HRdergi Nostalji: Ret Mektupları Nasıl Olmalı veya Olmamalı?

Şubat 1997 sayısından bir makale!

Gazete ilanıyla yapılmış bir iş başvurusunun olumsuz sonuçlanması durumunda nasıl bir ret mektubu yazılması gerektiğini anlatmış Yasemin Güngör…

Ret Mektupları Nasıl Olmalı veya Olmamalı?

Bu çalışmada 50 büyük şirketin ret mektupları incelenmiştir. Aşağıdaki örnek mektup da bu ret mektuplarının karşılaştırılması sonucu hazırlanmıştır.

İSTANBUL; 18 Kasım 1996
Sayın Arzum OĞUZ
Toprakkale Sok. No: 2/2 Etiler İSTANBUL

Müracaatınız için teşekkür ederiz. Ancak size olumlu bir cevap veremediğimiz için üzgünüz. Müracaatınız, vasıflarınıza uygun bir ihtiyacımızın doğması halinde değerlendirmeye alınacaktır.

Saygılarımızla.

İlk okuyuşta sıradan bir ret mektubu, şirkete gösterilen ilgiye teşekkür edip gelecekteki pozisyonlar için ümit vaat ediyor. Mektup daha açılmadan, başvurunun kabul edilmediğini anlamıştı zaten. (Şirketler iyi haberleri telefonla verir.) Öyleyse, ret mektubunun başvuruya cevap vermenin ötesinde bir işlevi olmalı: İçerik ve formatı ile şirketin başvurulara gösterdiği özeni ve kalite imajını temsil etmek... İncelenen mektupların çoğunluğunda antetli kâğıdın sol üst köşesine iş başvurusunda bulunan kişinin adı, soyadı ve adresi yazılmış. Bu adresli bölüme “Sayın ...” diye başlayıp, ardından direkt konuya girmek yerine, adı, soyadı ve adres kısmından sonra “Sayın ...” hitap cümlesi kullanmak, şüphesiz, yazışma formatına daha çok uyardı. Söz konusu iş başvurusu gazete ilanı üzerine yapılmış ise ilanın tarihinin ve adının ilk cümlede belirtilmesinde yarar vardır: “1 Eylül 1996 tarihinde yayınlanan Makina Mühendisi ilanımıza başvurarak şirketimize göstermiş olduğunuz ilgiye teşekkür ederiz.” Şirketler genelde standart ret mektubu kullanıyorlar. İş başvurularının tek tek özenle incelendiğini göstermek için, mektuba kişiye özel ve açıklayıcı bölümler konulmalıdır: “Yaptığımız inceleme sonucu aradığımız iş tecrübesine sahip olmadığınızdan, size olumlu bir cevap veremiyoruz.”

Mektuptaki son cümlenin daha “içten” alternatifleri kullanılmalıdır: “Gelecekte özelliklerinize uygun benzeri bir pozisyonu size önerebilmek ümidi ile başvurunuz kayıtlarımızda özenle muhafaza edilecektir.” veya “Özgeçmişiniz ileride oluşabilecek bir pozisyonda değerlendirilmek üzere şirketimizce saklı tutulacaktır.”

Ret mektubunda özgeçmişin güncelleştirilmesi konusunda öneride bulunmak, başvurunun ileride değerlendirileceği inancını güçlendirir:

“Bize ulaştırmış olduğunuz bilgilerde değişiklik olması halinde en kısa zamanda güncelleştirmenizi rica ederiz.” veya “Mevcut durumunuzdaki veya kişisel bilgilerinizdeki değişiklikleri bildirirseniz, size ulaşmamız her zaman mümkün olacaktır.” Mektubu “Saygılarımızla.” sözcüğüyle bitirmektense “Çalışma yaşamınızda başarılar dileriz.” veya “Kariyer hedeflerinize ulaşmanızı dileriz.” diye sonuçlandırmak daha iyi olur.

Ayrıca mektubun yazışma formatına uyması için sağ alt köşede İnsan Kaynakları Müdürü’nün adının ve imzasının bulunması gereklidir.

Son bir öneri daha: 5 Eylül 1996’da postalanan özgeçmişe 18 Kasım 1996 tarihli mektupla cevap verilmiş. Olumlu cevaplar telefonla verilse de ret mektuplarının daha erken kaleme alınıp postalanması, şirketin iş başvurularını değerlendirmede gösterdiği titizliğin ve kalitesinin iyi bir göstergesi olur. Şimdi hepsini birleştirerek aynı ret mektubunu bir daha yazalım:

İSTANBUL, 8 Ekim 1996
Sayın Arzum OĞUZ
Toprakkale Sok. No: 2/2 Etiler İSTANBUL 

Sayın Arzum Oğuz,

1 Eylül 1996 tarihinde yayınlanan Makine Mühendisi ilanımıza başvurarak şirketimize göstermiş olduğunuz ilgiye teşekkür ederiz. İnceleme sonucu, aradığımız iş tecrübesine sahip olmadığınızdan, size olumlu cevap veremiyoruz. Özgeçmişiniz ileride oluşabilecek bir pozisyonda değerlendirilmek üzere şirketimizce saklı tutulacaktır. Bize ulaştırmış olduğunuz bilgilerde değişiklik olması halinde bu bilgileri en kısa zamanda güncelleştirmenizi rica ederiz. Kariyer hedeflerinize ulaşmanızı dileriz.

Yasemin Güngör
İnsan Kaynakları Müdürü