Eğitimde çapraz raporlamanın zamanı geldi!

Eğer bir eğitim programı sadece eğitimin hatırı için var olmuyorsa, sonuçlar ölçülmeli ve ölçümler
sadece eğitim verilerini değil, iş performansının verilerini de içermeli.
Raporlama stratejisine satış, müşteri tatmini, işyeri güvenliği, verimlilik ve bunun gibi seçilmiş ölçütleri eklemek,
eğitimin maliyetleri nerede düşürüp, gelirleri artırdığını göstermeye yardımcı olabilir.

Performans gelişimlerini de dikkate alan ölçümlemeler eğitimin etkinliği için bir kıyaslama şansı yaratır. Bir organizasyon, bir eğitim çalışmasını geliştirdikten ya da mevcut bir programı değiştirdikten sonra performanstaki değişimleri gözlemleyerek kaydedebilir. Bu oranları değerlendirebilmek için de eğitim ile bu davranış ölçümleri arasında bir ilişki olmalıdır.

Pek çok organizasyonun eğitim programlarının etkinliğini ölçememesinin nedeni, daha ileri seviyede değerlendirmeler yapabilmeleri için gereken verileri toplamalarını sağlayacak araçlara sahip olmamalarıdır. Eğitim ile performans arasındaki boşluğu kapatmak için gereken verilerin çoğu, birçok organizasyonda mevcuttur. Bireysel performans verileri, performans yönetim sistemlerinin içinde bulunur.

Organizasyonel veriler pazarlama, satış ve finansal sistemlerin içinde mevcuttur. Bu boşluğu kapatmak için, teknik bir altyapı ve eğitim ile performans verilerini bir araya toplayıp analiz etmek için ihtiyaç duyulan idari çalışmaları en aza indirgeyecek bir raporlama stratejisi gerekir. Ticari zeka sistemleri bir Eğitim Yönetim Sistemi’nin sunduğu eğitim verilerini bir araya getirerek eğitimin iş sonuçlarına ne kadar iyi transfer edildiğini ortaya koyan bir belirleyiciye sahip olunmasına olanak verir. Peki, organizasyonlar neden hala eğitim programlarını kapsamlı ve etkili bir biçimde değerlendiremiyor?

Temel başarısızlık noktalarından biri olan sistem entegrasyonu, bu konuda kritiktir. Ürün şirketi geçmişine sahip olan bir Eğitim Yönetim Sistemi satıcısı, eğitim sistemlerinin ve veri tabanlarının ötesine geçebilen sistem entegrasyonu konusunda sınırlı deneyime sahiptir. Bununla birlikte, başarılı yönetilen performans tabanlı eğitim değerlendirmeleri veri yönetimi ve depolama, kurumsal sistemler ve veri tabanları, analiz ve web tabanlı uygulama gelişimi konularında uzmanlık gerektirir. Bununla birlikte, basit bir biçimde ölçülere dayalı ölçüm ve raporlama yapmak eğitimin performansı artırdığından emin olmak için yeterli değildir.

Takip edilebilir performans gelişimlerinden emin olabilmek için, eğitim profesyonelleri imalat sektöründen bazı fikirleri ödünç alabilir. Bu sektörde Altı Sigma (özellikle otomotiv ve imalat sektörlerinde kullanılan bir sürekli gelişim stratejisidir) ve diğer istatistiksel yöntemler, süreçleri sürekli iyileştirmek için kullanılır. Aynı yöntemleri eğitim profesyonelleri de eğitimleri değerlendirirken kullanabilir. Bu noktada şu soruyu sorabilirsiniz: “Eğitim ve bilgi transferini değerlendirmekle neden uğraşılsın ki?

Eğer organizasyonel sonuçları değerlendirirseniz, eğitimin sonuç olarak başarılı olup olmadığını da öğrenebilirsiniz”. Bu iddiadaki temel sorun, bu sonuçların eğitime mi yoksa başka bir müdahaleci faktöre mi bağlı olduğunu tam olarak bilmemenizdir. Buna ek olarak, eğitim her zaman arzu edilen organizasyonel sonuçları üretmez. Eğitimin başarısız olma nedenlerini bulduğunuzda, önemli organizasyonel bilgiler edinmeniz de olasıdır.

Eğitimde Altı Sigma

Eğitim için Altı Sigma, eğitimin etkinliği ile ilgili uygun bir öğrenme modelini destekleyen çapraz fonksiyonel verileri kullanabilir. Eğitim profesyonelleri bu sayede nerelerin geliştirilmesi gerektiğini, kaynakların nasıl ayrıştırılması gerektiğini ve iş sonuçları için eğitimin etkisinin nasıl artırılabileceğini bilebilir. Bu model tipi, sayısız önemli seçenek ve sonuç üreten eğitim transferini de dikkate almalıdır. Örneğin “iklim” transferi, yeni edinilen yetkinliklerin iş başında ne kadar kullanıldığına göre güçlü bir etki yaratabilir.

Eğitim ile işteki gerçek kullanımı arasındaki ertelemeler, becerilerin kaybedilmesiyle doğrudan ilişkilidir. Transferde sosyal ilişkiler, astların, üstlerin ve aynı kademedeki kişilerin desteği kritik rol oynar. Ve son olarak, transfer olasılığını artırmak için müdahaleci stratejiler tasarlamak da olasıdır.

Tüm müdahaleci faktörler herhangi bir eğitim programının sonuçlarını etkileyebilir. Bu arada potansiyel olarak başka faktörler de vardır. Eğitim yönetim sistemine odaklanan bir raporlama ve veri yönetimi stratejisi, sadece performans bazlı eğitim değerlendirmeyi yönetilemez hale getiren sistem entegrasyon sorunlarını içerir.

Organizasyon bunun yerine çapraz fonksiyonel bir kurumsal raporlama ve veri yönetimi stratejisi uygulamalıdır. Kurumsal raporlama stratejisi bazlı bir çapraz fonksiyonel sistem, etkili eğitim değerlendirmenin yarattığı teknik ve analitik sorunları belirleyebilir.

Çapraz raporlamanın özellikleri arasında şunlar yer alır:

• Eğitim yönetim sisteminden bağımsızlık
• Ticari sistemlerle entegrasyon 
• Bireysel ve organizasyonel performans ile uyum.

Eğitim için hazırlanan çapraz raporlama sistemi, tek bir Eğitim Yönetim Sistemi platformuna kilitlenmemelidir. Genel bir çerçeve kullanan ortak bir Eğitim Yönetim Sistemi verisi, eğitim zekası sistemindeki değişkenleri haritalandırır. Tipik olarak organizasyonun performansını, görev kodunu, sertifikasyonu ve diğer kurumsal verileri Eğitim Yönetim Sistemi’nin raporlama sistemine besler.

Çapraz raporlama sistemleri Eğitim Yönetim Sistemi ve diğer kurumsal sistemlere ekleyen organizasyonun, eğer Eğitim Yönetim Sistemi değişirse tek bir veri bağlantısını güncellemesi gerekir. Raporlama sisteminin, çoklu kurumsal sistemlerden gelen verileri kümelemesi gerekir. Eğer bilgileri bir araya getirmek çok hantal ve zaman alan bir uygulama ise, veriler güncel dışı ya da doğru değilse, sistem eğitimi diğer ticari verilerle birleştirerek değerlendirme yapamaz. Eğer organizasyonda kurumsal bir veri deposu varsa, eğitim yönetim sistemi verileri sisteme konsolide bir kaynak olarak aktaracaktır.

Ardından bu eğitim verilerine tüm kurumsal raporlama sistemleri giriş yapabilir, diğer ticari verilerle birleştirebilir ve ileri yatırım getirisi hesaplamaları yapabilir. Çoklu veri kaynaklarını entegre etmek dikkat çekici entegrasyon çalışmaları gerektirse de, organizasyon eğitim ve ticari veriler üzerinde daha fazla kontrol sahibi olabilir.

Ticari sistem entegrasyonu, organizasyonun içerik hassas bir biçimde eğitim ve ticari verileri bir arada kaldıraçlayabilmesini sağlar. Bunu yaparken, verileri bir organizasyonel ya da departman bazlı portalla ilişkilendirir ya da belli bir karar alıcı tarafından kullanılan raporlama aracına yönlendirir.

Portal uygulamaları ve raporlama araçları sayesinde eğitim profesyonelleri, eğitim tasarlayıp hayata geçirirken daha bilinçli kararlar verebilir. Verilerin farklı karar alıcılar ve amaçlar için nasıl birleştirebileceğinin örnekleri arasında şunlar yer alır:

• Programları yatırım getirisi ya da diğer performans ölçütlerine göre değerlendiren bir eğitim karnesi. Karne, destekleyici veriler sunan ve kolay kullanılır bir hale gelirse, birbirinden bağımsız etkinlikleri ve performansı yönetmek için çok daha güçlü bir araca dönüşür. Böylece eğitim profesyonelleri de maliyet ve performans sonuçlarının bir eğitim programına nasıl katkıda bulunduğunu tespit edebilir.

• O bilgi alanına özel ölçütler sağlayan satış, imalat, dağıtım, müşteri hizmetleri ve diğer karneler. (eğitim ve diğer ilgili operasyonel ve performans ölçütlerini de içerir.)

• Organizasyonun olası senaryolara göre performans göstermesine ve arzu edilen organizasyonel performansa ulaşmak için kaynak ayırma kararlarını almasına olanak veren tahmine dayalı analitik araçlar. (bireysel ve organizasyonel performansla uyum)

Çapraz raporlama stratejisini Eğitim Yönetim Sistemi tabanlı raporlama yaklaşımlarından ayıran temel fark, eğitimi (bireyler, organizasyon ve ticari ortaklar da dahil) geniş bir grubun performans hedefleri ile ilişkilendirmesidir.

Çapraz fonksiyonel yaklaşım ders tamamlamayı, sertifikasyonu, Eğitim Yönetim Sistemi’ndeki değerlendirme notlarını ve bir performans yönetim sistemindeki yetkinlik verilerini bir araya getirebilir. Bu uyumun yakalanması, istatistiksel olarak onaylanmış eğitim analizlerine bağlıdır. Bu sayede organizasyon eğitim, bireysel davranış ve organizasyonel performansın ne kadar bağlantılı olduğunu anlayabilir. Örneğin, bir otomotiv dağıtım araştırması, dağıtımcının üreticinin standartlarına ne kadar bağlı kaldığını ölçmek için kullanılan bir değerlendirme sisteminin ayrıntılı analizini içeriyordu. Değerlendirme sisteminin ölçtüğü yüzlerce konu arasında eğitim ve bir dizi başka faktör de vardı. (temizlik, işaretlerin boyutu, bekleme odasında taze kahve bulunup bulunmadığı gibi…) Araştırma bu değerlendirme verilerini performans ölçütleri ile (birim satışı, iki farklı araç için pazar payı ve müşteri tatmini) birleştiriyordu.

İstatistiksel bir analizin sonuçları, sertifikalı eğitimlerin performans ölçütleri üzerinde olumlu etki yarattığını belirledi. Bununla birlikte sertifikalandırılmamış eğitimler performansı etkilemiyor gibi görünüyordu. Bu vakada, sertifikalı eğitim programlarının maliyeti düşünüldüğünde bunların bir yatırım getirisi ölçütü gibi kullanılabileceği görülüyor.

Eğitim ve öğretim alanında, yatırım getirisi hesaplamalarının performans geliştirmek için değil, doğrulama amacıyla kullanılan bir araç olduğuna yönelik eleştiriler duymak şaşırtıcı değildir. Bununla birlikte, sağlam bir çapraz fonksiyonel raporlama sistemi kullanarak ve istatistiksel metodolojiler uygulanarak yapılan yatırım getirisi hesaplamaları tıpkı imalat sektöründe ve diğer kurumsal operasyonlarda olduğu gibi sürekli gelişimi destekleyebilir. Programların etkinliğine ilişkin uygun çıkarımları destekleyen bu ölçütleri seçerek, eğitim profesyonelleri neleri geliştirmeleri gerektiğini ve kaynakları ile emeklerini nereye yönlendirmeleri gerektiğini bilebilir. Bu sayede tüm eğitim programlarının iş sonuçları üzerindeki etkisi artacaktır.