İK’nın zorlu süreci: İşe alım

Geçtiğimiz 20 yıl süresince şirket değerlerinde meydana gelen değişimler, piyasadaki çalışan değerlerini de etkiledi, etkilemeye de devam ediyor. Bu değişimler sonucunda şirketler en iyi yetenekleri işe almak ve ellerinde tutmak için artık çok daha yaratıcı ve esnek olmak durumunda… Çünkü çalışanlar eskisi kadar kolay memnun olmuyor. Ve bu memnuniyet süreci çok erken bir aşamada; yani işe alım sürecinde başlıyor.

Örneğin çalışan, geçmişte bir iş fırsatı karşısında ailesini ikinci plana atabilirken, taşınmayı ya da şehir değişikliği yapmayı göze alabilirken şimdi öncelikli olarak çalışacağı işin aile yaşamını etkilememesi için özen gösteriyor. Çalışanlar artık kendilerini sürekli geliştirecek kurumlarda kariyerlerine devam etmek istiyor. Çalıştıkları şirketin kendilerine gelişim fırsatları tanımasını bir zorunluluk olarak görüyorlar. Sonuçta çalışanlar iş fırsatlarını gözleri kapalı olarak değerlendirmekten vazgeçiyor. Dolayısıyla işe alım süreci şirketlerin İnsan Kaynakları için çok daha zor bir süreç haline geliyor.

Dilerseniz zorlaştığını düşündüğümüz bu sürece biraz daha yakından bakalım ve bir şirketteki işe alım oranının azlığı ya da çokluğunda hangi faktörlerin etkili olduğunu Praktiker Türkiye ve Teknoloji Holding İnsan Kaynakları yöneticilerinden öğrenelim. Şirketlerinde özellikle geçtiğimiz bir yıl içerisinde gerçekleştirdikleri işe alımları değerlendirmelerini istediğimiz yöneticiler, kendi şirketlerindeki işe alım süreçlerinden yola çıkarak İK birimlerine önerilerde de bulunuyor.

SpenglerFox Ülke Müdürü Leyla Spencer’dan da etkin bir işe alım sürecini nasıl gerçekleştirebileceğimizi öğreniyoruz.

İşe alımlar neden artar?

İlk olarak bir şirkette belli bir dönemde işe alımlarda görülen artışlar üzerinde duralım. Praktiker Türkiye’nin İnsan Kaynakları ve Eğitim Geliştirme Yöneticisi Özlem Köker ve İnsan Kaynakları Direktörü Uğur Çoruh’a göre; işe alımlardaki artışta şirketin hatalı yapılanması, yönetim tarzı veya iş şartlarının yanlış kurgulanmış olması, yanlış kişilerin seçilmesi ya da organizasyon şemasının yanlış düzenlenmiş olması, iş ve çalışan tanımlarının birbiri ile örtüşmüyor olması etkili olabiliyor.

Teknoloji Holding İnsan Kaynakları Yöneticisi Nur Gedikali ise şirketlerdeki işe alımların farklı nedenlerle artış gösterebileceğini belirtiyor: “Yeni iş alanlarına girmek, şirket kurmak gibi büyümeye bağlı olumlu nedenler olabileceği gibi ücret yetersizliği, yönetsel sorunlar, belirsizlik, değişime uyum sağlayamama gibi olumsuz nedenler sonucu oluşan çalışan kaybını telafi etmek için de olabilir.”

İK Departmanlarının performansı ne derece etkili?

İkinci durağımız, şirketlerdeki işe alımların artmasında İK Departmanlarının performanslarının ne derece etkili olduğu konusu… Köker ve Çoruh’a göre, bu konu ile İK Departmanları dolaylı yoldan bağlantılı: “İK departmanının personel planlaması, iş ve norm kadro planlaması, bu kadrolar doğrultusunda doğru kişiler ile işe alım süreçlerini gerçekleştirmeleri ve tabii ki devamında eğitim, performans, kariyer planlama ve ücret sistemlerini de en ergonomik şekilde kurabilmeleri çalışanların bağlılığını arttıracak ve değişim hızını düşürecektir.”

Yanlış adayların seçimi dolayısıyla seçme yerleştirme sürecinin iyi planlanmamış olması ve sürecin başarılı yönetilememesi gibi nedenlerle de aynı kadro için yapılan işe alım sayısının artabileceğini ifade eden Gedikali ise İK departmanlarının seçme yerleştirme süreçlerindeki başarısızlıklarının da etkili olabileceğini belirtiyor. Diğer taraftan yönetimin İK’ya bakışı ve yaklaşımının da önem taşıdığını vurgulayan Gedikali; “İK Departmanları gerçekten işini iyi yapıyor olabilir ancak yönetimin modern yönetim anlayışından uzak olması veya departmanın stratejik bir birim olarak kabul edilmemesi de bu süreci olumsuz etkileyebiliyor” diyor.

Çalışanların nabzını tutmak çok önemli

Peki işe alımlar konusunda İK Birimleri neler yapmalı? Bir şirkette işe alımların artmasının; iş hacminin büyümesi, yeniden yapılanma ve eleman devir hızının artması sonucunda gerçekleştiğini belirten Köker ve Çoruh; şirketlerdeki İnsan Kaynakları Bölümlerinin bu iş süreçleri içindeki etkin varlığının şirkete büyük katma değer sağladığını ifade ediyor ve şöyle devam ediyor: “Bunun için İnsan Kaynakları profesyonellerinin yapılan işi en az iş sahibi kadar iyi bilmeleri gerekir. Şirketin stratejisine katkıda bulunan, stratejiyi uygulama boyutuna geçiren ve şirket stratejisinin gerektirdiği değişimin öncüleri olarak hareket eden bir İnsan Kaynakları Bölümü, İnsan Kaynakları süreçlerinin tümünü şirket stratejisine entegre edebilir. Bunun sonucunda ise, şirketi yarınlarda başarılı kılacak yetkinliklere sahip adaylar işe alınır.”

Diğer İK boyutlarında da çalışanların nabzını sürekli tutmakta fayda olduğunu belirten Köker ve Çoruh; eğitim ve gelişim projelerinin verimliliği, kariyer planlama süreçlerinin doğru adımlarla yapılıyor olması, objektif İK bakış açısı, performans değerlendirmelerin doğru sonuca ulaşması ve efektif paketlerin çalışanlara sunulmasının da çalışan memnuniyetini; dolayısıyla bağlılığı arttıracağını ve çalışan ya da iş paydaşlarının değişim hızını düşüreceğini vurguluyor ve ekliyor: “Bu veriyi de düzenli olarak Çalışan Memnuniyeti Araştırmaları ile takip etmek İK için yön gösterici olacak ve pusula görevini görecektir ve İK Departmanı daha verimli ve kârlılığa doğrudan etki eden çalışmalara imza atmış olacaktır.”

Şirket kültürüne uygun adayları seçmek gerekiyor

Teknoloji Holding İnsan Kaynakları Yönetici Nur Gedikali işe alım sürecinin başarısı için çoğumuzun bildiği ancak uygulamada ihmal edilebilen bir kaç noktayı şu şekilde sıralıyor:
• Her yeni pozisyonu bir proje gibi ele alarak uygun adayın profilinin titizlikle belirlenmesi,
• Aday arama sürecinde olabildiğince farklı kaynakları birlikte kullanarak CV toplanması,
• Görüşme aşamasında kesinlikle birden çok görüşme yapılması,
• Pozisyon için uygun görüşme tekniğinin seçilmesi ile görüşme sürecinin kişilik envanterleri ve testler ile güçlendirilmesi,
• Özellikle yönetici pozisyonlarında 360 derece referans kontrolü yapılması.

Bu unsurları dikkate almanın yanında kritik bir başarı faktörünün de şirketin kültürüne uygun adayların seçimi olduğunu belirten Gedikali; bunun için çalışanları şirkette bir arada tutan nedenleri bulmak ve bu nedenlerle yaşamaktan mutlu olabilecek özelliklere sahip adaylara iş imkânı yaratmanın önemli olduğunu söylüyor.

Etkin işe alım nasıl gerçekleştirilir?

İşe alımlar konusunda İK Yöneticilerini dinledik. Şimdi de işe alım sürecini “İK departmanlarının sorumluluk alanlarının sadece birisi ve çoğunlukla diğer süreçlerin bir uzantısı” olarak tanımlayan SpenglerFox Ülke Müdürü Leyla Spencer’a kulak verelim: “İşe alım, şirketlerin hem yasal yükümlülük hem de sosyal sorumluluk adına çok dikkatli ve planlı ele alması gereken bir süreçtir” diyen Spencer, kendisine yönelttiğimiz “Etkin işe alım gerçekleştirmenin yolu nedir?” sorusuna şöyle cevap veriyor:

“Etkin işe alım yapabilmek için öncelikle organizasyonların pek çok temel taşının yerine oturmuş olması gerekli. Şirketin, misyonu ve vizyonu ve bunu gerçekleştirecek organizasyon yapısı, kişilerin görev tanımları, performans indikatörleri (KPI) belirlenmiş olup, kurumun temel yetkinlikleri ve fonksiyonel yetkinlikleri tanımlamış olması gerekir. Oysa bazı durumlarda şirketler kısa sürede ekip kurmak ve hızlı sonuç alma arzusu ile bunları tamamlamadan, net bir görev tanımı yapmadan işe alım sürecine başlıyor ve bu noktada ciddi hatalar yapıyorlar.”

İşe alım uzun soluklu bir süreç…

İşe alım sürecinin, tüm organizasyonu hem kısa hem de uzun vadede etkileyeceğini belirten Spencer; “İşe alınan kişinin sadece şirkette kısa vadede yapacağı iş değil, aynı zamanda kariyer planlaması içinde şirkete gelecekte hangi rollerde faydalı olabileceğinin göz önünde bulundurulması gerekiyor” diyor ve ekliyor: “Aksi takdirde bir süre sonra kişiler işten ayrılacak ve onların yerine tekrar işe alım yapılacaktır.”

İşe alım kararı verilmeden önce şirket içi kaynakların en etkin şekilde değerlendirilmesi ve mevcut personelin kariyer haritaları ve ihtiyaç analizlerinin iyi yapılması gerektiğine dikkat çeken Spencer; bazı şirketlerin kendi sahip oldukları değerleri çoğu kez değerlendirmediklerini ve yeni birini organizasyona katma konusunda hızlı ve dikkatsiz bir şekilde karar verdiklerini belirtiyor ve yurtdışındaki firmaların işe alım politikalarına ilişkin şu bilgiyi veriyor: “Yurtdışındaki firmalar yıllık bütçe planları ile birlikte bir sonraki yılın toplam çalışan sayısını planlıyor ve bunu etkin olarak yönetiyor. Planı yapılmamış eleman ihtiyacı için kesinlikle alım yapılmıyor.” Türkiye’de de artık firmaların sadece finansal hedeflerini değil insan kaynağını da planlayarak hareket etmeleri gerektiğini belirten Spencer; bu konunun organizasyonlar için uzun vadede önem taşıdığını vurguluyor.

Yanlış işe alım ciddi bir maliyet kalemi

“Gazete ilanı, internet üzerinden ilan ve arama, tanıdık kanalını kullanma, Databank hizmetinden faydalanma, danışmanlık hizmeti alma” gibi, işe alımda bugün kullanılan çeşitli yöntemlerin bulunduğunu belirten Spencer; bu süreçlerin tamamının şirketlere kısa ve uzun vadede farklı maliyeleri olduğunu belirtiyor ve şöyle devam ediyor: “İşe alım kararını verirken kısa vadede en ucuz ve hızlı çözümü değil, ihtiyaca göre şirketin uzun vadede en etkin çözümü değerlendirmesi gerekir. Yanlış ve gereksiz yapılan bir işe alım altı ay ya da bir yıl sonra diğer yapılan harcamalar; eğitim, maaş ve diğer yan haklar ile çok daha maliyetli olmaktadır ve ciddi bir zaman kaybı yaratmaktadır.”

Diğer yandan “Türkiye’de genç bir nüfusa sahibiz ve genç nüfusta işsizlik yüzde 20’nin üzerinde” diyen Spencer, bu arz talep dengesizliğinde şirketlerin her zamankinden daha dikkatli olarak işe alım sürecini yönetmesi gerektiğine dikkat çekiyor. Sağlıklı büyüyebilmek ve en etkin takımı kurabilmek için organizasyon ihtiyacının çok iyi analiz edilmesi gerektiğini belirten Spencer; tüm yöneticilerin ortak kararı ile işe alım süreçlerinin yönetilmesi ve gerçek ihtiyacın işe alınması gerektiğini belirtiyor.

Bu noktada İnsan Kaynakları departmanlarının tüm iş süreçlerine hâkim, organizasyonu iyi tanıyan, organizasyonel gelişim ihtiyaçlarına da hâkim, işe alım sürecini objektif olarak yöneten bir ekip olması gerektiğini vurgulayan Spencer; tüm iş birimlerinin İK departmanları ile birlikte işe alım süreçlerine dâhil olmaları ve ekip olarak süreçte doğru ve etkin karar almalarının sürecin başarısında çok önemli rol oynadığını belirtiyor.

“Hiçbir iş yapmayan boş oturuyor demektir. Fakat kendi yetenek ve bilgisinden
daha aşağı bir işte çalıştırılan adam da onun kadar boş oturuyor demektir.”
Sokrates

İşe alımın temel noktasını aslında işe uygun yetkinliğe sahip kişileri bulmak oluşturuyor. Aksi halde Sokrates’in dediği gibi, kişi adeta “boş oturmuş” oluyor. Bu olumsuzluğu ortadan kaldırmanın yolu da iş tanım ve ihtiyaçlarını doğru analiz etmekle mümkün olabiliyor. Praktiker Türkiye’den Köker ve Çoruh bu konudaki düşüncelerini şöyle açıklıyor:

“Görev ve iş tanımı karşılığında ortaya çıkacak çalışan profili ihtiyacının doğru olarak ortaya konması kadar, o kişinin bulunması da çok önemli... Görev özelliklerinin üzerinde kalacak kadar kalifiye veya yeterli gelmeyecek olan adayların tercih edilmemesi gerekiyor. Görev özelinden daha kalifiye çalışan bir sure sonra diğer beceri ve yeteneklerinin kullanılmadığını düşünerek kendini verimsiz hissedebilir ki bu da yaşanması beklenen bir durum olarak karşımıza çıkar. Ya da tam tersi bilgi ve becerisi görev ile örtüşmeyen bir çalışan ya başarısız olacak ya çok zorlanacaktır. Elbette eğitim desteği verebilirsiniz ama bu da zamanla doğru orantılı olarak gelişecektir. Buraya kadar olan sürecin zaman ve maliyet kaybı, işe alım sürecinin maliyeti, yeni bir çalışanı göreve yerleştirme ve adapte etme sürecini de hesaplarsak astarı yüzünden pahalıya çıkabilir. İşe alımda veya İnsan Kaynaklarında alanında uzman kişilerin çalışması bu anlamda çok önemlidir.”

GEÇTİĞİMİZ BİR YILLIK DÖNEMDE…

PRAKTİKER TÜRKİYE’DE İŞE ALIMLAR

• 2004 yılı içerisinde yaklaşık 350 yeni çalışanı kadrosuna dâhil eden Pratiker Türkiye’nin gerçekleştirdiği bu işe alımların nedenlerini şirketin İnsan Kaynakları ve Eğitim Geliştirme Yöneticisi Özlem Köker ve İnsan Kaynakları Direktörü Uğur Çoruh şöyle açıklıyor: “Dünyada Do- It - Yourself olarak bilinen yapı marketçiliği Türkiye’de henüz çok genç bir sektör ve ürün bilgisi anlamında müşterilerimizin daha fazla danışmanlığa ihtiyacı oluyor. Bu sebeple, yaptığımız müşteri memnuniyeti araştırmalarında, müşterilerimizin bizden daha fazla sayıda elemanı satış alanında görmeyi talep ettiklerini tespit ettik. Temel yetkinliklerimizden biri olan müşteri odaklılığımızı arttırmak adına, özellikle marketlerimizdeki satış kadrolarımızı genişlettik.”

• Türkiye’de ilk, orta ya da üniversite eğitimini tamamlamış ancak bir iş imkânı yakalayamadığı için hiç tecrübesi olmayan çok sayıda genç olduğunu belirten Köker ve Çoruh; Praktiker Türkiye olarak, Milli Eğitim Bakanlığı ile ortak gerçekleştirdikleri Meslek Edindirme Merkezi Projesi kapsamında oldukça fazla sayıda gence işbaşı eğitim verdiklerini, böylece sektörü öğrettiklerini söylüyor: “Hem ileriye dönük istihdamlarımızda bu arkadaşlarımızı tercih ederek projeyi destekliyor hem de sektörün deneyimli eleman ihtiyacını karşılamak adına da katkıda bulunmaya çalışıyoruz.”

• 2003 ve 2004 döneminde satış ve müşteri sayısındaki artış nedeniyle özellikle marketlerindeki satış kadrolarında da büyüme ihtiyacını karşılamak amacıyla işe alım yaptıklarını belirten Köker ve Çoruh; Praktiker Türkiye’nin yıllık eleman devir hızının yıllık ortalama yüzde 5 civarında ve işe alımlarının büyük bir çoğunluğunun açılan ek kadroların doldurulmasına yönelik olduğunu ifade ediyor. Birkaç yıl içinde toplam personel sayılarını ikiye katlayabileceklerini, bu anlamda genel işsizliğin azaltılmasına yönelik katkıları olduğunu vurgulayan Köker ve Çoruh; perakende sektöründe işe alımların yoğun yaşandığını ancak sektördeki alımların genellikle ayrılan elemanların yerine yapılan alımlar olduğunu belirtiyor.

TEKNOLOJİ HOLDİNG’DE İŞE ALIMLAR

• 2003 – 2004 döneminde toplam 216 yeni çalışanı bünyesine katan Teknoloji Holding; yeni iş alanlarına girmek, mevcut şirketlerin büyümesi gibi nedenlerden ötürü, idari ve teknik kadrolarda (özellikle yazılım, teknik destek gibi teknik kadrolar ve satış pozisyonları için) tüm seviyelerde istihdam gerçekleştirmiş.

• Teknoloji Holding için 2000 – 2005 döneminin hızlı büyüme dönemi olduğunu ifade eden İK Yöneticisi Nur Gedikali ise bu dönemde piyasa ortalamalarının üzerinde işe alım gerçekleştirdiklerini ve dolayısıyla oryantasyon sürecinin önem kazandığını belirtiyor: “Büyüme sonucu, yeni çalışanlar için iş başı eğitime çok daha fazla zaman ayırdık.”

• İşe alım öncesinde aday profillerini Teknoloji Holding’in hedef ve stratejilerini göz önüne alarak titizlikle çıkardıklarını ve en uygun adayları kadrolarına katmaya özen gösterdiklerini belirten Gedikali; seçme yerleştirme sürecinde kullandıkları testler, kişilik envanteri gibi araçlar ve ayrıntılı referans araştırmaları ile bu süreci güçlendirdiklerini ifade ediyor. “Doğru adaylara ulaşmayı başardığımızı ve kurumsal şirket deneyimine sahip, holding kültürüne uygun nitelikli ve yaratıcı bir çalışan profiline sahip olduğumuzu düşünüyorum” diyen Gedikali, bunun tüm şirketin hızla kurumsallaşmasına büyük katkı sağladığını ifade ediyor.