0
İnsan Kaynakları & IT İlişkisi
PDKS sistemleri her zaman olduğu gibi başına buyruk…
Personel Devam Kontrol Sistemleri – PDKS’de toplanan veriler çoğunlukla giriş çıkış ve fazla mesai saatlerinin hesaplanmasında kullanılıyor. Bir çoğu bordro sistemine entegre bile edilmemiş. Entegre olanları ise, kısıtlı bir alanda kullanıyoruz. Anlı - şanlı kartlı giriş sistemleri olan holdinglerde bile durum böyle. Bu sistemde oluşan veriler ham veri olarak kalıyor, hiçbir zaman interaktif bir şekilde kullanamıyoruz.
Bordro çıktılarının muhasebe sistemlerine aktarımı, ERP(*) paketi kullanan şirketlerin dışında (burada da yüzde, İK yönünden çok iç açıcı değil aslında) çoğunda söz konusu bile değil.
CV verilerini standardize eden, sorgulama yapan yazılımlar büyük şirketler dışında mevcut değil, mevcut olsa bile tabii ki entegre değil.
Tüm bunlar mevcut olmayınca, organizasyonlarda farklı katmanlarda oluşan bilgilerin İK departmanlarına veri oluşturacak ve İK fonksiyonlarını organizasyona değer üretecek şekilde kullanmaya çalışmak biraz hayal mi acaba ?
Bütçelerdeki en yüksek kalemin insan gücüne ayrılan miktar olduğunu düşünürsek, insan gücünün ne kadarının üretime yansıdığını görmek ve bu bilgiyi kullanarak verimi artırıcı yollara başvurmak, herhalde olaya çok farklı bir boyut katardı. Tabi bu çalışma saatlerini ve ücretleri bilmekten çok daha fazla verinin İK’nın elinin altında olması ile gerçekleşebilir ancak.
Bu yazı “Oysa dünyada böyle mi?” diye devam etmeyecek; çünkü oralarda da durum, bizlerden iyi olsa bile, çok da farklı değil. Global şirketlerin hakkını teslim etmemiz gerekiyor burada. Onlar, her zaman olduğu gibi, en yeni teknolojilere, en kolay ulaşabilen mutlu azınlık; İnsan Kaynakları’nda teknoloji kullanımı ve bunun verimliliğe yansıtılması konusunda epey yol almış gözüküyorlar. Global şirketlerin ülkemizdeki uzantıları da dahil buna.
Biz daha entegrasyon konusunda yol almamışken, bu tür uygulamaların bir adım ilerisi “Self Servis İnsan Kaynakları Otomasyonu”, son yıllarda özellikle uluslararası kuruluşlardan başlayarak yükselen bir trend izliyor.
İK fonksiyonlarını hem personelin, hem de yöneticilerin aynı platformları farklı yetki seviyeleri ile kullanmaları mümkün. Bu tür bir işlem bir yandan maliyetleri düşürürken, diğer yandan da gerek personele, gerekse yönetime daha iyi bir servis vermemizi sağlıyor. Personelin değişen ev adresini formsuz ve İK departmanına en az iş yükü oluşturacak bir biçimde revize etmesi, izin ve avans taleplerini yine bu ortak platformdan yapması, masraf ve harcırahlarını bu yolla onaya göndermesi İK departmanının da tüm bu işlemlerden istediği anda haberdar olması mümkün.
Yönetici, personel ve İK departmanının aynı platformu paylaşmalarından daha güzel bir şey olamaz aslında. Düşünün ki, bilgiler farklı sistemlere tekrar tekrar girilmeyecek… hatalı işlemlerin en aza indirgenmesi ve uyuşmazlıların önlenmesi de işin iyi tarafı.
Bu durumda, personele kendi hakları ve yapması gereken işlemler de yine bu yolla öğretilebilir. İK servisleri özellikle ücret ödeme sonrası dönemlerde ya da nema ödemesi veya vergi iadesi gibi dönemlerde “call center“ gibi çalışmaya başlıyor. İK servisleri bu dönemlerde gerçekten zor anlar yaşıyorlar. Telefon ile soru sorma her iki tarafa (ki bu çoğunlukla şirketler oluyor) hem zaman, hem para bakımından maliyet getiriyor. Oysa bu tür bir self servis ile İK servisi yükü zaman içinde, bu self servisi öğrenme hızı oranında azaltılabilir.
Her ne kadar “kontrol elden gidiyor mu?“ diyecekler olsa da, self servis sisteminin yönetim bakımından kontrolü; hem denetim açısından, hem de kayırmaları ve işi asmaları önlemek açısından daha verimli olacaktır.
Self servis İK otomatizasyonunun Türkiye açısından en çok eleştiri alacak yönü herhalde şunlar olacaktır:
a- Personele kendi verilerini değiştirecek yetki vermenin doğru olmayacağı ve kötü niyetli kullanıma yol açacağı.
b- İkincisi de (özellikle İş Güvencesi Yasası’ndan sonra, durum daha önem arz edecek) ıslak imzası olmayan belgelerin ispat ediciliğinin olmayacağı.
E-devlet konusunda çaba içinde olan devletimizin durumu er geç değiştireceğini ve kazananın ilerlemeden yana olacağını biliyoruz. Ama çalışanına güven duyamayacak organizasyonların, İK’daki politikalarını bir kez daha gözden geçirmeleri gerekir kuşkusuz.
Bu tür uygulamaları sadece beyaz yakalılar için kullanabiliriz. “Internete ve bilgisayara, gerek çalışma şartları, gerekse diğer kısıtlamalar nedeni ile eli bile değmeyecek personel var. Bu durum nasıl çözümlenecek?” diyorsanız; tüm ülkeyi birkaç kez sarmış olan mobil iletişim altyapısı, bu iş için çok uygun. Üstelik kullanım açısından biz Türklere de daha çok hitap ediyor.
__________________________
(*) Enterprice Resource Planing
Personel Self Servis
Personel Self-Servis işlemleri; işyerlerinde kağıt dolaşımını azaltan, personelin kendi bilgilerine bir yönetim ve yetki mekanizması dahilinde erişip güncelleyebildiği işlemler bütünüdür. Bu işlemler genellikle sadece personele servis vermekle kalmaz, yöneticileri ve İK departmanlarını da içine alan, otomatize edilmiş iş akış süreçleri ile bağlantılı olarak çalışır. Bu süreçlere yöneticiler; iş akışlarını, sonuçları izleme ve onay mekanizmaları ile katkıda bulunurlar.
Personel self-servis işlemlerinin yapılabilmesi için, içinde iş akış süreçlerinin de yer aldığı, her personelin kolayca kullanabileceği bir arayüze sahip ve kişiselleştirilebilir İK yazılımları desteğine gereksinim bulunmaktadır.
Personel self-servis yazılımlarının; personelin bilgi gizliliği, bilgilerin doğruluğu ve güncel olma kriterlerini karşılaması gerekmektedir.
Personel self-servis altyapısı, Çalışan İlişki Yönetimi (Employee Releationship Management – ERM)’nin de çekirdeğini oluşturmaktadır.
Personel self-servis işlemlerine örnek vermek gerekirse :
Özlük bilgileri görüntüleme, değiştirme
Adres, iletişim bilgileri görüntüleme, değiştirme
Hak edilen izin süresi ve izin hak ediş tarihlerini görme
İzin talebi
Avans talebi
Bordro döneminde hak edilen ek ödemeler ve yapılacak kesintileri görme
Planlanan eğitimleri görme
Şirket içi personel dokümantasyonuna erişme
İzin, avans gibi taleplerin amir-HR-muhasebe üçgenindeki iş akışını izleme
Bu sistem ile :
Personel, kendi bilgilerine erişebilmektedir.
Yetki mekanizmalarının izin verdiği ölçüde bilgilerini güncelleyebilmekte ve/veya güncelliğini takip edebilmektedir.
İK departmanları izin, avans yönetimi gibi standart İK işlemlerinin yükünden kurtulmakta, “business” ağırlıklı diğer işlere konsantre olabilmektedir.
Anında onay mekanizmaları ve önceden tanımlanmış iş akış süreçleri sayesinde personelin İK’ya değişik nedenlerle yaptığı başvurular kısa sürede değerlendirilebilmekte, sonucunu personel herhangi bir yazışmaya gerek kalmaksızın öğrenebilmekte ve amirler de anında bilgilendirilebilmektedir.
PDKS sistemi entegrasyonu sağlanmış personel self-servis uygulamaları ile personel devam takip çizelgelerini izleme şansına sahip olmaktadır.
Sonuçta; daha hızlı işleyen, İK bölümünün iş yönetimine vakit ayırabildiği, çalışan ve yönetim açısından zaman ve maliyet kazanımı olan bir altyapı sağlanmaktadır.
Personel Self Servis Otomasyonu; firmaların teknolojik alt yapı yatırımı yapmasına gerek kalmadan, bordro hizmetleri ile birlikte, “Uygulama Servis Sağlayıcı” mantığı ile dışarıdan hizmet olarak alınabilmektedir. Bu hizmet tipinde çalışanlara ait bilgiler gizlilik kurallarına uygun olarak bir veri merkezinde tutulmakta, yine bordro servis sağlayıcının yazılımları kullanılarak her türlü hizmetten bir tarayıcı (browser) aracılığıyla yararlanılmaktadır. İlk yatırım maliyeti gerektirmeyen bu çözüm, yasal düzenlemelerin ve uygulama değişikliklerinin servis sağlayıcı yazılımı üreten firma tarafından izlenmesi ve adapte edilmesi nedeniyle, sürekli güncel verilerle iş yapma imkanı ve firmalara ucuz maliyet, işgücünü etkin değerlendirme olanağı sağlamaktadır.
Ayşe N. Yılmaz
Datassist Genel Müdürü
