0
Ekip kurma sürecini etkin yönetmek için tavsiyeler
Geleneksel iş ortamında görmeye alışık olduğumuz iç rekabet ve ‘yıldız’ performans sistemleri bir süredir değişim içerisinde. Yönetim uzmanları ve araştırmacılar artık, başarılı bir organizasyonu etkin bir ekip çalışması ve yönetimden öteye giden liderlik kavramlarıyla tanımlıyor. Bu nedenle de şirketler, koordine, etkin ve yaratıcı bir şekilde çalışan bir ekip geliştirmeye çalışıyor.
Ekip kurma sürecini yöneten kişiler genelde ekip işleyişinin sadece bir yönüne odaklanır. Bu yüzden, genelde üzerinde durulan iletişim uygulamaları olup, ekip başarısında ve etkinliğinde kritik önem taşıyan diğer elemanların göz ardı edilmesi söz konusu oluyor. Oysa ekipler bu kadar basit yapılar değildir ve bir ekip en zayıf yönü kadar güçlüdür.
Ekip kurma sürecinde yalnız bir yöne odaklanmanın ekibe fayda sağladığı çok ender görülür. Aslında tek boyutlu bir ekip kurma süreci kırılmaları beraberinde getirir ve de sürecin inanırlılığını yok eder. Bu durumda ekiplerin nasıl işlediğine ilişkin bir modele sahip olmanız gerekiyor. Böylece ekip etkinliğinin azalmasına neden olan faktörleri daha kolay görebilirsiniz. En azından etkin bir ekibin gereksinimlerini düşünebilirsiniz:
• Açık ve genel olarak benimsenmiş vizyon ve hedefler
• Hedefleri karşılamada gerekli beceri ve yetenekler
• Ekip üyelerinin rol ve fonksiyonlarının açık tanımları
• Değer ve prosedürlerin etkin ve paylaşıma açık bir şekilde kavranması
• Etkili ve yetkin kişiler arası ilişkiler
• Ödüllendirme ve teşvik sistemi
• Daha iyi bir şirket için ekip ilişkilerinin öneminin kavranması
Her ekip farklıdır. Her ekibin farklı güçlü ve zayıf yanları vardır. Bu nedenle ekip kurmak, belirlenen spesifik güçlü ve zayıf yanlar üzerine inşa edilmelidir. Bu güçlü ve zayıf yanları bilmeden, ekip kurulmaya çalışılırsa; ekip kurucu lider, süreci yararsız ve alakasız bir yöne doğru sürükleme riskiyle karşı karşıya kalır. Bu da yine, hem süreç için hem de sponsor için inanırlılığın ortadan kalmasıyla sonuçlanır. Teşhis, sürecin ilk adımıdır. Eğer şirket dışından bir danışmanla birlikte çalışıyorsanız, ilk adım olarak tam bir ekip değerlendirmesi yapmaları konusunda ısrar edin. Eğer süreci siz yönetiyorsanız, Team Assessment & Diagnostic Instrument (TADI) gibi araçları kullanmayı düşünebilirsiniz.
Ekip kurma amacıyla uzun vadeli bir ekip stratejisi geliştirmeden, ekip kurma günü düzenleyen liderler çoktur. En iyi durumda; tek başına dengesiz bir şekilde sallanan bir gün, kısa süren motivasyonlarla sonuçlanır. En kötü durumda ise; gün, gün içinde çözülemeyecek kadar hafif ancak ileride büyüyecek sorunları beraberinde getirir. Ve tekrar inanırlılığın eksilmesi sonucu ortaya çıkar. Ekip kurmak için uzun vadeli bir strateji planlayın. Bir yıl için yapılan bir planlama önerilebilir.
Ekip kurma uzun vadeli bir süreç olduğundan, siz ve ekip üyeleriniz bu sürecin devamlı akan bir yapıya sahip olduğunu bilmelisiniz. Aynı zamanda, ekip işlevlerinin düzenli olarak değerlendirilmesini sağlayacak bir mekanizmayı kurmadan, ekip kurma çabalarının sanki kendiliğinden gelişmesini de beklemeyin. Ekip gelişiminin pürüzsüz bir şekilde işlemesi pek sık görülen bir durum değildir. Bu nedenle yönetici mutlaka sınırları tanımlamalıdır. Ancak bu şekilde ekip, sınırları ortadan kaldırmak için çalışabilir. Ekip gelişiminin düzenli olarak değerlendirilmesini sağlayacak bir plan yapın. İlk adım olan bu değerlendirmelerin ardından, sonuçların değişip değişmediğini görmek için düzenli görüşmeler gerçekleştirin.
Bazı durumlarda yönetim, ekip kurma sürecine uzak kalıyor. Sürece uzak liderlik genelde, ekip gelişimiyle çalışanlarının tamamıyla değişeceği, böylelikle de ekibin daha etkin bir şekilde işleyeceği düşüncesiyle hareket eder. Yine de, birçok ekipte en etkili kişi resmi lider ya da yöneticidir. Çünkü ekip etkinliği; ekibin rengini belirleyen kişi olarak yöneticinin, kendi artılarını ekibe eklemeyi hedeflemediği müddetçe gelişmez.
Eğer çalışanlarınızdan, davranışlarınızın olumlu ya da olumsuz etkilerinin nasıl olduğunu duymayı amaçlıyorsanız, takım kurma işinden vazgeçin. Süreci bu düşünceyle başlatmanız ve süreçte anahtar oyuncu olduğunuz bilgisini reddetmeniz yapacağınız en kötü şey olacaktır.
Ekip kurma süreci, tartışmalar ve problemler açıklığa kavuşturulmadıkça ilerlemez. Kötü bir şekilde işleyen ekipler ayıp, savunuculuk ve sorunlarla mücadele etmede yetersizlik kavramları ve nitelikleriyle tanımlanır. Kötü ekipler kendilerini geliştirme yeteneğinden yoksundur.
Bazı zamanlarda şirket dışı danışmana ihtiyaç duyulabilir. Danışman uzmanlaşmış becerilerini beraberinde getirir, ki bunlar genelde şirkette eksik olan noktalardır. Bu kişinin en önemli yanı dışarıdan gelen bir danışmanın şirketle hiçbir geçmişinin, önyargısının olmamasıdır. Dolayısıyla kendi gündemindeki sorunlarla meşgul olan bir yöneticiden daha fazla inanırlılığa sahip olabilir.
Yardım için bir danışmanla çalışabilirsiniz. Yine de ekibiniz danışmana bağımlı hale gelmemeli ve daha sonra kendi başına ilerlemesini sağlayacak kapasiteyi geliştirmelidir. Eğer etrafta, ekibiniz ya da çözülmemiş sorunlar ya da yönetime ilişkin konularda yüksek oranda olumsuz düşünceler dolaşıyorsa danışman arayışına girmeniz daha doğru olur.
Eğer ekip kurma sürecini yönetiyorsanız bahsedilen bu altı ciddi hatadan uzak durmalısınız. Tabii ki, kötü bir ekibi bile kurmaya çalışmak hiçbir şey yapmamaktan daha iyidir. İyi düşünülmemiş ve planlanmamış çabalar, olumsuzluğu arttırabilir, ekip fonksiyonlarını ve yönetim inanırlılığını azaltabilir. Eğer bir yöneticiyseniz unutmamanız gereken, çalışanlarınızın size olan güveninin, sizin gerçekleştireceğiniz ekip kurma sürecinin etkinliğini oranında artacağıdır.
Siz kimsiniz? Neler için ayakta duruyorsunuz? Yaşamınızın amacı ne? Diğerlerini nasıl etkilemek istiyorsunuz? Kendinize, ailenize, arkadaşlarınıza, meslektaşlarınıza ve dünyaya nasıl katkıda bulunmak istiyorsunuz? Kendiniz ve dünya hakkında güçlü bir vizyon kurabilmek için bu soruları yanıtlayın. Sonra da vizyonunuzu gerçeğe dönüştüren bir lider olarak yaşamaya başlayın!
Doğumunuzdan itibaren sizlerle olan benzersiz armağanlara ve yaşamınız süresince geliştirdiğiniz kişisel güçlü yönlere sahipsiniz. Bu armağan ve güçlü yönlerin farkında olmak ve onları kullanmak daha güçlü bir lider olmak konusunda size yardım edecektir.
Manevi değerlerinizle örtüşmeyen tercihler yapmak ya da adımlar atmak sizi rahatsız edici kötü” bir duyguyla baş başa bırakacaktır. Bilinçaltınızdan sızan bu duygu hem kariyerinizdeki başarınızı hem de ilişkilerinizi olumsuz etkileyecektir. Diğer taraftan, değerlerinizle örtüşen kararlar almak ve hareket etmek başarılı olmanızı sağlar. Kişilerin doğal olarak sizin fikirlerinize ve liderliğinize saygı göstermesine neden olur.
En büyük liderler; her bir kişinin en önemli değerlerinin farkında olarak onları etki alanlarının içine çekenlerdir. Bu liderlerden biri olmak için, net olanın ardına bakın ve karşınızdaki kişilere şefkatle bakın. Tarihin en büyük liderleri; başka bir liderin kendi potansiyellerinin farkına varıp onları teşvik ettiği için bu noktaya gelebildiklerini itiraf eder.
Varmak istediğiniz yere ulaşmak için bir plan haritalandırmadan önce bu yerin neresi olduğunu bilmeniz gerekir. Liderlik becerilerinizi geliştirmek için, uygun zaman periyodlarına dayalı spesifik yaşam hedefleri belirleyin.
Kimse hırçın, aksi ve olumsuz bir kişiye saygı duymaz. Olumlu bir tavır sayesinde yaşamın parlak kısmına bakarsınız. Olumlu bir tavır sergilediğinizde insanlara doğal olarak cazip gelirsiniz. Olumlu olmak sayesinde daha mutlu bir yaşam sürer, aynı zamanda diğer olumlu kişilerle çevrili hale gelirsiniz. Bu arada sihirli bir biçimde, heyecan verici önerilerini ve olasılıklar da size yönelir.
Mükemmel liderlik becerileri; vizyon, hedef, beceri, beklenti ve niyetlerinizi açık ve spesifik olarak iletişime açabilmeyi de gerektirir. Bu; diğer kişilerin bilinçli ya da bilinçsiz olarak iletişime açtıklarını dinleme becerisini de içerir. Mükemmel bir iletişimci olabilmek için; sözel, sözel olmayan ve dinlemeye dayalı becerilerinizi sürekli geliştirin.
Bir lider, ekibi kadar güçlüdür. Bir lider olarak, çevrenizdekilerin güçlü yönlerini, armağanlarını ve potansiyellerini fark ederek ve onları kullanarak mükemmel bir ekip oluşturmalısınız. Çevrenizdekileri motive etmek grubun enerjisini artıracak, projelerinizi verimli kılacak ve hedeflerinizi daha kolay başarmanızı sağlayacaktır.
Kimse mükemmel değildir ve herkes hata yapar! En başarılı liderler başarının anahtarının hatalardan kazınmak olmadığını, onlardan ders almak olduğunu bilir. Güçlü bir lider olarak, kendi zayıf yönlerinizi ekibinizle iletişime açmalısınız.
JIM CLEMMER
Ekip kurma sürecini yöneten kişiler genelde ekip işleyişinin sadece bir yönüne odaklanır. Bu yüzden, genelde üzerinde durulan iletişim uygulamaları olup, ekip başarısında ve etkinliğinde kritik önem taşıyan diğer elemanların göz ardı edilmesi söz konusu oluyor. Oysa ekipler bu kadar basit yapılar değildir ve bir ekip en zayıf yönü kadar güçlüdür.
Ekip kurma sürecinde yalnız bir yöne odaklanmanın ekibe fayda sağladığı çok ender görülür. Aslında tek boyutlu bir ekip kurma süreci kırılmaları beraberinde getirir ve de sürecin inanırlılığını yok eder. Bu durumda ekiplerin nasıl işlediğine ilişkin bir modele sahip olmanız gerekiyor. Böylece ekip etkinliğinin azalmasına neden olan faktörleri daha kolay görebilirsiniz. En azından etkin bir ekibin gereksinimlerini düşünebilirsiniz:
• Açık ve genel olarak benimsenmiş vizyon ve hedefler
• Hedefleri karşılamada gerekli beceri ve yetenekler
• Ekip üyelerinin rol ve fonksiyonlarının açık tanımları
• Değer ve prosedürlerin etkin ve paylaşıma açık bir şekilde kavranması
• Etkili ve yetkin kişiler arası ilişkiler
• Ödüllendirme ve teşvik sistemi
• Daha iyi bir şirket için ekip ilişkilerinin öneminin kavranması
Her ekip farklıdır. Her ekibin farklı güçlü ve zayıf yanları vardır. Bu nedenle ekip kurmak, belirlenen spesifik güçlü ve zayıf yanlar üzerine inşa edilmelidir. Bu güçlü ve zayıf yanları bilmeden, ekip kurulmaya çalışılırsa; ekip kurucu lider, süreci yararsız ve alakasız bir yöne doğru sürükleme riskiyle karşı karşıya kalır. Bu da yine, hem süreç için hem de sponsor için inanırlılığın ortadan kalmasıyla sonuçlanır. Teşhis, sürecin ilk adımıdır. Eğer şirket dışından bir danışmanla birlikte çalışıyorsanız, ilk adım olarak tam bir ekip değerlendirmesi yapmaları konusunda ısrar edin. Eğer süreci siz yönetiyorsanız, Team Assessment & Diagnostic Instrument (TADI) gibi araçları kullanmayı düşünebilirsiniz.
Ekip kurma amacıyla uzun vadeli bir ekip stratejisi geliştirmeden, ekip kurma günü düzenleyen liderler çoktur. En iyi durumda; tek başına dengesiz bir şekilde sallanan bir gün, kısa süren motivasyonlarla sonuçlanır. En kötü durumda ise; gün, gün içinde çözülemeyecek kadar hafif ancak ileride büyüyecek sorunları beraberinde getirir. Ve tekrar inanırlılığın eksilmesi sonucu ortaya çıkar. Ekip kurmak için uzun vadeli bir strateji planlayın. Bir yıl için yapılan bir planlama önerilebilir.
Ekip kurma uzun vadeli bir süreç olduğundan, siz ve ekip üyeleriniz bu sürecin devamlı akan bir yapıya sahip olduğunu bilmelisiniz. Aynı zamanda, ekip işlevlerinin düzenli olarak değerlendirilmesini sağlayacak bir mekanizmayı kurmadan, ekip kurma çabalarının sanki kendiliğinden gelişmesini de beklemeyin. Ekip gelişiminin pürüzsüz bir şekilde işlemesi pek sık görülen bir durum değildir. Bu nedenle yönetici mutlaka sınırları tanımlamalıdır. Ancak bu şekilde ekip, sınırları ortadan kaldırmak için çalışabilir. Ekip gelişiminin düzenli olarak değerlendirilmesini sağlayacak bir plan yapın. İlk adım olan bu değerlendirmelerin ardından, sonuçların değişip değişmediğini görmek için düzenli görüşmeler gerçekleştirin.
Bazı durumlarda yönetim, ekip kurma sürecine uzak kalıyor. Sürece uzak liderlik genelde, ekip gelişimiyle çalışanlarının tamamıyla değişeceği, böylelikle de ekibin daha etkin bir şekilde işleyeceği düşüncesiyle hareket eder. Yine de, birçok ekipte en etkili kişi resmi lider ya da yöneticidir. Çünkü ekip etkinliği; ekibin rengini belirleyen kişi olarak yöneticinin, kendi artılarını ekibe eklemeyi hedeflemediği müddetçe gelişmez.
Eğer çalışanlarınızdan, davranışlarınızın olumlu ya da olumsuz etkilerinin nasıl olduğunu duymayı amaçlıyorsanız, takım kurma işinden vazgeçin. Süreci bu düşünceyle başlatmanız ve süreçte anahtar oyuncu olduğunuz bilgisini reddetmeniz yapacağınız en kötü şey olacaktır.
Ekip kurma süreci, tartışmalar ve problemler açıklığa kavuşturulmadıkça ilerlemez. Kötü bir şekilde işleyen ekipler ayıp, savunuculuk ve sorunlarla mücadele etmede yetersizlik kavramları ve nitelikleriyle tanımlanır. Kötü ekipler kendilerini geliştirme yeteneğinden yoksundur.
Bazı zamanlarda şirket dışı danışmana ihtiyaç duyulabilir. Danışman uzmanlaşmış becerilerini beraberinde getirir, ki bunlar genelde şirkette eksik olan noktalardır. Bu kişinin en önemli yanı dışarıdan gelen bir danışmanın şirketle hiçbir geçmişinin, önyargısının olmamasıdır. Dolayısıyla kendi gündemindeki sorunlarla meşgul olan bir yöneticiden daha fazla inanırlılığa sahip olabilir.
Yardım için bir danışmanla çalışabilirsiniz. Yine de ekibiniz danışmana bağımlı hale gelmemeli ve daha sonra kendi başına ilerlemesini sağlayacak kapasiteyi geliştirmelidir. Eğer etrafta, ekibiniz ya da çözülmemiş sorunlar ya da yönetime ilişkin konularda yüksek oranda olumsuz düşünceler dolaşıyorsa danışman arayışına girmeniz daha doğru olur.
Eğer ekip kurma sürecini yönetiyorsanız bahsedilen bu altı ciddi hatadan uzak durmalısınız. Tabii ki, kötü bir ekibi bile kurmaya çalışmak hiçbir şey yapmamaktan daha iyidir. İyi düşünülmemiş ve planlanmamış çabalar, olumsuzluğu arttırabilir, ekip fonksiyonlarını ve yönetim inanırlılığını azaltabilir. Eğer bir yöneticiyseniz unutmamanız gereken, çalışanlarınızın size olan güveninin, sizin gerçekleştireceğiniz ekip kurma sürecinin etkinliğini oranında artacağıdır.
Siz kimsiniz? Neler için ayakta duruyorsunuz? Yaşamınızın amacı ne? Diğerlerini nasıl etkilemek istiyorsunuz? Kendinize, ailenize, arkadaşlarınıza, meslektaşlarınıza ve dünyaya nasıl katkıda bulunmak istiyorsunuz? Kendiniz ve dünya hakkında güçlü bir vizyon kurabilmek için bu soruları yanıtlayın. Sonra da vizyonunuzu gerçeğe dönüştüren bir lider olarak yaşamaya başlayın!
Doğumunuzdan itibaren sizlerle olan benzersiz armağanlara ve yaşamınız süresince geliştirdiğiniz kişisel güçlü yönlere sahipsiniz. Bu armağan ve güçlü yönlerin farkında olmak ve onları kullanmak daha güçlü bir lider olmak konusunda size yardım edecektir.
Manevi değerlerinizle örtüşmeyen tercihler yapmak ya da adımlar atmak sizi rahatsız edici kötü” bir duyguyla baş başa bırakacaktır. Bilinçaltınızdan sızan bu duygu hem kariyerinizdeki başarınızı hem de ilişkilerinizi olumsuz etkileyecektir. Diğer taraftan, değerlerinizle örtüşen kararlar almak ve hareket etmek başarılı olmanızı sağlar. Kişilerin doğal olarak sizin fikirlerinize ve liderliğinize saygı göstermesine neden olur.
En büyük liderler; her bir kişinin en önemli değerlerinin farkında olarak onları etki alanlarının içine çekenlerdir. Bu liderlerden biri olmak için, net olanın ardına bakın ve karşınızdaki kişilere şefkatle bakın. Tarihin en büyük liderleri; başka bir liderin kendi potansiyellerinin farkına varıp onları teşvik ettiği için bu noktaya gelebildiklerini itiraf eder.
Varmak istediğiniz yere ulaşmak için bir plan haritalandırmadan önce bu yerin neresi olduğunu bilmeniz gerekir. Liderlik becerilerinizi geliştirmek için, uygun zaman periyodlarına dayalı spesifik yaşam hedefleri belirleyin.
Kimse hırçın, aksi ve olumsuz bir kişiye saygı duymaz. Olumlu bir tavır sayesinde yaşamın parlak kısmına bakarsınız. Olumlu bir tavır sergilediğinizde insanlara doğal olarak cazip gelirsiniz. Olumlu olmak sayesinde daha mutlu bir yaşam sürer, aynı zamanda diğer olumlu kişilerle çevrili hale gelirsiniz. Bu arada sihirli bir biçimde, heyecan verici önerilerini ve olasılıklar da size yönelir.
Mükemmel liderlik becerileri; vizyon, hedef, beceri, beklenti ve niyetlerinizi açık ve spesifik olarak iletişime açabilmeyi de gerektirir. Bu; diğer kişilerin bilinçli ya da bilinçsiz olarak iletişime açtıklarını dinleme becerisini de içerir. Mükemmel bir iletişimci olabilmek için; sözel, sözel olmayan ve dinlemeye dayalı becerilerinizi sürekli geliştirin.
Bir lider, ekibi kadar güçlüdür. Bir lider olarak, çevrenizdekilerin güçlü yönlerini, armağanlarını ve potansiyellerini fark ederek ve onları kullanarak mükemmel bir ekip oluşturmalısınız. Çevrenizdekileri motive etmek grubun enerjisini artıracak, projelerinizi verimli kılacak ve hedeflerinizi daha kolay başarmanızı sağlayacaktır.
Kimse mükemmel değildir ve herkes hata yapar! En başarılı liderler başarının anahtarının hatalardan kazınmak olmadığını, onlardan ders almak olduğunu bilir. Güçlü bir lider olarak, kendi zayıf yönlerinizi ekibinizle iletişime açmalısınız.
JIM CLEMMER
