0
İ.K. Departmanı’nı daha stratejik hale getirmeye hazır mısınız?
Günümüzde iş dünyasında ‘iş’in etkin bir parçası olarak işlevini değiştirmek zorunda kalan İnsan Kaynakları departmanlarının temsilcileri; iş süreçleri içinde hangi anahtar konuların altını çizmeleri gerektiğine ilişkin fikir edinmek, dış kaynak kullanımı ile ilgili sorularının yanıtını almak ve bu alandaki uygulamaları paylaşmak amacıyla zirvemizde bir araya geldi. İnsan Kaynakları’nda Dış Kaynak Kullanımı (HR Outsourcing) Zirvesi’nde ayrıca hizmet sağlayıcı firmalarla hizmet alanların temsilcileri bir araya gelme fırsatı da buldu.
Zirvede açılış konuşmasını yapan Oyak Emeklilik Pazarlama ve Finansal Kurumlar Satış Grup Müdürü Sarper Evren; İnsan Kaynakları birimlerinin bugün ve gelecekteki en önemli rolünün kurumdaki insan gücünü geleceğe hazırlamak olduğunu belirterek; İ.K. departmanlarının gelişimin yönetildiği merkezler olması gerektiğini vurguladı. Bu noktada emeklilik şirketlerinin de kısa bir süre sonra İ.K. departmanlarının outsourcing konusundaki partnerlerinden biri olacağını söyleyen Evren, günümüzde yapılan araştırmalara baktığımızda çalışanları motive eden, kurumlara bağlayan araçların başında “iş ve emeklilik güvencesi”nin yer aldığını belirtti. Çalışanların artık emekli maaşı ile zar zor geçinen bir emekli figürünü reddederek; en cazip şirketler listesinin başına, kendilerine emeklilik güvencesi verebilenleri yerleştirdiğini dile getiren Evren, bunların yanı sıra ücret yapılarında gelecekte özendiricilerin daha fazla ön plana çıkacağı gerçeğinden hareket ederek; Emeklilik Şirketleri ile İnsan Kaynakları Departmanları’nın ortaklığının ne denli önemli olduğunu bir kez daha anlayabileceğimizi söyledi.
Hangi hizmetlerde dış kaynak kullanılmalı?
Zirvede, “İnsan Kaynaklarında Hangi Hizmetler için Dış Kaynak Kullanılacağına Nasıl Karar Verilir?” sorusunun yanıtını Ernst & Young’dan Arvind Mishra verdi. Sunumuna; Outsourcing’in dünyanın en hızlı büyüyen sektörlerinden biri olduğunu dile getirerek başlayan Mishra; Fortune 500 listesindeki şirketlerin yaklaşık yüzde 90’ının dış kaynak kullanımından yararlandığını da dile getirdi. Konuşmasında, dış kaynak kullanılabilecek alanları da sıralayan Mishra; bunları “standart işler, uzun vadeye yayılan işler, tekrarlanan işler” olarak belirledi. Bordrolama, eğitim, oryantasyon gibi işlerin outsource edilebileceğini belirten Mishra; bu noktada sözleşmelerin de çok önemli belirterek bu konuda dikkat edilmesi gereken noktalara değindi. Sunumunda bazı örneklere de yer veren Mishra; dış kaynak kullanımından yararlanmaya hazırlanan şirketlere; önemli stratejik planları hazırlamaları, şirket için stratejik alanları belirlemeleri ve uzman firmalardan yararlanmaları önerisinde bulundu. Mishra’ya göre başarı için en önemli noktaları ise; outsourcing’in çapı, hizmet sağlayıcının yetkinliği ve kredibilitesi, sözleşme yönetimi ve fiyatlandırma oluşturuyor.
Outsourcing ve İ.K. Departmanının etkenliği
Zirvede, Mishra’nın ardından konuşma yapan isim May Danışmanlık Kurucu Ortağı Dr. Sema Özçer oldu. “Dış Kaynak Kullanımıyla İnsan Kaynakları Bölümlerinin Etkenliği Nasıl Artırılabilir?” konusunu katılımcılar ile paylaşan Özçer; İK yönetiminde hangi noktada olduğumuzu nedenleriyle birlikte ortaya koyduktan sonra ülkemiz özelinde; İnsan Kaynakları bölümlerinin dış kaynak kullanımıyla etkenliğinin artırılmasına yönelik önerilerini paylaştı.
İnsan Kaynakları departmanlarının hala ne yazık ki hak ettiği yerde bulunamadığını söyleyen Özçer, beklentiler büyürken olanakların azaldığına dikkat çekti. Bu noktada; gerçekten yapmamız gerekenlere odaklanabilmek için zaman, enerji ve donanımı edinebilmek amacıyla dış kaynak kullanılması gerektiğini belirten Özçer; kuruluşların yüzde 84’ünün İnsan Kaynakları’nın etkenliğini artırarak organizasyonel performansı geliştirmek için dış kaynak kullandığına dikkat çekti. Dünyaya baktığımızda; İnsan Kaynakları’nda dış kaynak kullanımının en çok sağlık yardımları, bordro ve emeklilik idaresi alanında gerçekleştirildiğini söyleyen Özçer;
• ABD’de şirketlerin yüzde 94’ünün en az bir İnsan Kaynakları fonksiyonunu dış kaynaktan sağladığını,
• İnsan Kaynakları fonksiyonlarını dış kaynaklardan sağlayan şirketlerin yüzde 85’inin daha karlı hale geldiğini dile getirdi.
İnsan Kaynakları’nın; eğitim, eleman temini, İnsan Kaynakları Bilgi Sistemi ve bordro gibi konuların dışında da dış kaynak kullanımından yararlanabileceğini söyleyen Özçer; bu önerilerini şöyle sıraladı:
• İnsan Kaynakları biriminin şirket içi pazarlaması,
• Genel trendler, uygulamalar vb. ile ilgili bilgiye / bilgi kaynağına ulaşma,
• İnsan Kaynakları teşhis çalışması,
• Kıyaslama…
Dış kaynak kullanımı sırasında doğru tedarikçiyi seçmek için “kültürel uyum, amaç birliği, kuruluşa özel ve uygulanabilir çözüm” gibi faktörlere bakılması gerektiğini belirten Özçer; tedarikçi firmalar ile tek bir departman gibi çalışması gerektiğini; çünkü bu firmaların artık bir stratejik ortağımız haline geldiğini dile getirdi.
“Outsourcing ilişkisi evlilik gibidir”
Masters Training Internation kurucu ortaklarından Ateş Akansel de zirvenin konuşmacıları arasında yer aldı. “İK’da Dış Kaynak Kullanımı Hizmeti Veren Firma ile İlişkiler Departman Yararına Etkin Bir Şekilde Nasıl Yönetilmeli?” sorusunun yanıtını arayan Akansel; öncelikle İnsan Kaynakları sorumluluk alanındaki outsourcing’in tercih edilme nedenlerini “Maliyet baskısı, Daha iyiyi, daha ucuza, daha hızlı almak, Teknolojik gelişmeleri takip baskısı, Uygulamada sürat, Risk paylaşımı, Verimli kaynak kullanımı, Uzmanlık ve yetkinlikten yararlanma” şeklinde sıraladı. Hem hizmet alan, hem de veren firmaların outsourcing ilişkisine girmeden önce bazı soruları yanıtlaması gerektiğini belirten Akansel; outsourcing ilişkisinin bir anlamda evliliğe benzediğini ve bu şekilde bakılması gerektiğini belirtti.
Dış kaynak kullanımında yeni bir araç: Bireysel emeklilik
Zirvede, İnsan Kaynaklarında özendiriciler ve ek yararların dış kaynak kullanımında yeni bir araç olan “Bireysel Emeklilik” konusunu ayrıntılandıran isim Oyak Emeklilik Satış Müdürü Deniz Yurtseven oldu. Öncelikle dünya ve Türkiye’deki sosyal güvenlik sistemlerine ve bunların temel problemlerine değinen Yurtseven, bireysel emeklilik sistemini; “devletin sosyal güvenlik kuruluşları ile sağladığı emeklilik olanaklarına ek olarak çalışan ve tamamlayıcı rolü ön planda olan, katılımın bireylerin isteklerine bağlı olduğu (gönüllü katılım) tamamlayıcı bir sosyal güvenlik sistemi” şeklinde tanımladı. Bireysel emeklilik sisteminin nasıl çalıştığı konusunda, katılımcıların tüm sorularını yanıtlayan Yurtseven, daha sonra Grup Emeklilik planlarından da söz etti. Grup emeklilik planının amacının; şirketin sahibine finansal faydalar sağlamak olduğunu belirten Yurtseven; bu faydaları ise “vergi tasarrufu, kaliteli işgücünün etkilenmesi ve şirkete olan bağlılığının artırılması, çalışanların motivasyonunun ve performansının artırılması ve rekabet avantajı” şeklinde sıraladı.
Bordrolama hizmetlerinde bir örnek
Zirvede, gündeme gelen bir başka konu da bordrolama hizmetlerinde dış kaynak kullanımı oldu. Datassisst’ten Utku Sertlek; web tabanlı bordro servis hizmeti olan bordroNet’in ayrıntılarını katılımcılar ile paylaşarak konu ile ilgili bilgi verdi.
Şirket stratejileri ve İ.K. departmanları
HR Outsourcing Zirvesi’nin konuşmacılarından biri de; Kavrakoğlu Consulting Genel Müdürü Prof. Dr. İbrahim Kavrakoğlu oldu. Konuşmasında; “şirket stratejileri”, “şirket performansı”, “kritik başarı faktörleri ve İK Departmanları” başlıklarında üç temel konuyu katılımcılar ile paylaşan Kavrakoğlu; öncelikle İnsan Kaynakları departmanlarının strnatejik kararlar içinde hala yer alamadığına dikkat çekti. Oysa yapıyı stratejilerin belirlediğini; insan yapısının da bu noktada çok önemli olduğunu belirten Kavrakoğlu; araştırmalara göre dışarıdan yerleştirilen her 10 Genel Müdürün 8’inin şirket yapılarına uygun olmadığını; bu nedenle tepe yönetimi içeriden yetiştirerek stratejinin buna göre belirlenmesi gerektiğini dile getirdi. Konuşmasında, strateji oluşturma ile ilgili bazı örneklere de yer veren Kavrakoğlu; küreselleşme stratejilerine de değinerek küreselleşme çabalarında genellikle en büyük başarısızlık nedeninin “küreselleşmemiş” bir yönetici ile çalışmak olduğunu vurguladı. Tüm bu nedenlerden ötürü İnsan Kaynakları departmanına strateji oluşturmak gibi yeni bir rol verildiğini belirten Kavrakoğlu; İnsan Kaynakları yetkililerinin şirketin stratejilerini belirleyen kişiler olduğunu dile getirdi.
Rekabet avantajı için “Yönetim Hizmetlerinde Dış Kaynak Kullanımı”
Zirvenin konuşmacılarından biri olan Prometheus Danışmanlık Genel Müdürü Yücel Atış da “İK Yöneticilerine Dış Kaynak Kullanımında Rekabet Avantajı Yaratan Yeni Bir Yöntem: Yönetim Hizmetlerinde Dış Kaynak Kullanımı (Management Outsourcing)” başlıklı bir sunum yaptı. Araştırmalara göre; şirketlerin dış kaynaktan yararlanma nedenlerinin başında ana alanlara odaklanmak, hareket yeteneğini artırmak, iç kaynakları doğru işler için kullanmak ve kapitali etkin kullanmak gibi faktörlerin geldiğini söyleyen Atış; bir kuruluşun tüm yönetim ekibini bir vendor’e vermesiyle “Yönetim Hizmetlerinde Dış Kaynak Kullanımı”nın gerçekleşebileceğini dile getirdi. Yönetimde dış kaynak kullanımının uzun süreli olması gerektiğini, şirket bilgi ve değerlerinin paylaşılması gerektiğini belirten Atış; beklentilerin net olmasının ve dürüstlük ile yüzde 100 güvenin olmazsa olmaz koşullar olduğunu dile getirdi.
Uygulama performansı nasıl ölçülmeli?
Zirvede, HR Outsourcing uygulamasında en çok atlanan konuların başında gelen uygulama performansının ölçülmesi konusu da masaya yatırıldı. Katılımcılara bu konuda bilgi veren Datassist Genel Müdürü Ayşe N. Yılmaz; outsourcing uygulamaları sırasında yapılan yanlışların başında “istenen servisin iyi tanımlanmaması ve kontrolü kaybetme korkusunun” geldiğini belirtti. Asıl yapılması gerekenin ise; servis seviyesini ve servis seviyesi standartlarını belirlemek olduğunu söyleyen Yılmaz; kontrol amaçlı ölçümlemede cezai ölçümlemenin yararsız olduğuna dikkat çekti. Uzun süre bir ölçümleme yapılmazsa, oluşan olumsuzluklarda verilecek cezanın kayıpları önlemeyeceğini belirten Yılmaz, proaktif (uyarıcı) çözümleme yöntemi kullanılarak; belli aralıklarla ölçüm yapılması sayesinde beklenmeyen / istenmeyen bir durum karşısında zarar görmeden önlem alınabileceğini dile getirdi.
Dış kaynak kullanımının İ.K.’daki yeri
Zirvenin son konuşmacısı; “Dış Kaynak Kullanımı ve İnsan Kaynakları Uygulamalarındaki Yeri” başlıklı bir sunum yapan Cenk Ulusal oldu. Sunumunda öncelikle geleneksel ve modern endüstri sistemleri konusuna değinerek karşılaştırma yapan Ulusal, dış kaynak kullanma stratejisinin taşıması gereken özelliklere de değindi. Bunları;
• Şirketin stratejik hedefleri ile dış kaynak kullanım stratejisinin uyum sağlaması,
• İşbirliği yapılabilecek ve uygun tedarikçilerle çalışmak,
• Odaklanılacak ana faaliyeti ve doğru uzmanlığı seçmek,
• Dışarıdan tedarik edilecek işleri doğru seçmek,
• İçinde bulunulan endüstri ilişkileri sistemine uygunluk ve etik değerler,
şeklinde sıralayan Ulusal, İnsan Kaynakları Yönetimi’nde dış kaynak kullanımının sağladığı yararları ise şöyle tanımladı:
• Zaman ve maliyette tasarruf sağlar,
• Organizasyonların hareket kabiliyeti artar, esneklik kazanır,
• Verimlilik artar,
• İşlerin iyi gitmediği dönemlerde alınabilecek riskleri azaltır,
• Stratejik planları uygulamada ve hedefe ulaşmada önemli bir unsur olur,
• Tüm süreçlerde en iyi kaynakların ve işgücünün kullanımı, rekabet avantajı sağlar.
İnsan Kaynakları Yönetiminde dış kaynak kullanımında dikkat edilmesi gereken bazı noktalar da olduğunu belirten Ulusal, bu konulara şöyle dikkat çekti:
• Dışarıdan sağlanan işgücünün, örgütün stratejik planlama ve uygulama süreçlerine entegre edilmesinin sağlanması,
• Örgüt içi iletişim güçlüklerine karşı hazırlık yapılmalı,
• Çalışanların işe bağlılığının azalması ve motivasyon düşmesine karşı önlem alınmalı,
• Endüstri ilişkileri sistemine uygun sistemlerin seçimi ve yerleştirilmesi,
• Teknoloji gelişimine engel olabilir,
• Sinerji yaratmada engellemelere neden olabilir,
• Rekabet üstünlüğünü kaybetme olasılığı düşünülmeli.
OUTSOURCING’E NEREDEN BAŞLAMALI?
Hem hizmet alan, hem de veren firmaların outsourcing ilişkisine girmeden önce bazı soruları yanıtlaması gerektiğini belirten Ateş Akansel; kurum açısından yanıtlanması gereken soruları şöyle sıraladı:
• Alt başlıklarıyla işimizi tanımlayabiliyor muyuz?
• Ne beklediğimizi net biliyor muyuz?
• Kurum değerleri, vizyon, misyon ve hedef tanımlarımız net mi?
• Stratejik düşünce yapısına sahip miyiz?
• Kaynaklarımız gerçekçi belirlenmiş mi?
• Niyetimiz samimi mi?
• Üst yönetimin tam desteği var mı?
• Adil miyiz?
• Uzun soluklu bir işbirliğine hazır mıyız?
Akansel’e göre, hizmet veren firmanın yanıtlaması gereken sorular ise şöyle:
• Yetkinliklerimiz gerçekçi biçimde tanımlanmış mı?
• Yeterli organizasyonel yapı mevcut mu?
• Kaynaklara ulaşım ağımız mevcut mu?
• Kurum değerleri, misyon, vizyon ve hedeflerini benimsemeye yatkın mıyız?
• Kurumla uyumlu olabilecek stratejik düşünce yapısına sahip miyiz?
• Adil miyiz?
• Uzun soluklu bir işbirliğine hazır mıyız?
DIŞ KAYNAK KULLANIMI FIRSAT MI, TEHDİT Mİ?
Zirvenin konuşmacılarından Cenk Ulusal; dış kaynak kullanımında İnsan Kaynakları yöneticilerini bekleyen fırsatları şöyle sıraladı:
• Danışmanlık desteği ile, şirket içinde kredibilite artışı sağlanabilir,
• Şirketin toplam performansı üzerinde önemli bir rol alabilir,
• İKY, dış kaynak tedarikçisi olabilir ve departmanı kar merkezi yapılabilir.
Ulusal’a göre, tehlikeler ise şöyle:
• İK başarısız uygulamaların sorumluluğunu taşır,
• Başarısız uygulamalar İnsan Kaynakları Yönetimi’ne olan güveni azaltır,
• Uygulamadaki sorunlar, İKY’nin iş yükünü artırır,
• Kuruma özgü olmayan uygulamalar, şirket içi çatışmaları artırır.
