerin farklı olmasını istiyorsanız, farklı şeyler düşünmeli ve yapmalısınız.

Bir planla başlayın, bir destek koalisyonu oluşturun ve ardından planı uygulayın. İK'nın değeri, ışıkları açık tutmakla değil, üstün hizmet sunmak, çalışanların işlerini en iyi şekilde yapabilecekleri sağlıklı bir kültür oluşturmak ve şirket misyon ve hedeflerini desteklemek için değişerek ve yenilikler yaparak belirlenir.