“Bizim için dijital dönüşümün tam ortasında insan duruyor; insan ve onun yaşadığı deneyim...”

“D-Mindset - Dijital yetkinlik ve Düşünce Yapısı” programı düzenleniyor, çalışanların birer “Citizen Developer” olmaları teşvik ediliyor. Rutin, kural tabanlı, yüksek hacimli aktiviteler dijital asistanlar aracılığıyla yürütülüyor. SOCAR Türkiye’de dijitalleşmenin ayak sesleri duyuluyor ama... “Bizim için dijital dönüşümün tam ortasında insan duruyor” diyor İnsan Kaynakları ve Kurumsal Hizmetler Başkanı Sibel Uğur: “Dijitalleşmek ve Robotik Süreç Otomasyonu uygulamalarını daha fazla kullanmaktaki amacımız çalışma arkadaşlarımızı katma değeri daha yüksek işlere yönlendirmek, potansiyellerini ortaya koymaları için fırsatlar sağlamak. Çalışanlarımızın dijital bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine de büyük önem veriyoruz”.

Öncelikle, iş hayatında önemli bir değişimi beraberinde getiren ve İK’ya önemli roller düşen pandemi dönemiyle başlayalım. Siz SOCAR Türkiye olarak bu dönemde hangi temel uygulamalara imza attınız?

Pandemi tüm dünyada yaşam tarzlarını, iş yapış şekillerini değiştirdi. Bu ortama adapte olmak, alınan önlemlere göre özel yaşamı ve iş dünyasını şekillendirmek gerekti. Mümkün olan sektörler uzaktan çalışma sistemine geçti. SOCAR Türkiye olarak, biz de çalışanlarımızın uzaktan ya da hibrit modelde çalışmasına olanak tanıyan “İşte Yenilik” uygulamamızı devreye aldık. Uzaktan çalışma modelimizde, çalışanlarımız iş süreçlerine bağlı olarak haftada en fazla bir gün, hibrit modelde ise en fazla üç gün ofiste çalışabiliyor. Fiziksel olarak ofiste bulunması zorunlu olan çalışanlarımız ise haftanın beş günü çalışmaya devam ediyor.

Yeni çalışma süreçlerimizi şirket içi kendi iç kaynaklarımızı geliştirerek oluşturduk. Tüm grup şirketlerimizle bize en uygun modeli belirlemek üzere anket çalışmaları yaptık. Yaptığımız anketlerden alınan sonuçları değerlendirdik ve çalışanlarımızın beklentilerini analiz ettik. Hem bu beklentileri karşıladığımız hem de iş güvenliği, üretim ve verimliliğin kesintisiz süreceği modelleri belirginleştirdik.

Önemsediğimiz bir başka detay ise çalışma ortamlarından fiziki olarak uzak kalan personelimizin iş motivasyonlarını canlı tutmak ve bu yeni şartlara adaptasyonlarını kolaylaştırmak oldu. Bu amaçla çalışanlarımızın çalışma ortamlarını iyileştirmeleri, internet ve diğer gereksinimlerini karşılamaları için alternatifler sunduğumuz “Esnek Çalışma Desteği” sağladık. Güvenli ve verimli çalışma süreçleri için toplantı yoğunluğunu dengelemeyi hedeflediğimiz “Toplantısız Çarşamba” kuralını getirdik. Pandemi dönemi boyunca çalışanlarımızın her ay ek mazeret izni kullanmalarına imkan tanıdığımız bir uygulamayı başlattık. Masa rezervasyonu uygulaması geliştirdik. Bu uygulamayla “hibrit” ve “uzaktan” çalışma modelindeki çalışanlarımız, ofise gelmelerini gerektiren durumlarda masa rezervasyonu yaparak ofise gelebiliyor.

Yaşanan bu zorlu süreçte, motivasyonlarını güçlü tutmak adına tüm personelimizin yanı sıra ailelerine de destek olmaya çalıştık. Bu amaçla 443 uzman kadrolu, mobil cihazlar aracılığıyla hizmet sunduğumuz Çalışan Destek Hattımızı kurduk. Bu süreçte çalışanlarımıza internet, ergonomi, wellbeing destekleri sunduk. Ek mazeret izinleri verdik.

İçinde bulunduğumuz dönemin önemli konularından biri de hiç kuşkusuz çalışan deneyimi yönetimi. Bu konuda ajandanızda neler var?

Bu değişim dönüşüm sürecinin her noktasında çalışan deneyimini göz önünde bulundurmak ve ölçmek en kritik önceliğimiz. Buna örnek olarak, pandemi başladığından beri her ay “pulse check” anket uygulamamızla çalışan deneyimini değerlendiriyor ve gelişim fırsatlarını yakalıyoruz.

Süreçlerimizin birbirine akışını ve dijital tabanda entegre çalışmasını sağlayarak çalışan deneyimini potansiyel aday olduğu andan başlayarak, ilk gününden son gününe kadar bütünsel yönetebiliyoruz. Sistem entegrasyonu sayesinde İK’dan talep edilen birçok yazılı belgeyi SOCAR Servis Merkezi platformuna taşıdık. Yeni çalışma biçimini desteklemek için performans yönetimi sürecimizi yeniden tasarladık, yılda bir iki kere ziyaret edilen ve tek bir yöneticinin değerlendirmesine tabi olan süreçten hedeflerimizi yıl boyu takip edebildiğimiz ve sürekli geribildirim alıp verebildiğimiz uygulama haline getirdik.

“Better Together Better Rewards” adıyla çalışanlarımızın gösterdikleri performans ve başarılarının tüm kurumumuzca görüldüğü, takdir edildiği, ödüllendirildiği bir iç sosyal ödül platformu oluşturduk.

“Enerjimiz Çeşitlilik” projesi ile işyerlerimizde farklı kimlik ve özellikler taşıyan çalışanlara daha iyi çalışma koşullarını sunmayı, çeşitlilik ve kapsayıcılık temelli politikalar belirlemeyi ve çalışanlarımızı da sürece da- hil ederek daha eşit, adil, şeffaf ve katılımcı bir iş ortamı oluşturmayı hedefliyoruz.

Gündemin yine önemli bir başka konusu da dijitalleşme. İK’da dijitalleşme konusunda attığınız adımları paylaşır mısınız?

Bizim için dijital dönüşümün tam ortasında insan duruyor; insan ve onun yaşadığı deneyim... Dijitalleşmek ve Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) uygulamalarını daha fazla kullanmaktaki amacımız çalışma arka- daşlarımızı katma değeri daha yüksek olan işlere yönlendirmek, potansiyellerini ortaya koymaları için onlara fırsatlar sağlamak. Çalışanlarımızın dijital bilgi ve becerilerinin geliştirilmesine de büyük önem veriyoruz.

2021 yılı boyunca Stratejik Yetkinlik Geliştirme programları düzenledik. Bu programlar arasında en çok ilgi görenlerden biri “D-Mindset - Dijital yetkinlik ve Düşünce Yapısı” programımız oldu. Yaklaşık 5 ay süren ve 70’in üzerinde gönüllü çalışanımızın katıldığı bir pilot gerçekleştirdik. Çalışanlarımız dijital fitness mobil aplikasyon üzerinden kendi ihtiyaçları ve öğrenme stillerine göre dijital farkındalık eğitimleri aldı. Pilot çalışmamızın sonunda çalışanlarımız 8 bin dakikaya yakın mikro eğitimi tamamlamış oldu.

Dijital yetkinlik geliştirme girişimlerimiz kapsamında 4 hafta süren tasarım odaklı dijital fikir üretme çalışması yürüttük. Programa seçilen 25 gönüllü çalışanımız 4 hafta boyunca dijital fikirler üreterek sorun tespitinden prototipleşmeye kadar birçok farklı metodu deneyimledi. Bu program sonunda ortaya çıkan fikirlerden bazıları şu an dijital yol haritamıza girdi.

Çalışanlarımızın birer “Citizen Developer” olmalarını teşvik ediyoruz. Yani, yazılım geliştirme deneyimi olmayan çalışanlarımızın da kendi dijital asistanlarını yaratabilmelerini, yetkinliklerini bir üst kademeye çıkararak kendi dijital çözümlerini üreten bir seviyeye ulaşmalarını hedefliyoruz. Citizen Developer Programı kapsamında İnsan Kaynakları ve Kurumsal Hizmetler ekiplerimizden 3 kişi hızlı kazanım olabilecek robotik süreçlerini kendileri otomatize etmeye başladı ve devam ediyorlar. Bu ay itibariyle 4 kişi daha programa dahil oldu.

Çalışan deneyimine odaklanan bir başka çalışmamız da Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) kapsamında devreye aldığımız dijital asistanlarımız... Bu dijital asistanlar, çeşitli uygulamalarda bugün hayatımızda olan rutin, kural tabanlı, yüksek hacimli aktiviteleri bizim adımıza yapıyor. SOCAR’daki robotumuzun adı S.E.D.A. (SOCAR Enerji Dijital Asistanımız). S.E.D.A’nın yardımıyla işgücümüzün büyük kısmını katma değeri daha yüksek olan işlere ayırabiliyoruz.

RPA süreçlerinde ise bu yılın ilk çeyreğinde Ortak Hizmetler tarafında iki önemli sürecimizi hayata geçirdik: Açık pozisyonlar için aday arama sürecinde RPA uygulaması devreye alındı. Her ay çok yoğun efor harcanan eğitim imza listelerinin sisteme giriş ve takibi dijitalleştirilerek robota taşındı. Bu şekilde çok ciddi adam/saat tasarrufu yapıldı.

Tamamlayıcı ve özel sağlık sigortası ile ilgili bordrolaşma süreci robotik otomas- yona dahil edildi. ECM sistemine belge yükleme operasyonu robot tarafından yapıldı ve belge arama süreçlerinin yine robot aracılığıyla yapılması planlandı. Geçen yıl saha kart giriş-çıkış işlemlerine sağlık kontrolü eklendi. Taşeron eğitim bilgileri RPA sistemlerine işlendi.

Dijital Transformasyon yol haritasına göre bu yıl Araç Bakım Fatura Kontrolü, Gelen Tutanak Kayıt ve Takip, İşe Giriş-Çıkış İşlemleri, Sağlık ve Hayat Sigortası robotik otomasyona aktarılacak. Ayrıca birçok özlük ve bordro sürecinin belge talepleri SOCAR Servis Merkezi’ne taşındı ve talepler artık oradan dijital alınıyor ve ilgililere akıyor. Bu şekilde çok sık karşılaşılan belge talebi ve takibi gibi yoğun iletişim gerektiren ve vakit kaybı yaratan manuel süreçler için ciddi verimlilik sağlandı.

Ayrıca geçen sene Rafineri ve Petrokimya İş Birimi’nde Kurumsal Hizmetler süreçlerinden; Saha Kart Giriş Çıkış İşlemleri ile sağlık bilgisi kontrolü ve Taşeron İSG-Ç eğitim bilgilerinin Robotik Süreç Otomasyonu (RPA) ile sistemlere girilmesinin geçişini tamamladık.

Genel bir pencereden bakarak gelecek öngörülerinizi de almak isteriz. Önümüzdeki dönemde İK konusunda hangi kavramların öne çıkacağını düşünüyorsunuz?

Değişen şartlara, bunların getirdiği yeni süreçlere ve özellikle de dijital çözümlere hızla ayak uydurabilme becerisi yeni dönemde öne çıkacak yetkinlikler arasında. Uzaktan çalışmanın kalıcılaştığı, daha da yaygınlaştığı bir süreç kendini gösterirken kendi kendinin lideri olabilme ve kendi iş disiplinini sağlayabilme kritik bir anlam ve önem kazanmış durumda. Yeni çalışma düzeninde çeviklik, daha hızlı öğrenme, problemi öngörebilme ve sonuç odaklı çözüm sunma, esneklik, yaratıcılık, etkili bir analiz ve belirsizlikleri yönetebilme yetkinlikleri dikkat çekici olacak. Beceri açığını kapatmak ve yeni dünyaya ayak uydurabilmek için "yeniden beceri kazan- dırma” ve “beceri geliştirme” günümüzün önemli araçları.

Bu gelişmelere İK ekibi olarak nasıl hazırlanıyorsunuz? Meslektaşlarınız olan okurlarımıza neler önermek istersiniz?

Normale dönüşümüz bıraktığımız yerden devam edeceğimiz anlamına gelmiyor. Geleceğin iş dünyasında çalışanın rolü nasıl değişirse değişsin, kendisini geliştirmesi, potansiyelini yeniden keşfetmesi ve yeni dünyaya ayak uydurması için fırsatlar, araçlar sunmak için sürekli arayışlar içindeyiz. Değişik çalışma modelleri tasarlama ve modelleri esnek kullanabilme, dinamik işgücü ve bunu sağlayacak şekilde IK süreçlerinin yeniden tasarımı her zaman gündemimizde.

Değerlerdeki bu değişimlerin kalıcı davranış değişiklikleri yaratacağına inanıyorum. Yöneticiler, daha fazla empati, otantiklik ve şeffaflık arayacak bir işgücü için hazırlanmalı. Bunları sanal ortamda yapabilmek de ayrı beceri seti gerektiriyor elbette. Yeni yetenek kavramı ve yetkinlikler, çeviklik ve dayanıklılık, dijital beceriler ve bakış açısını sağlayabilmek için öncelikle uyum ve dayanıklılık kültürü yaratmamız gerekiyor. Misyon, vizyon ve değerleriyle aynı amaç etrafında toplanan ve uyum içinde hareket eden bir organizasyon kurmak başarı için en kritik adım.