0
Eğitimde performans ölçüm teknikleri
Uzun dönemde organizasyon performansını iyileştirme amacını güden tüm değişim projelerinde, organizasyonun değişik alanlardaki performansını ölçmeyi ve izlemeyi amaçlayan performans ölçümlerinin bulunduğu görülür. Bu ölçümler stratejik yönetim ve karar mekanizmalarının bir parçası haline gelerek, şirketin zaman içinde değişen performansını değerlendirip, değişim programlarının sonuçlarını gözlemlemek ve firmanın hedeflerine ulaşma yolunda ne konumda olduğunu gösterebilmeleri açısından, başarıya ulaşmak için önemli ilk basamağı oluştururlar.
Şirketi oluşturan değişik fonksiyonlar içinde eğitim, her aşaması ve işlemi takip edilebilen bir fonksiyon olarak belki de en fazla performans değerlendirmesine ve ölçümlere maruz kalandır. Konumu ve performansının düzenli olarak ne durumda olduğu bilinmeyen eğitim operasyonlarından başarı ve katma değer beklemek, eğitim yönetimini bir dizi rastlantısal değişkene bağlamakla eş anlamlıdır.
Eğitim performansını ölçmek şirketlere ne sağlıyor?
Eğitim performansının düzenli olarak ölçülmesinin önemi ölçüm sonuçlarının değerlendirilmesi sonucunda verilen kararların etkilerinin çok kısa bir sürede eğitim operasyonları performansını etkileyebilmesinden kaynaklanır. Çalışan ve yönetimi katında etki-tepki mekanizmasının eğitim süreçlerinde kısa süreye yayılmış olması, verilen kararların etkilerinin kısa sürede görülebilmesini sağlar.
Eğitim operasyonlarının değişik basamaklarında düzenli olarak ölçümler ve gözlemler yapmayan firmalar, eğitim süreçlerinin başarısını dönem sonu çalışan verimliliği ve eğitimin geri dönüşü (ROI) ölçümlerinde “eksi puan” olarak gözlemlediklerinde, başarıya ulaşabilme şansını kaçırmış olurlar. Bu nedenle eğitim performansı ölçümleri genel durumun gözlemlenmesinin yanı sıra, bir sonraki basamakta bir önceki basamakta karşılaşılan sorunların yan etkilerini düzelterek, başarıya ulaşma şansını devam ettirmeye olanak verebildiğinden klasik performans değerlendirme yaklaşımından farklıdırlar. Bu nedenle, eğitim zincirinin genel durumunu gözlemlemek ve anlamak için seçilen ölçüm yöntemlerinin seçilmesindeki önem şöyle sıralanabilir:
• Ölçümler genel sonuçlara ilaveten bir sonraki basamağın sonucunu ve o basamaktaki eğitim aktivitelerini de doğrudan ve kısa sürede etkileyebilmektedir.
• Eğitim performansında ve geri dönüşünde temel ölçümlere dayanılarak yapılan değişimler, sonucu şirketin diğer fonksiyonlarındaki performansa dayanarak yapılan değişimlere göre daha çabuk etkiler.
• Yanlış eğitim ölçüm noktaları İK yönetimini ikinci derecedeki değişkenlere yöneltebilir ve başarı için gerekli olan temel değişkenlerin gözlemlenmesini engeller.
• Geçmişe yönelik ölçümler eğitim süreçlerinin iyileştirme ve başarıya ulaşma şansını azaltır.
Eğitim performans ölçümlerine yaklaşımlar
Eğitim performans ölçüm yöntemlerine bakıldığında klasik yaklaşımın; denetlemeyi finansal ölçümlerle yapmak ve çalışan memnuniyeti sağlamaya çalışmaktan ibaret olduğu görülür. Bu yaklaşımın temelinde, eski organizasyon düzenlerinde eğitim organizasyonların ana birim olmak yerine alt birim olarak görülmesi vardır.
Finansal ölçümler ve çalışan memnuniyeti veya geribildirimi klasik yaklaşımlarda geçmişi ölçtüğünden, bu yaklaşım eğitim operasyonları performansının sadece geçmişte olan aktivitelere dayanarak ölçülmesine neden olur. Ayrıca bu yaklaşımda finansal değişkenlerle ölçülemeyen eğitimlerin müşteri sadakatine olan etkileri, organizasyonel verimlilik ve kazanılan/kaybedilen çalışan bağlılığını yaratma fırsatı gibi önemli İK değişkenlerini gözlemek mümkün değildir. Başarısı sadece finansal açıdan ölçülen eğitim süreçlerinde, planlamanın ve operasyonun başarısı ölçülemez hale gelir.
Eğitim performans ölçümlerinde yukarıdaki nedenlere dayanarak uygulamada kullanılan dört genel kabul edilmiş yaklaşımın olduğu görülür:
Eğitim operasyon modeli
ABD merkezli İK danışmanları tarafından geliştirilen ve birçok global şirkette kullanılan bu modelde, eğitim performansının değerlendirilmesi aşağıdaki dört değişik alandaki ölçümlerin birleştirilmesinden oluşur:
- Eğitim içerik kalitesi ölçümleri
- Maliyet ölçümleri
- Eğitmen yeterlilik ölçümleri
- Eğitim araçları ölçümleri
Aktiviteye Dayalı Eğitim Ölçüm Tekniği
Aktivitiye Dayalı Eğitim Ölçüm Tekniği, temelinde klasik eğitim ölçme değerlendirme yaklaşımındaki operasyonun değişik basamaklarındaki eğitim bileşenin,n ölçülmesindeki eksikliği gidermek ve operasyonun performansını şirketin bütünsel performasına bağlayabilmek amacı vardır.
Her aktivite ve sürecin detaylı bileşenlerine ayrılarak maliyet, kazanç ve kullanılan kaynakların denetlenmesine dayanan bu yaklaşım, basamaklardan oluşan eğitim alanının performansının ölçülmesi amacına tam anlamıyla hizmet eder. “Aktivitiye Dayalı Eğitim Ölçüm Tekniği” ile iş gücü, insan ve zaman gibi eğitim sürecindeki en önemli basamağı oluşturan değişkenleri detaylı bir şekilde ölçmek mümkündür. “Aktivitiye Dayalı Eğitim Ölçüm Tekniği” bütünsel İK fonksiyonunu destekleyecek şekilde kullanıldığında eğitim operasyonlarında gözlemlenemeyen detayları görünür hale getirerek şirkete fayda sağlar.
Eğitim Değer Analizi
Klasik İK yaklaşımlarının eğitim süreçlerinde başarıyı uzun dönemde destekleyememesinin sebebi kısa dönemli geri dönüş üzerine yoğunlaşmalarıdır. Bu yoğunlaşma, uzun dönemde eğitim süreçlerinde başarıyı sağlayacak değişkenlerin göz önünde bulundurulmasını engeller.
Örneğin, her finansal dönemde kar etmek verimlilik marjı yüksek olan çalışanların elde tutulup tutulamadığını ve bu değişkenin ilerdeki karlılığı nasıl etkileyeceğini göstermez. Bu eksikliği gidermek için bazı firmalar eğitim performansını, eğitimlerden elde edilen ekonomik değere bağlayarak ölçmektedirler. Bu ölçüm elde edilen faydanın eğitim alan çalışan miktarına dayanarak yarattığı değerin analizine dayanır.
Bu tanım gereği Eğitim Değer Analizi, stratejik seviyede eğitim performansını ölçmek için etkili bir yöntemken, detaylı ölçümlerde aynı etkenliği sağlayamamaktadır. Bu sebeple bu yaklaşım eğitim yöneticilerinin başarısının ölçülmesinde etken sonuçlar sağlarken, detaylar için diğer ölçüm yaklaşımları ile birleştirilmelidir.
Balanced Scorecard (Kurumsal karne)
1992 yılında Robert S. Kaplan ve David P. Norton tarafından yayınlanan bir makale ile yönetim dünyasına tanıtılan bu yaklaşımda, firmanın stratejik hedeflerine bağlı değişkenlerin üst düzey yönetim tarafından takip edilmesi hedeflenir.
Balanced scorecard ilk eğitim veya İK ölçümü için yaratılmamış olsa da, temel prensipleri gereği İK ve Eğitim alanında çok başarılı bir şekilde kullanılmaktadır. Bu yaklaşımı kullanan şirketler İK uygulamalarında dört değişik alanda ölçümler yaparlar:
- Finansal ölçümler. Eğitim faaliyetlerinin maliyetlerinin ölçülmesi.
- Çalışanlarla ilgili değişkenlerin ölçümleri. Doğru eğitimin, doğru zamanda doğru çalışanlara doğru tekniklerle verilmesi ile ilgili ölçümler.
- İK faaliyet disiplininin ve başarısının ölçülmesi. Eğitim geri dönüş tahminlerinin doğruluğu, eğitim planlarının yerine getirilmesindeki başarı.
- Daimi geliştirme ve öğrenen organizasyon faaliyetlerine yönelik ölçümler.
Eğitim performansının ölçülmesinde kullanılacak yaklaşımın belirlenmesinde her şirkete uyabilecek genel bir çözüm bulunmamaktadır. Şirketlerin eğitim operasyon yapılarındaki farklılıklar, eğitim süreçleri içinde bulunduğu durum ve olgunluğu, eğitimden beklenen sonuçlar, eğitim performans ölçme metodlarından birinin veya birkaç tanesinin eş zamanlı olarak kullanılmasını gerektirebilir.
Hangi eğitim performans ölçüm yaklaşımının kullanılacağına karar verme sürecinde farklı şirketlerdeki en iyi uygulamalara (best practice) bakarak aşağıdaki kurallar oluşturulabilir:
• Sadece fonksiyonların ve eğitimlerin teknik durumunu ölçmeye yönelik yaklaşımlar kullanılmamalıdır.
• Eğitim operasyon performansının, diğer İK fonksiyonlarından bağımsız şekilde değerlendirildiği eğitim performans ölçüm yöntemlerinde, şirketin eğitim fonksiyonlarının uzun dönemde kendi başarıları için diğer İK fonksiyonlarının (performans, ücret vs) faaliyetlerine zarar verebilecek kararlar verdikleri gözlemlenmiştir.
• İK fonksiyonları arasındaki işbirliğini desteklemeyen ölçüm yöntemleri eğitim operasyonlarının başarısını engeller. Eğitim fonksiyonunun performans, seçme-yerleştirme, ücret ve özlük yönetimi fonksiyonlarının performanslarını ölçme amacı ile birlikte uygulamaya koyulan yöntemlerin ortak bir amaca yönlendirilmesi ve sadece fonksiyonun başarısı için uygulamaya konulduğu mesajının verilmemesi, eğitimin tümünün başarısının öneminin ölçüm sonuçlarındaki değerlendirilmelere yansıtılması gerekir.
• Eğitimin tümünde başarıyı hedef almak için şirket içi entegrasyonu destekleyecek süreç üzerine yoğunlaşmış ölçümler kullanılmalıdır. Eğitim alanının tüm İK sürecini etkileyen yatay bir operasyon olduğu gerçeğini kabul edip, eğitim süreçlerini buna göre yönelten şirketlerde başarının kaçınılmaz olduğu görülmüştür.
• Süreç temelli eğitim ölçme yaklaşımları aslında birçok İK fonksiyonunu ortak amaç altında birleştirerek toplamda insan merkezli kazancı amaçlar. Bu nedenle süreç yönelimli eğitim ölçüm tekniklerinde fonksiyonel başarıyı amaçlayan ikinci derece fonksiyonel eğitim performans ölçüm yaklaşımları da görülür.
• Şirketin eğitimden önceki ve sonraki İK başarısını da amaçlayan eğitim performans ölçüm yöntemleri kullanılmalıdır.
• Eğitim tanımının son senelerde bir şirketle sınırlı kalmayıp, şirkete destek sağlayan eğitim tedarikçileri ve şirketlerin ürün ve hizmet sağladığı müşterileri de kapsamaya başladığını söylemek gerekir. Eğitimi bu geniş yelpazede kabul eden bir birliktelik olarak görme yaklaşımına inanan şirketler sadece kendi paylarını değil içinde tüm partnerlerinin performansını ölçen yaklaşımları uygulamak zorundadırlar.
• Bu bağlamda şirketlerin kendi kontrollerinde olmayan değişkenleri de takip ederek, eğitim operasyonlarını bu değişkenlerden gelebilecek etkilere karşı da hazırlamaları gerekir. Örneğin, ürünün veya hizmetin satış koşulları ve müşteriye sunulma şekli; direkt İK’nın eğitim bölümünün kontrolünde olmayabilir, ama direkt olarak İK’nın başarısını etkilediğinden İK’nın en kritik fonksiyonu haline gelen eğitimin performans ölçümlerinin hedeflerine dahil edilmelidir.
• Ölçülen değişken sayısının sınırlı tutulması gerekir.
• Eğitim departmanının şirket içindeki tüm departmanların teknik ihtiyaçlarına destek vermesi, çoğu zaman coğrafi sınırları aşabilmesi, karar verilen ve işlem yapılan her noktadan veri toplama zorunluluğu… Bu nedenlerden dolayı eğitim yöneticilerinin eğitim performans değerlendirme amacı ile, fazla sayıda ölçüm noktası oluşturup, veri çokluğundan eğitim operasyon durumunu denetlemeleri sık olarak görülen bir durumdur.
• Eğitim performansını ölçme amacı ile çok fazla ölçme tekniğine yönelmenin kontrol edilmesi gerekir. Uygulamada kullanılan bir kural, her fonksiyon için 3 ile 5 arası ölçüm noktasının oluşturulmasıdır. Bu sayede eğitim hedefini doğrudan etkileyen birinci derece değişkenlerin kontrolü ve takibi sağlanmış olur. Eğitim yöneticileri çok fazla ölçüm içinde kaybolabilirler.
• Üst düzey yönetim eğitmenlere yönelik ölçümlerin birbirleri ile bağlantılı hale getirilmesi gerekir.
• Eğitim ölçümleri çalışanların veya eğitmenlerin kontrolüne ve denetilmesinden çok yönetilmesine yönelik olmalıdır. Bu sayede ölçümlerden elde edilen verilere dayanılarak kararlar verilmesi ve başarıya ulaşılması için gerekli olan adımların atılması sağlanabilir.
Bu amaçla eğitimin stratejik hedeflerine dayanılarak oluşturulacak bir balanced scorecard, eğitim fonksiyonlarının şirketin stratejik hedeflerine göre ne konumda olduklarını kolay bir şekilde gösterecektir. Önemli olan üst düzey İK yönetimin hedeflerinin, eğitim performans ölçme yöntemleri aracılığı ile operasyon yönetimi için İK departmanını başarıya ulaştıracak hedeflere tercüme edilebilmesidir. Bu sayede şirketin değişik yönetim seviyeleri arasında da eş zamanlılık sağlanabilir.
Ölçümlerden başarıya giden yol
Durumu, faaliyetleri daimi olarak ölçülmeyen bir eğitim operasyonun başarılı olması mümkün değildir. Eğitim performansı değerlendirilirken akılda bulundurulması gereken nokta, eğitim yönetim felsefesinin gerektirdiği birbirlerine bağlı ve bağımlı bir dizi İK fonksiyounun eş zamanlı bir şekilde, İK yaklaşımının aynen tüm performans ölçüm yöntemlerine de uygulanması gerekliliğidir. Bu sayede tüm İK operasyonları ortak bir hedefe yönlendirilebilir.
Önemli olan her yönetim yaklaşımında olduğu gibi şirketin eğitim yönetim kültürünün, değişik ölçümlerden gelecek verilere göre eğitimde başarıya ulaşmak için gerekli değişiklikleri yapabilecek esnekliği eğitim birim yöneticilerine verebilmesidir. Ancak bu sayede hızla değişen ekonomik koşullarda faaliyet gösteren eğitim süreçlerinden gelen tepkiler, proaktif bir şekilde başarının önündeki engelleri aşmak icin kullanılabilir. Bu açıdan eğitim performans ölçümünde geçmişte ne olduğundan ziyade, şu anda nelerin olmakta olduğunun daha fazla önem kazandığı ender şirket faaliyetlerinden biridir.
THE ABERDEEN GROUP REPORT
